Приложение к Постановлению от 17.04.2007 г № 33 Инструкция


Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса - со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если заголовки грамматически не связаны с заголовком графы. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов "итого", "всего" не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы.
Заголовки граф
Головка N п/п Наименование мероприятий Срок исполнения Исполнитель Объем финансирования (тыс. рублей)
первое полугодие второе полугодие
Боковик Прографки
1. Создание единого перечня услуг 2007 год ОГУ "Центр социального обслуживания" 20 10

Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы ее нумеруются, и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.
В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе - номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом. Например:
    Раздел 3. Организация работы Комиссии
    Подраздел 3.1. Проведение заседаний
    Пункт 3.1.1.
          3.1.2.
          3.1.3.
    Подпункт 3.1.3.1.
             3.1.3.2.
             3.1.3.3.

Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Например: а).
3.3.После распечатки проекта правового акта на типографском бланке исполнитель готовит электронную копию правового акта вместе с приложениями к нему в одном файле формата Word for Windows (шрифт Times New Roman). В электронной копии воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка правового акта, за исключением герба. Ответственность за соответствие электронной копии правового акта бумажному носителю несет разработчик правового акта.
4.ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПРИКАЗОВ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"СМОЛЕНСКИЙ РАЙОН" СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
4.1.Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем подразделения Администрации по кадровым и другим вопросам внутренней работы.
Проекты приказов готовятся на основании поручений руководителя подразделения Администрации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на исполнителя.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью службы ДОУ подразделения Администрации.
4.2.Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и службой ДОУ.
4.3.Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (приложение N 4). Датой приказа является дата его подписи.
4.4.Копии приказов заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.
4.5.Приказ имеет следующие реквизиты:
- "Герб г. ___________";
- "Наименование подразделения Администрации";
- "Наименование вида документа";
- "Дата документа";
- "Регистрационный номер документа";
- "Подпись".
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, отвечать на вопрос "О ком? О чем?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается от левой границы текстового поля полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:
О командировании
И.И. Иванова
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из преамбулы (вступительной части) и распорядительной части. В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Он может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в преамбуле (вступительной части) указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов обязательно завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается от левой границы текстового поля.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, его инициалов и фамилии.
Приказы подписывает руководитель подразделения Администрации, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
5.ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
5.1.Оформление протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий
5.1.1.Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых Администрацией (подразделением Администрации), оформляются протоколом.
5.1.2.Протокол имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Заголовок", "Дата документа", "Подпись".
Наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами.
Дата протокола печатается словесно-цифровым способом от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания.
5.1.3.Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), присутствующих на заседании; повестка дня. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос "О ком? О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ
(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).
Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.
5.1.4.Протоколы совещаний подписываются председателем (председательствующим) и секретарем заседания.
Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает слово "Председатель" ("Председательствующий"), его личную подпись, инициалы и фамилию.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа протокола проставляется отметка "Для служебного пользования".
Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения N 5, 6).
5.1.5.Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью (не гербовой).
На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются.
После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела.
5.2.Оформление стенограмм совещаний, заседаний и иных мероприятий
5.2.1.Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятий оформляются по указанию Главы муниципального образования.
5.2.2.Стенограмма оформляется следующим образом (приложение N 7):
- реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (если это необходимо) располагается на первом листе документа в правом верхнем углу;
- слово "СТЕНОГРАММА" печатается вразрядку, прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
- наименование мероприятия печатается полужирным шрифтом ниже слова "СТЕНОГРАММА" и выравнивается по центру;
- реквизит "Дата документа" печатается ниже наименования мероприятия полужирным шрифтом и ограничивается правой границей текстового поля;
- место проведения (название города или наименование организации, где проводилось мероприятие) печатается от левой границы текстового поля на одной строке с реквизитом "Дата документа" полужирным шрифтом;
- текстовая часть отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.
5.2.3.Расшифрованные стенографические записи мероприятий визируются полистно работником, производившим расшифровку стенографической записи. Виза ставится на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа.
5.2.4.Подлинники расшифрованных стенографических записей мероприятий хранятся в течение года в службе ДОУ подразделения Администрации, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в течение года, после чего уничтожаются по акту путем их размагничивания.
5.2.5.Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении закрытого обсуждения вопросов, то стенографирование осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.
5.3.Должностная инструкция
5.3.1.Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность работника Администрации.
Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.
Должностные инструкции работников Администрации утверждаются распоряжениями руководителя.
5.3.2.Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата).
5.3.3.Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставится отметка "Ознакомлен", его инициалы, фамилия, подпись и дата ознакомления.
5.4.Служебные письма
5.4.1.По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.
5.4.2.Письма оформляются на бланках установленных форм.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке.
Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом.
От следующего реквизита отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами.
Письма адресуются органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
Наименования органов государственной власти, организаций указываются в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, например:
Департамент Смоленской
области по вопросам
местного самоуправления
и государственной службы
Начальнику отдела
Инициалы, фамилия
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже:
Начальнику Департамента
экономического развития
Смоленской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляется нескольким однородным органам, организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название.
Например: "Руководителям структурных подразделений Администрации муниципального образования "_________ район" Смоленской области", но "Главам муниципальных образований сельских поселений и ___________ городского поселения ___________ района Смоленской области".
При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед адресатами не указывается.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Смоленской области и другим постоянным корреспондентам.
Составные части почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 N 1239.
В соответствии с указанными Правилами устанавливается порядок написания почтового адреса, включая:
- наименование организации (юридического лица) или фамилии, имени, отчества (физического лица);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страну (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
При адресовании письма организации в реквизите "Адресат" указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
Прокуратура Смоленского района Смоленской области,
ул. Дохтурова, д. 3,
г. Смоленск
214000.
Если письмо адресуется гражданину, указываются инициалы, фамилия, почтовый адрес, например:
И.И. Калинину
ул. Садовая, д. 5,
д. Дивасы,
Смоленский район,
Смоленская область,
214532.
5.4.3.При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2 - 3 межстрочными интервалами.
Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя Администрации (подразделения Администрации).
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем Администрации (подразделения Администрации).
В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.
5.4.4.Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:
Уважаемый Сергей Иванович!
Уважаемый господин Титов!
Иван Иванович!
Если письмо оформлено на бланке Администрации (подразделения Администрации), то текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например:
"Комитет считает...", "Комитет рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
5.4.5.При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
5.4.6.Датой письма является дата его подписания.
5.4.7.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.
При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля, например:
На N А18-571 от 20.10.2000
В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.
5.4.8.Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2 - 3 межстрочными интервалами.
5.5.Акт
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трех составителей).
Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание документа, например: "Акт сдачи-приема дел", "Акт списания материально-технических средств".
Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой части акта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываются их должности, место работы.
Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события.
При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий. Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем органа Администрации.
5.6.План
План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер по порядку; наименование (содержание) мероприятий; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ или мероприятий требуют составления календарных планов или графиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение.
6.РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
6.1.Сопроводительное письмо - деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам..." (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам..." (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам..." (в стороннюю организацию). Одновременно с этим в сопроводительном письме может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
"В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...";

