Приложение к Приказу от 07.11.2011 г № 182 Административный регламент
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛНЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО КУЛЬТУРЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ НА ТЕРРИТОРИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ"
1.Общие положения
1.1.Наименование государственной функции
Организация контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Смоленской области (далее - государственная функция).
1.2.Наименование органа, исполняющего государственную функцию
Государственная функция исполняется Департаментом Смоленской области по культуре (далее также - Департамент) и его структурным подразделением - отделом по работе с архивами (далее также - Отдел).
1.3.Правовые основания для исполнения государственной функции
- Конституция Российской Федерации (Российская газета, 2009,21 января);
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 , ст. 1);
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291);
- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410);
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 , ст. 3448);
- Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52 , ст. 6249; 2009, N 18 , ст. 2140; N 29, ст. 3601; N 48, ст. 5711; N 52 , ст. 6441; 2010, N 17, ст. 1988; N 18, ст. 2142; Российская газета, 2010, 30 июля);
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; Российская газета, 2009, 20 мая);
- областной закон от 20.12.2005 N 142-3 "О разграничении полномочий органов государственной власти Смоленской области в сфере архивного дела" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2005, N 13 , стр. 66; 2009, N 6, стр. 27);
- постановление Администрации Смоленской области от 01.04.2004 N 92 "Об утверждении Положения о Департаменте Смоленской области по культуре" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2004, N 3, стр. 198; 2006, N 4 , стр. 151; Смоленская газета, 2006, 29 сентября; Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2009, N 5 , стр. 77; N 7 , стр. 104).
1.4.Предмет регионального государственного контроля
Предметом регионального государственного контроля является соблюдение архивного законодательства на территории Смоленской области областными государственными архивными учреждениями, архивными отделами администраций муниципальных образований Смоленской области, организациями - источниками комплектования государственных архивов и архивных отделов, расположенными на территории Смоленской области (далее также - объекты проверки).
1.5.Права и обязанности должностных лиц при осуществлении государственного контроля
1.5.1.При проведении проверки специалисты отдела по работе с архивами имеют право:
- запрашивать и получать документы основного и вспомогательного учета архивных документов и иную необходимую для проведения проверки информацию;
- получать доступ в пределах своей компетенции к базам данных автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ и автоматизированному научно-справочному аппарату проверяемого объекта проверки с учетом требований законодательства Российской Федерации о защите информации;
- проводить осмотр архивных документов и мест их хранения;
- проводить выборочную проверку наличия и состояния архивных документов;
- осматривать территории, здания, строения, сооружения, помещения, используемые объектом проверки;
- осуществлять иные не противоречащие законодательству и соответствующие полномочиям Отдела мероприятия.
1.5.2.При проведении проверки специалисты отдела по работе с архивами обязаны:
- соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы юридического лица, проверка которого проводится;
- проводить проверку на основании приказа начальника Департамента о ее проведении;
- проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку - при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа начальника Департамента о проведении проверки, при необходимости копии документа органа прокуратуры о согласовании проведения внеплановой выездной проверки;
- не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю объекта проверки присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;
- предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю объекта проверки, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;
- составлять по результатам проверки акт и справку о результатах проверки соблюдения законодательства об архивном деле и предоставлять их для ознакомления руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю объекта проверки;
- соблюдать сроки проведения проверки, установленные приказом начальника Департамента;
- не требовать от юридического лица документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;
- доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании юридическими лицами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.6.Права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляются мероприятия по контролю
1.6.1.Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица, в отношении которого проводится проверка, имеют право:
- непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;
- знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями специалистов отдела по работе с архивами;
- предоставлять в Департамент в письменной форме возражения в отношении акта и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений;
- обжаловать действия (бездействие) специалистов Отдела, повлекшие за собой нарушение прав юридического лица, во внесудебном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.6.2.Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица, в отношении которого осуществляются мероприятия по контролю, обязаны:
- обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей юридического лица;
- предоставить специалистам отдела по работе с архивами, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку специалистов на территорию, в используемые юридическим лицом при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемым юридическим лицом оборудованию, к архивным документам.
