Постановление Главы Администрации Смоленской области от 25.05.2000 № 320
О порядке заключения, регистрации, хранения и контроля за исполнением договоров, контрактов, соглашений в администрации Смоленской области
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Еот 25.05.2000г. N 320г. Смоленск Утратилo силу - Постановление Администрации Смоленской области от 23.04.2002 г. N 113 О порядке заключения, регистрации, хранения и контроля за исполнением договоров, контрактов, соглашений в администрации Смоленской области В целях упорядочения процедуры подготовки, согласования,визирования, подписания, регистрации и хранения договоров, контрактов,соглашений и других правовых актов, заключаемых от имени или сучастием администрации Смоленской области, а также осуществленияконтроля за договорной дисциплинойПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемый Порядок заключения, регистрации,хранения и контроля за исполнением договоров, контрактов, соглашений идругих правовых актов в администрации Смоленской области. 2. Установить, что подлинные экземпляры договоров, контрактов исоглашений и других правовых актов, заключенных в установленномпорядке, регистрируются и хранятся в секторе систематизациизаконодательства и контроля Государственно-правового управленияадминистрации Смоленской области. 3. Заместителям Главы администрации Смоленской области ируководителям структурных подразделений администрации Смоленскойобласти в месячный срок представить в Государственно-правовоеуправление администрации Смоленской области имеющиеся у них договоры,контракты, соглашения и другие правовые акты, в подготовке исогласовании которых они принимали участие. 4. Начальнику Государственно-правового управления администрацииСмоленской области Е.Э.Задворянскому обеспечить учет и хранениедействующих договоров, контрактов, соглашений и других правовых актов,заключаемых в администрации Смоленской области, начиная с 1998 года. 5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Главы - руководителя Аппарата Главы администрацииСмоленской области Н.Н.Мишина. А.Д.Прохоров УТВЕРЖДЕН постановлением Главы администрации Смоленской области от 25.05.2000г. N 320 ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ, ХРАНЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ, КОНТРАКТОВ, СОГЛАШЕНИЙ И ДРУГИХ ПРАВОВЫХ АКТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящий Порядок (далее именуется - Порядок) регулируеторганизацию работы администрации Смоленской области (далее во всехсловосочетаниях именуется - администрация области) по подготовке,согласованию, визированию, подписанию и хранению договоров,контрактов, соглашений, протоколов, меморандумов, деклараций и т.д.(далее именуются - соглашения), заключаемых от имени или с участиемадминистрации области, и устанавливает систему их учета и контроля заисполнением. 1.2. Порядок применяется в отношении всех соглашений независимоот их вида, наименования, значения, характера затрагиваемых вопросов иих отраслевой направленности, заключаемых с федеральными органамигосударственной власти Российской Федерации, субъектами РоссийскойФедерации, субъектами иностранных федеративных государств,административно-территориальными образованиями иностранных государств,российскими и зарубежными организациями. Порядок распространяется на соглашения, в которых Смоленскаяобласть (далее именуется - область) является стороной как субъектРоссийской Федерации. Соглашения регулируют отношения сторон путем создания взаимныхправ и обязанностей в различных сферах, образуют правовую основумежрегиональных отношений, содействуют развитию, расширению иукреплению прямых партнерских связей между территориями, развитиювзаимовыгодного торгово-экономического, научно-технического,культурного и иного сотрудничества. 1.3. Соглашения заключаются, исполняются и прекращают своедействие (по истечении срока действия либо по соглашению сторон) всоответствии с общепризнанными принципами и нормами российскогозаконодательства и международного права, Конституцией РоссийскойФедерации, положениями самих соглашений и Порядком. 1.4. Действие Порядка распространяется также на внесениеизменений и дополнений к ранее заключенным соглашениям от имени или сучастием администрации области. Подготовка, согласование, визирование,подписание и учет изменений, дополнений, приложений к соглашениямосуществляется в порядке, аналогичном для их заключения. 1.5. Действие Порядка не распространяется на заключение от имениадминистрации области трудовых договоров (контрактов), трудовыхсоглашений, хозяйственных договоров и договоров (контрактов) поставкитоваров (работ, услуг) для областных государственных нужд, а такжеприложений, изменений и дополнений к ним. 1.6. Соглашения от имени или с участием администрации областимогут заключаться только Главой администрации Смоленской области(далее именуется - Глава администрации области). В случае егоотсутствия названные документы подписываются лицом, исполняющимобязанности Главы администрации области. 