"В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам...";
"В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам..." и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом:
Приложение: на 8 л. в 1 экз.
6.2.Гарантийное письмо - деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.
В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула:
"Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем", "Возврат кредита гарантируем" и др.
Фраза о гарантии является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем Администрации (подразделения Администрации) и главным бухгалтером и удостоверяются печатью Администрации.
6.3. Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем Администрации (подразделения Администрации).
Письмо-запрос требует письма-ответа.
6.4. Письмо-просьба - деловое письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дает повод для составления писем-просьб.
В целом письма-просьбы составляются так же, как письма-запросы. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просить":
"Просим Вас сообщить...";

"Просим Вас предоставить...";
"Просим Вас предоставить данные о...";
"Обращаемся к Вам с просьбой о..." и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например:
"Надеемся на положительное решение вопроса...";

"Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
"Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)";

"Одновременно просим Вас...".
Просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
6.5.Письмо-предложение - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора или иные действия партнера, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Ключевой фразой письма-предложения может быть:
"Предлагаем Вам...";

"В связи с... предлагаем Вам...";
"В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам..." и др.
6.6.Письмо-заявка - деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
В коммерческой деятельности, связанной с торговлей товарами или услугами, заявка может использоваться и как первичный документ, на основании которого проводится предварительное рассмотрение вопроса, оформление заказа или составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.
Заявка может составляться по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей услуги. Составление такой заявки - это заполнение трафаретной или анкетной формы, предложенной заинтересованной стороной.
Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка - это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
"Просим Вас включить в состав группы для участия в...";

"Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в...";
"Просим Вас зарегистрировать в качестве участников..." и т.п.
В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д.
Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:
- название мероприятия;
- дата его проведения;
- форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);
- фамилия, имя и отчество участника (участников);
- место работы, должность;
- почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
- потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки помимо тех, что содержатся в бланке письма.
Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме - "Гарантийная заявка". Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо - это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.
6.7.Письмо-ответ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.
Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа ("На Ваше письмо от _______________ N ____..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ может начинаться словами:
"Сообщаем Вам...";

"Извещаем Вас...";
"Ставим Вас в известность, что...".
Ответ в форме отказа должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с..." или "По причине...".
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
6.8.Письмо-сообщение - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящие из 1 - 2 предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
"Сообщаем Вам, что...";

"Доводим до Вашего сведения, что...";
"Считаем необходимым поставить Вас в известность о...";
"Извещаем Вас о...".
6.9.Информационное письмо - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В информационных письмах может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются руководителем Администрации (подразделения Администрации).
6.10.Письмо-напоминание - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей:
ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевыми фразами письма-напоминания являются:
"Напоминаем Вам...";

"Вторично напоминаем Вам...";
"Обращаем Ваше внимание на то, что...";
"Ставим Вас в известность, что...";
"Несмотря на неоднократные напоминания..." и др.
Письмо-напоминание может содержать еще одну часть - указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия.
Например:
"В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции" и т.п.
6.11. Письмо-требование - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
"Требуем выполнить взятые на себя обязательства...";

"Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...";
"Требуем незамедлительно выполнить..." и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
"В противном случае дело будет передано в арбитражный суд";

"В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...";
"В противном случае мы не несем ответственность за последствия..." и т.п.
6.12.Письмо-приглашение - деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату: Уважаемый...! (Уважаемые...!), например:
"Уважаемый Вячеслав Ефимович!";

"Уважаемые господа!";
"Уважаемые господа банкиры!" и т.п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:
"Приглашаем Вас принять участие в...";

