Постановление Главы Администрации Смоленской области от 22.12.1997 № 502
О порядке ведения и хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности государственной службы Смоленской области
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Еот 22.12.97г. N 502г. Смоленск О порядке ведения и хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности государственной службы Смоленской области В соответствии со статьей 9 закона " Об областных государственныхдолжностях и государственной службе Смоленской области"ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения и храненияличных дел лиц, замещающих государственные должности государственнойслужбы Смоленской области. 2. Возложить обязанности по формированию, ведению и хранениюличных дел лиц, замещающих высшие и главные государственные должностиадминистрации области, на Управление государственной службыадминистрации области ( А.П.Цицаркин ). 3. Руководителям структурных подразделений администрации областивозложить обязанности по формированию, хранению и ведению личных деллиц, замещающих государственные должности государственной службыСмоленской области, на кадровые службы подразделений, а при ихотсутствии - на специально назначенных лиц. 4. Контроль за выполнением данного постановления оставляю засобой. А.Глушенков Утверждено постановлением главы администрации Смоленской области от 22.12.97г. N 502 П О Л О Ж Е Н И Е о порядке ведения и хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности государственной службы Смоленской области Настоящее Положение разработано в соответствии с законом "Обобластных государственных должностях и государственной службеСмоленской области" и определяет порядок ведения и хранения личных деллиц, замещающих государственные должности государственной службыСмоленской области. 1. Личное дело лица, замещающего государственную должность,включает в себя документальные сведения, связанные с поступлением нагосударственную службу области, прохождением и завершениемгосударственной службы. Личное дело лица, замещающего государственную должность,оформляется после издания распоряжения (приказа) о его приеме наработу. 2. При переводе лица, замещающего государственную должность, нановое место государственной службы личное дело передается всоответствующую кадровую службу. 3. Ведение нескольких личных дел одного лица, замещающегогосударственную должность, не допускается. 4. В личное дело лица, замещающего государственную должность,должны включаться только сведения, предусмотренные федеральнымизаконами, законами области, иными федеральными и областныминормативными правовыми актами, определяющими условия и порядокпоступления на государственную службу области и ее прохождение, атакже сведения о его предыдущей трудовой деятельности. Перечень документов, входящих в личное дело лица, замещающегогосударственную должность, включает в себя: - опись документов, имеющихся в личном деле (форма 1); - личное заявление; - анкета с фотографией размером 6х4 см на матовой бумаге без уголков (форма 2); - дополнение к анкете (форма 3); - автобиография (форма 4); - копия диплома или иного документа об образовании; - медицинское заключение о состоянии здоровья; - справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений о доходах и имущественном положении; - копии документов о назначении на государственную должность и перемещениях по государственной службе; - трудовой договор (контракт); - копии документов о повышении квалификации или переподготовке государственного служащего; - лист учета предоставления ежегодных отпусков (форма 5); - материалы по аттестации (аттестационный лист, служебные характеристики - отзывы); - материалы о проведении государственного квалификационного экзамена, о присвоении по его результатам квалификационного разряда (классного чина); - материалы по участию в конкурсе на замещение вакантной должности государственной службы в администрации области, прохождению испытания при замещении государственной должности; - на руководителей от начальника отдела и выше в личное дело вкладывается справка (форма 6). Все документы личного дела подшиваются в специальную папку (форма7), на которой проставляется присвоенный порядковый номер. После заведения личного дела в нем отражаются все основныеизменения анкетных и других данных, которые будут возникать в периодпрохождения лицом, замещающим государственную должность,государственной службы. В личное дело лица, замещающего государственную должность,допущенного к государственной тайне, включается договор (контракт) обоформлении допуска к государственной тайне. Сбор и внесение в личное дело лица, замещающего государственнуюдолжность, сведений о частной жизни, политической и религиознойпринадлежности запрещены. 