1.7. Другие должностные лица, в том числе заместители Главыадминистрации области, руководители структурных подразделенийадминистрации области, вправе подписывать соглашения только наосновании соответствующего распорядительного акта и доверенности,подписанных Главой администрации области или лицом, исполняющим егообязанности. В преамбуле соглашения должна быть сделана ссылка на дату и номердоверенности, на основании которой соответствующее должностное лицоуполномочено подписать данное соглашение от имени администрацииобласти. Доверенности на заключение, изменение и расторжение соглашений отимени администрации области выдаются без права передоверия. 1.8. Подготовка проектов соглашений, экономическое обоснование,определение целесообразности их заключения, исполнение условийсоглашений и контроль за исполнением обязательств участникамисоглашений возлагаются на соответствующие структурные подразделенияадминистрации области. В этой работе в пределах своей компетенцииучаствуют региональные структуры заинтересованных федеральных органовпри реализации федеральных программ и мероприятий. 1.9. Соглашения являются служебными документами, имеютособенности в подготовке, учете, контроле исполнения и организациихранения, входят в общую систему делопроизводства в администрацииобласти. 2. ПОДГОТОВКА, СОГЛАСОВАНИЕ И ВИЗИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ СОГЛАШЕНИЙ 2.1. Предложения Главе администрации области о подготовкепроектов соглашений в зависимости от их значения для области ихарактера затрагиваемых вопросов могут исходить непосредственно отзаместителей Главы администрации области или от руководителейкомитетов и управлений администрации области через заместителей Главыадминистрации области, курирующих соответствующие направления. 2.2. Предложения о заключении соглашений должны включать проектысоглашений или их основные положения, обоснование целесообразности ихзаключения, определение соответствия проектов соглашенийзаконодательству Российской Федерации, оценку возможныхфинансово-экономических и иных последствий заключения соглашений. 2.3. Исполнители проектов соглашений подготавливают их,руководствуясь разделом 1 Порядка, согласовывают с исполнителямидоговорных обязательств по срокам выполнения заданий и мероприятий,объемам финансирования и другим условиям. 2.4. Проект соглашения подлежит предварительному согласованию: - с территориальными органами федеральных органов исполнительнойвласти в установленных федеральным законодательством случаях; - с предприятиями, учреждениями и организациями в случаях, когдапроекты соглашений содержат упоминание о них. 2.5. Согласование проекта соглашения осуществляется в форме еговизирования. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку идату визирования, а при необходимости указывается должностьвизирующего. Визирование производится на лицевой стороне последнеголиста соглашения. 2.6. На проекте соглашения обязательны визы: - непосредственного исполнителя(ей) проекта соглашения; - работника юридической службы (при наличии таковой) комитета(управления), подготовившего соответствующий проект соглашения; - руководителя(ей) структурного(ых) подразделения(й)администрации области, которому(ым) подведомственны вопросы,составляющие содержание соответствующего проекта соглашения; - начальника Главного финансового управления администрацииобласти во всех случаях, когда выполнение соглашения связано сиспользованием, выделением финансовых ресурсов из областного бюджетаили касается вопросов налогообложения; - начальника Главного экономического управления администрацииобласти во всех случаях, когда выполнение соглашения связано сразработкой и выполнением планов и программ социально - экономическогоразвития области, а также с ценовой и промышленной политикой; - заместителя Главы администрации области, курирующего комитет(управление), подготовивший и завизировавший соответствующий проектсоглашения; - начальника Государственно-правового управления администрацииобласти или лица, его замещающего. 2.7. Согласование проекта соглашения и его визирование впоследовательности, определенной пунктом 2.6 Порядка, осуществляется втечение одних суток с момента передачи соответствующему должностномулицу текста соглашения на согласование, если при этом не требуетсяпроведение экспертизы в соответствии с разделом 3 Порядка. 2.8. Лица, визирующие проект соглашения, несут ответственность заего содержание наряду с исполнителями по вопросам, относящимся к ихкомпетенции. 2.9. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту соглашения,сделанные должностными лицами, визирующими проект, излагаются наотдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечанияприлагаются" или "С замечаниями". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающемусоглашение. 2.10. Если в процессе согласования или в ходе доработки проектасоглашения вносятся существенные, принципиальные изменения впервоначальную редакцию проекта, он подлежит повторному визированию усоответствующих должностных лиц. Повторное визирование не требуется,если при доработке в проект соглашения вносятся редакционные поправки,существенно не меняющие его смысловое содержание. 