Приложение к Постановлению от 28.12.2006 г № 28 Инструкция
Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса - со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если грамматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов "итого", "всего" не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы. Например:
Заголовки граф
__________________________________________________________________| Головка | N п/п | Наименование мероприятий | Срок исполнения | Исполнитель | Объем финансирования, (тыс. рублей) | |
| первое полугодие | второе полугодие | |||||
| Боковик | Прографки | |||||
| 1. | Создание единого перечня услуг | 2007 год | областное государственное учреждение "Центр социального обслуживания" | 20 | 10 |
Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы ее нумеруются и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.
В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе - номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом. Например:
Раздел 3. Организация работы Комиссии
Подраздел 3.1. Проведение заседаний
Пункт 3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
Подпункт 3.1.3.1.
3.1.3.2.
3.1.3.3.Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
3.3.После распечатки проекта правового акта на типографском бланке исполнитель готовит электронную копию правового акта вместе с приложениями к нему в одном файле формата Word for Windows (шрифт Times New Roman). В электронной копии воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка правового акта, за исключением герба. Ответственность за соответствие электронной копии правового акта бумажному носителю несет разработчик проекта правового акта.
3.4.При регистрации правового акта управляющий делами Администрации вносит его номер и дату в журнал регистрации правовых актов.
4.ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1.Оформление протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий
4.1.1.Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых Администрацией (подразделением Администрации), оформляются протоколом.
1.2.Протокол имеет следующие реквизиты:
"Наименование вида документа";
"Заголовок";
"Дата документа";
"Подпись".
Наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ" - печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами.
Дата протокола обозначается словесно-цифровым способом, располагается от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита и отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания.
4.1.3.Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), присутствующих на заседании, повестка дня. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос "О ком?" ("О чем?").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по следующей схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ:
(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).
Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.
4.1.4.Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания.
Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает в себя слово "Председатель" ("Председательствующий"), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка: "Для служебного пользования" (пишется без кавычек).
Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения N 5 и 6 к настоящей Инструкции).
4.1.5.Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью (не гербовой).
На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются.
После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела.
4.2.Оформление стенограмм совещаний, заседаний и иных мероприятий
4.2.1.Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятий оформляются по указанию главы муниципального образования.
4.2.2.Стенограмма оформляется следующим образом (приложение N 7 к настоящей Инструкции):
- реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (если это необходимо) располагается на первом листе документа в правом верхнем углу;
- слово "СТЕНОГРАММА" печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
- наименование мероприятия печатается полужирным шрифтом ниже слова "СТЕНОГРАММА" и выравнивается по центру;
- реквизит "Дата документа" печатается полужирным шрифтом ниже наименования мероприятия и ограничивается правой границей текстового поля;
- обозначение места проведения (название города или наименование организации, где проводилось мероприятие) печатается от левой границы текстового поля на одной строке с реквизитом "Дата документа" полужирным шрифтом;
- текстовая часть отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.
4.2.3.Расшифрованные стенографические записи мероприятий визируются полистно работником, производившим расшифровку стенографической записи. Виза ставится на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа.
4.2.4.Подлинники расшифрованных стенографических записей мероприятий хранятся в течение года в службе ДОУ подразделения Администрации, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в течение года, после чего уничтожаются по акту путем их размагничивания.
4.2.5.Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении закрытого обсуждения вопросов, то стенографирование осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.
4.3.Должностная инструкция
4.3.1.Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность работника Администрации.
Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.
Должностные инструкции работников Администрации утверждаются главой муниципального образования.
4.3.2.Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата).
4.3.3.Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставится отметка "Ознакомлен", его инициалы, фамилия, подпись и дата ознакомления.
4.4.Служебные письма
4.4.1.По своему содержанию и назначению служебные письма (далее - письма) могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.
4.4.2.Письма оформляются на бланках установленных форм.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке.
Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом.
От следующего реквизита отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами.