"Просим Вас принять участие в...";
"Имеем честь пригласить Вас...";
"Примите наше приглашение...".
7.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Движение документов в Администрации (подразделениях Администрации) с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документы классифицируются на входящие, исходящие, внутренние документы.
7.1.Входящие документы
7.1.1.Доставка документов в Администрации (подразделения Администрации) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
7.1.2.Вся корреспонденция, адресованная Администрации (подразделениям Администрации), принимается, вскрывается, регистрируется службой ДОУ (производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме), классифицируется и в тот же день, в зависимости от содержания и адресата, направляется на рассмотрение руководителю Администрации (подразделения Администрации).
Службой ДОУ вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично".
Конверты с пометкой "Лично" регистрируются в отдельной учетно-регистрационной форме и передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
Исключением также являются заявления (о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие), которые должны передаваться лично работником в кадровую службу подразделения Администрации.
Почта, адресованная или доставленная в Администрацию (подразделение Администрации) ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена.
7.1.3.В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в службу ДОУ, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах, первый экземпляр которого остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему материалу и третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.
7.1.4.Регистрация поступивших документов производится службой ДОУ с вводом информации о них в базу данных системы электронного документооборота. На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.
7.1.5.Не подлежат регистрации в службе ДОУ книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, другие подобные поступления.
7.1.6.Документы, поступившие в Администрацию (подразделение Администрации), передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются для исполнения или ознакомления под роспись в учетно-регистрационной форме.
Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.
7.1.7.По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, по электронной почте - сообщения.
7.1.8.Руководитель Администрации (подразделения Администрации) обеспечивает рассмотрение документов в день поступления, оперативное их направление в службу ДОУ для передачи исполнителям, контроль за исполнением документов.
7.1.9.Руководитель при рассмотрении выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
При необходимости предварительного размножения документа исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
7.1.10.Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю Администрации (подразделения Администрации), подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
7.1.11.При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах.
7.1.12.Организация контроля за исполнением правовых актов и иных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области.
7.1.13.Контроль за исполнением документов строится на основе регистрационных данных в контрольных карточках (приложение N 8) или иных учетно-регистрационных формах.
7.1.14.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов - с даты их подписания (утверждения), а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов установлены Регламентом Администрации муниципального образования "Смоленский район" Смоленской области.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
В случае необходимости дополнительного времени на решение вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до его истечения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.
7.2.Исходящие документы
7.2.1.Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота.
Документы для отправки передаются исполнителем в службу ДОУ полностью оформленными с указанием почтового адреса или рассылки.
Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов, принимаются службой ДОУ ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часов производится по указанию руководителя подразделения Администрации.
Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые реквизиты и приложения, хранится в службе ДОУ подразделения Администрации, подготовившего документ.
При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передача в службу ДОУ оригинала письма и необходимого для рассылки числа копий.
Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры, т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Главы муниципального образования "Смоленский район" Смоленской области и его первого заместителя, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки.
Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке службой ДОУ и возвращаются исполнителям для доработки.
В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу, по каналам электрической связи.
Необходимость использования фельдсвязи для отправки корреспонденции определяется управляющим делами Администрации муниципального образования "Смоленский район" Смоленской области.
7.3.Порядок прохождения внутренних документов
7.3.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.
7.3.2.Оформленные документы передаются на подпись руководителю Администрации (подразделения Администрации), его заместителю в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
7.3.3.Передача документов между структурными подразделениями Администрации осуществляется через службу ДОУ. Внутренние документы подлежат регистрации в отдельной учетно-регистрационной форме.
7.4.Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и электрической связи
Электронная почта
7.4.1.Электронная почта (далее - ЭП) в Администрации (подразделениях Администрации) предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
7.4.2.Электронное письмо - это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.
7.4.3 Администратор ЭП - ответственное лицо из числа сотрудников Администрации (подразделения Администрации), прошедшее необходимую подготовку и осуществляющее прием-передачу ЭП, распечатку, учет, контроль и передачу электронных писем адресатам.
7.4.4.Руководитель подразделения Администрации назначает администратора ЭП и обеспечивают прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 8.30 до 17.30.
7.4.5.Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны руководителем Администрации (подразделения Администрации) или его заместителем.
7.4.6.Не подлежат пересылке ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
7.4.7.Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию. Оригинал документа хранится в службе ДОУ.
Факсограмма
7.4.8.Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в учетно-регистрационной форме без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
7.4.9.Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
7.4.10.Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации, осуществляется их руководителями.
7.4.11.Не подлежат передаче по телефаксу любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
Телефонограмма
7.4.12.Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
7.4.13.Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
7.4.14.Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
7.4.15.Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
7.4.16.В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
7.4.17.Телефонограмма регистрируется в учетно-регистрационной форме следующим образом:
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
7.4.18.Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
7.4.19.Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.
Телеграмма
7.4.20.Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
7.4.21.Телеграммы, составляемые в Администрации (подразделениях Администрации), визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф.
Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
7.4.22.В телеграммах должны содержаться:
- заголовок;
- указание на категорию телеграммы;
- отметка о виде телеграммы;
- телеграфный адрес получателя, полный или условный;
- текст телеграммы;
- регистрационный номер, дата;
- подпись;
- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.
Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается с абзаца, состоит из фамилии автора.
Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилия составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.
8.ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
8.1.Печатание и обработка документов
8.1.1.Печатание служебных документов и материалов производится инспектором Администрации.
Документы и материалы, связанные с подготовкой совещаний, представляемые на рассмотрение и подпись Главе муниципального образования, разрабатываются и печатаются в подразделениях, ответственных за проведение совещания.
В подразделениях Администрации печатаются с соблюдением установленных правил также небольшие по объему (1 - 2 страницы) служебные письма, документы внутреннего характера и первоначальные варианты других документов и материалов.
8.1.2.Для печатания принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрации.
Печатание под диктовку не допускается.
8.1.3.Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.
Первоочередному печатанию подлежат документы и материалы, связанные с подготовкой совещаний Администрации, заседаний районного Совета депутатов.
8.1.4.Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю.
Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке, могут быть переписаны на дискету исполнителя. Электронные документы хранятся машинистками в течение двух месяцев.
8.1.5.Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие копии для печатания не принимаются. Рукописи должны быть вычитаны исполнителями.
При подготовке рукописей для печатания особое внимание следует обращать на правильное, четкое и разборчивое написание названий, слов и словосочетаний - специальных терминов, фамилий, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов (приложение N 9). На отпечатанном документе (материале) в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа указываются инициалы сотрудника, печатавшего документ (материал).
8.2.Копировально-множительные работы
8.2.1.Копировально-множительные работы документов Главы муниципального образования осуществляются работником Администрации муниципального образования "Смоленский район" Смоленской области, на которого возложены данные обязанности, документов подразделений Администрации - в службе ДОУ этих органов.
8.2.2.Копирование правовых актов Главы муниципального образования, первого заместителя Главы муниципального образования производится согласно адресу рассылки.
8.2.3.На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
8.2.4.Учет копируемых документов ведется в журналах установленной формы. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.
8.2.5.Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.
9.ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА И СТИЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1.Лексика деловых бумаг и документов
Лексика деловых бумаг и документов достаточно обширна. Ее отличительные свойства - насыщенность терминами и тенденция к унификации сочетаний слов в соответствии с типовыми ситуациями.
Употребление как однозначных, так и многозначных слов, соблюдение норм сочетаемости, умелое использование речевых клише - часть языковой культуры делового человека.
Смысловая точность речи - одно из условий, обеспечивающих как практическую, так и правовую ценность документа. Любые ошибки затрудняют восприятие содержания документа, искажают его смысл и снижают значимость.
Наиболее распространенные ошибки, связанные с неразличением паронимов, с невнимательным выбором синонимов, тавтологические сочетания.
Паронимы - близкие по звучание, но различающиеся по значению слова.
Сравните глаголы "представить" и "предоставить" (значение и употребление).
Представить Предоставить
1) Предъявить, сообщить: представить доказательства; 2) познакомить с кем-либо: представить коллективу нового сотрудника; 3) ходатайствовать (о наградах): представить к очередному званию; 4) составить, обнаружить: представляет значительную ценность; 5) мысленно вообразить: представьте себе; 6) изобразить, показать: представить в виде... Пример. Заявки на участие в конференции должны быть представлены не позднее 1 июля 1) в распоряжение, в пользование: предоставить квартиру; 2) дать право, возможность делать: предоставить отпуск; 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе. Пример: Ряду предприятий были предоставлены дополнительные средства из местного бюджета