2.Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1.Порядок информирования об исполнении государственной функции
Информирование о порядке исполнения государственной функции осуществляется Департаментом Смоленской области по культуре и отделом по работе с архивами Департамента.
Местонахождение:
Департамента: площадь Ленина, дом 1, город Смоленск, Российская Федерация; тел.: (8-4812) 38-67-14, тел./факс: 38-76-72; E-mail: kult@admin.smolensk.ru;
отдела по работе с архивами Департамента: Соборный двор, дом 5, город Смоленск, Российская Федерация, тел.: (8-4812) 38-07-19, 35-05-15, тел./факс: 38-66-83; E-mail: arhiv@admin.smolensk.ru.
Режим работы Департамента и Отдела:
понедельник - пятница с 9.00 до 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00);
суббота и воскресенье - выходные дни.
Информация по вопросам исполнения государственной функции предоставляется сотрудниками Департамента и Отдела:
по телефону;
по письменным обращениям;
по электронной почте;
при личном обращении;
посредством официального сайта Департамента: http://kultura.admin-smolensk.ru;
посредством региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Смоленской области": http://pgu.admin-smolensk.ru.
При ответах на телефонные звонки граждан по вопросу государственной функции сотрудники Отдела обязаны подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях исполнения государственной функции, стараясь избегать конфликтных ситуаций.
2.1.6.Прием граждан осуществляется начальником Департамента, начальником Отдела и другими должностными лицами Отдела по рабочим дням.
2.2.Срок исполнения государственной функции
Срок исполнения государственной функции не может превышать двадцати дней.
3.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при составлении ежегодного плана проведения плановых проверок. Исполнение государственной функции осуществляется в форме плановых и внеплановых проверок.
Плановые проверки в отношении одного объекта проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.
Плановые проверки проводятся на основании разрабатываемых Департаментом ежегодных планов проведения плановых проверок.
Проект ежегодного плана проведения плановых проверок составляется начальником Отдела, утверждается начальником Департамента и в установленный законом срок направляется в прокуратуру Смоленской области.
Департамент рассматривает предложения органов прокуратуры и по итогам их рассмотрения направляет в прокуратуру Смоленской области в срок до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, ежегодный план проведения плановых проверок.
Утвержденный начальником Департамента ежегодный план проведения плановых проверок доводится до сведения заинтересованных лиц посредством его размещения на официальном сайте Департамента в сети Интернет либо иным доступным способом.
3.1.7.Основанием для включения в ежегодный план проведения плановых проверок является истечение трех лет со дня:
- государственной регистрации объекта проверки;
- окончания проведения последней плановой проверки объекта проверки.
3.1.8.В ежегодном плане проведения плановых проверок указываются:
- наименование государственного архива, архивного отдела;
- организация - источник комплектования, деятельность которой подлежит плановым проверкам;
- цель и основание проведения каждой плановой проверки;
- дата и сроки проведения каждой плановой проверки;
- наименование органа государственного контроля, осуществляющего конкретную плановую проверку.
3.2.Принятие решения о проведении проверки
3.2.1.При наступлении очередного этапа реализации ежегодного плана проведения плановых проверок либо при выявлении обстоятельств, обосновывающих проведение внеплановой проверки, начальник Отдела назначает специалистов, уполномоченных на проведение проверки (далее - уполномоченные специалисты).
Уполномоченные специалисты собирают все имеющиеся материалы, касающиеся объекта проверки, характеризующие состояние деятельности объекта проверки, акты предыдущих проверок, результаты устранения выявленных нарушений и иные материалы.
Уполномоченные специалисты проводят анализ имеющихся и (или) полученных в ходе исполнения Департаментом государственной функции материалов, касающихся объекта проверки, на предмет:
- отсутствия противоречий и достоверности содержащихся в них сведений;
- соблюдения объектом проверки порядка и сроков представления отчетов и иных сведений, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Смоленской области;
- отсутствия в действиях объекта проверки нарушений законодательства Российской Федерации и Смоленской области;
- принятия объектом проверки необходимых мер по устранению выявленных нарушений, в том числе по результатам ранее проведенных проверок и вынесенных по ним предписаний.