6. Все документы в личном деле располагаются в хронологическомпорядке. После увольнения лица, замещавшего государственную должность,его личное дело оформляется для передачи в установленном порядке нахранение в архив. 7. Лицо, замещающее государственную должность, имеет право наознакомление с документами и материалами своего личного дела,служебными характеристиками и отзывами о своей деятельности и инымидокументами до внесения их в личное дело, а также на приобщение кличному делу своих объяснений. 8. При работе с личным делом, выданным во временное пользование,запрещается: производить какие-либо исправления в ранее сделанныхзаписях, вносить в него новые записи, извлекать из личного деладокументы или помещать в него новые, разглашать сведения, содержащиесяв документах личного дела. При извлечении каких-либо документов изличного дела по указанию руководителя работник кадровой службы обязансделать во внутренней описи соответствующую запись. Личные дела могут выдаваться во временное пользованиеопределенным должностным лицам; круг которых, определяетсяруководителем государственного органа. Высылка личных дел посоответствующим запросам в другие организации осуществляется сразрешения руководителя структурного подразделения администрацииобласти. 9. Ответственность за оформление и хранение личных делвозлагается на кадровые службы и руководителей структурныхподразделений. Личные дела уволенных лиц, замещавших государственную должность,оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятсяв архиве в алфавитном порядке. 10. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек и имеют срокхранения 75 лет. Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы, вкоторых личные дела располагаются в алфавитном порядке или по порядкуномеров. Форма N 1 ОПИСЬ документов, имеющихся в личном делена тов._______________________________________________________________ (фамилия) (имя) (отчество)+--------------------------------------------------------------------+¦N N¦ Наименование документов¦ Количество ¦Дата изъятия¦ Кем изъят ¦¦п/п¦ ¦ листов ¦ документов ¦документ и п ¦ ¦ ¦ ¦какой причине¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+------------------------+------------+------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+--------------------------------------------------------------------+ Форма N 2 А Н К Е Т А +----------------------+ (заполняется собственную) ¦ ¦ ¦ ¦ Фамилия_____________________________ ¦ Место ¦ ¦ ¦ Имя_________________________________ ¦ для фотокарточки ¦ ¦ ¦ Отчество____________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------+---------------------------------------------------------------------- 2.¦Если изменили фамилию, имя или ¦ ¦отчество, то укажите их, а также ¦ ¦когда, где и по какой причине ¦ ¦изменили ¦----+--------------------------------------+-------------------------- 3.¦Год, число, месяц и место рождения ¦ ¦(село, деревня, город, район, ¦ ¦область, край, республика) ¦----+--------------------------------------+-------------------------- 4.¦Национальность ¦----+--------------------------------------+-------------------------- 5.¦Гражданство (если изменили, то ¦ ¦укажите, когда и по какой причине ¦----+--------------------------------------+-------------------------- 6.¦Образование, когда и какие учебные ¦ ¦заведения окончили, номера дипломов. ¦ ¦Специальность по диплому ¦ ¦Квалификация по диплому ¦----+--------------------------------------+-------------------------- 7.¦Ученая степень, ученое звание, когда ¦ ¦присвоены, номера дипломов ¦----+--------------------------------------+-------------------------- 8.¦Какими иностранными языками и ¦ ¦языками народов Российской Федерации ¦ ¦владеете и в какой степени (читаете и ¦ ¦можете объясняться, владеете свободно)¦----+--------------------------------------+-------------------------- 9.¦Были ли Вы и Ваши родственники судимы,¦ ¦когда и за что ¦----+--------------------------------------+-------------------------- 10.¦Были ли за границей, где, когда и ¦ ¦с какой целью ¦---------------------------------------------------------------------- 11. Выполненная работа с начала трудовой деятельности (включаяучебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военнуюслужбу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность ит.п.) При заполнении данного пункта необходимо изменить учреждения,организации и предприятия так как они назывались в свое время, военнуюслужбу записывать с указанием должности и номера воинской части.---------------------------------------------------------------------------------------- Месяц и год ¦ Должность с указанием учреждения, ¦Местонахождения учреждения,-----------------------¦организации, предприятия независимо¦ организации, предприятия поступления ¦ ухода ¦ от собственности и ведомственной ¦ ¦ ¦ принадлежности ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦-------------+---------+-----------------------------------+---------------------------- ¦ ¦ ¦---------------------------------------------------------------------------------------- 12. Ваши родственники (жена, муж, дети, отец, мать, братья,сестры)------------------------------------------------------------------------------- Степень родства ¦Фамилия, имя,¦Год, место¦Место работ,¦Адрес места жительства ¦ отчество ¦рождения ¦ должность ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-----------------+-------------+----------+------------+----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦-------------------------------------------------------------------------------* Если родственники изменяли фамилии, имена, отчества, то необходимоуказать их прежние фамилии, имена, отчества. 13. Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники, постояннопроживающие за границей (укажите их фамилию, имя, отчество, годрождения, степень родства, место жительства, с какого времени онипроживают за границей) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание --------------------------------------------------------------------------------- 15. Домашний адрес и номер телефона ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 16. Паспорт или документ, его заменяющий ----------------------------------------------------------------------------------------------- (номер, серия, кем и когда выдан) 17. Дополнительные сведения (государственные награды, участие ввыборных представительных органах, а также другая информация, которуюоформляемый желает сообщить о себе --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------"___"_____________________г. Подпись (дата заполнения) ------------------------- Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.М.П. -------------------------------------------- (подпись, фамилия работника кадровой службы)"___"________________19___г. Форма N 3+--------------------------------------------------------------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----------+-------------+--------------+--------------+------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+--------------------------------------------------------------------+ Д О П О Л Н Е Н И Е к л и ч н о м у л и с т к у п о у ч е т у к а д р о в Фамилия____________________Имя____________Отчество_______________ 1. Данные о работе после заполнения личного листка+----------------------------------------------------------------------------------------------+¦ Д О Л Ж Н О С Т Ь ¦ Местонахождение ¦Число, месяц, год¦ Решение об ¦¦с указанием наименования учреждения, ¦ учреждения, ¦ вступления в ¦ утверждении ¦¦ органами, предприятия, главного ¦ организации, ¦ должность или ¦работника ил覦управления, министерства или ведомства¦ предприятия ¦ухода с должности¦ освобождени覦 ¦(город, район, область,¦ ¦ работника ¦¦ ¦ край, республика) ¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+--------------------------------------+-----------------------+-----------------+-------------¦+--------------------------------------+-----------------------¦ ¦ ¦+----------------------------------------------------------------------------------------------+ Форма N 4 А В Т О Б И О Г Р А Ф И Я---------------------------------------------------------------------- Фамилия, имя и отчество---------------------------------------------------------------------- Форма N 5 Лист учета использования отпусков----------------------------------------------------------------------+----------------------------------------------------------------------+¦ Приказ ¦ За ¦ Начало и ¦ Количество дней отпуска ¦+------------------¦ период ¦конец отпуска+--------------------------¦¦ Дата ¦ N ¦ ¦ ¦положено¦предост.¦осталось¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+---------+--------+----------+-------------+--------+--------+--------¦+----------------------------------------------------------------------+ Форма N 6 С П Р А В К А---------------------------------------------------------------------- (фамилия, имя, отчество) Год, число и Место рождения Национальность м-ц рождения Образование Окончил (когда, что) Специальность по образованию, ученая степень, звание Каким иностранными языками владеет Является ли народным депутатом Имеет ли государственные награды (какие) Был ли за границей (когда, где) РАБОТА В ПРОШЛОМ Форма N 7 АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ---------------------------------------------------------------------- Отдел кадров ЛИЧНОЕ ДЕЛО N ------------------ -------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------