Постановление Главы Администрации Смоленской области от 20.02.1996 № 85
Об утверждении Инструкции по документальному обеспечению (делопроизводству) в администрации области (городе, районе)
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Еот 20.02.96г. N 85г. Смоленск Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области (городе, районе) (В редакции Постановления Администрации Смоленской области от 23.08.96 г. N 366; Распоряжения Администрации Смоленской области от 09.01.98 г. N 6-р) В целях дальнейшего совершенствования системы организацииделопроизводства, порядка и правил работы с документами и обращениямиграждан в администрации областиПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению(делопроизводству) в администрации области, согласно приложению. 2. Считать утратившими силу Инструкцию по ведениюделопроизводства в администрации области (города, района),утвержденную постановлением главы администрации Смоленской области от 14.08.92N 409-р "Об оформлении проектов распорядительных документов". А.Глушенков Приложение к постановлению главы администрации Смоленской области от 20.02.96г. N 85 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ (ГОРОДА, РАЙОНА). (В редакции Постановления Администрации Смоленской области от 23.08.96 г. N 366) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая инструкция устанавливает систему документированияи организации работы с документами в администрации Смоленской областив процессе выполнения возложенных на нее функций по обеспечениюдеятельности, а также устанавливает порядок и правила работы сдокументами несекретного характера, письмами, обращениями граждан вподразделениях администрации области (города, района). Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления,прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера,рассмотрения обращений граждан в администрацию области и ееструктурных подразделениях (далее именуются - подразделенияадминистрации). Инструкция разработана в соответствии с инструкцией подокументальному обеспечению (делопроизводству) в АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, утвержденной распоряжением ПрезидентаРоссийской Федерации от 2 августа 1995 года N 1418, регламентомадминистрации Смоленской области, утвержденным постановлением главыадминистрации от 23.10.95 г. N 281 "Об утверждении регламентаадминистрации Смоленской области", положениями государственной системыдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ) и с учетом опытаорганизации делопроизводства в подразделениях администрации области,ГОСТа 638-90 "Требования к оформлению документов". 1.2. Правила и порядок работы с документами, установленныенастоящей инструкцией, обязательны для всех государственных служащихадминистрации области (далее именуются - работниками). Работники подразделений администрации ответственны за сохранностьслужебных документов, неразглашение содержащейся в ней информации.Вносить исправления и работать с документами вне служебных помещенийне разрешается. Передача документов или их копий сторонниморганизациям допускается с разрешения руководителей подразделенийадминистрации. Взаимодействие со средствами массовой информации осуществляетсячерез комитет по средствам массовой информации иполиграфиипресс-центра с разрешения должностных лиц администрацииобласти. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни (привозможности) работники обязаны передавать через общий отдел своегоподразделения находящиеся у них на исполнении (контроле) документыдругому работнику по согласованию с общим отделом. 1.3. За организацию и ведение делопроизводства, соблюдениеустановленных настоящей инструкцией правил и порядка работы сдокументами и письмами граждан (делопроизводства) в подразделенияхадминистрации отвечают непосредственные руководители: в аппаратеадминистрации -управляющий делами главы администрации области; вструктурных подразделениях-службами делопроизводства (общими отделами,канцеляриями). 1.4. Ведение делопроизводства в подразделениях администрацииобласти осуществляется в соответствии с должностными инструкциями поделопроизводству. На службу по делопроизводству (общий отдел) возлагаются следующиеобязанности: - прием, учет (регистрация) и распределение (направление)входящих (поступающих) документов (корреспонденции), - передача документов (корреспонденции) на рассмотрение (надоклад) руководителю подразделения или его заместителю и послеполучения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственномуработнику - ответственному исполнителю (далее именуется исполнитель); - учет (регистрация) внутренних нормативных документов; - контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов,организация справочно-информационной работы; - организация работы с обращениями, письмами граждан; - подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, ведение иформирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их вархив, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащиххранению; - анализ состояния делопроизводства и информирование руководителяподразделения об исполнении документов и поручений; подготовкапредложений по совершенствованию работы с документами; - ознакомление вновь принятых работников с инструкцией по работес документами и ведению делопроизводства. 1.5. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановленийи распоряжений, приказах и проектах других служебных документов, неподлежит разглашению. Сведения, содержащиеся в служебных документах,могут использоваться только в служебных целях и в соответствии сполномочиями должностного лица, работающего или занимающегося ссоответствующими документами. 1.6. Подразделения администрации могут использовать в работе непротиворечащие настоящей инструкции методические документы,конкретизирующие отдельные вопросы организации (делопроизводства)документационного обеспечения. 1.7. В случае утраты документов или разглашения содержащейся вних информации руководитель подразделения администрации обязанпроинформировать управляющего делами главы администрации и провестислужебное расследование. 2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 2.1. Проекты постановлений и распоряжений АдминистрацииСмоленской области (далее именуются - постановления, распоряжения)подготавливаются структурными подразделениями Администрации области наосновании поручений (указаний) главы администрации и его заместителей. Постановления, распоряжения готовят структурные подразделеныАдминистрации области, относящиеся к их ведению. 2.2. Постановления, распоряжения подписывает - главаадминистрации области. Распоряжения, приказы - заместители главыадминистрации. Ответственность за качество подготовки постановлений,распоряжений их согласование с заинтересованными сторонами несутруководители структурных подразделений Администрации области иисполнители, которые готовят эти документы. Постановления, распоряжения должны проходить согласование(визирование) со структурными подразделениями Администрации области,которым в проекте предусматриваются сроки выполнения задания а также сдругими заинтересованными подраздлениями Администрации 2.3. Постановления, распоряжения. Администрации оформляютсявизой, включающей личную подпись визирующего (с расшифровкой фамилии)и дату. Постановления, распоряжения, а также приложения к нимвизируются исполнителем, руководителем структурного подразделенияАдминистрации области, руководителями заинтересованных структурныхподразделений Администрации области или их заместителями июрисконсультом. Визы исполнителей, руководителей структурных подразделенийАдминистрации области проставляются на обратной стороне последнеголиста подлинника в нижней его части. Виза юрисконсульта определяет целесообразность принятиянормативного документа по данному вопросу, соответствие проектапостановления, распоряжения действующему законодательству,постановлениям Правительства, отсутствие противоречий ранее принятымнормативным документам или их частичного дублирования. 2.4. Имеющиеся у должностных лиц возражения по проектупостановлений, распоряжений не могут служить основанием для отказа отвизирования. Визирующий должен изложить свое мнение на отдельном листеи приложить его к проекту постановления, распоряжения указав об этомпри визировании, например: Ященко А.Е. (личная подпись) 08.11.95 замечания прилагаются. Если в процессе согласования в постановления, распоряжениявносятся изменения принципиального характера, то они подлежатповторному визированию. Постановления, распоряжения печатаются на бланках формата А4, А5установленной формы. (Приложение N 1). Порядок оформления и прохождения проектов постановлений,распоряжений по структурным подразделениям Администрации областиотражен в приложении N 2. 2.5. Постановления, распоряжения администрации областиподготовленные структурными подразделениями администрации оформляютсявизами на обратной стороне последнего листа проекта, ниже подписиисполнителя. Постановления и распоряжения визируются на оригиналах(первых экземплярах). На обратной стороне последнего листа постановления (распоряжения)также указывается: с левой стороны - исполнитель документа ставитсяего личная подпись, номер служебного телефона, количество отпечатанныхэкземпляров, с правой стороны - адрес расчета рассылки (списокорганизаций). (Приложение N3). Завизированные и согласованные проекты постановлений,распоряжений представляются в протокольную часть общего отделауправления делами. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные и непрошедшие согласования или не подписанные руководителями администрацииобласти, возвращаются управляющим делами руководителям подразделений,внесших на рассмотрение проекты постановлений, распоряжений. 2.5.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации области,переданные главе администрации области с нарушением установленногопорядка, определенного настоящим постановлением и подписанные главойадминистрации области, подлежат дальнейшему техническому оформлению(регистрации, размножению, рассылке) только после прямого указанияглавы администрации области заместителю главы администрации области -управляющему делами. (Дополнен - Постановление АдминистрацииСмоленской области от 23.08.96 г. N 366) 2.6. Подлинники постановлений, распоряжений в течение двух летхранятся в протокольной части, а затем передаются в Архив. Подписанные главой администрации области и его заместителямипостановления, распоряжения регистрируются в протокольной части и имприсваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется сначала и до конца календарного года, раздельно для постановлений ираспоряжений. К порядковому номеру распоряжений добавляется буква "Р",которая пишется через дефис. Согласно указателю адреса расчета рассылки, составленномуисполнителем постановлений,распоряжений и указанному на обратнойстороне последнего листа подлинника, управление делами производиткопирование, постановлений, распоряжений и их отправку адресатам. Размноженные экземпляры нормативных документов, невоспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяютсяпечатью " общий отдел N 1". 3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 3.1. При подготовке и оформлении документов работникиподразделений руководствуются требованиями: - документы печатаются на бланках установленной формы. Письма,адресованные руководителям федеральных органов власти, органовгосударственной власти субъектов Российской Федерации и органовместного самоуправления, предприятиям, организациям и учреждениям повопросам входящим в компетенцию администрации области, оформляются заподписью главы администрации или его заместителей (управляющегоделами) на соответствующих бланках (Приложение N 4). Письма за подписью руководителей подразделений администрации и ихзаместителей по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются набланках подразделений (Приложение N 5). Для оформлениясопроводительных писем и некоторых других документов могут применятьсябланки с трафаретными частями текста (Приложение N 6). 3.2. Текст телеграмм за подписью должностных лиц излагаетсякратко, без союзов и предлогов ( если не искажается содержание), ссокращенными обозначениями знаков препинания (ЗПТ, ТЧК), печатается налицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и недолжен превышать двух машинописных страниц.Подпись в телеграммеоформляется отдельной строкой, где указывается должность и фамилиялица, подписавшего телеграмму. К документу объемом более одной страницы составляется заголовок,в краткой форме раскрывающий его основное содержание. 3.3. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным,обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в неминформации. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляютсяна лицевой стороне или обратной стороне последнего листа в левомнижнем углу документа. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копияисходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости суказателем раcсылки), помещается в дело в соответствии с номенклатуройдел. 3.4. В письмах-ответах указывается номер и дата документа накоторый дается ответ, дата и номер письма выносятся в заголовок егопервого листа, документы подписываются должностными лицами всоответствии с предоставленными им полномочиями. При подписаниидокумента указывается должность (полное наименование, если документоформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном набланке) и проводится расшифровка подписи лица, подписывающегодокумент. Инициалы имени и отчества (или инициалы имени) ставятсяперед фамилией. 