Письма адресуются органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
Наименование органов государственной власти, организаций, их структурных подразделений указывается в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Например:
Департамент Смоленской области по вопросам
административно-территориального устройства
и развития местного самоуправления
Начальнику отдела
Инициалы, фамилияПри адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации, их структурным подразделениям его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже. Например:
Начальнику Департамента экономического
развития и торговли Смоленской области
Инициалы, фамилияЕсли документ отправляется нескольким однородным органам, организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название. Например: "Руководителям структурных подразделений Администрации муниципального образования "Сычевский район" Смоленской области", но "главам муниципальных образований сельских поселений и Сычевского городского поселения Сычевского района Смоленской области".
При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед адресатами не ставится.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Смоленской области и другим постоянным корреспондентам.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, реквизиты адреса на почтовых отправлениях указываются в следующем порядке:
- для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
При адресовании письма организации в реквизите "Адресат" указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
Смоленский филиал
Орловской региональной академии
государственной службы
ул. Кловская, д. 13, г. Смоленск,
214019Если письмо адресуется гражданину, указываются инициалы, фамилия, почтовый адрес. Например:
И.И. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Смоленск, 2140124.4.3.При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2 - 3 межстрочными интервалами.
Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя органа исполнительной власти.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями органов исполнительной власти.
В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.
4.4.4.Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:
Уважаемый Сергей Иванович!
Уважаемый господин Титов!
Иван Иванович!
Если письмо оформлено на бланке Администрации (подразделения Администрации), то текст излагается от третьего лица единственного числа. Например: "Отдел считает...", "Отдел рассмотрел...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа. Например: "прошу...", "направляю...".
Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.4.5.При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
4.4.6.Датой письма является дата его подписания.
4.4.7.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.
При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля. Например:
На N А18-571 от 20.10.2006
В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.
4.4.8.Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2 - 3 межстрочными интервалами.
4.5.Акт
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трех составителей).
Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание документа. Например: "Акт сдачи-приема дел", "Акт списания материально-технических средств".
Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой части акта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываются их должности, место работы.
Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события.
При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий. Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем органа исполнительной власти.
4.6.План
План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер по порядку, наименование (содержание) мероприятий, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ или мероприятий требуют составления календарных планов или графиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение.
5.РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
5.1.Сопроводительное письмо - деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам..." (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам..." (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам..." (в стороннюю организацию). Одновременно с этим в сопроводительном письме может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
"В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...";
"В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам...";
"В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам..." и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом:
Приложение: на 8 л. в 1 экз.
6.2.Гарантийное письмо - деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.
В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула:
"Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем", "Возврат кредита гарантируем" и др.
Фраза о гарантии является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем Администрации (подразделения Администрации) и главным бухгалтером и удостоверяются печатью Администрации.
6.3. Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем Администрации (подразделения Администрации).
Письмо-запрос требует письма-ответа.
6.4. Письмо-просьба - деловое письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
В целом письма-просьбы составляются так же, как письма-запросы. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просить":
"Просим Вас сообщить...";
"Просим Вас предоставить...";
"Просим Вас предоставить данные о...";
"Обращаемся к Вам с просьбой о..." и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например:
"Надеемся на положительное решение вопроса...";
"Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
"Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)";
"Одновременно просим Вас...".
Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном письме, гарантийном и др.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
6.5.Письмо-предложение - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора или иные действия партнера, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Ключевой фразой письма-предложения может быть:
"Предлагаем Вам...";
"В связи с... предлагаем Вам...";
"В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам..." и др.
6.6.Письмо-заявка - деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
В коммерческой деятельности, связанной с торговлей товарами или услугами, заявка может использоваться и как первичный документ, на основании которого проводится предварительное рассмотрение вопроса, оформление заказа или составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.
Заявка может составляться по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей услуги. Составление такой заявки - это заполнение трафаретной или анкетной формы, предложенной заинтересованной стороной.
Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка - это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
"Просим Вас включить в состав группы для участия в...";
"Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в...";
"Просим Вас зарегистрировать в качестве участников..." и т.п.
В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д.
Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:
- название мероприятия;
- дата его проведения;
- форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
- фамилия, имя и отчество участника (участников);
- место работы, должность;
- почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
- потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки помимо тех, что содержатся в бланке письма.
Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме - "Гарантийная заявка". Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо - это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.
6.7.Письмо-ответ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.
Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от __________ N ___..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ может начинаться словами:
"Сообщаем Вам...";
"Извещаем Вас...";
"Ставим Вас в известность, что...".
Ответ в форме отказа должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с..." или "По причине...".
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
6.8.Письмо-сообщение - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящие из 1 - 2 предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
"Сообщаем Вам, что...";
"Доводим до Вашего сведения, что...";
"Считаем необходимым поставить Вас в известность о...";
"Извещаем Вас о...".
6.9.Информационное письмо - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В информационных письмах может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются руководителем Администрации (подразделения Администрации).
6.10.Письмо-напоминание - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей:
ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является:
"Напоминаем Вам...";
"Вторично напоминаем Вам...";
"Обращаем Ваше внимание на то, что...";
"Ставим Вас в известность, что...";
"Несмотря на неоднократные напоминания..." и др.
Письмо-напоминание может содержать еще одну часть - указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия.
Например:
"В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции" и т.п.
6.11. Письмо-требование - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
"Требуем выполнить взятые на себя обязательства...";
"Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...";
"Требуем незамедлительно выполнить..." и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
"В противном случае дело будет передано в арбитражный суд";
"В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...";
"В противном случае мы не несем ответственность за последствия..." и т.п.
6.12.Письмо-приглашение - деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату: Уважаемый... ! (Уважаемые...!), например:
"Уважаемый Вячеслав Ефимович!";
"Уважаемые господа!";
"Уважаемые господа банкиры!" и т.п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:
"Приглашаем Вас принять участие в...";
"Просим Вас принять участие в...";
"Имеем честь пригласить Вас...";
"Примите наше приглашение...".
7.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Движение документов в Администрации (подразделениях Администрации) с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документы классифицируются на входящие, исходящие, внутренние.
7.1.Входящие документы
7.1.1.Доставка документов в Администрацию (подразделения Администрации) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
7.1.2.Вся корреспонденция, адресованная Администрации, принимается, вскрывается, регистрируется службой ДОУ (производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме), классифицируется и в тот же день в зависимости от содержания и адресата направляется на рассмотрение руководителю Администрации, руководителю подразделения Администрации (подразделениям Администрации).
Не регистрируются заявления (о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие), которые должны передаваться лично работником в кадровую службу органа исполнительной власти.
Службой ДОУ вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку: "Лично".
Конверты с указанной пометкой передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.
Почта, адресованная или доставленная в орган исполнительной власти ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена.
7.1.3.В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в службу ДОУ, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах (приложение N 8 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка: "Документ получен в поврежденном виде".
7.1.4.Регистрация поступивших документов производится службой ДОУ. На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.
Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, регистрируются под одним номером и направляются указанным в письмах адресатам.
7.1.5.Не подлежат регистрации в службе ДОУ книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, другие подобные поступления.
7.1.6.Документы, поступившие в Администрацию (подразделения Администрации) передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются для исполнения или ознакомления под роспись в учетно-регистрационной форме.
Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.
7.1.7.По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, по электронной почте - сообщения.
7.1.8.Руководитель Администрации (подразделения Администрации) обеспечивает рассмотрение документов в день поступления, оперативное их направление в службу ДОУ для передачи исполнителям, контроль за исполнением документов.
7.1.9.Руководитель Администрации (подразделения Администрации) при рассмотрении выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
При необходимости предварительного размножения документа исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
7.1.10.Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю Администрации (подразделения Администрации) подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
7.1.11.При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах.
7.1.12.Организация контроля за исполнением правовых актов и иных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Администрации муниципального образования "Сычевский район" Смоленской области.
7.1.13.Контроль за исполнением документов строится на основе регистрационных данных в контрольных карточках (приложение N 9 к настоящей Инструкции) или иных учетно-регистрационных формах.
7.1.14.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, и внутренних документов - с даты их подписания (утверждения), а документов, поступивших из других органов исполнительной власти, организаций, и обращений граждан, - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов установлены Регламентом Администрации муниципального образования "Сычевский район" Смоленской области.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
В случае необходимости дополнительного времени для решения вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до его истечения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.
7.2.Исходящие документы
7.2.1.Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах.
Документы для отправки передаются исполнителем в службу ДОУ полностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки).
Документы, подлежащие отправке до 17 часов, принимаются службой ДОУ ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часов производится по указанию руководителя.
Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые реквизиты и приложения, хранится в ДОУ.
Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры, т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты главы муниципального образования, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки.
Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке службой ДОУ и возвращаются исполнителям для доработки.
В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу, по каналам электрической связи.
Необходимость использования фельдсвязи для отправки корреспонденции определяется главой муниципального образования или его заместителем.
7.3.Порядок прохождения внутренних документов
7.3.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.
7.3.2.Оформленные документы передаются на подпись руководителю Администрации (подразделения Администрации) в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
7.3.3.Передача документов между структурными подразделениями Администрации осуществляется через службу ДОУ. Внутренние документы подлежат регистрации в отдельной учетно-регистрационной форме.
7.4.Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и электрической связи
Электронная почта
7.4.1.Электронная почта (далее - ЭП) в Администрации (подразделении Администрации) предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
7.4.2.Электронное письмо - это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.
7.4.3.Инженер-программист - ответственное лицо из числа сотрудников Администрации, прошедшее необходимую подготовку и осуществляющее прием-передачу ЭП, распечатку, учет, контроль и передачу электронных писем адресатам.
7.4.4.Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны руководителем органа исполнительной власти или его заместителем.
7.4.5.Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
7.4.6.Отправитель документа предъявляет инженеру-программисту оригинал документа и представляет его электронную копию. Оригинал документа хранится в службе ДОУ.
Факсограмма
7.4.7.Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в учетно-регистрационной форме без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
7.4.10.Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
7.4.11.Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Администрации, осуществляется их руководителями.
7.4.12.Не подлежат передаче по телефаксу любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
Телефонограмма
7.4.13.Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
7.4.14.Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
7.4.15.Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
7.4.16.Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
7.4.17.В тексте телефонограммы не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
7.4.18.Телефонограмма регистрируется в учетно-регистрационной форме следующим образом:
- должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
- должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
7.4.19.Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
7.4.20.Требования к изложению текста телефонограммы аналогичны требованиям к изложению телеграммы.
Телеграмма
7.4.21.Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
7.4.22.Телеграммы, составляемые в Администрации (подразделениях Администрации), визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф.
Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
7.4.23.В телеграммах должны содержаться:
- заголовок;
- указание на категорию телеграммы;
- отметка о виде телеграммы;
- телеграфный адрес получателя, полный или условный;
- текст телеграммы;
- регистрационный номер, дата;
- подпись;
- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.
Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается с абзаца, состоит из фамилии автора.
Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилия составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.
8.ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
8.1.Печатание и обработка документов
8.1.1.Печатание служебных документов и материалов Администрации производится в секторе компьютерной обработки документов общего отдела Администрации (далее - сектор компьютерной обработки документов).
Документы и материалы, связанные с подготовкой совещаний Администрации, представляемые на рассмотрение и подпись главе муниципального образования, разрабатываются и печатаются в подразделениях, ответственных за проведение совещания.
В структурных подразделениях Администрации печатаются с соблюдением установленных правил небольшие по объему (1 - 2 страницы) письма, документы внутреннего характера, а также первоначальные варианты других документов и материалов.
8.1.2.Для печатания принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрации.
Печатание под диктовку не допускается.
8.1.3.Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.
Первоочередному печатанию подлежат документы и материалы, связанные с подготовкой совещаний.
8.1.4.Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю.
Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке, могут быть переписаны на дискету исполнителя.
8.1.5.Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие копии для печатания не принимаются. Рукописи должны быть вычитаны исполнителями.
При подготовке рукописей для печатания особое внимание следует обращать на правильное, четкое и разборчивое написание названий, слов и словосочетаний - специальных терминов, фамилий, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов (приложение N 10 к настоящей Инструкции). На отпечатанном документе (материале) в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа указываются инициалы сотрудника, печатавшего документ (материал).
8.2.Копировально-множительные работы
8.2.1.Копирование и размножение документов Администрации осуществляются сектором компьютерной обработки документов Администрации - службой ДОУ.
8.2.2.Копирование правовых актов главы муниципального образования, заместителей производится согласно адресу рассылки.
8.2.3.На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
8.2.4.Учет копируемых документов ведется в журналах установленной формы. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.
8.2.5.Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.