2.11. Тексты проектов соглашений после повторного согласования ссоответствующими должностными лицами администрации областинаправляются для окончательного согласования другой стороне. 2.12. На неприемлемые условия проекта соглашения, представленногоконтрагентом, может быть составлен протокол разногласий к данномупроекту соглашения, который подлежит согласованию в соответствии снастоящим разделом Порядка. 3. ЭКСПЕРТИЗА И ПОДПИСАНИЕ ПРОЕКТОВ СОГЛАШЕНИЙ 3.1. Проекты соглашений в обязательном порядке передпредставлением на подпись Главе администрации области или иным лицам всоответствии с пунктом 1.7 Порядка направляются для проведенияправовой экспертизы в Государственно-правовое управление администрацииобласти. 3.2. Правовая экспертиза проектов соглашений осуществляется напредмет соответствия их содержания действующему законодательству иправилам оформления соответствующих видов договоров. 3.3. До представления проектов соглашений на правовую экспертизуони должны пройти согласование в форме визирования у лиц,перечисленных в п. 2.4 и 2.6 Порядка. При необходимости в зависимости от содержания проекта соглашенияпо усмотрению лиц, уполномоченных в соответствии с п. 2.6. Порядка наего визирование, до правовой экспертизы проект соглашения может бытьнаправлен на экономическую и (или) финансовую экспертизусоответственно в Главное экономическое управление и (или) Главноефинансовое управление администрации области. Результаты соответствующей экспертизы оформляются письменнымзаключением за подписью руководителя Главного экономическогоуправления или Главного финансового управления администрации области. 3.4. Проект соглашения на правовую экспертизу представляется вколичестве экземпляров по числу его участников или в количествеэкземпляров, которое необходимо сторонам (плюс один экземпляр),прошитым, скрепленным печатью участника (участников) соглашения, еслиинициатором его заключения выступает не представитель администрацииобласти. 3.5. В случае наличия замечаний и предложений по тексту проектасоглашения, представленного на правовую экспертизу, соответствующийпроект возвращается его разработчику для учета замечаний и предложенийв рабочем порядке. В случае, если проект соглашения полностью или в существенной егочасти противоречит действующему законодательству и соответствующиенедостатки проекта соглашения устранить в рабочем порядке непредставляется возможным, составляется письменное заключение правовойэкспертизы и направляется разработчику проекта соглашения для егопереработки. 3.6. Правовая экспертиза проекта соглашения должна осуществлятьсяв течение 10 рабочих дней со дня поступления проекта вГосударственно-правовое управление администрации области. Экономическая и (или) финансовая экспертиза проекта соглашенияпри их (ее) необходимости проводится в такие же сроки. 3.7. При отсутствии замечаний к содержанию проекта соглашения(либо после учета соответствующих замечаний) проект возвращается егоразработчику с визой начальника Государственно-правового управленияадминистрации области или лица, его замещающего. 3.8. Согласованные в установленном порядке и прошедшие экспертизупроекты соглашений представляются на подпись Главе администрацииобласти или лицу, уполномоченному на подписание соглашения всоответствии с доверенностью. В состав реквизита "Подпись" на соглашении входят: наименованиедолжности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровкаподписи (инициалы, фамилия). Подлинность подписи удостоверяетсяпечатью соответствующей стороны соглашения. 3.9. Глава администрации области или уполномоченное лицоподписывает соглашение, как правило, одновременно с уполномоченным нато представителем (представителями) другой стороны (других сторон)соглашения. В случае подписания соглашения в отсутствие представителя(представителей) другой стороны (других сторон) подписанное соглашениенаправляется по почте или нарочным в соответствии с п. 4.5 Порядка. 4. РЕГИСТРАЦИЯ СОГЛАШЕНИЙ 4.1. Подписанные и скрепленные печатями сторон соглашения набумажном и магнитном носителях передаются в сектор систематизациизаконодательства и контроля Государственно-правового управленияадминистрации области, где они регистрируются с присвоением порядковыхрегистрационных номеров. 4.2. Учет соглашений, изменений и дополнений к ним представляетсобой внесение записи в специальный журнал регистрации соглашений сприсвоением ему индивидуального порядкового номера и проставление наодном экземпляре соглашения штампа о его регистрации. 4.3. На подлинный экземпляр соглашения или дополнительноесоглашение к нему наносится штамп: "Зарегистрирован в секторе систематизации законодательства и контроля Государственно- правового управления администрации Смоленской области _________________________ за N _______ (дата) Подпись ____________________________". (фамилия, инициалы) 4.4. Один подписанный подлинный экземпляр соглашения вместе совсеми относящимися к нему документами (приложениями, представлениями,письмами, ходатайствами, замечаниями, заключениями и т.д.) оставляетсяна хранение по месту его регистрации. 4.5. Подписанные и зарегистрированные соглашения вместе ссопроводительным письмом направляются его участникам, отраслевымструктурным подразделениям администрации области в соответствии с ихкомпетенцией и заинтересованным организациям по почте или нарочным, очем делается отметка в журнале регистрации исходящей корреспонденции,либо выдаются на руки под роспись. Копии всех соглашений, касающихся социально-экономическогоразвития области, направляются в Главное экономическое управлениеадминистрации области. Копии всех соглашений, выполнение которых связано сиспользованием, выделением финансовых ресурсов из областного бюджетаили касается вопросов налогообложения, направляются в Главноефинансовое управление администрации области. Рассылку соглашений обеспечивает общий отдел Управления деламиАппарата Главы администрации области. 5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СОГЛАШЕНИЙ 5.1. Текущий контроль за исполнением соглашений возлагается наотраслевые комитеты и управления администрации области в соответствиис их компетенцией, которые: - обеспечивают исполнение договорных обязательств, принятых насебя администрацией области; - периодически информируют Главу администрации области илидолжностное лицо, подписавшее соглашение, о ходе его исполнения; - в случае возникновения угрозы срыва условий соглашениядокладывают Главе администрации области о причинах, препятствующих ихисполнению, и вносят предложения по их устранению; - по исполнении всех условий соглашения либо по истечении срокаего действия представляют Главе администрации области итоговуюинформацию с приложением всех необходимых документов; - при неисполнении обязательств соглашения оформляют иски кучастникам (сторонам) соглашения, виновным в нарушении договорныхобязательств, и представляют интересы администрации в судах общейюрисдикции, арбитражном суде; - вносят предложения о досрочном прекращении действия соглашения. 5.2. Главное финансовое управление администрации области: - проверяет соответствие платежных документов заключеннымсоглашениям; - осуществляет контроль за исполнением финансовых условийсоглашений; - в случае поэтапного финансирования соглашений получает отисполнителей соглашений отчеты об использовании ранее перечисленныхсредств. При отсутствии таких финансовых отчетов вносит предложениеГлаве администрации области для принятия решения о дальнейшемфинансировании. 6. ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЙСТВИЯ СОГЛАШЕНИЙ 6.1. Прекращение действия соглашений осуществляется на основедействующих норм российского и международного права, если иное непредусмотрено условиями самих соглашений. 6.2. Предложения о досрочном прекращении действия соглашениймогут инициироваться должностными лицами, в чьей компетенции находятсявопросы, регулируемые соответствующим соглашением, и представляются вустановленном для заключения соглашения порядке на рассмотрение Главыадминистрации области или должностного лица администрации области,подписавшего данное соглашение. 6.3. Предложение о досрочном прекращении действия соглашениядолжно содержать копию текста данного соглашения, обоснованиецелесообразности его досрочного прекращения, а также оценку возможныхюридических, финансово-экономических и иных последствий досрочногопрекращения действия соглашения. 6.4. В случае принятия решения о досрочном прекращении действиясоглашения Управление делами Аппарата Главы администрации областинаправляет соответствующую информацию другой стороне для согласования.Информацию подписывает Глава администрации области или должностноелицо, подписавшее данное соглашение. 7. ХРАНЕНИЕ СОГЛАШЕНИЙ 7.1. Подписанные в соответствии с Порядком оригиналы соглашений иотносящиеся к ним документы (материалы), являющиеся договорнойдокументацией, хранятся в секторе систематизации законодательства иконтроля Государственно-правового управления администрации области. 7.2. Доступ к договорной документации должны иметь толькоспециалисты, непосредственно выполняющие работу по исполнениюсоглашений. 7.3. Соглашения и приложения к ним, затрагивающие финансовые,хозяйственные, инвестиционные или иные вопросы, носящиеконфиденциальный характер, опубликованию в средствах массовойинформации, внесению в базу данных информационно-справочной сетиадминистрации области или иную базу данных не подлежат. Разглашение условий таких соглашений не допускается. Виновные вразглашении конфиденциальных условий соглашений несут ответственностьв соответствии с действующим законодательством. 7.4. Ознакомление с договорной документацией и снятие сдокументов копий допускается с письменного согласия заместителя Главыадминистрации области, курирующего вопросы по существу конкретногосоглашения. Письменным разрешением на ознакомление с договорной документациейследует считать резолюцию на соответствующем письменном ходатайстве. И.о. начальника Государственно- правового управления администрации Смоленской области Н.Ю.Гревцева