3.5. Подписание документа, на котором обозначена подпись одногодолжностного лица, другим должностным лицом не допускается (спредлогом "за" или косой чертой перед). Представляемые на подписьдокументы должны быть завизированы исполнителями и другимидолжностными лицами, ответственными за подготовку документов. Визевключает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату (принеобходимости - наименование должности визирующего). Визапроставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнемего поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и другихвнутренних документов, приложения к документу; на копии отправляемогодокумента (кроме телеграммы). 3.6. Датой документа является дата его подписания, утвержденияили составления. Словесно - цифровой способ проставления даты(например: 12 мая 1995 года) применяется в текстах документов придатировании правовых актов, финансовых и других служебных документов,цифровой способ датирования (например: 16.07.95 г.) при написаниирезолюций, визировании, проставлении отметок об исполнении документови иных случаях. 3.7. При направлении документа руководителю подразделенияадминистрации или организации их наименование входит в составнаименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут вдательном падеже) (например: председателю комитета по образованиюИванову В.С.). При направлении документа в подразделение администрацииили в организацию, их наименование пишут в именительном, а должность ифамилию адресата в дательном падежах (например: комитет по координациипромышленности, Власову Н.И.) При направлении документа несколькимоднородным подразделениям администрации или организациям ихнаименования указываются обобщенно (например: руководителям отделакадров, комитетов, управлений администрации области; главамадминистраций районов, городов Смоленска и Десногорска). 3.8. Адресат указывается в правом верхнем поле документа. Полныйпочтовый адрес указывается в случае его направления разовомукорреспонденту (кроме документов,адресованных правительственнымучреждениям, исполнительным, законодательным органам).Почтовый адрес,располагается после фамилии адресата, в ответах на письма гражданвначале указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалыадресата. В адресной части письма, телеграммы может быть указано неболее четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа долженбыть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретныйэкземпляр подчеркивается. В случае направления документов большемучислу адресатов составляется указатель рассылки, который подписываетсяисполнителем, и на каждом экземпляре указывается только один адресат.Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о нихпосле текста до подписи дается по форме (Приложение: упомянутыедокументы на .....л в ....экз.). Приложения, не названные в тексте,перечисляются с указанием наименования, количества листов иэкземпляров каждого. Несколько приложений нумеруются арабскими цифрами,перед которыми проставляется знак N. На приложении к документу вправом верхнем углу первого листа делается отметка с указаниемнаименования документа, его даты и номера. 3.9. Копии отправляемых (исходящих) документов заверяютсяработником службы делопроизводства, проставлением надписи "Верно",даты и личной подписью, и удостоверяются проставлением круглой печати.На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляетсяв правом верхнем углу первого листа документа. Если документутверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит изследующих элементов:НАПРИМЕР: УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета по культуре В.Иванов "___" _______19__г. Если документ утверждается распорядительным актом, то грифутверждения включает слово "УТВЕРЖДЕНО" (Утвержден), наименованиераспорядительного документа, его дату и номер.НАПРИМЕР: УТВЕРЖДЕН (0) на заседании финансово- экономического совета при главе администрации области "____" ________19__г. N___ Отправляемому документу присваивается исходящий регистрационныйномер, который состоит из индекса структурного подразделенияадминистрации и порядкового номера документа подразделения (например:3/126, 3/12). Регистрационные номера письмам и телеграммам,подписанным руководителями (заместителями руководителей) подразделенийАдминистрации, присваиваются в этих подразделениях. 3.10. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числепосольствам и представительствам иностранных государств) оформляютсяна бланках или на стандартных листах бумаги. На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываетсяадрес зарубежного корреспондента, включающий фамилию (имя и фамилию)адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата,название города и страны. Если письмо оформляется не на бланке, то в правом верхнем углуего первого листа указывается наименование города, дата отправления(словесно-цифровым способом) и регистрационный номер, а в левом нижнемуглу этого-же листа - адрес зарубежного корреспондента с инициаломимени, фамилией и наименованием официальной должности. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона на подлинникеписьма не указывается, но проставляются на копии письма, остающейся вделе. 3.11. Бланки документов, применяемые в администрации главыобласти, должны использоваться строго по назначению и безсоответствующего разрешения управляющего делами главы администрации немогут передаваться другим организациям или лицам. Бланки постановлений, распоряжений и писем главы администрации(его заместителей) являются бланками строгой отчетности и подлежатучету в управлении делами главы администрации (канцелярии общегоотдела). Введение в обращение новых бланковорганизационно-распорядительных документов подразделений администрацииосуществляются по разрешению (поручению) управляющего делами главыадминистрации. Соответствующие представления вносятся руководителямиподразделений администрация в управление делами на основании образцов(макетов) бланков,согласованные с юристом. Не разрешается изготовление бланковорганизационно-распределительных документов на компьютерах икопировально-множительных аппаратах. Структурные подразделения управления делами главы администрацииежегодно к 1 октября представляют в хозяйственный отдел управлениеделами заявки на изготовление печатно-бланочной продукции напредстоящий год. 4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 4.1. Основные положения системы контроля за исполнениемдокументов регламентированы постановлением главы администрации от 23октября 1995 г. N 281 "Об утверждении регламента администрацииСмоленской области". Контролю за сроками исполнения подлежат все документы, содержащиепоручения. Ответственными за качественное и своевременное исполнениедокументов являются руководители администрации области и структурныхподразделений. 4.2. Контроль по существу вопросов и срокам исполненияосуществляется помощниками заместителей главы администрации, по срокамисполнения-аппаратом главы администрации: правительственныхдокументов, постановлений и распоряжений администрации области -организационно-правовым отделом комитета по работе с территориями;писем, запросов, поручений главы администрации области - канцеляриейобщего отдела, решений совещаний, проводимых главой администрацииобласти - протокольной частью общего отдела^ писем и обращений граждан- приемной по обращениям граждан общего отдела. (Приложение N 7). Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях начинаяот даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполненияуказывается в тексте документа. Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении,устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "СРОЧНО"исполняются в 3-х дневный срок, а требующие дополнительного изученияпоставленных вопросов - в течение 10 дней. При необходимости изменениясрока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение,не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имядавшего поручение обоснование о продлении (изменении) срокаисполнения. 4.3. Для осуществления контроля по существу затронутых вдокументе вопросов помощниками заместителей главы администрацииоформляются контрольные дела. В делах находятся копии контролируемыхдокументов, справки, докладные записки, ответы, протоколы совещаний идругие документы, необходимые для полного исполнения документа. Помощниками заносятся в контрольные дела все отметки о ходевыполнения, об изменении сроков исполнения. Для контроля за сроками исполнения документов ведутся специальныеконтрольные карточки (картотека) - в управлении делами и в приемныхзаместителей главы администрации. Контрольная картотека делится на двараздела: картотека на исполненные документы и неисполненные документы.Контрольная картотека составляется из дополнительных экземпляровучетных карточек установленного образца. (Приложение №8). 4.4. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля,когда решены все поставленные вопросы,' . задачи и об этом извещенызаинтересованные организации и лица. Документы снимаются с контролятолько по указанию главы администрации или его заместителей.Основанием для снятия с контроля по указанию руководства администрацииявляется наличие подготовленного к отправке ответного документа илидругих материалов, свидетельствующих об исполнении (план, информация,постановление, распоряжение и т.п.). Все снятые с контроля документы должны иметь отметку обисполнении, которая переносится с документа в учетную карточку, апоследняя переносится в раздел контрольной картотеки на исполненныедокументы. 5. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 5.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию областипринимается, учитывается и регистрируется в канцелярии общего отделауправления делами главы администрации. Телеграммы в адрес главы администрации и его заместителейпринимаемые информационно-аналитическим центром передаются длярегистрации в канцелярию общего отдела, с последующей передачей главеадминистрации, а в адрес руководителей подразделений администрации -работникам их приемных. Прием и регистрация писем, обращений граждан осуществляетсяприемной по обращениям граждан администрации области (далее потексту: приемная администрации области). 5.2. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первоголиста ставится регистрационный штамп. На документ заводится 2 (два)экземпляра учетных карточек (Приложение N8), вторая - помещается вконтрольную картотеку. 5.3. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а так же ввыходные и праздничные дни, принимается дежурным секретарем главыадминистрации с последующей передачей и регистрацией в управлениеделами (канцелярия). Не подлежат регистрации статистические сборники, книги,периодические издания, журналы, поздравительные письма и телеграммы,рекламные извещения, пригласительные билеты, прейскуранты , каталоги ит.п. 5.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования,оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним,сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенныедокументы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений, поэтому факту составляется акт (Приложение N 9) в трех экземплярах, одиниз которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившемудокументу, третий посылается отправителю. На оборотной сторонепоследнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документполучен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в техслучаях, когда по ним можно установить адрес отпавителя, датуотправки и получения. 5.5. Управление делами главы администрации направляет поступившиедокументы адресатам по назначению. Документы, адресованныезаместителям главы администрации направляются в приемную заместителейглавы. Контроль за исполнением или ходом выполнения постановлений,распоряжений или указаний главы администрации возлагается на комитетпо работе с территориями. Документы по вопросам, относящимся к компетенции коллегиальныхорганов при главе администрации, направляются по назначению в израбочие группы. 5.6. Документы передаются в подразделения администрации в день ихрегистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить" (далееименуются - срочные документы) - немедленно. Пакеты с пометкой "Лично"передаются адресатам в закрытом виде. В приемную главы администрации,его заместителей зарегистрированные документы передаются под роспись(с указанием даты, фамилии работника, принявшего документ). Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одногоподразделения администрации в другое производится с согласия лица,поручившего рассмотреть документ, или по договоренности междуруководителями. 5.7. Поступившие документы докладываются управляющему деламиработником канцелярии и согласно резолюции передаются на исполнение.Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей) текст поручения,срок исполнения, подпись, дату. Резолюция оформляется на бланке 1/4стандартного листа, приобщенного к документу (Приложение 8). 5.8. Состояние работы с документами в подразделенияхадминистрации (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено,доложено, списано в дело) фиксируется работниками канцелярии. 