Максимальный срок выполнения указанных действий составляет 2 рабочих дня.
3.2.4.Специалист Отдела подготавливает и передает на подпись проект приказа начальника Департамента о проведении проверки объекта проверки (далее - приказ о проведении проверки) по форме, утвержденной Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 N 141 "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".
Максимальный срок выполнения указанных действий составляет 1 рабочий день.
3.2.5.Начальник Департамента подписывает приказ о проведении проверки или возвращает его на доработку уполномоченным специалистам с указанием причин, не позволивших его подписать.
Максимальный срок выполнения указанного действия составляет 1 рабочий день.
После подписания начальником Департамента приказа о проведении проверки не позднее следующего рабочего дня с ним знакомятся уполномоченные на проведение проверки специалисты.
3.3.Подготовка к проведению плановой проверки
Основанием для подготовки к проведению плановой проверки является подписание начальником Департамента приказа о проведении проверки.
Уполномоченные специалисты на основе имеющихся в Отделе материалов, касающихся объекта проверки:
- уточняют вопросы, подлежащие проверке;
- определяют объем выборки документов (информации), необходимых для проведения плановой проверки, с учетом предварительной оценки достоверности документов, имеющихся в архивном управлении, результатов устранения нарушений и недостатков, выявленных в ходе предшествующих проверок, исполнения требований объектом проверки законодательства Российской Федерации.
Максимальный срок выполнения указанных действий составляет 3 рабочих дня.
Уполномоченные специалисты уведомляют объект проверки о проведении плановой проверки не позднее чем за 3 рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии приказа о проведении проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом.
В уведомлении указывается список документов, которые объект проверки обязан представить в определенный в уведомлении срок.
3.4.Проведение плановой выездной проверки
Плановая проверка проводится в форме выездной проверки.
Основанием для проведения выездной проверки является приказ о проведении проверки по месту нахождения объекта проверки.
Выездная проверка может проводиться только уполномоченными специалистами, которые указаны в приказе о проведении проверки.
Выездная проверка начинается с предъявления уполномоченными специалистами служебных удостоверений, обязательного ознакомления руководителя объекта проверки или его уполномоченного представителя с приказом о проведении проверки, полномочиями проводящих проверку лиц, а также с целями, задачами, основаниями, сроками и условиями проведения проверки, видами и объемом мероприятий при осуществлении государственной функции.
На втором экземпляре копии приказа о проведении проверки, остающейся у уполномоченных специалистов, руководитель объекта проверки или его уполномоченный представитель проставляет отметку о получении приказа о проведении проверки с указанием должности, фамилии, имени и отчества, а также даты и времени его получения.
Максимальный срок выполнения действия - 1 рабочий день с момента прибытия уполномоченных специалистов к месту проведения выездной проверки.
Уполномоченные специалисты осуществляют выездную проверку, в ходе которой:
- запрашивают и получают от руководителя объекта проверки или его уполномоченного представителя в рамках предмета проверки необходимые документы за проверяемый период, а также требуют письменные или устные пояснения по вопросам, возникающим в ходе проверки;
- проводят рабочие встречи и совещания с руководителем объекта проверки или, его уполномоченным представителем, в ходе которых обсуждают предварительные результаты проверки, требующие дополнительных пояснений, а также меры по устранению возможных разногласий по существу выявленных нарушений в деятельности объекта проверки.
3.5.Проведение внеплановой проверки
3.5.1.Основаниями для проведения внеплановой проверки являются:
- истечение срока исполнения объектом проверки ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований и (или) требований, установленных правовыми актами Смоленской области;
- поступление в Департамент обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, информации из органов исполнительной власти Смоленской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области, средств массовой информации о фактах возникновения угрозы причинения вреда или причинения вреда документам Архивного фонда Российской Федерации; нарушения прав потребителей (в случае обращения граждан, права которых нарушены);
- приказ начальника Департамента, изданный в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.
Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Департамент, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки.
Внеплановая проверка проводится в форме выездной проверки в порядке, установленном статьями 11 и 12 Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" и подразделами 3.2 - 3.4 раздела 3 настоящего Административного регламента.
В день подписания приказа о проведении проверки в целях согласования проведения внеплановой выездной проверки Департамент представляет либо направляет заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении в орган прокуратуры по месту осуществления деятельности объекта проверки заявление о согласовании проведения внеплановой выездной проверки. К заявлению прилагаются копия приказа о проведении проверки и документы, которые содержат сведения, послужившие основанием для ее проведения.
Объект проверки уведомляется Отделом о проведении проверки, за исключением внеплановой выездной проверки, основания проведения которой указаны в абзаце третьем пункта 3.5.1 подраздела 3.5 раздела 3 настоящего Административного регламента, не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом.
3.6.Основания приостановления исполнения государственной функции
Оснований приостановления исполнения государственной функции федеральным и (или) областным законодательством не предусмотрено.
3.7.Порядок оформления результатов проверки и принимаемые меры при выявлении нарушений при проведении проверки
3.7.1.Уполномоченные специалисты, проводящие проверку, непосредственно после ее завершения составляют акт проверки в двух экземплярах. Один экземпляр акта проверки вручается уполномоченными специалистами руководителю объекта проверки либо его уполномоченному представителю под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки.
3.7.2.В случае отсутствия руководителя объекта проверки или его уполномоченного представителя, а также в случае их отказа дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки уполномоченные специалисты направляют акт проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
Максимальный срок для направления акта проверки для ознакомления с ним объекта проверки - 1 рабочий день с даты его составления.
3.7.3.В случае если для проведения внеплановой выездной проверки требуется согласование ее проведения с органом прокуратуры, копия акта проверки направляется уполномоченными специалистами в орган прокуратуры, которым принято решение о согласовании проведения проверки, в течение 5 рабочих дней со дня составления акта проверки.
3.7.4.Уполномоченные специалисты Отдела, осуществляющие исполнение государственной функции, возбуждают и рассматривают дела об административных правонарушениях в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях.
4.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением уполномоченными специалистами административных действий (процедур) при исполнении государственной функции, сроков их исполнения обеспечивается начальником Отдела, начальником (заместителем начальника) Департамента путем проведения проверок полноты и качества исполнения уполномоченными специалистами положений настоящего Административного регламента.
Проверка полноты и качества исполнения государственной функции осуществляется на основании приказа начальника Департамента и носит плановый и внеплановый характер. Проверка также может проводиться по конкретному обращению объекта проверки.
Должностные лица несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица, являющегося объектом проверки, может контролировать исполнение государственной функции посредством контроля размещения информации на сайте, письменного и (или) устного обращения в Департамент или Отдел.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений
Департамента Смоленской области по культуре,
его должностных лиц
5.1.Действия (бездействие) и решения должностных лиц Департамента, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы в досудебном (внесудебном) порядке.
5.2.Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые должностным лицом в ходе исполнения государственной функции.
Основанием для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановления ее рассмотрения являются:
- отсутствие указания фамилии заявителя и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;
- если текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- наличие в обращении нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи (в этом случае в адрес заявителя направляется письмо о недопустимости злоупотребления своим правом);
- если в обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в один и тот же орган или одному и тому же должностному лицу обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление письменного обращения с жалобой (претензией) на действия (бездействия) и решения.
Заявитель вправе ознакомиться с документами и материалами, необходимыми ему для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).
Жалоба (претензия) заявителя должна быть адресована начальнику Департамента.
Срок досудебного (внесудебного) рассмотрения жалобы (претензии) составляет 30 дней со дня регистрации.
Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является принятие решения о признании обращения обоснованным, частично обоснованным или необоснованным.