Паронимы могут различаться не только значением, но и лексической сочетаемостью (поместить - разместить), способами грамматической связи с другими словами (заплатить за что-либо - оплатить что-либо), стилистической окраской (океанский - океанический).
Плеоназм (от греч. pleonasmos - переизбыток) - частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание. Это речевая ошибка, свидетельствующая о неумении точно и лаконично выражать мысли.
Например, нужно ли говорить "в апреле месяце", "информационные сообщения", "памятный сувенир"? Нет, так как апрель - это название месяца, так как любое сообщение содержит некую информацию, сувенир - это подарок на память.
В ряде случаев типичные плеоназмы могут видоизменяться. Тогда изменится критерий правильности-неправильности.
Неверно Допустимо
Прейскурант цен ("прейскурант" означает "перечень цен") Прейскурант розничных цен (понятие цены конкретизировано и имеет форму развернутого словосочетания)
Своя автобиография ("автобиография" означает "описание собственной жизни") Опубликовать свою автобиографию (обусловлено контекстом: именно свою, а не другого человека)

Тавтология - смысловые повторы при употреблении однокоренных слов. Тавтологические сочетания делают фразу неблагозвучной, затрудняют восприятие и понимание текста.
Например:
- следует учитывать следующие факторы...;
- судя по находкам, которые были найдены...;
- подобные явления проявляют.
Иногда речевые ошибки могут быть связаны с употреблением омонимов (слов, совпадающих по звучанию, но различных по значению), в т.ч. омоформ глагола.
Например:
После обследования больные направляются на лечение по месту жительства.
Значение глагола не вполне ясно: кто-то их направляет или они сами идут?
Первое значение более вероятно, следовательно, фраза должна быть построена так:
После обследования больных направляют...
Лексическими единицами сложного состава являются фразеологизмы. Фразеологизмы различны по стилевой окраске: от книжных (ахиллесова пята) до разговорных (наломать дров) и просторечных (в чем мать родила). Фразеологизмы могут быть однозначными и многозначными, могут употребляться в качестве синонимов отдельных слов (обмануть - ввести в заблуждение).
Многие стандартные обороты, постепенно воспроизводимые в деловых бумагах, приобретают устойчивый характер и сближаются с фразеологизмами. Например, обороты с производными предлогами:
- в соответствии с распоряжением Администрации...;
- в связи с тяжелым положением, сложившимся...;
- в порядке оказания технической помощи...
Среди устойчивых сочетаний наибольшую трудность представляют обороты играть роль/иметь значение/занимать место. Используются эти словосочетания при оценке фактов и явлений.
Правильны следующие варианты:
1) играть (какую?) роль (в чем сыграть) Инициатива ряда финансовых групп сыграла заметную роль в стабилизации рынка драгоценных металлов
2) (какая?) роль принадлежит (кому? чему?) Важная роль в организации системы делопроизводства в России принадлежала в Петровскую эпоху коллегиям
3) занимать - занять (какое?) место (где? в чем?) Договор о таможенных тарифах и льготах занимает особое место в ряду межгосударственных соглашений
4) отводить - отвести (какое?) место (кому? чему?) Важное место в подготовке специалистов делопроизводства отводится производственной практике
5) иметь (какое?) значение (для кого? чего?) Новый закон будет иметь огромное значение для развития финансово-кредитной сферы
6) придать (какое?) значение (кому? чему?) придавать При формировании штата сотрудников придается значение не только профессиональным качествам претендентов, но и данным психологических тестов
7) уделять внимание (кому? чему?) уделить Все средства массовой информации уделяют внимание таким важным политическим событиям, как выборы в Государственную Думу

Собственно фразеологизмы (например, считать ворон, выводить на чистую воду, выпускать вожжи) в официально-деловой речи употребляются редко или не употребляются вообще в силу высокой экспрессивности, иногда чрезмерной эмоциональной окраски. Попытки приспособить их к деловой речи приводят к некорректности, смешиванию частей разных фразеологизмов, неоправданной замене компонентов, расширению или сокращению фразеологизмов, грамматически неверным последующим сочетаниям и т.д.
9.2.Орфография
При оформлении документов мы руководствуемся "Правилами русской орфографии и пунктуации", изданными впервые в 1956 г. В настоящее время наблюдаются значительные изменения в употреблении прописных букв.
Прописная буква в именах собственных употребляется во всех частях как сложных, так и составных имен, кроме артиклей (в европейских именах) и компонентов, обозначающих степени родства или иерархию чинов (в арабских и азиатских именах).
Например: аэропорт имени Шарля де Голля, Фарух аль-Фейсал, Нараяма-сан, Ким Чен Ир, Чарлз Спенсер Чаплин, Жан-Поль Бельмондо.
Русская транскрипция имен может не соответствовать языку оригинала, поэтому употребление имен обязательно корректируется по справочникам или определяется рекомендациями контрагентов.
Дефис в именах собственных употребляется:
- в сложных именах (Жан-Жак Руссо);
- с частицами Сан-, Сент-, Сен-, Лос-, Лас- (в европейских именах);
- в географических названиях и именах (возможно двойное дефисирование в географических названиях): Лос-Анджелес, Сент-Экзюпери, Франкфурт-на-Майне.
При склонении имен сложных изменяется только вторая часть имени: у Жан-Поля Бельмондо.
При склонении составных имен изменяются все слова: для Уильяма Джефферсона Клинтона.
9.2.1.Прописная буква в географических названиях
- Родовые понятия пишутся со строчной буквы:
- мост Александра III;
- муниципальный округ "Коптево";
- с прописной буквы, если входят в собственное название:
- округ "Марьина Роща";
- город Белая Церковь;
в полных официальных названиях государств все слова пишутся с прописной букв (и в усеченных наименованиях):
- Содружество Независимых Государств - страны Содружества;
- США - правительство Соединенных Штатов - живет в Штатах;
в образных названиях - только первое слово и имена собственные:
- Страна кленового листа = Канада;
- Страна Суоми = Финляндия.
Образные названия не употребляются в документах и деловых бумагах.
9.2.2.Прописная буква в наименованиях должностей и званий
С прописной буквы пишутся названия высших государственных должностей, а их эквиваленты - со строчной:
- Президент РФ - глава государства, российский президент.
Все остальные названия должностей пишутся со строчной буквы. Отступления возможны при оформлении подписи под документом. Названия иностранные, в т.ч. международные, пишутся в соответствии со статусом документа или пожеланиями контрагентов.
9.2.3.Прописная буква в названиях организаций, учреждений и предприятий
При оформлении клишированных форм документов может быть использован единый шрифт без различения прописных и строчных букв. Слова, которые пишутся с прописной буквы:
- важнейшие международные организации (Организация Объединенных Наций, Совет Безопасности ООН);
- высшие государственные учреждения и организации (Совет Федерации, Государственная Дума, Федеральное Собрание, Конституционный Суд);
- высшие военные объединения России (Вооруженные Силы России, Объединенные Вооруженные Силы СНГ).
Первое слово с прописной:
- центральные учреждения РФ (Министерство путей сообщения);
- центральные международные и зарубежные учреждения и организации (Международный олимпийский комитет, Комиссия ООН по...);
- учреждения местного значения (Префектура Центрального округа г. Москвы, Департамент образования, Арбитражный суд Москвы);
4) научные и учебные заведения, учреждения культуры, предприятия (Российская академия наук = Академия наук России, Музей декоративно-прикладного искусства, завод "Красный богатырь", Первый московский часовой завод = 1-й Московский часовой завод, агентство недвижимости "Белый город", банк Славянский кредит").
Слова, которые пишутся со строчной буквы:
1) эквивалентная замена (российский парламент, верхняя/нижняя палата парламента);
2) зарубежные учреждения и организации (военно-морской флот Франции, вооруженные силы ООН).
Написание высших органов законодательной власти иностранных государств является спорным вопросом. В неофициальных бумагах возможна строчная буква (бундестаг, конгресс США), в официальных документах необходимо руководствоваться дипломатическим протоколом или пожеланиями контрагентов.
9.2.4.Названия СМИ
а) Названия органов печати заключаются в кавычки (журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера", "Новое время", "Независимая газета" сообщает).
9.2.5.Прописная буква при правописании имен, отчеств, фамилий
Общее правило написания личных имен
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, прозвищах, кличках пишутся с прописной буквы все входящие в них слова: Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо, Екатерина Великая, но: Дюма-отец, Федоров-старший и т.п., где слова "отец", "старший" и т.п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;
индивидуальные мифологические и религиозные имена: Атлант, Христос, Магомет;
имена действующих лиц в художественных произведениях: Красная Шапочка, Дед Мороз.
Имена и образованные от них названия,
начинающиеся со строчной буквы
Со строчной буквы пишутся:
- имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы, ловелас;
- собственные имена во множественном числе в презрительном, уничижительном значении: гитлеры, квислинги;
- названия единиц величин, образованные от фамилий лиц: ом, ампер, паскаль;
- названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы без кавычек: браунинг, наган, кольт, максим, ремингтон, толстовка, френч, галифе;
- родовые названия мифологических существ: валькирия, домовой.
Сложные фамилии, псевдонимы, личные имена
Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом: Римский-Корсаков, Немирович-Данченко, Овчина-Оболенский-Телепнев.
В западноевропейских фамилиях и именах артикли, предлоги, частицы ван, да, дас, дель, дер, дю, ла, ле, фон и т.п. пишутся со строчной буквы и отдельно от других составных частей: Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи, Лопе де Вега.
Артикли, предлоги, частицы, которые слились с фамилиями или присоединяются к ним при помощи дефиса, или такие, без которых фамилии не употребляются, пишутся с прописной буквы: Вандервельде, Декарт, Дюбуа, Ламарк, Лафонтен, Фонвизин, Ван-Гог, Дю-Белле. Исключение составляют фамилии Ламот-ле-Вайе, Риего-и-Нуньес.
Усеченная частица "де" присоединяется к другой части фамилии или имени через апостроф: Валери Жискар д'Эстен, Луи де Бюсси д'Амбуаз, Де Норман д'Этноль.
С прописной буквы пишутся стоящие перед фамилией частицы "О" (присоединяется через апостроф), "Мак-", "Сеп-", "Сент-" (присоединяются через дефис): Фрэнк О'Коннер, О'Нил, Мак-Грегор, Сен-Жюст, Антуан де Сент-Экзюпери.
Начальная часть "Ибн" арабских, тюркских и других построчных имен пишется с прописной буквы, присоединяется к последующей части, как правило, дефисом: Ибн-Ясир.
Частицы в нерусских фамилиях (и, сан) пишутся со строчной буквы и присоединяются дефисом: Риего-и-Нуньес, Комияма-сан.
Слова "дон", "донья" (господин, госпожа) в сочетаниях с испанскими именами пишутся со строчной буквы, раздельно и в косвенных падежах склоняются: дон Фернандо, доном Фернандо, донья Клемента, доньей Клементой.
Составные части арабских, тюркских и других восточных личных имен, обозначающие социальное положение, родственные отношения и т.д., а также служебные слова (лга, ал, аль, ар, ас, бей, бек, бен, заде, зуль, кызы, оглы, оль, паша, уль, хан, шах, эд, эль и др.) пишутся, как правило, со строчной буквы и присоединяются к имени через дефис: аль-Бируни, Ибрагим-бей, Турсун-заде.
Склонение фамилий
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются: Майорец - Майорца, Коломиец - Коломийца, Озолинг - Озолинга, Хмель - Хмеля.
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Елена Коломиец - Елены Коломиец, Надежда Хмель - Надежды Хмель.
Фамилии, оканчивающиеся на неударные гласные -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда - Неруды, Петрарка - Петрарки (но: Гарсиа, Гулиа).
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемые гласные -а, -я, склоняются: Головня - Головни, Лобода - Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемые гласные -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.
Прилагательные и наречия, образованные от имен лиц
Прилагательные, образованные от индивидуальных имен лиц, мифологических существ и т.п. при помощи суффиксов -ов- (-сп-) или -ни-, пишутся с прописной буквы: Ван-Дейкова мадонна, Далев словарь.
Прилагательные, образованные от индивидуальных имен при помощи суффикса -ск- (-овск-, -свск-, -инск-), пишутся со строчной буквы: пушкинская квартира, шекспировские трагедии.
Имена прилагательные с суффиксом -ск- в значении "памяти такого-то", "имени такого-то", а также в роли имени собственного пишутся с прописной буквы: Сахаровские чтения, Строгановское училище.
Прилагательные, входящие в застывшие фразеологические выражения, пишутся со строчной буквы: гордиев узел, сизифов труд.
Наречия, образованные от имен собственных, пишутся со строчной буквы: по-суворовски.
9.2.6.Правописание знаков отличия, премий
В названиях орденов, не выделяемых кавычками, с прописной буквы, как правило, пишутся все слова, кроме слов "орден" и "степень": орден Суворова I степени, но: орден Отечественной войны I степени, орден Дружбы народов.
В названиях орденов и медалей, выделяемых кавычками, с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные: орден "Материнская слава" I степени, медаль "Защитнику свободной России", медаль "За спасение утопающих", медаль "За отвагу на пожаре", медаль "За личное мужество".
В названиях наград зарубежных стран и международных организаций с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные: Железный крест, орден Почетного легиона, Золотая медаль Мира им. Жолио-Кюри.
В названиях премий с прописной буквы пишется первое слово, кроме слова "премия": Государственная премия Российской Федерации, Гонкуровская премия, Ломоносовская премия, Нобелевская премия, Гран-при.
9.3.Грамматика
Наиболее частыми являются ошибки в определении рода, числа, типа склонения заимствованных слов. Например, неверно:
- мониторинги предприятий отрасли - слово "мониторинг" не имеет формы множественного числа, только: мониторинг;
- предложить инновацию - слово "инновация" не имеет единственного числа, только: инновации;
- без карт-бланша - калька (копия) с французского в русском языке не склоняется, только: карт-бланш.
Запомним:
Только множественное число Только единственное число Не склоняются
авуары; дебаты; инновации; кулуары альтернатива; авантюризм; аудит; бартер; дебет; девальвация; демпинг; дисконт; импичмент; импорт; кворум; конъюнктура; номенклатура; нотификация; патронаж авеню; авизо; брейн-дреин; буржуа; вето; визави; де-факто; де-юре; евро; карт-бланш; коммюнике; массмедиа; ноу-хау; паблисити; протеже
патронат; рэкет; секвестр; форс-мажор; экспорт; эмиссия рантье; резюме; реноме; статус-кво; факсимиле; эмбарго

Актуальной проблемой является образование форм именительного и родительного падежей множественного числа. В именительном падеже множественного числа возможны окончания -а(-я) или -и(-ы):
-а(-я)

-и(-ы)

вексель - векселя';
директор - директора';
инспектор - инспектора';
буфер - буфера';
ордер - ордера';
паспорт - паспорта';
штабель - штабеля';
штемпель - штемпеля'

бухгалтер - бухга'лтеры;
диспетчер - диспе'тчеры;
брокер - бро'керы;
договор - догово'ры;
принтер - при'нтеры;
плейер - пле'йеры;
слесарь - сле'сари;
торт - то'рты

В ряде случаев различия в формах именительного падежа множественного числа связаны со значением слов:
адреса' (адреса сотрудников);
пропуска' (обменять пропуска);
счета' (банковские счета)

а'дресы (поздравительные адресы юбилярам);
про'пуски (пропуски в тексте);
сче'ты (вести счеты, сбросить со счетов)

Большие затруднения вызывает согласование слов.
Чтобы правильно согласовать несклоняемые существительные с прилагательными и глаголами, необходимо установить род существительных в соответствии с правилами:
мужской род:
- одушевленные существительные, называющие мужчин (буржуа, рантье);
- названия профессий, рода занятий, традиционно считающиеся мужскими (атташе, крупье, рефери);
- названия животных (фламинго, пони);
женский род:
- обращение к женщине (леди, пани, мадам);
- названия профессий, рода занятий, традиционно считающиеся женскими (травести);
- самки животных (динго кормила щенков);
- соотносимые с существительными женского рода (авеню = улица);
средний род:
- неодушевленные существительные (коммюнике, резюме, авизо, фиаско, факсимиле).
Чтобы определить род аббревиатур, надо выделить стержневое слово в полном сочетании:
- МПС - ср. р. (Министерство путей сообщения);
- ФСБ - ж. р. (Федеральная служба безопасности);
- МВФ - м. р. (Международный валютный фонд).
Род заимствованных аббревиатур определяется по русскому переводу стержневого слова:
АСЕАН (Association of South-East Asian Nations) - ж. р. (ассоциация);
ОПЕК (Organization of Petroleum Export Countries) - ж. р. (организация);
НАСА (National Aeronautic and Space Administration) - с. р. (управление).
Запомнить: ТАСС, МИД, ОМОН, УБЭП - мужского рода;
РОНО, РАО, ТОО, ЗАО - среднего рода.
9.4.Словообразование
Словообразование тесно связано с такими разделами, как лексика и грамматика, и представляет едва ли не большую сложность.
Немалую трудность представляет образование глаголов и прилагательных от иностранных слов, в т.ч. терминов деловой и общественно-политической речи.
При образовании глаголов наиболее продуктивны суффиксы:
- изова- и -изирова-. Можно выделить группы слов:
1) возможен только суффикс -изова-:
деморализовать, локализовать, парализовать, мобилизовать;
2) возможен только суффикс -изирова-:
активизировать, муниципализировать, утилизировать, госпитализировать;
3) возможны оба варианта (причем чаще встречается второй):
- вулканизовать - вулканизировать;
- пастеризовать - пастеризировать;
- популяризовать - популяризировать.
Продуктивны также суффиксы -ова-/-ева-, -рова- и др.:
- секвестровать - секвестировать, гарантировать, нокаутировать, вотировать;
- коррумпировать, патентовать, цивилизовать, патронировать.
Иногда образование глагола зависит от значения омонима:
- регент - регентствовать (исполнять обязанности монарха);
- регент - регентовать (дирижировать церковным хором).
Для прилагательных нет подобных правил, поэтому следует обращать особое внимание на лексическое значение исходных слов:
- аккредитив - аккредитивный;
- аккредитация - аккредитационный;
- Европа - европейский, европеоидный, европеизированный;
- Евразия - евразийский;
- Европа и Азия - евро-азиатский;
- мессия - мессианский;
- миссия - миссионерский;
- цена - ценовой;
- цензура - цензурный;
- ценз - цензовый;
- церемония - церемонный;
- церемониал - церемониальный.
При образовании глаголов, причастий и прилагательных следует пользоваться словарями и справочниками.
9.5.Синтаксис и пунктуация
В синтаксисе деловой речи наиболее сложными являются порядок слов, согласование подлежащего и сказуемого и употребление параллельных синтаксических конструкций (причастных и деепричастных оборотов).
Порядок слов в русском языке свободный. Но изменение порядка слов может изменить содержание высказывания:
- фермерские хозяйства завершили сев озимых к 10 октября (важна дата);
- фермерские хозяйства к 10 октября завершили сев озимых (важно, что сеяли);
- фермерские хозяйства сев озимых завершили (категоричное утверждение факта совершения действия);
- к 10 октября завершили сев озимых фермерские хозяйства (срок и кто выполнил задание).
Изменение порядка слов должно быть мотивированным и не должно нарушать стилистическую нейтральность. Нарушенный порядок слов иногда затрудняет понимание текста.
Наиболее часто разрывают даты, означающие границы времени.
Неверно: Прошу с 01.07.2003 предоставить мне отпуск за свой счет до 15.07.2003.
Верно: Прошу предоставить отпуск за свой счет с 01.07.2003 по 15.07.2003.
Затруднительным является согласование подлежащего и сказуемого в тех случаях, когда подлежащее выражено словосочетанием. Согласование возможно как по грамматическим признакам, так и по смыслу.
1.Сказуемое в единственном числе:
а) если подлежащее имеет в составе числительное на "один":
- 21 вагон с контрабандной продукцией был задержан за прошедший месяц;
б) при подлежащих, выраженных местоимениями кто, ничто, кое-кто, некто (в мужском роде) и что, нечто (в среднем роде):
- в газете критиковали тех, кто систематически допускает брак в работе;
- в инструкции указано на то, что могло вызвать поломку;
в) при наличии противительных союзов между однородными подлежащими:
- начальником отдела по решению согласительной комиссии назначен не Иванов, а Петров;
г) при наличии повторяющихся определений перед однородными членами:
- каждый цех, каждый станок должен быть взят на учет;
д) при обратном порядке слов:
- на выставке-ярмарке представлена молочная продукция, дары леса, продукты переработки плодоовощных культур;
е) при перечислении:
- в продаже имеется:
- ткани шелковые;
- готовые платья;
- обувь детская.
2.Сказуемое во множественном числе:
а) подлежащее имеет в составе числительное на "два", "три", "четыре":
- на межрегиональной конференции были представлены 34 вуза;
б) при однородных подлежащих без союзов и повторяющихся слов, без нарушения порядка слов:
- в президиум конференции были набраны представители профсоюзов, руководители фракций и независимые деятели.
3.Возможно двоякое согласование.
Подлежащие со словами и сочетаниями большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, мало, несколько:
- большинство голосовало против;
- большинство выступавших поддержали докладчика.
4.Согласование идет по грамматическим принципам:
а) со словами ряд, часть, количество и другими, имеющими при себе определение:
- большое количество зерна и другой сельхозпродукции сдано первым сортом;
- целый ряд юридических и лингвистических ошибок повлияли на оценку законопроекта;
б) подлежащее выражено условным наименованием без родового понятия:
- "Известия" опубликовали...;
- "Стальпроект" сорвал план поставки комплектующих;
- "Ярмарка тщеславия" впервые экранизирована...;
в) при согласовании с сочетаниями терминологического характера (автомобиль-амфибия) или при наличии приложения (газета "Время") принято ориентироваться на более общее (родовое) понятие:
- газета "Известия" опубликовала;
- музей-квартира открылся;
- озеро Селигер было объявлено...
9.6.Употребление заимствованных слов
Точность словоупотребления - одно из важнейших качеств речи. Всем известен афоризм: "Кто ясно мыслит, тот ясно излагает". Чтобы речь (как устная, так и письменная) была абсолютно понятна собеседнику (читателю), необходимо точно и правильно выбирать слова. Неправильно употребленное слово может исказить смысл сообщения, создать возможность двоякого толкования и даже придать фразе нежелательную стилистическую окраску, чаще всего сниженную.
Современная деловая речь, а также речь политиков, общественных деятелей - явление сложное. Наибольшую трудность представляют заимствованные слова, значения которых не всегда точно известны как говорящим, так и пишущим, как авторам, так и адресатам речи. Практически все слова общественно-политического и делового лексикона - это заимствования из греческого, латинского, английского, немецкого, французского и некоторых других языков. Некоторые слова мы образуем в речи по моделям этих языков:
демократия; технология; стенограмма из греческого мониторинг; консалтинг из английского
эргономика по греческим моделям авуары; визави; коммивояжер из французского
плебисцит; де-юре; субсидия из латинского верификация; ратификация; деквалификация имеют немецкий суффикс

Не стоит пытаться определить значение неизвестных слов по аналогии с нашими словами - ошибок не миновать:
апробация; апробировать /= опробовать

