Постановление Администрации Смоленской области от 08.12.2010 № 759
Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Смоленской области
АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 08.12.2010 N 759 Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Смоленской области Администрация Смоленской области п о с т а н о в л я е т: Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебнойинформацией ограниченного распространения в органах исполнительнойвласти Смоленской области. Губернатор Смоленской области С.В. Антуфьев УТВЕРЖДЕНА постановлением Администрации Смоленской области от 08.12.2010 N 759 ИНСТРУКЦИЯ о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Смоленской области 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения сдокументами и другими материальными носителями информации (издания,фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации идр.), содержащими служебную информацию ограниченного распространения(далее - документы), в органах исполнительной власти Смоленскойобласти (далее также - органы исполнительной власти). Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения сдокументами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии сФедеральным законом "Об информации, информационных технологиях и озащите информации", Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера". 1.3. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, касающаяся деятельности органовисполнительной власти, ограничения на распространение которойдиктуются служебной необходимостью. К служебной информацииограниченного распространения относятся сведения, не подлежащиеопубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио ителевидения, а также требующие ограничения круга лиц, знакомящихся сними. 1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченногораспространения: нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы иобязанности человека и гражданина, а также устанавливающие правовоеположение организаций и полномочия государственных органов, органовместного самоуправления муниципальных образований Смоленской области; информация о состоянии окружающей среды; информация о деятельности государственных органов и органовместного самоуправления муниципальных образований Смоленской области,а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений,составляющих государственную или служебную тайну); информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек, музеев иархивов, а также в государственных, муниципальных и иныхинформационных системах, созданных или предназначенных для обеспеченияграждан (физических лиц) и организаций такой информацией; иная информация, недопустимость ограничения доступа к которойустановлена федеральными законами. 1.5. На документах, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, и на их проектах проставляется пометка "Дляслужебного пользования" или "ДСП". 1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебнойинформации к категории ограниченного распространения, несутперсональную ответственность за обоснованность принятого решения исоблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящейИнструкции. 1.7. Служебная информация ограниченного распространения безсанкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению(распространению). 1.8. При поступлении на государственную гражданскую службуСмоленской области или приеме на работу в органы исполнительной властикаждый государственный гражданский служащий Смоленской области илиработник (далее - сотрудник) должен быть ознакомлен с настоящейИнструкцией под личную подпись и предупрежден об ответственности заразглашение служебной информации ограниченного распространения,ставшей ему известной в связи с выполнением им своих служебныхобязанностей. 1.9. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен кдисциплинарной или иной ответственности, предусмотреннойзаконодательством Российской Федерации. 1.10. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции ворганах исполнительной власти осуществляют руководителисоответствующих органов исполнительной власти. 1.11. Руководители органов исполнительной власти несутперсональную ответственность за организацию и обеспечениеустановленного настоящей Инструкцией порядка обращения с документами,содержащими информацию ограниченного распространения, в том числе заобеспечение защиты носителей информации ограниченного распространенияи правомочность использования средств автоматизации при подготовкедокументов. 1.12. В случае ликвидации органа исполнительной власти решение одальнейшем использовании служебной информации ограниченногораспространения принимает правопреемник ликвидированного органаисполнительной власти. 2. Порядок обращения с документами 2.1. Подготовка, оформление, прохождение и контроль исполнениядокументов осуществляются в соответствии с Инструкцией поделопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области,утвержденной Указом Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 N 11,с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией. 2.2. Прием, учет (регистрацию), распределение и хранениедокументов с пометкой "Для служебного пользования" в органахисполнительной власти осуществляют сотрудники, назначаемые правовымактом руководителя соответствующего органа исполнительной власти. 2.3. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренниедокументы с пометкой "Для служебного пользования". При этом документына бумажных носителях учитываются по количеству листов, а издания(книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации -поэкземплярно. 2.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования"учитываются отдельно от иной несекретной документации. Крегистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". Например:N 68 ДСП. Входящие документы с пометкой "Для служебного пользования"регистрируются в журнале учета входящих документов с пометкой "Дляслужебного пользования" по форме согласно приложению N 1 к настоящейИнструкции. Исходящие документы с пометкой "Для служебногопользования" регистрируются в журнале учета исходящих документов спометкой "Для служебного пользования" по форме согласно приложению N 2к настоящей Инструкции. Запрещается регистрировать такие документы в системе электронногодокументооборота. 2.5. При регистрации входящего документа с пометкой "Дляслужебного пользования" в правом нижнем углу лицевой стороны первоголиста основного документа ставится штамп с указанием наименованияорганизации, получившей документ, входящего регистрационного номера,даты регистрации, количества листов основного документа и приложений кнему. Например: Аппарат Администрации Смоленской области Вх. N ___________________________ _______________20____г. Осн. док. _____л., прил. _________л. На первом листе каждого приложения к документу с пометкой "Дляслужебного пользования" в правом нижнем углу ставится штамп "К вх.N _____" с указанием даты регистрации. Например: К вх. N ____________ _____________20___г. На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях)входящие номера проставляются на титульном листе. На документе,присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящимномером проставляется на обороте его последнего листа. Если приложение с пометкой "Для служебного пользования" неподлежит подшивке в дело (книги, журналы, инструкции), оно берется наинвентарный учет по журналу учета изданий с пометкой "Для служебногопользования" по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции,о чем делается отметка на сопроводительном письме. Машинные носители информации (магнитные, оптические,магнитооптические диски), содержащие электронные документы синформацией ограниченного распространения, учитываются по журналуучета машинных носителей информации с пометкой "Для служебногопользования" по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции. Учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка"ДСП") проставляются на машинных носителях информации в удобном дляпросмотра месте. 2.6. Движение документов с пометкой "Для служебного пользования"с момента их получения или подготовки до завершения исполнения иподшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должносвоевременно отражаться в журналах учета. 2.7. Разработка и печать документов осуществляются в служебныхпомещениях, исключающих ознакомление с ними посторонних лиц, ссоблюдением установленных мер по защите информации ограниченногодоступа при ее обработке на средствах вычислительной техники всоответствии с требованиями руководящих документов Федеральной службыпо техническому и экспортному контролю и Специальными требованиями ирекомендациями по технической защите конфиденциальной информации(СТР-К), утвержденными приказом Государственной технической комиссиипри Президенте Российской Федерации от 30.08.2002 N 282. 2.8. Необходимость проставления пометки "Для служебногопользования" на документах определяется исполнителем и должностнымлицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка иномер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницыдокумента, на обложке и титульном листе издания, а также на первойстранице сопроводительного письма к таким документам. Например: Для служебного пользования Экз. N ___ или ДСП Экз. N ___ Если документ с пометкой "Для служебного пользования" имеетприложение, то об этом делается отметка под текстом документа нарасстоянии 1-2 межстрочных интервалов с красной строки. Приложениевключает в себя наименование прилагаемого документа (если это неоговорено в тексте документа), его регистрационный (учетный) номер,номер экземпляра, количество листов. Например: Приложение: перечень сведений, подлежащих засекречиванию(выписка), уч. N 8 ДСП, экз. N 2, на 4 л. Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы илимашинные носители информации, содержащие информацию ограниченногораспространения, то отметка о наличии приложения оформляется следующимобразом: Приложения: 1. Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации, 1 брошюра, инв. N 15 ДСП, экз. N 22. 2. Отчет по форме N 9, CD-R, инв. N 4 ДСП, экз. N 1, только в адрес. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа спометкой "Для служебного пользования" сотрудник, печатавший документ,в левом нижнем углу указывает количество отпечатанных экземпляров,фамилию исполнителя, его служебный телефон, свою фамилию и датупечатания. Например: Отп. 2 экз. Исп. П. И. Иванов 20-20-20 Отп. В. А. Семенов 11.09.2010 или Отп. 4 экз. Экз. N 1 - в дело. Экз. N 2 - в Департамент экономического развития и торговлиСмоленской области. Экз. N 3 - в Департамент Смоленской области по сельскомухозяйству и продовольствию. Экз. N 4 - в Департамент Смоленской области по здравоохранению. Исп. и отп. П. И. Иванов 20-20-20 11.09.2010 При направлении документа с пометкой "Для служебного пользования"в пять и более адресов составляется лист рассылки, в котором поадреснопроставляются номера экземпляров отправляемых документов. Листрассылки подписывается исполнителем или руководителем структурногоподразделения, подготовившего документ. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновикамипередаются для регистрации и отправки ответственному лицу,осуществляющему учет и хранение документов с пометкой "Для служебногопользования". Черновики уничтожаются указанным лицом путем измельченияв бумагорезательной машине. 2.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования" на всехэтапах их прохождения передаются только под расписку. Входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой "Дляслужебного пользования" выдаются исполнителям по журналам учета илижурналам учета выдачи документов с пометкой "Для служебногопользования" по форме согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции,а дела, издания и машинные носители информации ограниченногораспространения - по карточкам учета выдачи дел, изданий, машинныхносителей информации ограниченного распространения по форме согласноприложению N 6 к настоящей Инструкции. 2.10. Отправка документов с пометкой "Для служебного пользования"в сторонние организации осуществляется через подразделенияфельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовымиотправлениями, а также нарочным через должностное лицо, имеющее доступк указанным документам. Для отправки документов с пометкой "Для служебного пользования"используются конверты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевойстороне конверта в правом верхнем углу проставляется пометка "Дляслужебного пользования", при необходимости ниже этой пометкипроставляется пометка "Лично". На конверте, кроме адреса и наименования получателя, адреса инаименования организации-отправителя корреспонденции, указываютсярегистрационные номера вложенных в пакет документов с пометкой "Дляслужебного пользования". При направлении нескольких экземпляров одного документа наконвертах после регистрационного номера документа в скобкахуказываются номера экземпляров. 2.11. Запрещается передача информации ограниченногораспространения по открытым каналам факсимильной и телеграфной связи,а также по электронной почте. 2.12. Размножение документов с пометкой "Для служебногопользования" производится с письменного разрешения руководителя,подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженныхдокументов осуществляется поэкземплярно. Документы и издания с пометкой "Для служебного пользования",полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только списьменного согласия их руководителей. О снятии копии на документе делается отметка, в которойуказываются количество снятых копий, адресаты, исходящий номеротправления, фамилия и подпись лица, производившего снятие копии,дата. Разрешение руководителя и отметка исполнителя оформляются наобороте последнего листа копируемого документа. Не допускается снятие копий с документов, на которых стоитпометка, запрещающая снятие копий. 2.13. В органах исполнительной власти документы с пометкой "Дляслужебного пользования" группируются в дела в соответствии сноменклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложкедела, в которое помещены документы, также проставляется пометка "Дляслужебного пользования", и соответствующее уточнение вносится вноменклатуру дел текущего года. Номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела,которое именуется "Документы с пометкой "Для служебного пользования".Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующейграфе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертнаякомиссия). 2.14. Уничтожение документов и дел с пометкой "Для служебногопользования", утративших свое практическое значение и не имеющихисторической ценности, производится по акту путем измельчения набумагорезательных машинах с размером фрагмента не более 2,5 мм-2 илисжигания в специально отведенных для этого местах. Об уничтожении документов в учетных формах делаются отметки соссылкой на соответствующий акт. 2.15. При смене сотрудника, ответственного за учет и хранениедокументов с пометкой "Для служебного пользования", составляется актприема-передачи документов, который утверждается руководителем органаисполнительной власти. 2.16. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования" проводится не реже одного раза в годкомиссией, назначаемой правовым актом руководителя соответствующегооргана исполнительной власти. В состав такой комиссии обязательновключается сотрудник, ответственный за учет и хранение этихдокументов. Результаты проверки оформляются актом. 2.17. При снятии пометки "Для служебного пользования" надокументах, делах, изданиях или машинных носителях информации, а такжев учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются всеадресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на служебных документах (изданиях) пометки "Дляслужебного пользования" зачеркиваются одной чертой чернилами илипастой с указанием даты и номера соответствующего правового акта оснятии пометки и должности лица, снявшего пометку. Приложение N 1 к Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Смоленской области Форма ЖУРНАЛ учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования"-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| N | Дата | Номер и дата | Откуда | Вид и | Количество листов и | Исполнитель | Расписка в | Номер дела, в который | Отметки | Приме- || п/п | регистра- | поступивше- | поступил | краткое | номера экземпляров | (подразделе- | обратном | подшит документ, и | о | чание || | ции | го документа | документ | содержа- |-----------------------| ние, фамилия), | приеме от | номера листов. Номер | проверке | || | | | | ние доку- | основно- | приложения | расписка в | исполните- | и дата акта об | наличия | || | | | | мента | го доку- | | получении и | ля и дата | уничтожении | докумен- | || | | | | | мента | | дата | | | тов | || | | | | | | | | |-----------+-----------+ | || | | | | | | | | | основного | приложе- | | || | | | | | | | | | докумен- | ния | | || | | | | | | | | | та | | | ||-----+-----------+--------------+----------+-----------+----------+------------+----------------+------------+-----------+-----------+----------|--------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 ||-----+-----------+--------------+----------+-----------+----------+------------+----------------+------------+-----------+-----------+----------|--------|| | | | | | | | | | | | | ||-----+-----------+--------------+----------+-----------+----------+------------+----------------+------------+-----------+-----------+----------+--------|| | | | | | | | | | | | | ||-----+-----------+--------------+----------+-----------+----------+------------+----------------+------------+-----------+-----------+----------+--------|| | | | | | | | | | | | | |----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Примечания: 1. Если приложение берется на инвентарный учет, тоего инвентарный номер проставляется в графе 11. 2. Графа 12 заполняется при проведении годовых проверок наличиядокументов. 3. Ширина столбцов в журналах и карточке учета определяетсяисходя из предполагаемого места для заполнения граф таблицы. Приложение N 2 к Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Смоленской области Форма ЖУРНАЛ учета исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования"------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| N | Дата | Вид и краткое | Подразде- | Отпечатано | Расписка в | Расписка об | Отправлено | Местонахождение документа | Примеча-|| п/п | регистрации | содержание | ление и |-------------------------| получении | уничтоже- | документов | | ние || | | документа | фамилия | количество | количество | от | нии черно- |----------------------------------------------------------------------------|| | | | исполните- | экземпля- | листов в | исполните- | вика | номера | куда и | номер | номер дела, | номер и дата | || | | | ля | ров | экземпляре | ля доку- | | экземпля- | кому | реестра | номера | акта об унич- | || | | | | | | мента с | | ров | | (расписка в | листов | тожении | || | | | | | | чернови- | | | | получении) | | | || | | | | | | ком, дата | | | | и дата | | | ||-----+-------------+---------------+------------+------------+------------+------------+-------------+------------+---------+-------------+-------------+---------------+---------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |14 ||-----+-------------+---------------+------------+------------+------------+------------+-------------+------------+---------+-------------+-------------+---------------+---------|| | | | | | | | | | | | | | ||-----+-------------+---------------+------------+------------+------------+------------+-------------+------------+---------+-------------+-------------+---------------+---------|| | | | | | | | | | | | | | ||-----+-------------+---------------+------------+------------+------------+------------+-------------+------------+---------+-------------+-------------+---------------+---------|| | | | | | | | | | | | | | ||-----+-------------+---------------+------------+------------+------------+------------+-------------+------------+---------+-------------+-------------+---------------+---------|| | | | | | | | | | | | | | |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Приложение N 3 к Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Смоленской области Форма ЖУРНАЛ учета изданий с пометкой "Для служебного пользования"-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| N | Дата | Наименование | Откуда поступило или | Входящий | Количество | Номера | Отправлено | Номер и дата | Примечание || п/п | регистрации | издания | кем издано | номер и дата | экземпляров | экземпляров |--------------------------------------------| акта об | || | | | | сопроводи- | | | куда и кому | количество и | номер исходя- | уничтожении | || | | | | тельного | | | | номера | щего письма, | | || | | | | письма | | | | экземпляров | реестра | | || | | | | | | | | | (расписка в | | || | | | | | | | | | получении) и | | || | | | | | | | | | дата | | ||-----+-------------+--------------+----------------------+--------------+-------------+-------------+-------------+--------------+---------------+--------------+------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 ||-----+-------------+--------------+----------------------+--------------+-------------+-------------+-------------+--------------+---------------+--------------+------------|| | | | | | | | | | | | ||-----+-------------+--------------+----------------------+--------------+-------------+-------------+-------------+--------------+---------------+--------------+------------|| | | | | | | | | | | | ||-----+-------------+--------------+----------------------+--------------+-------------+-------------+-------------+--------------+---------------+--------------+------------|| | | | | | | | | | | | |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Приложение N 4 к Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Смоленской области Форма ЖУРНАЛ учета машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования"--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| N | Дата | Тип машинного | Откуда поступил | Количество | Номер | Расписка в | Расписка в обрат- | Отметка об уничто- | Отметка об уничто- | Примечание || п/п | регистрации | носителя | или кому направлен | экземпляров | экземпляра | получении | ном приеме | жении бракован- | жении машинных | || | | информации | | | | (фамилия, подпись, | (фамилия, подпись, | ных машинных | носителей | || | | | | | | дата) | дата) | носителей | информации, | || | | | | | | | | информации | стирании информа- | || | | | | | | | | (подпись, дата) | ции (номер и дата | || | | | | | | | | | акта) | ||-----+-------------+---------------+--------------------+-------------+------------+--------------------+--------------------+--------------------+--------------------+------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 ||-----+-------------+---------------+--------------------+-------------+------------+--------------------+--------------------+--------------------+--------------------+------------|| | | | | | | | | | | ||-----+-------------+---------------+--------------------+-------------+------------+--------------------+--------------------+--------------------+--------------------+------------|| | | | | | | | | | | ||-----+-------------+---------------+--------------------+-------------+------------+--------------------+--------------------+--------------------+--------------------+------------|| | | | | | | | | | | |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Приложение N 5 к Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Смоленской области Форма ЖУРНАЛ учета выдачи документов с пометкой "Для служебного пользования"--------------------------------------------------------------------------------------------| N | Дата выдачи | Учетный номер | Номер | Количество | Расписка в | Расписка в || п/п | | и дата документа | экземпляра | листов в | получении | обратном || | | | | экземпляре | (фамилия, | приеме || | | | | | подпись, | (фамилия, || | | | | | дата) | подпись, || | | | | | | дата) ||-----+-------------+------------------+------------+------------+------------+------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||-----+-------------+------------------+------------+------------+------------+------------|| | | | | | | |-------------------------------------------------------------------------------------------- Приложение N 6 к Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Смоленской области Форма КАРТОЧКА учета выдачи дел, изданий, машинных носителей информации ограниченного распространения ___________________________________________________________________ (вид носителя информации, его краткое содержание, реквизиты - ___________________________________________________________________ регистрационный (инвентарный) номер и дата, номер экземпляра (тома), количество листов)------------------------------------------------------------------------------------| Дата | Кому выдан | Количество | Расписка в | Расписка в || выдачи | (подразделение, | листов. Номера | получении, | обратном приеме, || | фамилия исполнителя) | листов документа | дата | дата || | | (дела) | | ||--------+----------------------+------------------+------------+------------------|| | | | | ||--------+----------------------+------------------+------------+------------------|| | | | | ||--------+----------------------+------------------+------------+------------------|| | | | | ||--------+----------------------+------------------+------------+------------------|| | | | | |------------------------------------------------------------------------------------