Распоряжение от 20.07.2012 г № 701-Р/АДМ
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска
Руководствуясь Уставом города Смоленска:
1.Внести следующие изменения в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска, утвержденную распоряжением Администрации города Смоленска от 06.05.2011 N 515-р/адм "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска":
1.1.Пункт 1.12 раздела 1 дополнить абзацами следующего содержания:
"электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.".
1.2.Пункты 5.5.3 - 5.5.5 подраздела 5.5 раздела 5 изложить в следующей редакции:
"5.5.3. Прием, регистрация и отправка писем (исключением являются письма по обращениям граждан) на имя главы Администрации, его заместителей по системе электронного документооборота "ДелоПро" осуществляются сектором канцелярии.
До исполнителя данное письмо доходит в виде электронной регистрационной карточки и на бумажном носителе.
Все входящие электронные письма проверяются на наличие электронной цифровой подписи.
В случае положительного результата проверки подлинности электронного документа данный электронный документ принимается к исполнению или подлежит дальнейшей обработке в системе электронного документооборота.
В случае отрицательного результата проверки подлинности электронного документа он возвращается исполнителю.
Учет электронных документов в Администрации осуществляется совместно с документами, поступающими от юридических лиц на бумажном носителе.
5.5.4. Исходящие электронные документы за подписью главы Администрации, его заместителей регистрируются сектором канцелярии.
Исполнитель готовит проект ответа в соответствии с Инструкцией на бумажном носителе (без бланка в 1 экземпляре) и в электронном виде (на бланке).
При подготовке электронных документов в Администрации используются электронные шаблоны бланков писем.
Далее исполнитель направляет руководителю структурного подразделения проект ответа на бумажном носителе (с полным пакетом документов) и в электронном виде посредством системы электронного документооборота "ДелоПро" для визирования.
Руководитель структурного подразделения визирует проект ответа на бумажном носителе и электронной цифровой подписью (ЭЦП). Проект ответа в электронном виде возвращается исполнителю одновременно с бумажным носителем.
Затем проект ответа на бумажном носителе и в электронном виде по системе "ДелоПро" направляется заместителю главы Администрации, координирующему данное структурное подразделение, на подпись (или визирование).
Заместитель главы Администрации подписывает (или визирует) документы на бумажном носителе, а электронный вид документа - электронной цифровой подписью (ЭЦП). Ответ в электронном виде автоматически возвращается исполнителю.
Исполнитель возвращает в сектор канцелярии бумажный носитель с полным пакетом документов, а электронный вид документа посредством системы электронного документооборота "ДелоПро" для регистрации.
Сектор канцелярии регистрирует ответ на бумажном носителе соответствующему адресату, который впоследствии хранится в секторе канцелярии в соответствии с номенклатурой дел, а электронный вид ответа с присвоенным исходящим номером отправляется специалистом сектора канцелярии в адрес заявителя посредством системы электронного документооборота "ДелоПро".
Ответственность за идентичность подготовленного ответа на бумажном носителе и в электронном виде возлагается на исполнителя.
5.5.5.Электронные документы должны обрабатываться и храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.
Все электронные документы, учтенные в системе электронного документооборота, должны храниться в течение сроков, предусмотренных соответствующими законами и нормативными актами для электронных либо бумажных документов соответствующего типа. Электронные документы должны храниться в электронных архивах.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например: "Переписка по вопросам муниципального заказа. Электронные документы.".
2.Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска (С.В. Пивоваров) разместить настоящее распоряжение на сайте Администрации города Смоленска.
3.Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города - руководителя аппарата Администрации города Смоленска Ефремову А.В.
Глава Администрации
города Смоленска
Н.Н.АЛАШЕЕВ