Приложение к Постановлению от 16.06.2009 г № 241 Положение
Положение об архивном отделе администрации города Смоленска
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Архивный отдел Администрации города Смоленска (далее - отдел) создан в соответствии с решением 70-й сессии Смоленского городского Совета III созыва от 07.04.2009 N 1124 "Об утверждении структуры Администрации города Смоленска".
1.2.Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации города Смоленска без права юридического лица, имеет круглую печать и бланки со своим наименованием.
1.3.В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре, настоящим Положением.
1.4.Отдел функционально в своей деятельности подчиняется заместителю Главы города - руководителю аппарата Администрации города Смоленска.
2.ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
2.1.Обеспечение в пределах своей компетенции сохранности и государственный учет архивных документов.
2.2.Комплектование отдела документами, имеющими для муниципального образования историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
2.3.Организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
2.4.Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5.Осуществление методического руководства архивным делом в структурных подразделениях Администрации города Смоленска, муниципальных предприятиях и учреждениях.
3.ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
Основными функциями отдела являются:
3.1.Организация в пределах своей компетенции хранения и государственный учет документов.
3.2.Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.3.Подготовка, представление Администрации города Смоленска и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.
3.4.Составление списков организаций - источников комплектования отдела, утверждаемых Главой города Смоленска и согласовываемых с Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре, систематическая работа по их уточнению.
3.5.Отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел.
3.6.Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.
3.7.Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования архива.
3.8.Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству.
3.9.Рассмотрение и представление в Архивное управление Департамента Смоленской области по культуре поступивших от организаций описей дел постоянного хранения.
3.10.Рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре.
3.11.Изучение и обобщение практики работы архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта.
3.12.Оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
3.13.Информирование структурных подразделений Администрации города Смоленска, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию.
3.14.Исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан.
3.15.Проведение в пределах своей компетенции проверок сохранности, правильности оформления дел в структурных подразделениях Администрации города Смоленска, муниципальных предприятиях и учреждениях.
3.16.Развитие и совершенствование архивного дела и делопроизводства, внедрение государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
3.17.Отдел в пределах своей компетенции обеспечивает постоянное и долговременное хранение следующих документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области архивного дела:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РФ, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении города Смоленска и Смоленской области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РФ, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города Смоленска по реализации отдельных государственных полномочий Администрации города Смоленска, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, являющихся частной собственностью Архивного фонда РФ;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
4.ПРАВА ОТДЕЛА
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1.Представлять Администрацию города Смоленска по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2.Вносить на рассмотрение Администрации города Смоленска и Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре предложения: по развитию архивного дела; улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе; совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций.
4.3.Вносить на рассмотрение Администрации города Смоленска предложения и проекты правовых актов по вопросам архивного дела.
4.4.Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и регионального архивного законодательства.
4.5.Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города, обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.6.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города Смоленска и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.7.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4.8.Запрашивать и получать в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, у государственных, иных органов и организаций необходимую информацию, документы и материалы.
4.9.Обращаться в контрольные (надзорные) и другие органы в целях проведения проверок соблюдения законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела.
5.РУКОВОДСТВО ОТДЕЛОМ
5.1.Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города Смоленска.
5.2.Начальник отдела:
- осуществляет руководство всей деятельностью отдела;
- несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел;
- распределяет обязанности между работниками отдела;
- обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины;
- ведет прием граждан, представителей предприятий, организаций, учреждений;
- отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией города Смоленска и в установленном порядке - перед Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре;
- обеспечивает в установленном порядке взаимодействие отдела с другими структурными подразделениями Администрации города Смоленска по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
- обеспечивает взаимодействие отдела с Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре, Представительством Российского общества историков-архивистов и другими общественными организациями.
5.3.Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Главой города Смоленска с учетом рекомендаций Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре.
6.ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
Источником финансирования расходов по содержанию отдела, а также выполнению его функций являются средства бюджета города Смоленска.