Распоряжение Администрации Смоленской области от 26.02.1997 № 52-р
Об утверждении "Инструкции по документообороту областной администрации с районами и городами области по электронной почте ГАС " Выборы" "
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Еот 26.02.97г. N 52-рг. Смоленск Об утверждении "Инструкции по документообороту областной администрации с районами и городами области по электронной почте ГАС "Выборы"" В соответствии с постановлением главы администрации области от06.02.97г. N 68 "О переводе документооборота областной администрациина электронную почту": 1. Утвердить прилагаемую "Инструкцию по документооборотуобластной администрации с районами и городами области по электроннойпочте ГАС "Выборы". 2. Настоящая инструкция вступает в силу с 1 марта 1997 года. Н.Рулев УТВЕРЖДЕНО распоряжением заместителя Главы - управляющего делами администрации Смоленской области от 26.02.97г. N 52 ИНСТРУКЦИЯ по документообороту областной администрации с районами и городами области по электронной почте ГАС "Выборы" 1. Настоящая инструкция устанавливает правила учета, регистрации,порядок приема/отправки документов между областной администрацией,районами, городами области по электронной почте ГАС "Выборы". 2. Абонентский пункт ГАС "Выборы" находится в отделеинформационных ресурсов областной администрации (далее по тексту ОИР) совместно с региональным информационно-аналитическим центром ( далеепо тексту РИАЦ ) ( комната 607 Дома администрации, телефон 3-77-47 ,телефон "Искра-2" - 06-018 ). 3. При отправке постановлений и распоряжений областнойадминистрации руководителям органов местного самоуправления районов,городов области, общий отдел (протокольная часть) представляет вОИР/РИАЦ копию постановления или распоряжения, заверенную печатью"общий отдел N 1". Копия регистрируется и хранится в ОИР/РИАЦ. На ней ставится штампотдела информационных ресурсов, на котором проставляется исходящийрегистрационный номер. 4. Структурные подразделения областной администрацииподготавливают для отправки по электронной почте в районы и городаобласти служебные документы, письма и др. При этом к документам,отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования: 4.1. Для подразделений, не имеющих компьютеры: - объем не более 5 печатных листов. - копии должны иметь четкое и контрастное изображение. - на обратной стороне последнего листа документа указываютсяадреса рассылки. 4.2. Для подразделений, имеющих компьютеры: - объем не более 1 Мбайт. - документ представляется в виде электронной копии на дискете сотдельным файлом сопроводительной информации, в котором указываетсяназвание пересылаемого файла, его размер и адреса рассылки. Вид файлаcопроводительной информации представлен в Приложении 1. 5. Копии документов и сопроводительная информация регистрируетсяв ОИР/РИАЦ. На копии ставится штамп отдела информационных ресурсов суказанием исходящего регистрационного номера. 6. При получении по электронной почте документов из районов,городов области администратор почтовой связи ОИР/РИАЦ, регистрируетих, ставит штамп отдела, входящий номер и оповещает адресата ополучении. Структурным подразделениям администрации, не имеющим компьютеров,документы передаются в распечатанном виде. Структурным подразделениям администрации, имеющим компьютеры,документы передаются в электронном виде для последующей распечатки насобственных компьютерах. 7. При наличии в структурных подразделениях администрациимодемов, допускается передача документов в ОИР/РИАЦ для отправки врайоны и города по модемной связи (телефон для модемной связи вОИР/РИАЦ - 3-69-68). При этом пересылаемые файлы должны сопровождатьсяфайлом сопроводительной информации, в котором должны быть указаныреквизиты пересылаемых документов, перечислены имена и размерыпересылаемых файлов, указаны адреса рассылки.Содержимое файласопроводительной информации должно соответствовать Приложению 1. Администратор почтовой связи ОИР/РИАЦ регистрирует пересылаемыефайлы, присваивает исходящий номер и отправляет адресатам поэлектронной почте в районы и города по адресам рассылки. 8. Администраторы ГАС "Выборы" в районных и городскихадминистрациях должны: - учитывать передаваемую и принимаемую информацию в журналахучета входящей и исходящей корреспонденции установленного образца; - при пересылке документов в областную администрацию по программеDIMAIL указывать сопроводительную информацию по форме Приложения 1; - сообщать адресатам о принятой информации по телефону; - подразделениям администрации, не имеющим компьютеров, документыпередавать в распечатанном виде; - подразделениям администрации, имеющим компьютеры, документыпередавать в электронном виде. 9. Администратор почтовой связи ОИР/РИАЦ получает по электроннойпочте уведомление о факте получения документа адресатом. Принеобходимости о дате получения документа адресатом можно узнать уадминистратора почтовой связи ОИР/РИАЦ по телефону 3-77-47. Начальник отдела информационных ресурсов И.Макаренкова Приложение N 1 к инструкции по документообороту областной администрации с районами и городами области по электронной почте ГАС "Выборы" Вид файла сопроводительной информации. Из Смоленска Управление сельского хозяйства и продовольствия Ельня. Начальнику управления сельского хозяйства и продовольствия (И.И. Иванову.) (Несколько адресов необходимо указывать через запятую) При этом направляется файл со статистическими данными Имя: stat.txt Размер: 16200 байт Зам. начальника управления сельского хозяйства и продовольствия (С.С.Сидоров) 24.02.97 г. Исполнил: Попова Т.А. тел. для справок 3-33-33