Приложение к Постановлению от 28.12.2006 г № 28 Инструкция

Инструкция по делопроизводству в администрации никольского сельского поселения сычевского района смоленской области

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в администрации Никольского сельского поселения Сычевского района Смоленской области (далее - Администрация) разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.
1.2.Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации.
1.3.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4.Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников Администрации.
1.5.Ответственность за ведение делопроизводства в Администрации возлагается на старшего инспектора.
1.6.Методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации осуществляет глава муниципального образования.
1.7.Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами несут работники Администрации.
1.8.Требования по организации работы с обращениями граждан в Администрации устанавливаются Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".
1.9.Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.
2.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Документы, создаваемые в Администрации, должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта N 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.
Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта N 10, 11, 12.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 15 мм;
нижнее - не менее 20 мм.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.
2.1.Правила оформления и расположения основных реквизитов документов
2.1.1.Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

"Герб Смоленской области";

"Наименование Администрации или должности лица Администрации";
"Справочные данные об Администрации";
"Наименование вида документа";
"Дата документа";
"Регистрационный номер документа";
"Ссылка на регистрационный номер и дату документа";
"Место составления или издания документа";
"Гриф ограничения доступа к документу";
"Адресат";
"Гриф утверждения документа";
"Резолюция";
"Заголовок к тексту";
"Отметка о контроле";
"Текст документа";
"Отметка о наличии приложения";
"Подпись";
"Гриф согласования документа";
"Визы согласования документа";
"Печать";
"Отметка об исполнителе";
"Отметка о заверении копии";
"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";
"Отметка о поступлении документа";
"Отметка автоматического поиска документа".
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
2.1.2.Реквизит "Герб Смоленской области" размещается на бланках документов в соответствии с областным законом "О гербе и флаге Смоленской области". Герб располагается над серединой наименования должности главы муниципального образования.
2.1.3.Реквизит "Наименование должности главы муниципального образования" располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже герба Смоленской области на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.
2.1.4.Реквизит "Справочные данные" содержит почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона, факса.
Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:
(48122)-38-71-15
или (4812) 66-84-63.
2.1.5.Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.
2.1.6.Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.
Если авторами документа являются два и более органов или организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.
Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год. Например:
15 мая 2006 года (15 мая 2006 г.),
или 03.01.2006,
или 05.06.56 (если указываются годы до 2000-го)
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.
2.1.7.Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из индекса подразделения органа исполнительной власти и порядкового номера по учетно-регистрационной форме.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.
2.1.8.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.1.9.Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает в себя только общепринятые сокращения.
2.1.10.Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.
Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.
2.1.11.Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.
Документы адресуются органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 5.4 раздела 5 настоящей Инструкции.
2.1.12.Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (пишется без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера. Например:

                                         УТВЕРЖДАЮ
                                         Глава муниципального образования
                                         Никольское сельское поселение
                                         Смоленской области
                                         ________________ Инициалы, фамилия
                                         (личная подпись)
                                         "___" _______________ 200__ N ____

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.
Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.
2.1.13.Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем органа исполнительной власти или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.
Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату. Например:

    А.В. Зайцевой
    П.С. Никитину
    Прошу подготовить проект
    соглашения к 15.07.2006
    Личная подпись
    05.07.2006

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.
Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе - "Листе резолюций" - формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.1.14.Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2 - 3 межстрочными интервалами.
Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.
2.1.15.Реквизит "Отметка о контроле" обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.1.16.Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.
Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документа печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через 1 (1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа).
Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.) или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (а)...; б)...;).
Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.
2.1.17.Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 1 - 2 межстрочных интервалов.
Слово "Приложение" печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров. Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:

    Приложения:       1. Письмо Федеральной налоговой службы  от 12.09.2006
                         N 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.
                      2. Письмо Управления Федеральной  налоговой службы по
                         Смоленской области от 29.09.2006 N 423-4-11  на  3
                         л. в 1 экз.

2.1.18.Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением.
Например:

    Председатель комиссии           Личная подпись        Инициалы, фамилия
    Члены комиссии:                 Личная подпись        Инициалы, фамилия
                                    Личная подпись        Инициалы, фамилия

Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.
2.1.19.Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа - внешнее согласование. Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в нижнем углу документа под реквизитом "Подпись", центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю. Например:

    СОГЛАСОВАНО
    Начальник Смоленской таможни
    ________________ Инициалы, фамилия
    (личная подпись)
    "___" _________ 200__

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:

    СОГЛАСОВАНО
    Письмо Управления
    Федеральной налоговой службы
    по Смоленской области
    от "___" _________ 200__ N ___

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве размещаются двумя вертикальными столбцами.
Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".
2.1.20.Реквизит "Визы согласования документа" указывает на согласие или несогласие должностного лица органа исполнительной власти с содержанием документа - внутреннее согласование.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 3.2 раздела 3 настоящей Инструкции.
2.1.21.Реквизит "Печать" проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ.
На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП").
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.22.Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.
Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 10. Например:
И.И. Иванов
38-33-11
Допускается имя и отчество исполнителя указывать полностью.
2.1.23.Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись: "Верно" (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:

    Верно
    Глава муниципального образования
    Никольское сельское поселение
    Сычевского района
    Смоленской области                Личная подпись      Инициалы, фамилия
    07.06.2006

Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись" и удостоверяется оттиском печати.
Допускается копию документа заверять печатью органа исполнительной власти.
2.1.24.Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя слова "В дело", ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату. Например:

                                         В дело
                                         Исполнено письмом
                                         от "___" _________ 2006 N ___
                                         ________________ Инициалы, фамилия
                                         (личная подпись)
                                         "___" _______________________ 2006

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте.
При необходимости отметка об исполнении документа может быть оформлена на оборотной стороне первого листа документа.
2.1.25.Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.1.26.Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа" (колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для его поиска: имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы специалиста, печатавшего документ. Колонтитул может дополняться другими поисковыми данными. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.
Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороны каждого листа документа размером шрифта N 8.
Обязательность наличия данного реквизита на документах определяется руководителем органа исполнительной власти.
2.2.Требования к использованию бланков
2.2.1.Документы в Администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.2.2.Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бланки документов должны иметь следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - не менее 20 мм.
Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
2.2.3.Применяются следующие бланки:
- постановления Главы муниципального образования "Сычевский район" Смоленской области;
- распоряжения Главы муниципального образования "Сычевский район" Смоленской области;
- бланки правовых актов иных подразделений Администрации;
- бланки писем Администрации, Главы и заместителей муниципального образования "Сычевский район" Смоленской области, иных подразделений Администрации;
2.2.4.Бланк письма включает в себя следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование Администрации (подразделения Администрации)" или "Наименование должности лица Администрации (подразделения Администрации", "Справочные данные", включающие почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона и факса), "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".
2.2.5.Бланк правового акта включает в себя следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование Администрации (подразделения Администрации)" или "Наименование должности лица Администрации (подразделения Администрации)", "Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
2.2.6.Формы бланков писем и правовых актов главы муниципального образования утверждаются правовым актом главы муниципального образования.
Формы бланков писем и правовых актов иных подразделений Администрации утверждаются правовыми актами их руководителей.
2.2.7.Бланки писем и правовых актов Администрации, главы муниципального образования и его заместителей, а также иных подразделений Администрации изготавливаются полиграфическими предприятиями. Реквизиты на оригиналах бланков писем и правовых актов Администрации, главы муниципального образования и его заместителей, а также приказов органов исполнительной власти имеют черный цвет.
Не разрешается самостоятельное изготовление оригиналов бланков писем и правовых актов Администрации, главы муниципального образования и его заместителей, а также структурных подразделений на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.
2.2.8.Бланки писем и правовых актов Администрации, главы муниципального образования и его заместителей подлежат учету и хранению управляющим делами Администрации. Бланки указанных документов должны использоваться строго по назначению и передаваться под роспись только лицам, ответственным за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти.
Учет и хранение бланков писем и правовых актов иных органов исполнительной власти осуществляется службами ДОУ этих органов.
2.3.Использование печатей и штампов
2.3.1.Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам используются гербовые и другие печати.
2.3.2.Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
2.3.3.Администрация (подразделение Администрации) имеет печать, содержащую изображение Государственного герба Российской Федерации, а также полное наименование Администрации (подразделения Администрации) (гербовые печати).
2.3.4.Гербовая печать Администрации (подразделения Администрации) проставляется на подписи главы и других должностных лиц, уполномоченных главой на подписание соответствующих документов.
2.3.5.Гербовая печать Администрации хранится у управляющего делами Администрации.
2.3.6.На копиях правовых актов главы, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая печать управляющего делами Администрации.
3.ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ "СЫЧЕВСКИЙ РАЙОН" СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
3.1.Порядок подготовки, принятия и регистрации проектов правовых актов Главы муниципального образования определен в разделе 3 Регламента Администрации муниципального образования "Сычевский район" Смоленской области.
3.2.Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование вида акта", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок", "Текстовая часть" и "Подпись" (приложения N 1 - 2 к настоящей Инструкции).
Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" проставляются при регистрации правового акта в соответствии с их расположением на бланках.
К порядковому номеру распоряжений Главы муниципального образования через дефис добавляется строчная буква "р".
Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля, отвечает на вопрос "О ком?" ("О чем?"), начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см.
Текстовая часть отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.
Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Главы муниципального образования завершается словом "постановляю:", которое печатается с красной строки строчными буквами вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Если в правовом акте дается поручение подразделению Администрации или организации, то его (ее) наименование указывается в дательном падеже, а инициалы и фамилия руководителя пишутся в именительном падеже в скобках. Например:
1.Отделу по образованию Администрации муниципального образования "Сычевский район" (И.И. Иванов) подготовить информацию...
Все изменения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности инициалы и фамилии в проектах правовых актов по вопросам награждения Почетными грамотами и Благодарственными письмами Администрации муниципального образования "Сычевский район" Смоленской области (в других случаях не рекомендуется).
Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и состоит в проектах правовых актов Главы муниципального образования, его заместителей из инициалов и фамилии.
Проект правового акта подлежит согласованию в последовательности, определенной разделом 3 Регламента Администрации муниципального образования.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта и включают в себя инициалы, фамилию визирующего, его подпись и дату (приложение N 3 к настоящей Инструкции).
При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа виза оформляется следующим образом:
Инициалы, фамилия (личная подпись) с замечаниями "___" __________ 2006
При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка.