Постановление от 28.03.2011 г № 69
Об утверждении Административного регламента по исполнению муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование) и учет архивных документов и архивных фондов Администрации муниципального образования „Глинковский район“ Смоленской области»
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование) и учет архивных документов и архивных фондов Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области".
2.Настоящее постановление подлежит официальному обнародованию.
3.Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава администрации
муниципального образования
"Глинковский район"
Смоленской области
Н.А.ШАРАБУРОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ХРАНЕНИЕ,
КОМПЛЕКТОВАНИЕ (ФОРМИРОВАНИЕ) И УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГЛИНКОВСКИЙ РАЙОН"
СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ"
1.Общие положения
1.1.Административный регламент по исполнению муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование) и учет архивных документов и архивных фондов архивным отделом Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области" (далее - муниципальная функция) определяет сроки совершения и последовательность действия административных процедур при комплектовании архивного фонда Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области.
1.2.Исполнение муниципальной функции по комплектованию архивных документов муниципальных органов власти, муниципальных организаций, других ликвидированных организаций всех форм собственности, граждан осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 6 марта 2007 г.);
- Положение об архивном отделе Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области, утвержденное постановлением Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области от 29.11.2011 N 315.
1.3.Основные понятия, применяемые в настоящем регламенте:
- муниципальная функция - функция органа местного самоуправления муниципального образования, установленная законом или иным нормативным правовым актом;
- документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
- упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
- научно-справочный аппарат - совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации.
1.4.Информация о муниципальной функции размещена:
- Администрация муниципального образования "Глинковский район": 216320, Смоленская область, с. Глинка, ул. Ленина, д. 8, телефон архивного отдела: 8(48165) 2-11-89;
- официальный сайт Администрации муниципального образования "Глинковский район" - http:www.admin.smolensk.ru/~glinka.
Адрес электронной почты: glinkaadmin@rambler.ru.
Распорядок работы архивного отдела:
ежедневно с 9-00 до 17-00;
перерыв с 13-00 до 14-00;
приемные дни: понедельник - пятница;
выходные дни: суббота и воскресенье.
1.5.Получателями муниципальной функции являются органы местного самоуправления, физические или юридические лица, обращающиеся на законных основаниях по вопросам хранения, комплектования (формирования), учета архивных документов.
2.Требования к объему и качеству исполнения муниципальной функции
2.1.Исполнение муниципальной функции осуществляется архивным отделом Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области (далее - архивный отдел).
2.2.Наименование муниципальной функции: "Хранение, комплектование (формирование) и учет архивных документов и архивных фондов архивным отделом Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области".
2.3.Описание результата муниципальной функции:
1.Комплектование (формирование) муниципального архива документами организаций - источников комплектования, ликвидированных организаций и граждан.
2.Полный комплект учетных документов архива.
3.Создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) архива (опись дел, документов, картотека).
4.Сохранность архивных документов.
5.Выявление документов архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном состоянии, неисправимо поврежденных и снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов.
6.Доступ пользователей к архивным документам.
2.4.Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции.
Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела и от физических лиц - источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется при наличии следующих документов:
- опись дел постоянного хранения;
- историческая справка (при первом приеме документов);
- договор (для организаций негосударственных форм собственности и физических лиц);
- заявление о приеме документов в архив (от физических лиц).
Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при наличии следующих документов:
- документ, подтверждающий ликвидацию или банкротство организации;
- опись дел по личному составу.
2.5.Срок исполнения муниципальной функции.
1.Прием документов на постоянное хранение от организаций - источников комплектования архивного отдела, а также от физических лиц - источников комплектования архива документами личного происхождения осуществляется в течение 1 (одного) дня согласно графику передачи дел постоянного хранения в архивный отдел.
2.Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в течение 1 (одного) дня.
2.6.Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, осуществляется систематически. Один раз в месяц предусматривается санитарный день в целях проведения санитарно-гигиенических работ.
2.7.Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, но не реже 1 раза в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующего архивным отделом проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).
2.8.Ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, обязательных архивных справочников (опись дел, документов, каталог) осуществляется систематически.
2.9.Основания для приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции:
1.Отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение.
2.Наличие в представленных документах исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание.
3.Отсутствие документов, предусмотренных п. 2.5 настоящего Административного регламента.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур
3.1.Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции
Организация комплектования архивного отдела архивными документами включает:
- определение источников комплектования архивного отдела муниципального образования "Глинковский район";
- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел;
- прием-передачу архивных документов в архивный отдел.
3.2.Определение источников комплектования архивного отдела
Комплектование архивного отдела архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования муниципального архива муниципального образования "Глинковский район".
Органы местного самоуправления муниципального образования "Глинковский район" включаются в список источников комплектования архива в обязательном порядке.
Список источников комплектования архивного отдела составляется специалистом архивного отдела на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения физических и юридических лиц к источникам комплектования архивов и на основании изучения состава архивных документов организаций муниципального образования "Глинковский район".
Составленный специалистом архивного отдела список источников комплектования архивного отдела представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.
Уточнение списка источников комплектования архивного отдела производится по мере необходимости.
Муниципальные организации могут быть исключены из списка источников комплектования архивного отдела, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.
Архивный отдел вправе участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования архивного отдела.
Архивный отдел в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие со службами документационного обеспечения управления, архивными и экспертными службами источников его комплектования.
3.3.Определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив
Приему на архивное хранение в архивный отдел подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования архивного отдела документы архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения), а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) организаций и органов местного самоуправления муниципального образования "Глинковский район" (далее - документы по личному составу).
Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в архивный отдел, определяется номенклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления муниципального образования "Глинковский район", и организациях, включенных в список источников комплектования архивного отдела.
Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются на архивное хранение в муниципальный архив в упорядоченном состоянии. Органы местного самоуправления муниципального образования "Глинковский район", в том числе их структурные подразделения, отнесенные к самостоятельным источникам комплектования архивного отдела, муниципальные организации, физические и юридически лица, включенные в список источников комплектования архивного отдела, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле.
Подготовка архивных документов к сдаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование дел, оформление заголовков дел, проведение научно-технической обработки, составление описей дел. При проведении экспертизы ценности архивных документов и определении сроков их хранения органы местного самоуправления муниципального образования "Глинковский район" и муниципальные организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.
Архивный отдел рассматривает и направляет на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии архивного отдела Смоленской области:
- описи дел постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архивного отдела;
- описи дел по личному составу ликвидируемых организаций;
- описи дел по спецдокументации организаций - источников комплектования;
- список источников комплектования архивного отдела.
Архивный отдел рассматривает и согласовывает:
- описи дел по личному составу, представляемые организациями - источниками комплектования архива;
- номенклатуры дел организаций - источников комплектования архива.
3.4.Прием-передача документов на архивное хранение
1.Прием-передача архивных документов в архивный отдел от источников комплектования архива осуществляется по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.
2.Прием архивных документов осуществляется архивным отделом в установленном порядке в соответствии с графиком приема архивных документов.
3.Внеплановый прием архивных документов, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования архивного отдела или в случае угрозы сохранности архивных документов.
4.Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в муниципальный архив, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования архивного отдела, передающих указанные документы.
5.Архивный отдел осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.
6.Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - в соответствующем источнике комплектования архивного отдела.
7.В случае ликвидации органов местного самоуправления муниципального образования "Глинковский район" и организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в отдел по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.
8.В случае ликвидации муниципальных организаций, предприятий всех форм собственности, не являющихся источниками комплектования муниципального архива, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в архивный отдел.
Не принимаются на хранение в архивный отдел:
- архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;
- архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение.
4.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, и принятием решений, осуществляется начальником архивного отдела.
4.2.Контроль за представлением муниципальной функции архивным отделом осуществляет Администрация муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности.
Плановые проверки осуществляет отдел по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре на основании годовых планов. Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению пользователя.
5.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги
5.1.Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции, может производиться в судебном и внесудебном порядке.
5.2.Заявители могут обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу Главе администрации муниципального образования "Глинковский район".
5.3.Жалоба заявителя в письменной форме должна содержать следующую информацию:
- фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на жалобу;
- должность, фамилию, имя и отчество работника (при наличии сведений), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- существо обжалуемого решения, действия (бездействия);
- личная подпись и дата обращения.
5.4.Дополнительно в жалобе могут указываться причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права и законные интересы, созданы препятствия к их реализации, а также иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
5.5.К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающие изложенные обстоятельства. В таком случае заявителем приводится перечень прилагаемых документов.
5.6.По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным обжалуемого решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении требований.
5.7.Жалоба заявителя не рассматривается в следующих случаях:
- отсутствия сведений об обжалуемом решении, действии, бездействии (в чем выразилось, кем принято);
- отсутствия фамилии, имени, отчества (при наличии) гражданина, наименования юридического лица;
- отсутствия почтового адреса.
5.8.Письменный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее 15 дней с момента ее регистрации.
5.9.Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции в судебном порядке, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.