Постановление Администрации Муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области от 16.04.1997 № 175
Об утверждении инструкций
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГАГАРИНСКОГО РАЙОНА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 16.04.1997 г. N 175 Об утверждении инструкций. ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить формы журнала регистрации писем, жалоб, приема посе-тителей и справки отчета (Приложение N1). 2. Утвердить инструкцию по рассмотрению писем, жалоб граждан иприему по личным вопросам в администрации Гагаринского района (Прило-жение N2). Е. Новохатский. - 2 - Приложение N 3 к постановлению Главы администрации N____от___________ ИНСТРУКЦИЯ по рассмотрению писем, жалоб, обращений граждан и приему по личным вопросам в администрации Гагаринского района 1. Организация централизованного учета и обеспечение рассмотренияписьменных и устных обращений граждан осуществляется организационнымотделом и приемной Главы администрации в соответствии с ПостановлениемГлавы администрации Смоленской области от 20.02.1996 года N 85 и нас-тоящей инструкцией. 1.1. Поступившие в адрес администрации письменные обращения граж-дан регистрируются в организационном отделе в журнале регистрации поформе (Приложение N 1) с отметкой на лицевой стороне первого листа вправом нижнем углу даты и номера регистрации и правом верхнем углу от-меткой "НА КОНТРОЛЕ". 1.2. После регистрации письма направляются Заместителю Главы -управляющему делами для предварительного рассмотрения и направления ихГлаве администрации для решения. Письма с резолюцией Главы администра-ции направляются заместителям Главы, начальникам структурных подразде-лений для исполнения. 1.3. Общий контроль за исполнениями письменных обращений осущест-вляется в организационном отделе. 1.4. Должностные лица рассмотревшие обращения готовят ответы поним в установленные сроки и возвращаются письма с ответами в орготделдля отправки адресатам. Даты отправки должны отражаться в журнале ре-гистрации писем. 1.5. При поступлении повторного письма по тому же вопросу, письмуприсваивается очередной номер регистрации с пометкой "ПОВТОРНО" и го-товится орготделом Главе администрации справка о результатах рассмот-рения первого письма. 1.6. Письма граждан рассматриваются в администрации в срок до од-ного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительных изученияи проверок не более 15 дней. А отдельных случаях срок рассмотрения мо-жет быть продлен с письменного разрешения должностного лица наложивше-го резолюцию, указания. Письма военнослужащих рассматриваются в срокдо 7 дней, продление срока в исключительных случаях может быть до 15дней. 1.7. Если вопрос затронутый в письме относится к ведению другойорганизации или учреждение, письмо в 5 дневный срок направляется в со- - 3 -ответствующее учреждение, о чем автору сообщается письменно. Сопрово-дительное письмо оформляется в 3 экземплярах (1 - учреждению, 2 - ав-тору, 3 - дело). 1.8. Ответы на письма даются в письменной форме. В отдельных слу-чаях ответ может даваться в устной форме со справкой в правом нижнемуглу первого листа письма, где указывается дата и данный ответ. Справ-ка заверяется руководителем, давшим указание по письму с визой "В ДЕ-ЛО". 1.9. Письменные ответы готовятся исполнителями, при необходимостисогласовываются с юридическим отделом, другими службами администрациии подписываются только Главой администрации. 1.10. Запрещается направлять жалобы граждан должностным лицамдействие которых обжалуются. 1.11. Переадресовка писем из одного структурного подразделенияадминистрации в другое осуществляется только через организационный от-дел. 1.12. Организационный отдел обобщает и анализирует поступающиеписьма и представляет Заместителю Главы - Управляющему делами адми-нистрации (к 5 числу отчетного периода) справку для рассмотрения идоклада Главе администрации. 1.13. Письма, поступающие непосредственно в структурные подразде-ления - регистрируются, рассматриваются по правилам и срокам настоящейинструкции, ответы подписываются начальниками этих подразделений. 2. Запись, прием и учет посетителей ведется в приемной Главы ад-министрации и структурных подразделениях. Прием осуществляется в соот-ветствии с графиком приема граждан, утвержденных Постановлением Главыадминистрации района от 17.03.1997 года N 91. Срочные обращения расс-матриваются ежедневно, кроме выходных и праздничных дней. 2.1. В приемной Главы администрации - Заведующей приемной ведутсяжурналы по форме (Приложение N 1) регистрации приема посетителей Гла-вой администрации и первым заместителем Главы. Журналы приема посети-телей в структурных подразделениях администрации ведутся назначеннымиответственными лицами из числа работников служб по аналогичной форме.Решения по приему, данные заявителям ответы и решения отражаются вжурнале. 2.2. Письменные заявления рассматриваются как письма в сроки, ус-тановленные настоящей инструкцией п.1.6. 2.3. В случаях, когда решение вопроса требует дополнительногорассмотрения и запроса данных, жалобы и предложения излагаются в пись-менном виде заведующей приемной в карточке учета приема посетителей,которая подписывается руководителем и направляется исполнителю для ис-полнения, с последующим возвращением в указанные сроки в приемную Гла-вы администрации для ответа заявителю. Письменные ответы готовят ис-полнители, которым поручено разрешение вопросов. - 4 - 2.4. Контроль за исполнением принятых решений по вопросам приемапосетителей Главой администрации и I заместителем Главы, осуществляет-ся заведующей приемной, в структурных подразделениях - ответственнымилицами. 2.5. Анализ и обобщение работы по приему посетителей Главой адми-нистрации и I заместителем производится заведующей приемной, в струк-турных подразделениях - начальниками с последующим представлением от-чета один раз в месяц (к 5 числу следующим за отчетным периодом) в Уп-равление делами (орготдел) для обобщения и доклада Главе администрациипо форме (Приложение N 1). 2.6. Журналы приема посетителей приемной администрации и струк-турных подразделений должны быть пронумерованы, прошнурованы и заре-гистрированы в организационном отделе Управления делами. 3. