Постановление Администрации Смоленской области от 14.11.2003 № 288
Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации Смоленской области
АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Еот 14.11.2003г. N 288г. Смоленск Утратилo силу - Постановление Администрации Смоленской области от 27.02.2007 г. N 73 Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации Смоленской области В целях совершенствования организации работы по рассмотрениюобращений граждан в Администрации Смоленской области Администрация Смоленской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотренияобращений граждан в Администрации Смоленской области (далее -Инструкция). 2. Заместителям Главы Администрации Смоленской области ируководителям органов исполнительной власти Смоленской областиобеспечить соблюдение требований утвержденной Инструкции. 3. Руководителям органов исполнительной власти Смоленской областиежемесячно в срок до 3 числа месяца, следующего за отчетным,представлять в отдел по работе с обращениями граждан АппаратаАдминистрации Смоленской области отчет о количестве и характереобращений граждан. 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Главы Администрации - руководителя Аппарата АдминистрацииСмоленской области А.В.Воротникова. И.о.Главы Администрации Смоленской области А.В.Щелоков УТВЕРЖДЕНА постановлением Администрации Смоленской области от 14.11.2003г. N 288 ИНСТРУКЦИЯ о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации Смоленской области 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция о порядке рассмотрения обращенийграждан в Администрации Смоленской области (далее - Инструкция)разработана в соответствии с областным законом "О порядке рассмотренияобращений граждан в Смоленской области" и определяет единый порядокучета, регистрации, рассмотрения и разрешения обращений гражданРоссийской Федерации, иностранных граждан, подданных иностранныхгосударств и лиц без гражданства (далее - граждане), а такжеорганизацию приема граждан в Администрации Смоленской области. 1.2. Администрация Смоленской области обеспечивает рассмотрениеобращений граждан по вопросам, находящимся в ее ведении, всоответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральнымизаконами и областным законом "О порядке рассмотрения обращений гражданв Смоленской области". 1.3. Обращения граждан рассматриваются Главой АдминистрацииСмоленской области (далее - Глава Администрации), первым заместителеми заместителями Главы Администрации, руководителями органовисполнительной власти Смоленской области (далее - органыисполнительной власти), в компетенцию которых входят вопросы,содержащиеся в указанных обращениях. 1.4. Работу с индивидуальными и коллективными письменнымиобращениями организует отдел по работе с обращениями граждан АппаратаАдминистрации Смоленской области (далее - отдел по работе собращениями граждан), номера телефонов которого вывешиваются наинформационном стенде в отделе по работе с обращениями граждан и ввестибюле главного входа здания Администрации. 1.5. Сотрудники органов исполнительной власти, исполняющиенаходящиеся на рассмотрении обращения граждан, несут личнуюответственность за их сохранность. Сведения, содержащиеся вобращениях, могут использоваться только в служебных целях и всоответствии с полномочиями сотрудника, исполняющего обращения.Разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизнигражданина без его согласия запрещается. 1.6. При уходе в отпуск сотрудник обязан передать имеющиеся унего на исполнении письменные обращения граждан временно замещающемуего сотруднику. При переводе на другую работу или освобождении отзанимаемой должности он обязан сдать по акту все обращения граждансотруднику, ответственному за делопроизводство. 2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан 2.1. Все присланные по почте письменные обращения граждан (в томчисле телеграммы) и материалы к ним поступают в канцелярию общегоотдела Аппарата Администрации (далее - канцелярия). 2.2. Прием и первичная обработка присланных обращений гражданпроизводятся в канцелярии согласно разделу 5 Инструкции поделопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области,утвержденной указом Главы Администрации от 23.12.2002 N 12 (далее -Инструкция по делопроизводству). 2.3. После первичной обработки все поступившие обращения граждани материалы к ним из канцелярии передаются в отдел по работе собращениями граждан. 2.4. Прием письменных обращений может производитьсянепосредственно от граждан в отделе по работе с обращениями граждан.Не принимаются к рассмотрению обращения, не содержащие адреса, фамилиии подписи гражданина. По просьбе гражданина на копии обращения,принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка суказанием входящего номера, даты приема обращения и телефона длясправок. 3. Регистрация поступивших обращений граждан 3.1. Сотрудники отдела по работе с обращениями гражданрегистрируют поступившие обращения в учетно-регистрационных карточках(формах) системы электронного документооборота. 3.2. На поступившем обращении справа в верхней части первоголиста проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационногономера. Если обращение переслано для рассмотрения, то указывается, откудаоно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации,Аппарата Правительства Российской Федерации, Смоленской областной Думыи т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительногописьма. Если в сопроводительном письме содержится просьбапроинформировать о результатах рассмотрения, то проставляется штамп"Контроль"; на поручениях Президента Российской Федерации,председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации,Председателя Правительства Российской Федерации и его первыхзаместителей проставляется штамп "Особый контроль". 3.3. На обращение гражданина готовится поручение, которое должносодержать наименование органа исполнительной власти, фамилии иинициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированныйтекст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подписьруководителя с расшифровкой и датой. Поручение может состоять изнескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельноедействие, порядок и срок исполнения. Поручение оформляется на бланкеустановленной формы. 3.4. Началом срока рассмотрения поступивших обращений считаетсядень их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан. 4. Направление обращений граждан на рассмотрение 4.1. Сопроводительные письма к обращениям граждан, направляемымна рассмотрение в соответствующие органы исполнительной власти иорганизации, подписываются руководителем Аппарата Администрации.Одновременно гражданину направляется уведомление о том, какой органисполнительной власти или организация будет рассматривать егообращение. 4.2. В случае если гражданин ранее обращался в органы местногосамоуправления и не удовлетворен принятым решением, а также, еслирешение вопросов, поставленных гражданином, находится в компетенцииорганов исполнительной власти, обращение передается на рассмотрение всоответствующие органы исполнительной власти. Решение о направленииобращений на рассмотрение в соответствующие органы исполнительнойвласти согласовывается с руководителем Аппарата Администрации. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовойинформации, органов политических партий и общественных организаций (втом числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения),рассматриваются как обычные обращения. 4.3. Письма с просьбами о личном приеме Главой Администрации,первым заместителем Главы Администрации, заместителями ГлавыАдминистрации, руководителями органов исполнительной властирассматриваются как обычные обращения. Заявителям направляютсясообщения о графике приема граждан членами Администрации Смоленскойобласти и руководителями органов исполнительной власти Смоленскойобласти. 5. Рассмотрение обращений граждан 5.1. Срок рассмотрения письменных обращений граждан составляетодин месяц со дня их регистрации в отделе по работе с обращениямиграждан, если иной срок не указан в резолюции на сопроводительномписьме. Если последний день срока исполнения обращения приходится нанерабочий день, то оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня,предшествующего нерабочему дню. 5.2. Контроль за сроками исполнения обращения гражданина, а такжеза подготовкой ответа ему осуществляет исполнитель, указанный впоручении первым (далее - исполнитель). Соисполнители не позднеедесяти дней до истечения срока исполнения обращения гражданина обязаныпредставить исполнителю все необходимые материалы для подготовкиответа. 5.3. Исполнитель вправе пригласить заявителя для личной беседы,запросить в установленном порядке дополнительные материалы иобъяснения. 5.4. Переадресовка обращений другим исполнителям осуществляетсячерез отдел по работе с обращениями граждан и допускается послесогласования с руководителем Аппарата Администрации. 5.5. Обращения, не содержащие личной подписи заявителя, егофамилии, имени и отчества, а также данных о месте жительства (работы,учебы), признаются анонимными и рассмотрению не подлежат. Такоерешение принимается руководителем Аппарата Администрации. Регистрацияанонимных обращений осуществляется в порядке, установленном настоящейИнструкцией. Анонимные обращения, в которых содержатся сведения оподготавливаемом или совершенном общественно опасном деянии(преступлении), направляются в правоохранительные органы. 5.6. Если в поступивших обращениях не содержится конкретныхпредложений, заявлений или жалоб, относящихся к компетенции органовисполнительной власти, то они по решению руководителя АппаратаАдминистрации помещаются в дело для хранения в течение установленногосрока. 5.7. В случае если обращение одного и того же лица (группы лиц)содержит те же вопросы, которые были рассмотрены ранее, и в немотсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений,должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принятьрешение об оставлении обращения без рассмотрения, уведомив об этомзаявителя. В случае если заявитель продолжает обращаться в органыисполнительной власти с вопросом, по которому он неоднократно получалответы, руководителем Аппарата Администрации может быть приняторешение о прекращении переписки с этим заявителем по данному вопросу. 5.8. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеетсявступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо,которому направлено обращение, вправе принять решение об оставленииобращения без рассмотрения, уведомив об этом заявителя в порядке,определенном настоящей Инструкцией. 5.9. Рассмотрение обращений, содержащих вопросы, имеющиеобщественное значение, могут быть вынесены на заседание Администрациив порядке, установленном Регламентом Администрации Смоленской области,утвержденным указом Главы Администрации от 18 октября 2002 г. N 11 (вредакции указов Главы Администрации Смоленской области от 27.01.2003 N1, от 12.09.2003 N 10) (далее - Регламент). 6. Продление срока рассмотрения обращений граждан 6.1. В случаях, требующих для решения вопросов, поставленных вобращении, проведения специальной проверки, истребованиядополнительных материалов, принятия других мер, срок рассмотренияобращения может быть продлен руководителем Аппарата Администрации неболее чем на 15 календарных дней с сообщением об этом обратившемусягражданину и обоснованием необходимости продления срока. 6.2. Продление срока исполнения обращения должно быть оформленоне менее чем за 2-3 дня до его истечения на основании докладнойзаписки должностного лица, наложившего первичную резолюцию. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения(промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если зарассмотрением обращения установлен контроль федеральным органомгосударственной власти, то исполнитель обязан заблаговременносогласовать с ним продление срока рассмотрения обращения. Сроки исполнения обращений установлены разделами XIX-XXIIIРегламента. 7. Требования к оформлению ответов на обращения граждан 7.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители органовисполнительной власти, должностные лица в пределах своей компетенции.Ответы об исполнении поступивших из федеральных органовгосударственной власти поручений о рассмотрении обращений подписываетруководитель Аппарата Администрации. В случае если поручение былоадресовано конкретному должностному лицу Администрации, ответподписывается этим должностным лицом. 7.2. Текст ответа должен излагаться последовательно, кратко исодержать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращениивопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответеследует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. 7.3. В ответе о рассмотрении обращения федеральным органамгосударственной власти должно быть указано о том, что заявительпроинформирован о результатах рассмотрения обращения. 7.4. Вместе с сообщением о результатах рассмотрения обращениязаявителю возвращаются подлинные документы, за исключением подлинногоэкземпляра обращения. 7.5. Ответы гражданам на их обращения и федеральным органамгосударственной власти печатаются на бланках установленной формы всоответствии с Инструкцией по делопроизводству. Ответ на коллективное обращение направляется на имя первогоподписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо)или, в отдельных случаях, каждому из лиц, подписавших такое обращение. Если ответ автору дается в устной форме, то составляется справка,в которой указывается, кто, когда в устной форме дал ответ, а такжеизлагается его содержание. В левом нижнем углу ответа заявителю указываются фамилияисполнителя, номер его служебного телефона. 7.6. Подлинники обращений граждан в федеральные органыгосударственной власти возвращаются только при наличии на них штампа"Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме. 7.7. Если на обращение гражданина дается промежуточный ответ, тов тексте указывается срок окончательного решения поставленноговопроса. 7.8. Оформление дел для архивного хранения осуществляется всоответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. 8. Организация личного приема граждан 8.1. Организацию личного приема граждан в Администрацииосуществляет отдел по работе с обращениями граждан. 8.2. Личный прием граждан ведут Глава Администрации, первыйзаместитель и заместители Главы Администрации, руководители органовисполнительной власти согласно ст. 9 областного закона "О порядкерассмотрения обращений граждан в Смоленской области" в соответствии сграфиком приема граждан на текущий месяц. 8.3. График приема граждан членами Администрации Смоленскойобласти и руководителями органов исполнительной власти ежемесячноутверждается руководителем Аппарата Администрации. Замена должностныхлиц и руководителей органов исполнительной власти, заявленных вграфике приема граждан, проводится по согласованию с руководителемАппарата Администрации. График приема граждан вывешивается на информационном стенде вотделе по работе с обращениями граждан и в вестибюле главного входаздания Администрации. 8.4. Личный прием граждан осуществляется в порядке очереди. Правовнеочередного приема имеют лица, обладающие таким правом всоответствии с законодательством Российской Федерации, а такжебеременные женщины. Ответственные за проведение приема руководителем органаисполнительной власти не менее чем за два-три дня до даты егопроведения составляют списки обратившихся граждан. 8.5. Прибывшие на личный прием граждане приглашаютсяпредварительно для беседы с сотрудником отдела по работе с обращениямиграждан. По результатам беседы сотрудник отдела по работе собращениями граждан вправе направить заявителя в соответствующий органисполнительной власти. Сотрудник вносит сведения о гражданине вучетно-регистрационную карточку (форму) системы электронногодокументооборота (паспортные данные, социальное положение), разъясняетгражданину порядок разрешения его обращения, составляет аннотациюобращения, заносит в указанную карточку результаты приема("Разъяснено", "Направлен в органы исполнительной власти", "Записан наприем к руководителю" и т.д.). 8.6. По просьбе гражданина он может быть принят руководителеморгана исполнительной власти в дни, установленные графиком приема. 8.7. Запись на личный прием к должностным лицам и организациюприема осуществляют сотрудники отдела по работе с обращениями граждан.Запись на личный прием начинается с первого рабочего дня текущегомесяца и проводится ежедневно с 9.00 до 17.00 (кроме выходных ипраздничных дней), в пятницу и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00. Начальник отдела по работе с обращениями граждан по согласованиюс должностным лицом, ведущим прием, может принять решение о досрочномпрекращении записи. 8.8. В случае повторного обращения гражданина осуществляетсяподборка всех имеющихся в отделе по работе с обращениями гражданматериалов, касающихся этого гражданина, которые представляютсядолжностному лицу, ведущему личный прием. 8.9. Запись на повторный прием осуществляется после получениягражданином ответа на предыдущее обращение или в случае если истекустановленный срок рассмотрения обращения. Необходимость в записи наповторный прием определяется ответственным сотрудником отдела поработе с обращениями граждан исходя из содержания ответа на предыдущееобращение по этому вопросу. 8.10. Во время личного приема гражданин имеет возможностьизложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбезаявителя выдается копия его заявления с указанием даты приемаобращения, количества листов в обращении, сообщается телефон длясправок. 8.11. После окончания приема должностное лицо доводит до сведениязаявителя свое решение, информирует о том, кому будет порученорассмотрение и принятие мер по его обращению, либо разъясняет: где,кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение. 8.12. Контроль за исполнением поручений, данных в результатерассмотрения обращений, возлагается на должностное лицо, ведущееприем. 8.13. В отделе по работе с обращениями граждан могут нерассматриваться: - обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия неудостоверены в порядке, установленном федеральным и областнымзаконодательством; - обращения, по которым имеются вступившие в законную силусудебные решения; - обращения лиц, которые решением суда, вступившим в законнуюсилу, признаны недееспособными; - обращения, поданные в интересах третьих лиц, которые возражаютпротив их рассмотрения (кроме недееспособных лиц). 8.14. Материалы, накопленные в ходе личного приема граждан,хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленномпорядке. 9. Контроль за рассмотрением обращений граждан 9.1. Контролю подлежат обращения граждан, в которых сообщается оконкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а такжеобращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.Постановка обращений граждан на контроль производится также в целяхустранения недостатков в работе органов исполнительной власти,подготовки аналитических материалов, выявления вопросов, с которымиранее обращался гражданин, принятых по ним мер. 9.2. В обязательном порядке подлежит контролю исполнениепоручений Президента Российской Федерации, Председателя ПравительстваРоссийской Федерации и его первых заместителей, председателей палатФедерального Собрания Российской Федерации, Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации, председателя Смоленской областной Думы и егозаместителей о рассмотрении обращений граждан. 9.3. На особый контроль ставятся поручения Президента РоссийскойФедерации, Председателя Правительства Российской Федерации,председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация орассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений 30дней. Продление этого срока производится руководителем АппаратаАдминистрации. 9.4. Обращение может быть возвращено в орган исполнительнойвласти или организацию для повторного рассмотрения, если изполученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы,поставленные в обращении гражданина, или ответ не соответствуеттребованиям раздела 7 настоящей Инструкции. 9.5. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменныхобращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.