6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЗАСЕДАНИЙ, СОВЕЩАНИЙ И ДРУГИХ МЕРОПРИЯТИЙ 6.1. Заседания, совещания, деловые встречи и другие мероприятия вадминистрации области проводятся в соответствии с распоряжениями илиустными указаниями главы администрации и планами, утвержденными главойадминистрации. 6.2. Организационно-техническое обеспечение в подготовке ипроведении этих мероприятий осуществляют: а) проводимых главой администрации: - управление делами главы администрации области; - структурное подразделение администрации области в случаеопределения их ответственными за проведение. б) проводимых заместителями главы администрации осуществляемаппарат заместителей главы администрации; в) проводимых структурными подразделениями администрации областис участием главы администрации и его заместителей осуществляютсоответствующие подразделения. 6.3. Структуры, указанные в п. 6.2 обеспечивают: - подготовку порядка проведения и повестки дня совещания; - оповещение участников мероприятий о дате, времени и месте егопроведения; - готовность зала к совещанию; - регистрацию участников заседаний и совещаний и раздачу имсоответствующих документов; - звукозапись и протоколирование совещания; - выполнение машинописных и копировально-множительных работ,рассылку документов и материалов совещания; - контроль выполнения поручений, данных главой администрация - организацию питания участников совещания и размещение их принеобходимости в гостиницах. 6.4. Расшифровка и составление протокола материалов совещаний изаседаний проводимых главой администрации осуществляются протокольнойчастью общего отдела управления делами главы администрации. Протоколы и другие документы связанные с подготовкой ипроведением мероприятий, формируются в подразделениях Администрации всоответствии с номенклатурой дел. 7. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЛИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ С ПОМЕТКОЙ " ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ". 7.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, ограничения на распространениекоторой, диктуется служебной необходимостью. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебногопользования" определяется исполнителем и должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решения об отнесениидокументированной информации ограниченного распространения несутперсональную ответственность за обоснованность принятого решения и засоблюдение ограничений. 7.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляраставится на отдельных документах в правом верхнем углу первой страницыдокумента, на обложке и титульном листе издания, а также на первойстранице сопроводительного письма. Копирование документов содержащих служебную информациюограниченного распространения осуществляется только управлением деламиглавы администрации (копировально-множительным бюро) с письменногоразрешения управляющего делами главы администрации. 7.3. К служебной информации ограниченного распространения немогут быть отнесены: - нормативно-распорядительные акты, устанавливающие правовойстатус органов государственной власти и органов местногосамоуправления, организаций, общественных объединений, а также права,свободы и обязанности граждан, порядок их реализации, - сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях ипроцессах, экологических, гидрометрологических, демографических,санитарно-эпидемиологических и других явлениях, необходимых дляобеспечения безопасного функционирования населенных пунктов,производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом, - документы содержащие информацию о деятельности органовгосударственной власти и органов местного самоуправления, обиспользовании бюджетных средств и других государственных и местныхресурсов, о состоянии экономии региона и потребностях населения, заисключением сведений, отнесенных к государственной тайне, - описание структур исполнительной власти, их функций,направлений и форм деятельности, а также адреса, - решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц,рассмотренным в установленном порядке, - документы накапливаемые в отдельных фондах архивов,информационных системах органов государственной власти, органовместного самоуправления, общественных объединений, организаций,представляющие общественный интерес или необходимые для реализацииправ, свобод и обязанностей граждан. 7.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Дляслужебного пользования" осуществляется работниками общих отделов(канцелярий) подразделений Администрации, которым поручен прием и учетнесекретных документов При смене работника, осуществлявшего учет этихдокументов, составляется акт приема - сдачи этих документов,утвержденный руководителем подразделения администрации. 7.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования": -учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительномобъеме этих документов разрешается вести их учет совместно с другиминесекретными документами; - печатаются с указанием на лицевой стороне или оборотной сторонев левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документаколичества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера егослужебного телефона; - передаются исполнителем после подписания вместе с черновикамидля регистрации работнику общего отдела (канцелярии) подразделенияадминистрации. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чемделается отметка в учетных формах; - передаются работникам подразделений администрации под расписку; - пересылаются другими организациями федеральной службой илиспецсвязью; - не могут передаваться по незащищенным каналам связи; - рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, вкотором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемыхдокументов. Документы с пометкой "Для служебного пользования" послеисполнения группируются в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельноили вместе с другими несекретными документами по одному и тому жевопросу. 7.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебногопользования" утратившие свое практическое значение и неимеющие научнойи исторической ценности, производятся в подразделениях администрациипо акту (Приложение N 10). 7.7. За утрату документов с пометкой "Для служебногопользования", разглашение информации ограниченного распространения илинарушений правил работы с документами, работники администрациипривлекаются к дисциплинарной ответственности. 8. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КРУГЛЫХ ПЕЧАТЕЙ И УГЛОВЫХ ШТАМПОВ 8.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопии документов подлинникам в подразделениях Администрациииспользуются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характера,применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 8.2. Гербовая печать проставляется на удостоверениях должностныхлиц, командировочных удостоверениях, документах к награждению,удостоверениях о награждении государственными наградами РоссийскойФедерации, на платежных поручениях и финансовых документах наполучение денежных средств и в иных установленных случаях. 8.3. На копиях постановлений, распоряжений, должностных лицобластной администрации проставляется круглая печать проокольнойчасти. На копиях документов по личному составу, доверенностях исправках проставляется круглая печать отдела кадров, на копияхприказов, командировочных предписаниях (прибыл-убыл), копиях писемпроставляется круглая печать канцелярии. При отправке документов через фельдъегерскую связь на пакетахпроставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах печатьадминистрации области. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенныхместах. При этом оттиск должен захватывать часть подписи должностноголица, подписавшего документ. 8.4. Изготовление гербовых и других печатей (штампов) дляподразделений Администрации производится на основании порученияуправляющего делами администрации. К представляемому письму (заявлению ) руководителя подразделения Администрации прилагаетсяобразец (эскиз) печати согласованный с комитетом по средствам массовойинформации и полиграфии, который выдает разрешения на их изготовление( разрешительная система). В подразделениях Администрации печати и штампы должны учитыватьсяв специальном журнале, и обеспечивается их сохранность. 8.5. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в подразделенияхАдминистрации возлагается на их руководителей. При смене руководителя подразделения Администрации печати иштампы передаются по акту с отметками в журналах учета подразделенияАдминистрации. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампыуничтожаются в подразделениях по акту. 9. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ТЕКСТОВОГО ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 9.1. Приказ - акт, издаваемый руководителями организации,действующий в целях разрешения задач, стоящих перед даннойорганизацией. Проекты приказов должны составляться на основе тщательного ивсестороннего изучения, затрагиваемых в них вопросов. Текст приказа,как правило, должен состоять из двух частей: констатирующей ираспорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачипредписываемых действий, факты или события, послужившие причинойиздания приказа, она может отсутствовать, если предписываемые действияне нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть приказа должна начинаться словом -приказываю. Каждый пункт текста должен печататься кратко, последовательно ичетко, с указанием исполнителя и конкретного действия, содержатьтолько одну. работу (заседание) и с одним конкретным реальным срокомисполнения. При подготовке проекта приказа не допускать дублирования ранееизданных актов, указать акты подлежащие отмене или утратившие силу вчасти. До представления на подпись проект приказа визируется всемизаинтересованными структурными подразделениями и юридической службой. В случае разногласий между структурными подразделениями по темили иным пунктам проекта приказа составляется соответствующая справка. Визирование проекта приказа производится на лицевой сторонепоследней страницы первого экземпляра. Приказы подписываются руководителем организации, а в егоотсутствие - заместителем. Если в проекте приказа имеются приложения, то они оформляются вустановленном порядке. Проекты приказов (кроме приказов по личному составу) должны, какправило, завершаться пунктом о возложении контроля за их исполнением. 9.2. Указание - акт, издаваемый преимущественно по оперативнымвопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам,связанным с организацией исполнения приказов, инструкций Текст проекта указания, как правило, начинается преамбулой,раскрывающей цели или причины его издания. Часть текста, в которойперечисляются предписываемые действия, начинается словом п р е д л а г а ю (обязываю). Проекты указаний должны иметь заголовок, тщательноредактироваться и печататься на общих бланках. На бланках указаний должен быть напечатан адресат или адресаты(не более четырех). Последним пунктом указания возлагается контроль за егоисполнением на соответствующее структурное подразделение илидолжностное лицо. 9.3. Инструкция - документ, издаваемый в целях установленияправил, регулирующих организационные, финансовые, технологические ииные вопросы деятельности учреждений, организаций, предприятий,должностных лиц. В тексте инструкции включаются правила, регулирующие различныестороны деятельности организаций и должностных лиц. Текст инструкции должен состоять из разделов, но начинаться сраздела "Общие положения" где указываются цели и причины изданияинструкции, область распространения, основание для разработки) другиесведения. Инструкция должна быть утверждена руководителем организации илисоответствующим организационно-распорядительным документом (приказом). При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения долженсостоять: из слова Утверждаю, наименование должности и наименованияучреждения, личной подписи, ее расшифровкой и даты, еслиорганизационно-распорядительным документом, то гриф ставитсяУтверждена, наименование документа утверждавшего инструкцию (включаянаименование учреждения) и даты например: ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в комитете управления имуществом администрации области Утверждена распоряжением председателя комитета по управлению имуществом администрации области от 2 августа 1995 г. N 141 9.4. Положение - акт, определяющий порядок образования, права,обязанности и организацию работы государственного органа, учреждения,организации или их структурного подразделения. Текст состоит из разделов: общие положения, основные задачи,функции, права, организация работы, ответственность. В разделе "Общие положения" указываются цели и основанияобразования учреждения или структурного подразделения, чемруководствуется оно в своей деятельности и кому подчиняется. В разделе "Основные задачи" перечисляются основные задачи,которые должны выполнять во всех областях своей деятельности. В разделе "Функции" указывается, что и как делать для выполненияосновных задач, какие связи в этих целях оно обязано устанавливать сдругими учреждениями и структурными подразделениями. В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми наделеноучреждение и его руководитель, в том числе и право на изданиеопределенных правовых актов и подготовку определенных документов. В разделе "Организация работы" указывается, кто образуетучреждение или структурное подразделение, назначает его руководящийсостав, утверждает его структуру и штатную численность; каков порядокразрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения иструктурного подразделения, формы и методы работы. Положение оструктурном подразделении должно утверждаться распорядительнымдокументом, а об учреждении вышестоящей организацией. 9.5. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов ипринятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальныхорганов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вовводной части указываются номер протокола, дата проведениямероприятия, фамилии и инициалы председателя, секретаря иприсутствующих повестка дня или перечисление вопросов с указаниемдокладчиков. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержатьинформацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения вопросов. Текстосновной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктамповестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: слушали,выступили, решили (постановили). Если текст доклада имеется, то после заголовка печатается сноска"Текст доклада прилагается". Протокол может фиксировать решение (постановление), в этом случаедокумент прилагается к протоколу. В сокращенном варианте протокола, после заголовка доклада (пунктаповестки дня) с указанием фамилий докладчика и выступающих, печатаетсякраткое изложение сути или состояния рассматриваемого вопроса,заканчивающегося протокольным решением (постановлением). 9.6. Доклад - документ, содержащий изложение отдельных вопросов,выводов, положений. В докладе сообщается о проделанной работе или о состоянии и путяхрешения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Доклад можетбыть отчетным, когда предлагается решить какие-либо назревшие сложныеи важные вопросы требующие глубокого изучения фактического материала,научной и технической аргументации, экономического анализа ивсестороннего рассмотрения и обсуждения. Текст доклада может состоять из разделов, подразделов, пунктов иподпунктов. Доклад должен иметь подписи или визы составителей или докладчикас указанием даты визирования. 9.7. Акт - документ, составленный несколькими лицами иподтверждающий факты и события. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) илиспециально уполномоченным должностным лицом. Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название иликраткое содержание актируемого факта или события (например: "Проверкафинансово-хозяйственной деятельности комитета (управления),...". Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной иконстатирующей. В вводной части акта перечсляются лица участвующие вактировании, указываются их должности, название организации, где ониработают, инициалы и фамилии. В констатирующей части излагаются цели изадачи, существо и характер проделанной работы, фиксируютсяустановленные факты, события. При необходимости допускается заключительная часть акта, котораядолжна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившейданный акт. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текстаперед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие впроверке или установлении фактов, событий или состояний. Отдельные виды актов могут утверждаться руководителямиорганизации или руководителем вышестоящего органа. 9.8. Извещение о заседании, совещании, конференции - документинформирующий о предстоящем мероприятии с предложением принять в немучастие. Текст извещения должен содержать сведения о времени, месте ихарактере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения. Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуетсяконкретному лицу. В тексте извещения может включаться просьба о направлениипредставителя для участия в каком-либо мероприятии, если извещениеадресуется учреждению. Извещение подписывается руководителем учреждения илипредседателем коллегиального органа. 9.9. Докладная записка - документ, адресованный руководителюданного или вышестоящего учреждения, содержащая обстоятельноеизложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первойчасти, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводомк написанию, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях,которые необходимо предпринять руководителю и выщестоящему органу всвязи с изложенными фактами. Докладные записки направленные ввышестоящий орган, должны быть подписаны руководителе! учреждения ииметь индекс (номер). 9.10. Письмо - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(пересылается по почте). Письмо, как правило, состоит из следующих логических элементов:введения, доказательства и заключения. Во введении указываютсяпричины, вызвавшие письмо, в доказательствах приводятся факты,разъяснения и сообщения, в заключении формулируется основная цельписьма. Возможны другие варианты написания. Перед текстом письма (формата А4 (210 х 297 мм), в левом верхнемуглу (ниже углового штампа) указывается краткое содержание вопроса, набланках формата А5 (148 х 210 мм) заголовок не проставляется. Если письмо связано с исполнением поручения главы администрации(его заместителей), то дата и номер поручения указываются подзаголовком, под чертой, в скобках. На письме указывается точное наименование адресата и его полныйпочтовый адрес. Почтовый адрес может не указываться в письмах,направляемых правительственными учреждениями. Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначаласледует указывать почтовый адрес. Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящегономера) обязательно указывается номер и дата документа, на которыйдается ответ. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка оналичии приложений оформляется по следующей форме (например:Приложение: на 10 л. в 1 экз.). На самом приложении должно быть указано: (например Приложение к письму комитета по делам молодежи от 22.11.95 N 4/361 На лицевой стороне последнего листа письма и его копии (в левомнижнем углу) указываются фамилия и номер телефона исполнителя. Проект письма, представляемого на подпись руководству, долженбыть предварительно завизирован исполнителем и другимизаинтересованными лицами. Проект письма с одним адресатом представляется в двухэкземплярах, один из которых на бланке, после подписи отправляетсяадресату, второй (со всеми визами) - остается в деле. Если письмо должно направляться по списку рассылки (более четырехадресатов) подписывается лишь один экземпляр, который затемразмножается в количестве, необходимом для рассылки. 9.11. Телеграмма - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(передается по телеграфу). Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на бланкахустановленной формы. Неотъемлемой частью адреса телеграммы являетсяномер (индекс) отделения связи и проставление его обязательно. Телеграммы, направленные одному адресату, печатаются в двухэкземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф,второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (еслине искажается ее содержание), печатается на лицевой стороне бланка безпереноса слов, абзацев, исправлений. Знаки препинания печатаютсясокращенно: точка - тчк., запятая - зпт., тире - тире<, двоеточие -дат. Телеграммы с одним и тем же текстом, (содержанием) подлежащиебольшому количеству адресатов (пунктов) должны быть подготовлены вкаждый адресат (пункт) отдельно. При этом подписывается лишь одинэкземпляр телеграммы с приложением всех адресатов. При оформлении телеграмм текст не должен заканчиваться цифрами.После исходящего номера (индекса) телеграммы с новой строкиуказывается должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертойуказывается обратный телеграфный адрес организации, должность,инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата отправки,фамилия и номер телефона исполнителя. 9.12. План - документ устанавливающий точный перечень намеченныхк выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем,временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Формапланов как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер попорядку наименование (содержание) мероприятия, исполнитель, срокисполнения, примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ требуют составления календарных планов илиграфиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностнымилицами, ответственными за их выполнение. Если план должны подписыватьруководители нескольких учреждений или структурных подразделений, топодписи располагаются на одном уровне (горизонтально). 10. МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ 10.1. Печатание документов аппарата главы администрациипроизводится в машинописном бюро общего отдела управления делами, атак же непосредственно в подразделениях Администрации с использованиемпрограммно-технических средств, компьютерной и машинописной техникипри соблюдении требований настоящей Инструкции. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочныедокументы печатаются внеочереди. Порядок выполнения срочных работ, определяется управлением деламипо согласованию с исполнителями, передавшим материал для печатания. 10.2. Передаваемые для печатания рукописи, ровно как и вставки,сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдениемправил орфографии и пунктуации. Особое внимание обращать на четкое иразборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов,наименование ведомств и организаций, географических названий.Сокращение слов применяются только общепринятые. Печатаниепроизводится на одной стороне листа, с использованием констрастныхкрасителей синего, фиолетового и черного цветов. Не принимаются дляпечатания небрежно и неразборчиво написанные черновики сиспользованием других красителей или правленные карандашом. 10.3. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, какправило в одном экземпляре. Корректорские работы, специалистами,печатавшими документы, не производится. Вторые и последующие страницыдокумента должны быть пронумерованы, посередине верхнего поля листаарабскими цифрами, без слов "страница" (стр.) и знаков препинания. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило,через полтора или два межстрочных интервала, на бланках А5 - черезодин межстрочный интервал. 11. КОПИРОВАНИЕ (ТИРАЖИРОВАНИЕ) ДОКУМЕНТОВ 11.1. Копировально-множительные работынормативно-распорядительных документов и документов аппарата главыадминистрации области осуществляются управлением делами, остальныеработы выполняются в подразделениях администрации. Копирование(тиражирование) небольших объемов документов может производитсянепосредственно в подразделениях Администрации, имеющих множительнуютехнику. 11.2. Копирование постановлений, распоряжений администрацииобласти, подписанных главой администрации или его заместителями иимеющие визу управляющего делами, производится согласно адресарассылки. 11.3. На копирование сдаются ТОЛЬКО служебные документы иматериалы по заказам, подписанным начальником хозяйственного отделауправления делами (Приложение 11). Заказы выполняются в порядкеочередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется на основании заказов вжурналах установленной формы. Не допускается необоснованноеразмножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходныхматериалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленномпорядке. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде,четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются, как правило,первые экземпляры (подлинники) документов. 12. ЗВУКОЗАПИСЬ МЕРОПРИЯТИЙ 12.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрацииобласти (заседаний Административного Совета, совещания с главамиадминистраций городов и районов) осуществляется протокольной частьюобщего отдела управления делами главы администрации в диктофонномварианте. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументовобеспечивает общий отдел (протокольная часть). 12.2. Звукозаписи хранятся в коробках, в специальных хранилищаРасшифровка и распечатка звукозаписи совещаний и заседанийпроизводится после их завершения в установленные сроки, но не позднее7 дней после проведения мероприятия. 13. ПРИЕМ И ОПЕРАТИВНАЯ ПЕРЕДАЧА ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ (ТЕЛЕФАКСЫ) 13.1. Факсимильные аппараты (телефаксы) имеющие официальныеномера в структурных подразделениях Администрации устанавливаются всамих подразделениях. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридическойсилы. 13.2. При передаче или приеме текстов служебных документов поуказанным телефаксам необходимо руководствоваться следующимитребованиями: Объем передаваемого документа (текста, схемы, графическогоизображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 29черным цветом, не должен превышать 5 (пяти) листов. Документ передается по каналу факсимильной связи с заявкойустановленного образца (Приложение № 12) подписанной руководителемподразделения Администрации. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Запрещается передавать тексты документов с пометкой "Дляслyжебного пользования". 13.3. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается вжурнале установленной формы (Приложение N 13) без проставлениярегистрационного штампа. Подлинники документов после передачивозвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. 13.4. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленнойформы (Приложение N 14) без проставления регистрационного штампа,передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные -немедленно. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату безперевода. 13.5. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях Администрации, осуществляется ихруководителями. 14. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН 14.1. В администрации области организация централизованного учетаи обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устныхобращений граждан осуществляется приемной администрации области всоответствии с рекомендациями "Порядка работы с письмами и устнымиобращениями граждан в отделе писем и приема граждан администрацииПрезидента Российской Федерации" и инструкции по документационномуобеспечению (делопроизводству) в администрации Президента РоссийскойФедерации от 2 августа 1995 года N 1416. 14.2. Поступившие в адрес администрации письма граждан поступаютв приемную администрации области, где регистрируются в журналерегистрации предложений, заявлений и жалоб граждан (Приложение N15 ) ина карточке (Приложение N16 ). 14.3. В приемной администрации области на лицевой стороне первоголиста в правом верхнем углу проставляется дата его поступления, вправом нижнем углу - регистрационный номер. В подразделениях администрации,приемных заместителей главы письма(телеграммы) граждан учитываются в делопроизводстве подразделений илив учетно-контрольных карточках. 14.4. Картотека на письма граждан ведется поадминистративнотерриториальным единицам, а внутри их - по алфавитузаявителей. 14.5. Переадресовка писем (телеграмм) граждан из одногоподразделения администрации в другое осуществляется через приемнуюадминистрации или с его уведомлением. 14.6. Письма (телеграммы) граждан, подлежащие рассмотрению,передаются управляющему делами администрации области, который послепредварительного рассмотрения,направляет их для решения главеадминистрации,его заместителям или в структурные подразделения. Срезолюциями главы администрации или управляющего делами документывозвращаются в приемную администрации. Резолюции переносятся всответствующие графы учетных карточек, сроки исполнения документаставятся на контроль и направляются с краткой аннотацией всоответствующий адресат для принятия решения. Отметка о постановкежалобы или заявления на контроль ставятся в журнале регистрации. 14.7. Для контроля за сроками исполнения писем в карточкеотмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. За три днядо контрольной даты работник по учету и регистрации писем напоминаетконкретным исполнителям приближение сроков исполнения . 14.8. При поступлении повторного письма по тому же вопросу, емуприсваивается очередной регистрационный номер, а в сноске под нимуказывается номер первого письма и делается отметка "Повторно"Повторным считаются предложения, заявления и жалобы граждан,поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, еслисо времени подачи первого заявления истек установленный срок илизаявитель не удовлетворен данным ему ответом. 14.9. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются вподразделениях администрации в срок до одного месяца со дня ихрегистрации в приемной главы администрации, а не требующиедополнительного изучения и проверки - не более 15 дней. В отдельныхслучаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может быть продлендолжностным лицом давшим поручение, но не более чем на один месяц, очем исполнитель уведомляет автора. Письма военнослужащих и их семейрассматриваются в срок до 7 дней, в исключительных случаях срок можетбыть продлен до 15 дней. Если вопрос, затронутый в письме, относится к ведению другойорганизации или учреждения, то оно не позднее чем в пятидневный срокнаправляется в соответствующее учреждение, о чем автору сообщается вписьменной форме. Сопроводительное письмо оформляют в трехэкземплярах: первый вместе с письмом направляется в учреждение, второй- автору, третий - остается в деле. Если рассмотрение письма закончено непосредственно вподразделении администрации (т.е. по нему не принято иного решения),то автор извещается об этом, как правило, в письменной форме, а вотдельных случаях - в устной форме, о чем делается отметка в правомнижнем углу первого листа письма с указанием даты разговора сзаявителями. Предложения, заявления и жалобы граждан поступившие от одног( итого же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различнымадресатам и поступившие для решения в один государственный орган,учитываются под регистрационным номером первого документа сдобавлением порядкового номера через дефис (например: 13/165-1,13/182-3 и т.д.). 14.10. Запрещается направлять жалобы граждан должностным лицам,на действия которых принесена жалоба. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены всепоставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрениемписем граждан, направленных в подразделения администрации,осуществляют руководители этих подразделений. 14.11. Запись, прием и учет посетителей в приемной администрацииобласти организуют работники приемной администрации. Прием ведетсяежедневно, кроме выходных и праздничных дней. 14.12. Предложения, заявления и жалобы могут быть поданыгражданами не только в письменном виде, но и устно при личной встречес руководителями администрации. График приема населения, утвержденныйглавой администрации, вывешивается для всеобщего сведения. 14.13. Поставленные посетителем вопросы, как правило, решаются вовремя приема, о чем делаются записи в журнале и карточке учета приемапосетителей. Переданные на приеме посетителями письменные заявленияучитываются и рассматриваются как письма граждан. В тех случаях, когда для решения вопроса требуются дополнительныеданные, предложения или жалобы излагаются в письменном виде ирегистрируются на карточках учета приема посетителей (Приложение N17). Руководителем, производящим прием, на карточку накладываетсярезолюция с указанием исполнителя и предписываемых действий длярассмотрения сути заявления или жалобы. Исполнителем готовится проект ответа по существу рассматриваемоговопроса и с резолюцией на первичном документе отправляется тому лицу,которое направлено на рассмотрение. Письмо снимается с контроля еслиполностью решены поставленные вопросы. 14.14. Приемная администрации области ведет анализ и обобщениепоступающих писем, систематически представляет (один раз в полугодие)главе администрации, управляющему делами справки о количестве ихарактере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращенийграждан, причем к концу каждого месяца начальниками общих отделовструктурных подразделений администрации или ответственными лицами заделопроизводство в срок до 3 числа следующего за отчетным месяцем,направляется отчет в управление делами главы администрации, заподписями глав администраций (председателей комитетов и управлений)(Приложения N 18, 19). 15. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ, ИCПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Порядок составления и утверждения номенклатурных дел. 15.1. Номенклатура дел представляет собой системаризированныперечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указаниемсроков их хранения. 15.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков иххранения, и является основой для составления описей дел постоянного ивременного (10 лет и более) хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы подразделения Администрации, в томчисле справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учетадокументов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форм отражатьосновное содержание и состав документов дела. 15.3. Каждое дело имеет индекс, заголовок и срок хранения. Индекссостоит из индекса подразделения администрации и порядковог номеразаголовка дела в пределах структурного подразделения. 15.4. Номенклатура дел Администрации разрабатывается до 1 ноябрятекущего года службой делопроизводства на следующий календарный год,согласовывается с ЭК областного архивного управления, утверждаетсяуправляющим делами (Приложение N20 ). 15.5. Вновь созданное подразделение Администрации в месячный срокразрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает собластным Государственным Архивом и утверждается управляющим делами.После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения аппаратаглавы администрации получают выписки соответствующих ее разделов дляиспользования в работе. 15.6. В течение года по согласованию с областным Госархивом вутвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения идополнения. Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждогогода уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 январяследующего календарного года. Оформление документов, законченных делопроизводством 15.7. Законненные делопроизводством документы в 15 дневный сроксдаются исполнителем работникам, ответственным за ведениеделопроизводства в подразделениях Администрации, которые формируют ихв дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, приметодической помощи и под контролем архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичноеоформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями всоответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указаниемсроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление делапредусматривает: - подшивку или переплет дела, - нумерацию листов в деле; - составление заверительной надписи дела. - составление в необходимых случаях внутренней описи документовдела. (Приложение N 21); - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела(уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре,заголовка дела, даты дела и др.). 15.8. При формировании дел соблюдаются следующие основныеправила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с номенклатурой дел; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса,формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; - документы постоянного и временного сроков хранения формируютсяв дело раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деленескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томес добавлением "том 1", "том 2" и т.д. Экспертиза ценности документов. 15.9. Экспертиза ценности документов проводится для установлениянаучной, исторической и практической значимости документов с цельюотбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией(ЭК), состав которой утверждается управляющим делами. 15.10. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10лет) сроков хранения для передачи в Архив; отбор документов свременными (до 10 лет) сроками хранения и "до минования надобности",подлежащих дальнейшему хранению в подразделении, выделение куничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел,сроки хранения дел, проверяется соблюдение правил оформлениядокументов и формирования дел. Отбор документов для постоянного хранения проводится путемполистного просмотра дел. В своей деятельности постоянно действующая экспертная комиссияруководствуется основными правилами работы ведомственных архивоввведенных в действие приказом Главархива СССР N 263 от 05.09.85 г. иположением об ЭК администрации. 15.11. По результатам экспертизы ценности документов составляютсяописи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, атак же акты о выделении документов (дел) к уничтожению (Приложение N10). Документы, не подлежащие сдаче в Архив, и дела трехлетнего игодичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Администрациипо акту (Приложение N 10 ), который утверждается руководителемподразделения и хранится постоянно. 15.12. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться исжигаться после утверждения описей дел постоянного хранения и поличному составу за соответствующие годы. Подшивка дел постоянного и временного (более 10 лет) срокахранения производится только после проведения экспертизы ценностидокументов. Систематизация документов внутри дела. 15.13. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросувместе с приложениями, указанными в тексте документа. При ихотсутствии на документе делается запись о их местонахождении. 15.14. Документы внутри дела располагаются по хронологии(входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). Протоколы и документы к протоколам, сгруппированные в отдельныедела, систематизируются по номерам протоколов. 15.15. Дела переписки группируются за период календарного года исистематизируются по хронологии; документ - ответ помещается задокументом - запросом. При возобновлении переписки по определенномувопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в делотекущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Дела временного срока (до 10 лет) хранения не подшиваются листыдела не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях,заверительная подпись не составляется. Реквизиты обложки изложены в приложении N 22. Заголовок дела должен содержать основное содержание находящихся внем документов. Не допускается употребление в заголовке при даточныхпредложений, причастных и деепричастных оборотов, а так же сокращенныхслов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. . . , 15.16. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых вследующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностидокументов (протоколы, приказы и т.д.); - краткое содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на копийность документов дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию (доклады,письма) являются даты регистрации (составления) самого раннего исамого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., тодатой дела будут точные календарные даты первой и последней записи вжурнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются датыутверждения или составления первого и последнего протоколов,составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме иувольнении лица, на которое оно заведено. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документынумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. 15.17. Документы большого формата подшиваются за один край инумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы ссобственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются вобщем порядке. 15.18. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этомсначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложениев конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруютсяна обратной стороне в левом верхнем углу. 15.19. Каждое дело заканчивается заверительным листомустановленной формы (Приложение N 23 ). В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами ипрописью указываются фактическое количество листов в данном деле;количество листов внутренней описи и графические особенности отдельныхдокументов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) ставится дата,должность и подпись работника (с расшифровкой) сформировавшего дело.Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работникамиархива. Составление описей. 15.20. На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10лет) сроков хранения в службе делопроизводства подразделенияАдминистрации ежегодно составляются описи. Методическую помощь впроведении этой работы оказывает Архив. 15.21. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного ивременного (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение N 24,25). Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположенияв номенклатуре дел подразделения Администрации. Каждое дело вносится вопись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть имеетсамостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствиис темисведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковымизаголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первогодела, а на остальных однородных делах подписываются "то же", другиереквизиты указываются полностью. Графа описи дел "Примечание" используется для проставленияотметок об особенностях физического состояния, о наличии копий и т.д. 15.22. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первыйэкземпляр остается в архиве, а второй хранится в подразделенииАдминистрации в течение трех лет после передачи документов. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи противкаждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.Вконце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописьюколичество фактически переданных (принятых) в архив дел, номераотсутствующих дел, проставляются подписи работников подразделенияадминистрации и архива, осуществляющих прием-передачу дел, указываетсядата. 15.23. Вместе с делами подразделения администрации в архивпередаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационныежурналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. Хранение документов и дел в подразделении Администрации. 15.24. С момента заведения и до передачи в Архив администрациидела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделенияхАдминистрации. 15.25. Руководители подразделений Администрации и работникислужбы делопроизводства ответственны за сохранность документов и дел. 15.26. Дела находятся в рабочих комнатах или специальноотведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах,предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов, деларасполагаются в соответствие с номенклатурой дел, копия которойимеется в структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуредел. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столахзапрещается. 15.27. К каждому делу оформляется "Справка о выдаче документов"(Приложение N26), в которой при ознакомлении с делом, должна каждыйраз делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность ифамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с какими он былознакомлен. 15.28. Изъятие документов из дел постоянного срока хранениядопускается в исключительных случаях и производится только сразрешения управляющего делами главы администрации с обязательнооставленными в деле заверенной копией документа и актом об изъятииподлинника. Использование документов архива. 15.29. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственныхархивах аппарата главы администрации области и ведомственных архивахподразделений (где они есть), предоставляются сотрудникамадминистрации для работы в помещении архива или под расписку вовременное пользование (не более одного месяца) вне архива. Работники администрации области несут ответственность засохранность, правильное использование полученных архивных документов исодержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных делзапрещается. При увольнении работник администрации обязан сдать в архивнаходящиеся у него во временном пользовании документы. 15.30. Подлинники постановлений и распоряжений руководстваадминистрации области не выдаются. 15.31. Работники, ответственные за ведение делопроизводства вподразделении администрации, при увольнении или переводе на другуюработу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книгирегистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику. 16. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА. 16.1. Справки должностным лицам подразделений администрацииобласти, главам администраций районов, городов даются в необходимыхслучаях управлением делами главы администрации области по указаниюуправляющего делами: - о документах поступивших на имя главы администрации области; - об изданных постановлениях и распоряжениях главы администрацииобласти; - об изданных распоряжениях и приказах заместителей главыадминистрации; - о поручениях главы администрации области должностным лицам; - о проведенных и готовящихся совещаниях и заседаниях подпредседательством главы администрации области; - о письмах граждан, поступивших в администрацию области; - о документах, сданных в ведомственный архив администрацииобласти. 16.2. Справки по отдельным вопросам работы с документами вподразделениях администрации даются службами делопроизводства этихподразделений. Управляющий делами главы администрации области Н.Рулев Приложение N 1 к инструкции по делопроизводству (Утратило силу - Распоряжение Администрации Смоленской областиот 09.01.98 г. N 6-р) Приложение N 2 к инструкции по делопроизводству ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ НОРМАТИВНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬСКИХ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ +----------------------------+ | | | РАЗРАБОТЧИК +----+ | | | +----------------+-----------+ | | | | +-----------+----------------+ | | ЭКСПЕРТИЗА | | +--+ | | | | ПРОТОКОЛЬНАЯ ЧАСТЬ | | | +----------------------------+ | | | | | +-------------+--------------+ | | | | | | | ЮРИСТКОНСУЛЬТ |----+ | | | | | +----------------------------+ | | | | | +-------------+--------------+ | | | ВИЗЫ | | | | ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ | |+-------------+ | | ЛИЦ | || АНАЛИЗ | | +----------------------------|----+| КОНТРОЛЯ | | | ВИЗЫ || ВЫПОЛНЕНИЯ | | | ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГЛАВЫ ||(исполнители)| | | АДМИНИСТРАЦИИ |+------+------+ | +----------------------------+ | | | | | +-------------+--------------+ | +--| ВИЗА |--------+ +-----------+ УПРАВЛЯЮЩЕГО +----+ | | ДЕЛАМИ | | | +----------------+-----------+ | | | | | | +-----------+----------------+ | | | ПОДПИСЬ | | | | ГЛАВЫ |----+ | | АДМИНИСТРАЦИИ | | +----------------------------+ | | +----------------------------+ | | ОБРАБОТКА | | | И ПОДГОТОВКА К РАССЫЛКЕ +--------+ | (общий отдел) | +----------------------------+ ---+ порядок | прохождения +-------------+--------------+ проекта | Р А С С Ы Л К А | документа | (канцелярия общего отдела) | ---+ порядок +----------------------------+ прохождения | документа для +-------------+--------------+ доработки | | ---+ порядок | А Д Р Е С А Т | прохождения | | нормативно- +----------------------------+ распорядитель- ного документа Приложение N 3 к инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области О б р а з е ц ВИЗИРОВАНИЕ проекта распорядительного документа (обратная сторона бланка распоряжения (постановления) Исп. Николаев ** Разослать всем комитетам, тел. 3-62-01 управлениям, главам 2 экз. администраций районов гг. 04.08.92 Смоленска, Десногорска, УМБ, УВД, облпрокурору, обл.Думе, Полномочному представителю Президента РФ ВИЗЫ: * Анисимов В.И. Ященко А.Е. Серикова Н.Н. Рулев Н.М. * Перечень ответственных лиц визирующих проект зависит отсодержания нормативного документа ** Адрес расчета рассылки состовляется исполнителем и зависит отсодержания нормативного документа Приложение N 4 к инструкции по делопроизводству ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ214008 г. Смоленск пл. Ленина, д. 1"_______" ____________ 199 Г. N________ Приложение N 5 к инструкции по делопроизводству УРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ "____" _________________ 199 г. N __________ г.Смоленск Приложение N 6 к инструкции по делопроизводству АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 214008 г.Смоленск пл.Ленина,д.1_______ N ___________На N ________________ С П Р А В К А Выдана ________________________________________________в том,что он(а) решением исполкома Смоленского областногоСовета народных депутатов от _____ _____________ 19___ г.N_______ награжден(а) медалью "Ветеран труда". Справка выдана для предъявления в органы социальнойзащиты населения по месту жительства.М.П. Специалист архива управления делами администрации С.Остапенко Начальник общего отдела управления делами администрации В.Новиков Приложение N 7 СИСТЕМА КОНТРОЛЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ ЗА ДОКУМЕНТАМИ , СОДЕРЖАЩИМИ ПОРУЧЕНИЯ +---------------------------+ |Глава администрации области| +---------------------------| +------------------------+ | Заместители главы | | Помощники главы, | +---------------------------+ +-----------------------++----+ заместителей | | | Управление делами и +----+| | главы администрации | +-----------------------+---------------------+ | приемные заместителей | || +------------------------| | | | +-----------------------| || | Контрольные дела +--|По существу исполнения | По срокам исполнения+--| Контрольная картотека | || +------------------------| | | | +-----------------------| || |- копии документа | +---------------------------------------------+ |- исполнен | || |- справки | | | |- не исполнен | || |- докладные записки | +------------+----------------------+------------+|- на исполнении | || |- протоколы совещаний | | Управляющий делами главы администрации области |+-----------------------+ || | и т.д.(сбор,обработка | +------------------------------------------------+ || | и анализ) | | || +------------------------+ ОРГАНЫ | КОНТРОЛЯ || +---------------------------------------+---------------------------------------+ || | | | | || +--------------+--------------+ +------------+----------+ +------------+----------+ +----------+--------+ || | Организационно-правовой | | Протокольная часть | | Приемная по жалобам | | Канцелярия | || | отдел | | | |(Общий отдел управления| | (Общий отдел | || | (Комитет по работе с | |(Общая отдел управления| | делами) | | управления | || | территориями) | | делами) | | Приемные заместителей| | делами) | || +-----------------------------+ +-----------------------+ | главы | +-------------------+ || | | +-----------------------+ | || +--------------+--------------+ +------------+----------+ +------------+----------+ +----------+--------+ || |Указы,распоряжения Президента| | Решения совещаний, | | Письма, обращения и | | Запросы,поручения,| || | Российской Федерации, | | заседаний | | | | письма | || |Правительственные документы, | | главы администрации | | прием граждан | |главы администрации| || |постановления и распоряжения | | области | | | | | || | главы администрации | +-----------------------+ +-----------------------+ +-------------------+ || +-----------------------------+ | | | || | | | | || +--------------+-----------------------------+-------------------------+-----------------------+--------+ || | Документ исполнен и снят с контроля если: | || |- решены по срокам поставленные задачи; - наличие подготовленного к отправке документа | |+-|- извещены заинтересованные лица и организации; (план, информация, постановление, распоряжение);+----+ |- есть указания главы администрации (заместителей); - по документу не даны дополнительные поручения | +-------------------------------------------------------------------------------------------------------+ Приложение N 8+------------------------------------------------------------------------------+| || ----------------------------------------------------------------------------|| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 || ----------------------------------------------------------------------------|| || Корреспондент || ----------------------------------------------------------------------------|| | || Дата поступления и индекс документа |Дата и индекс поступающего документа || ----------------------------------------------------------------------------|| || || || || Краткое содержание || ----------------------------------------------------------------------------|| || || || || || || || || || Резолюция или кому направлен документ || ----------------------------------------------------------------------------|| || || || || Отметка об исполнении || ----------------------------------------------------------------------------|| || |+-----------------------------------------------------------------------------+ +------------------------------------------------------------------+ | | | | | ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ | | СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Номер и дата документа | | к которому относится А.ГЛУШЕНКОВ | | | виза | | | +------------------------------------------------------------------+ Приложение N 9 к инструкции по делопроизводству А К Т Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии общего отделауправления делами главы администрации ____________________________составили акт о том, что "____" _____________ 199 ___г. привскрытии пакета __________________________________________________________________________________________________________________в нем не оказалось _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Подписи: ________________ ________________ ________________Примечание: 1 экземпляр акта - остается в канцелярии. 2 экземпляр акта - приобщается к поступившему документу. 3 экземпляр акта - пересылается отправителю. Приложение N 10 к инструкции по делопроизводству УТВЕРЖДАЮ ________________________ ________________________ (наименование должности руководителя структурного подразделения) __________ _____________ (подпись) (инициал имени, фамилия) "___"_____________19___г. А К Т о выделении и уничтожении документов (дел) не подлежащих дальнейшему хранению Мы______________________________________________________________ ( фамилии, имена, отчества и должности лиц составлявших ________________________________________________________________ данный акт) отобрали и уничтожили как не имеющие научно-практической ценностии утратившие значение следующие документы (дела)__________________________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения)_____________________________________________________________________| N | Год | Заголовок, номер | Кол-во | Примечание || п/п | | документа (дела) | | ||_______|_________|______________________|____________|_____________| Итого: за_____год в акт N____внесено_____________документов(дел) (прописью) __________________________ (подпись лиц, составивших __________________________ акт) Документы сданы на переработку__________________________________ (подпись лица,уничтожившего документ) Приложение N 11 к инструкции по делопроизводству Хозяйственный отдел управления делами главы администрации области З А К А З на копирование документовПодразделение ______________________________________________Исполнитель_________________________________________________Наименованиедокумента(полностью) _________________________________________________Стр. __________ Экз. __________Дата __________ Время _________ Подпись ___________________Оператор ___________ Дата__________ Время ________________________________________________________________________Исполнитель _____________________ тел. ________________(дополняетсяисполнителем) Приложение N 12 к инструкции по делопроизводству З А Я В К А N на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи.Подразделение ____________________________________________Исполнитель (Ф.И.О. ____________________________________должность, телефон)Наименование переда- ____________________________________ваемой информации _______________________________________Прошу передать служебную информациюСтрана, код страны _________________________________________Город, код города __________________________________________Телефон ___________________________________________________Кому ______________________________________________________Объем передаваемого сообщения _______ листов.___________________ ____________ ____________(наименование должности (подпись) (Ф.И.О.)руководителя подразделения)"_____" _____________199___ г. Приложение N 13 к инструкции по делопроизводству Ж У Р Н А Л учета принятых факсограмм_____________________________________________________________________ NN | Адрес | Принято | Направлено пп |корреспондента |___________________________|____________________ | фамилия, | Дата и |Количество| Ф.И.О.|Наименова-| Дата и | телефон | время | листов | |ние струк-| время | | | | |турного |отправки | | | | |подразде- | | | | | |ления | | | | | |Ф.И.О. по-| | | | | |лучателя |____|_______________|________|__________|_______|__________|_________ Приложение N 14 Ж У Р Н А Л учета служебных документов, отправляемых по каналам факсимильной связи._____________________________________________________________________ NN | Наименование | Адрес по- |Коли- |Дата и |Отправил|Отметка о пп |подразделения,| лучателя, |чество|время по-| Ф.И.О.,|возврате |Ф.И.О. и теле-| код,теле- |листов|ступления| дата, |материала |фон исполните-| фон,стра- | |характер | время | |ля | на,город | |материала| |____|______________|___________|______|_________|________|___________ Приложение N 15 к инструкции по делопроизводству Ж У Р Н А Л регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан____________________________________________________________________________________________________| NN | Дата |Фамилия, имя,|Краткое содерж.|Из какой ор-|Кому и когда|Дата полу-|Резуль- |Дата и N|| пп |получен.|отчество и |письма,заявле- |ганизац.или |направлено |чения со- |тат рас-|исх.доку|| | |адрес заяви- |ния и жалобы |от кого пос-|для решен. и|общения |смотре- |мента и || | |теля | |тупило заяв-|срок испол- | |ния |кому со-|| | | | |ление |нения | | |общ.о ре|| | | | | | | | |зультате||____|________|_____________|_______________|____________|____________|__________|________|________| Приложение N 16 к инструкции по делопроизводству КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ПИСЕМ, ЖАЛОБ И ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН Лицевая сторона Фамилия, инициалы N Подробный адрес Дата получения Дата отправления Краткое содержание____________________________________________ Резолюция_______________________________________________________ Расписка в получении Обратная сторона------------------------------------------------------------------+ Дата | Фамилия исполнителя | Срок исполнения | | | |-----------+-----------------------------+------------------------|-----------+-----------------------------+------------------------|-----------+-----------------------------+------------------------|------------------------------------------------------------------+ Отметка об исполнении и снятии с контроля (N дела, NN листов идата)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Приложение N17 к инструкции по делопроизводству К А Р Т О Ч К А учета приема посетителей Лицевая сторона N ______ "______"___________19__г. (дата приема) Фамилия, имя, отчество заявителя _______________________________ Место работы заявителя и занима- емая должность__________________________________________________ Инвалид, участник ВОВ___________________________________________ Адрес___________________________________________________________ Краткое содержание заявления ___________________________________ ---------------------------------------------------------------- ________________________________________________________________ ---------------------------------------------------------------- Фамилия ведущего прием________________________________________ Обратная сторона Кому и что поручено, дата _______________________________________ Результат рассмотрения заявления________________________________ Когда и кем дан ответ___________________________________________ Приложение N 18 к инструкции по делопроизводству С П Р А В К А о поступлении и рассмотрении писем, жалоб, заявлений и обращений граждан в комитет (управление)_______________за____________ (наименование) (месяц) 199__год.______________________________________________________________________| Районы | Поступило | Рассмотрено | Находится на || | | | рассмотрении || |__________________|__________________|__________________|| |с начала|за отчет.|с начала|за отчет.|с начала|за отчет.|| |года |месяц |года |месяц |года |месяц ||___________|________|_________|________|_________|________|_________| Председатель комитета_______________________ __________________ Исполнитель Ф.И.О. раб.тел. Приложение N 19 к инструкции по делопроизводству С П Р А В К А о письмах, поступивших в администрацию города (района) за_______месяц_________19___г._____________________________________________________________________| NN | Наименование, вопросы | Количество || пп | | писем ||____|________________________________________________|_____________|| 1 | О работе промышленности, транспорта, связи, | || | строительных и с/х организаций. | || | | || 2 | О работе коммунального хозяйства (топливо, | || | электроэнергия, отопление, водоснабжение) | || | | || 3 | О работе торговли, общественного питания | || | | || 4 | О работе органов здравоохранения | || | | || 5 | Об образовании | || | | || 6 | О работе правоохранительных органов | || | | || 7 | О земельной реформе | || | | || 8 | О новых экономических отношениях | || | (приватизация, акционирование) | || | | || 9 | О вопросах социальной защиты населения | || | | || 10 | О жилищных вопросах | || | | || 11 | Других | || | | ||____|________________________________________________|_____________| ВСЕГО ПОСТУПИЛО: в том числе: а) из вышестоящих органов б) повторно Рассмотрено: а) в течение месяца б) свыше месяца Находится на рассмотрении Решено положительно Отказано Разъяснено Глава администрации _______________________ города (района) Приложение N 20 к инструкции по делопроизводству НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____________________________________________________ (наименование подразделения администрации) на____________год_____________________________________________________________________| индекс | индекс дела |кол-во | срок хранения | примечание ||структур- | | томов | и NN статей по | ||ного под- | | | перечню | ||разделения| | | | ||__________|_________________|_______|________________|_____________| Наименование должности структурного подразделения Администрации области_________ __________________ (подпись) (инициал имени, фамилия) "___"___________19___г. Согласно с Архивом Администрации области _________ __________________ (подпись) (инициал имени, фамилия) Приложение N 21 Фонд N__________ Опись N__________Дело N____________ ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N _____________________________________________________________________________| NN | Дата и | Краткое содержание | Номер | Примечание || пп | номер | документа | листа | || | документа | | | ||____|___________|____________________________|________|____________| Приложение N 22 к инструкции по делопроизводству УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ____________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения)-------------------------------------------------------------------- ДЕЛО N________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Фонд N__________ Начато____________199__г. Опись N__________ Окончено__________199__г. Дело N__________ На________________листах ________________________ (инициал имени, фамилия) Приложение N 23 ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА В настоящем деле N_________________опись N______________________ Фонд N__________________________________________________________ листов + ________________________________листов внутренней описи _______________________ ________________ ___________________ (наименование должности (подпись) (инициал имени, работника подразделения) фамилия) "___"_____________19___г. Архив за 199__г. Приложение N 24 к инструкции по делопроизводству ______________________ (наименование структурного подразделения) О П И С Ь дел постоянного срока хранения, сданных на хранение в архив_____________________________________________________________________| NN | Индекс | Заголовок |Кол-во| Год, месяц |Приме-|| пп | дела | дела |листов|__________________________|чание || | | | |начало дела|окончание дела| ||____|_________|___________|______|___________|______________|______| Сдал _________________ "___"____________19___г. (инициал имени, фамилия) Принял в архив______________ "___"____________19___г. (инициал имени, фамилия) Архив за 199__г. Приложение N 25 ______________________ (наименование структурного подразделения) О П И С Ь дел временного срока хранения, сданных на хранение в Архив._____________________________________________________________________| NN | Индекс | Заголовок дела | Год | Приме- || пп | дела | |__________________________| чание || | | |начало дела|окончание дела| ||____|_________|________________|___________|______________|________| Приложение N 26 к инструкции по делопроизводству С П Р А В К А о выдаче документов из дела "___________________________________________________"_____________________________________________________________________| Дата | Кому | Расписка | Дата,номер и | Отметка || выдачи | (Ф.И.О., | работника | краткое содер- | о || | должность)| получившего | жание докумен- | возврате || | | документ | та | ||________|___________|_______________|__________________|___________| С П Р А В О Ч Н Ы Й Р А З Д Е Л Написание названий учреждений, организаций и предприятий. 1. В названиях высших государственных организаций и учрежденийвсе слова, входящие в состав названий, пишутся с прописной (большой)буквы. Например: Верховный Суд Российской Федерации. 2. В названиях республиканских государственных комитетов,министерств и других центральных учреждений первое слово и входящие вих состав имена собственные пишутся с прописной буквы. Например: Министерство культуры Российской Федерации. 3. Названия главных управлений и самостоятельных отделов всоставе министерств и ведомств пишутся с прописной буквы. Например: Главное управление животноводства, Отдел капитального строительства. Названия отделов, входящих в состав главных управлений пишутся сострочной буквы. Например: отдел эксплуатации Главного производственногоуправления. В названия областных, городских и районных организаций спрописной буквы пишется только географическое наименование местности,в которой находится учреждение. Например: прокурор Тульской области; Сафоновская центральная городская больница. 4. В официальных названиях учреждений, дворцов, выставок, музееви пр. первое слово пишется с прописной буквы. Например: Дворец спорта; Дом культуры (но: дом отдыха, дом инвалидов). 5. Сокращенные названия трестов, комбинатов, объединений пишутсяв кавычках и не склоняются, если им предшествует родовое слово: трест,комбинат и др. Например: договор с трестом "Тулпромстрой". При отсутствии слов трест, институт их названия пишутся безкавычек и склоняются, например: договор с Тулпромстроем. 6. Сложносокращенные наименования организаций, образованныечастично из начальных букв, частично из усеченных слов, пишутся впервой части прописными буквами, во второй - строчными. Например: НИИШП, ЦНИИЗНсельстрой. 7. Написание фамилий: Фамилии с окончанием на гласные 0 и Е. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на букву 0 и Е, несклоняются. Например: Олег Савченко - Олегу Савченко. Фамилии с окончанием на гласные А и Я. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на гласные А и Я,склоняются, например: Лобода - Лободе, Кривченя - Кривчене. Фамилии с окончанием на согласную букву. Мужские фамилий склоняются (кроме окончания ЫХ). Например: Озолинг - Озолингу, Ковальчук - Ковальчуку, но:Седых - Седых. Женские фамилии не склоняются, Например: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Вера Ковальчук -Вере Ковальчук. Фамилии, оканчивающиеся на мягкий знак и буквы ЕЦ и ОК. Мужские фамилии склоняются. Например: Добродень - Доброденю, Горобец - Горобцу, Зубок - Зубоку. Женские фамилии не склоняются. Например: Ольга Хмель - Ольге Хмель, Любовь Зубок - Любови Зубок. 8. Написание знаков, чисел и сумм. Во многих документах встречаются различного рода знаки и числадля обозначения дат, сроков, сумм. Их следует писать: учебный,бюджетный, хозяйственный год пишут через косую черту.Пример: Правильно: Неправильно:В 1990/91 учебном году В учебном 1990-1991 г.Отопительный сезон Отопительный сезон1991/92 г. 1991-1992 г.В остальных случаях между годами ставится тире и второй годпишут полностью. Пример: Правильно: Неправильно:План на 1991-1992 годы План на 1991-92 г.г. Слова год, годы сокращаются (г. гг.) если они приведены в датах собозначением месяца, квартала и полугодия. При этом квартал обозначаютримской цифрой, а полугодие пишется полностью. Пример: Правильно: Неправильно:План на II квартал 1990 г. План на второй кварталВо втором полугодии 1992 г. 1990 года.Во втором полугодии 1992 года. Если дата состоит только из года, то слово год пишется полностью Пример: Правильно: Неправильно:План на 1965 год. План на 1985 г.В 1984 году. В 1984 г. При римских цифрах падежные окончания не ставятся. Пример: Правильно: Неправильно:В 1 квартале В 1-м квартале. Количественные числительные не имеют падежных окончаний:18 вагонов, 23 станка. Порядковые числительные в именительном и винительном падежахимеют наращивание из одной буквы: 5-й участок, 7-я платформа, 13-еполе. В других падежах они приобретают окончания - го, - ми, -му;например: 2-го курса, 8-ми классов, 2-му дому. Сложные слова, у которых первой частью является числительное,пишутся через дефис: 50-летия, 80-квартирный, 100-процентный. Знаки N,% при неоконченных чисах не удваиваются и ставятся только раз. Пример: Правильно: Неправильно:NN 5, 6 и 7 NN 5, 6 и 750 и 60% 50 и 60%% Сумму более одной тысячи в тексте рекомендуется писать цифрами исловами, например: 5 тыс.рублей, а не 5000 рублей, 1 млн. рублей, а не1000000 рублей, 1 млн.700 тыс.рублей, а не 1700 тыс.рублей, 1млрд.рублей, а не 1000000000 рублей. При написании мер с дробными числами в тексте следует писать:12,7 грамма (а не грамм), 13,5 тонны (а не тонн), 2,25 куб., метра (ане метров), 7 т (а не 7,От), 30 тыс.рублей (а не 30,0 тыс.рублей). В тексте следует писать: 10 автомобилей, а не 10 штукавтомобилей, 10 рабочих, а не 10 человек рабочих. Наиболее употребленное сокращение слов. гектар - га город - г. (а не гор) гражданин - гр., гр-н грамм - г (а не гр.) копейка - коп миллион - млн миллиард - млрд озеро - оз. переулок - пер. погонный метр - пог.м область - обл. поселок - пос. пункт, пункты - п. пп рабочий поселок - р.п. район - р-н деревня - дер. (а не д.) дециметр . - дм (а не дцм) железная дорога - ж.д. завод - з-д Другой - др. километр - км (а не клм) рубль, рублей - руб. смотри - см. прочее - пр. и так далее - и т.д. то есть - т.е. и тому подобное - и т.п. тонна - т (а не тн) тысяча - тыс. (а не т) участок - уч. фабрика - ф-ка центнер - ц час - ч человек - чел год, годы - г., гг. Примечание: В сокращенных обозначениях единиц измерения точка неставится, например: см, кг, л, га, г, но: кв.км, куб.дм Некоторыеслучаи орфографии и пунктуацииСлитное написаниевблизи вправе (поступить насмерть (стоять),вбок так) но осудит навверх впрок смертьввиду (нехватки), вразбивку настольконо иметь в виду вразрез насчетвглубь, но в глубь вразрядку невзирая настраны вслед несмотря навглухую вследствие ниоткудавдали . доныне ничутьвдвое задолго отчастивдобавок заново отчеговдогонку зачастую подчасвзаем извне помногувзамен издали понемногувконец кверху поодиночке(измучиться), но книзу пополамзаглядывать в навечно попустуконец книги навстречу посемувнаем накануне посрединевнаймы наконец (посередине)вниз намного сбокувновь наполовину сверхвовремя напрокат сверхувовсю наряду сразувплоть насколько тотчасвпоследствии чересчурРаздельное написаниев виде в противовес на совестьв добавление в розницу на часах (стоять)в заключение в связи не в мерув корне в течение не за чтов наклон в тупик не к чемув ногу в упор ни за чтов обмен за глаза ни к чемув обрез на виду ни на йотув одиночку на нет один на одинв открытую на память по несколькув придачу на поруки с налета (с налету)в продолжение . на славу со временемНаписание через дефисво-первых на-гора статус-кводавным-давно по-видимому точь-в-точьде-факто по-иномуде-юре по-моемуеле-еле по-прежнемукарт-бланш по-пустомукрест-накрест по-русски Определения терминов, применяемых в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству)---------------------------------------------------------------------- Термины Определения---------------------------------------------------------------------- 1 2----------------------------------------------------------------------Акт обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке, к которым относятся акты органов государственной власти и управления: федеральные конституционные и федеральные законы - законодательные акты; указы и распоряжения Президента Российской Федерации - акты Президента Российской Федерации; постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации - акты Правительства Российской Федерации постановления и распоряжения главы администрации области , распоряжения заместителей главы администрации. документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (например: акты уничтожения документов (дел), приема-передачи документов (дел), материальных ценностей и т.п.).Бланк документа стандартный лист бумаги, нарежь которого нанесена постоянная информация (реквизит а для помещения переменной информации предназначены свободная часть листа или специально отведенное (указанное) на нем местоДело совокупность документов (или документ), относящихся кодному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложкуДокументационное деятельность Администрации области,oбеспечение района,города по документированию и(делопроизводство) организации работы с документами в процессе осуществления своих функцийДокументирование создание документовДокументооборот движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки; характеризуется объемом , исчисляемым количеством входящих , исходящих и внутренних документов за определенный отрезок времениВнутренний документ документ,подготовленный в Администрации области (района, города) (подразделении Администрации), не выходящий за пределы Администрации (подразделения Администрации)Входящий (поступивший) зарегистрированный (учтенный) документ,документ поступивший в Администрацию области, города, района (в подразделение Администрации)Исходящий (отправляемый) документ, отправляемый из Администрациидокумент области (подразделения Администрации)за подписью должностного лица и имеющий реквизиты Администрации (ее подразделения)Копия документа экземпляр документа, в точности воспроизводящий подлинник документа,при необходимости заверенный в установленном порядкеНормативные документы правовые акты ,решения и другие документы, в которых устанавливаются (содержатся) какие-либо нормы, правила, предписания,рассчитанные на постоянное или многократное действиеОрганизационно-распо- документы, в которых фиксируютсярядительные документы решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулированиядеятельности органов власти, учреждений,предприятий, организаций, их подразделении и должностных лиц (постановления и распоряжения главы администрации, поручения, письма, протоколы и др.)Служебный документ документ с необходимыми реквизитами созданный или полученный Администрацией области,района, города (ее подразделением, работником) в связи с осуществлением служебных функций и полномочииПодлинник документа первый или единственный экземпляр документаИнструкция правовой акт, утверждаемый (издаваемый) в целях установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности администрации главы, (подразделений,работников Администрации области, города, района)Методическое обеспечение совокупность документов по технологии делопроизводстваНоменклатура дел систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их храненияПоручение документ организационно- распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий или подтверждающий (согласующий) целесообразность предлагаемых мер, действий в целях разрешения преимущественно оперативных вопросовРегистрация документов фиксация факта создания, принятия либо получения документов с присвоением им порядковых номеров и записью сведений о них;на входящих(поступивших)документах, при их регистрации проставляются регистрационные штампыРезолюция указание руководителя или иного должностного лица по организации исполнения документа или порученияРеквизит документа элемент служебного документаСлужба делопроизводства подразделение, часть подразделения, отдельные работники, на которых возложены обязанности по организации документационного обеспечения и ведению делопроизводстваСлужебная информация сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемых в связи с выполнением служебных ФункцийСправка документ, содержащий текстовую или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, истории вопроса, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (например, справка о состоянии подготовки документов, справка о документообороте, справка о проверке состояния работы с документами и т.д.)Учет документов фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штамповФедеральные законы правовые акты, принимаемые в соответствии с Конституцией Российской Федерации Государственной Думой, одобренные Советом Федерации, подписанные и обнародованные Президентом Российской Федерации, имеющие действие на всей территории Российской ФедерацииФедеральные федеральные законы, принимаемые поконституционные законы вопросам предусмотренным Конституцией Российской Федерации.