апробация = утверждение, одобрение.
Сравните: Необходимо опробовать новую схему формирования архива фирмы.
Апробация материалов доклада проведена на заседании консультационного совета.
Следует учесть, что общественно-политическая и деловая лексика имеет ярко выраженный характер: большинство слов не имеют в русском языке общеупотребительных синонимов.
Часто употребляемые в деловой речи заимствованные слова могут отличаться от русских синонимов оттенками значения и сочетаемости:
район - регион;
авария - катастрофа;
восстановление - реставрация.
Также заимствованные слова образуют тематические ряды, элементы которых различны по значению:
гранд - дотация - пенсия - субсидия - субвенция - стипендия;
аннотация - дайджест - резюме - конспект - реферат - тезисы.
Возможны затруднения при выборе слов, составляющих паронимические пары:
    патронат -                                 патронаж -
    (покровительство)                          (социально-медицинский уход)

Знание значений слов поможет правильно построить фразу, избежать ошибочного сочетания с другими заимствованными словами, а также избыточного толкования терминов.
Приведем в качестве примера ряд часто употребляемых в настоящее время слов:
Альянс - союз между государствами, союз вообще, объединение
Бартер - прямой товарообмен
Верификация - проверка документов, расчетов
Деквалификация - потеря, изменение квалификации, опыта
Импичмент - процедура привлечения к парламентскому суду высших должностных лиц государства
Примат - первенство, преобладающее значение, главенство нововведения
Инновации - нововведения
Инцидент - случай, происшествие, чаще всего неприятного характера
Инжиниринг - инженерно-консультативные услуги
Коммивояжер - разъездной агент торговой фирмы
Мониторинг - специально организованное систематическое наблюдение за какими-либо процессами
Новация - прекращение действия обязательств и замена их на новые по соглашению сторон
Плебисцит - всенародное голосование, референдум
Приоритет - первенство в открытии, в изобретении, преобладающее значение чего-либо, в чем-либо
Брэнд - популярная торговая марка в какой-либо период времени
Дефолт - невыполнение обязательств, отказ от уплаты долга
Эволюция - равномерное, поступательное развитие
Эксцесс - нарушение общественного порядка, острое столкновение
Электорат - круг избирателей, голосующих за какую-либо партию на выборах

В целом выбор слов должен характеризоваться не только точностью, но и уместностью. Это значит: не употребляйте, по возможности, иностранные слова, если есть аналогичное русское слово или словосочетание. Речь должна отличаться грамматической правильностью, стилистически соответствовать всему высказыванию (тексту), также слова должны подбираться с учетом норм сочетаемости.
10.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и настоящей Инструкцией.
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.
10.1.Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
10.1.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Администрации (подразделениях Администрации), с указанием сроков их хранения.
10.1.2.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного срока хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов исполнительной власти, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение N 10).
10.1.3.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений органов исполнительной власти; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в структурных подразделениях Администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
10.1.4.Номенклатура дел Администрации (подразделения Администрации) разрабатывается ответственным за делопроизводство в конце года на следующий календарный год, согласовывается с ЭПК, утверждается руководителем подразделения Администрации.
10.1.5.В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Администрации. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации (подразделения Администрации). Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделение Администрации получает выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
10.1.6.Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.
10.2.Оформление документов, законченных делопроизводством
10.2.1.Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Администрации, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов ведомственных архивов.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительного листа (листа-заверителя) дела (приложение N 11);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) (приложение N 12).
10.2.2.При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.
10.2.3.Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3.Экспертиза ценности документов
10.3.1.Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) Администрации (подразделения Администрации). Организация работы ЭК определяется Положением об ЭК.
10.3.2.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняется действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.
В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, Положением об ЭК Администрации.
10.3.3.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 13).
10.3.4.Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению.
10.4.Формирование и оформление дел
10.4.1.В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.
10.4.2.Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
10.4.3.Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
10.4.4.Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на запрет снятия копий с документов дела.
Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
10.4.5.Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
10.4.6.Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
10.4.7.Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы.
В заверительном листе цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть), графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.
10.4.8.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указывается наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование органа местного самоуправления указывается полностью, в именительном падеже;
- наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;
- индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации (подразделения Администрации), согласованной с ЭПК Департамента Смоленской области по делам архивов;
- дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения пишется "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Департамента Смоленской области по делам архивов (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела Администрации (подразделения Администрации).
10.5.Составление и оформление описей дел
10.5.1.На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно работником, ответственным за ведомственный архив Администрации, составляются описи дел.
10.5.2.Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Администрации (подразделения Администрации). Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах подписывается "то же", другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д.
10.5.3.Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются соответственно в 4 экземплярах и 3 экземплярах, которые представляются в архивный отдел Администрации.
После утверждения и согласования их на ЭПК архивного органа 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 2 экземпляра описи дел по личному составу передаются в ведомственный архив Администрации. Остальные экземпляры остаются в архивном отделе Администрации.
10.6.Организация оперативного хранения документов
10.6.1.С момента заведения и до передачи в архивный отдел Администрации дела хранятся по месту их формирования.
10.6.2.Руководители подразделений Администрации и работники службы ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел.
10.6.3.Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в Администрации.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.
10.6.4.К каждому делу оформляется справка о выдаче документов, в которой при ознакомлении с делом должна делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен.
10.6.5.Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя подразделения Администрации с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.
10.7.Подготовка и передача документов в ведомственный архив Администрации
10.7.1.В ведомственный архив Администрации (далее - архив) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
10.7.2.Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в подразделениях Администрации.
10.7.3.Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в подразделениях Администрации и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.7.4.В период подготовки дел к передаче в архив ответственным за архивное хранение предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.
10.7.5.Прием каждого дела производится ответственным за архивное хранение в присутствии работника подразделения Администрации. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи ответственного за архивное хранение и работника подразделения Администрации, передавшего дела.
10.7.6.В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает правопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
10.7.7.Передача дел в архивный отдел Администрации осуществляется по истечении ведомственного срока хранения.
10.8.Использование документов архивного отдела Администрации
10.8.1.Дела и копии документов, хранящиеся в архивном отделе Администрации, предоставляются работникам подразделений Администрации для работы в помещении архивного отдела или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне архивного отдела.
10.8.2.Работники подразделений Администрации несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.
При увольнении работник подразделения Администрации обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.
10.8.3.Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.
Архив документов Смоленской области (c) 2024