9.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и настоящей Инструкцией.
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.
9.1.Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
9.1.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Администрации (подразделениях Администрации), с указанием сроков их хранения.
9.1.2.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного срока хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение N 11 к настоящей Инструкции).
9.1.3.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Администрации; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.
Если в течение года в структурных подразделениях органа исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
9.1.4.Номенклатура дел Администрации (подразделения Администрации) разрабатывается ответственным за делопроизводство работником в конце года на следующий календарный год, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного управления Департамента Смоленской области по культуре (далее также - ЭПК), утверждается руководителем.
9.1.5.В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Администрации. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации (подразделения Администрации). Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Администрации получает выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
9.1.6.Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.
9.2.Оформление документов, законченных делопроизводством
9.2.1.Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Администрации, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов ведомственного архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительного листа (листа-заверителя) дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) (приложение N 13 к настоящей Инструкции).
9.2.2.При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно;
- распоряжения, приказы по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений, приказов по личному составу.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов "том 1", "том 2" и т.д.
9.2.3.Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3.Экспертиза ценности документов
9.3.1.Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов в целях отбора их на хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией (далее также - ЭК) Администрации (подразделения Администрации). Организация работы ЭК определяется положением об ЭК.
9.3.2.При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.
В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, положением об ЭК органа исполнительной власти.
9.3.3.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 14 к настоящей Инструкции).
9.3.4.Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению.
9.4.Формирование и оформление дел
9.4.1.В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.
9.4.2.Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
9.4.3.Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
9.4.4.Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на запрет снятия копий с документов дела.
Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено.
Документы в деле нумеруются при передаче его в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
9.4.5.Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
9.4.6.Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
9.4.7.Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы.
В заверительном листе цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть); графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.); дата, должность работника, сформировавшего дело, ставится его подпись (с расшифровкой). Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.
10.4.8.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются наименование органа исполнительной власти, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование Администрации указывается полностью в именительном падеже;
- наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;
- индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации (подразделения Администрации), согласованной с ЭПК;
- дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом.
Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения делается надпись: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного управления Департамента Смоленской области по культуре (до этого проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для размещения наименования государственного архива, в который будут передаваться дела Администрации (подразделения Администрации).
9.5.Составление и оформление описей дел
9.5.1.На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно работником, ответственным за архив Администрации, составляются описи дел (приложение N 15 к настоящей Инструкции).
9.5.2.Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Администрации (подразделения Администрации). Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеют самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах делается надпись: "Тоже", другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д.
9.5.3.Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются в 4 экземплярах. В архиве Администрации остается 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 1 экземпляр описи дел по личному составу. Остальные экземпляры передаются в отдел ведомственных архивов областного государственного учреждения "Государственный архив Смоленской области".
9.6.Организация оперативного хранения документов
9.6.1.С момента заведения и до передачи в архивный отдел Администрации дела хранятся по месту их формирования.
9.6.2.Руководители подразделений Администрации и работники службы ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел.
9.6.3.Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в Администрации.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.
9.6.4.К каждому делу оформляется справка о выдаче документов (приложение N 16 к настоящей Инструкции), в которой при ознакомлении с делом должна делаться соответствующая отметка, включающая в себя дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен.
9.6.5.Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя подразделения Администрации. При этом в деле обязательно оставляется заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
9.7.Подготовка и передача документов в архивный отдел Администрации
9.7.1.В архивный отдел Администрации (далее - архив) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.7.2.Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в органе исполнительной власти.
9.7.3.Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в органах исполнительной власти и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.7.4.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному работником архивного отдела и утвержденному руководителем органа исполнительной власти.
9.7.5.В период подготовки дел к передаче в архивный отдел работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.
9.7.6.Прием каждого дела производится работником архивного отдела в присутствии работника органа исполнительной власти. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архивного отдела и работника органа исполнительной власти, передавшего дела.
9.7.7.В случае ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в ведомственный архив или правопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
9.8.Использование документов архива
9.8.1.Дела и копии документов, хранящиеся в архивном отделе Администрации, предоставляются работникам подразделения Администрации для работы в помещении архива или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.
Работники подразделений Администраций несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.
При увольнении работник подразделений Администрации обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.
9.8.2.Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.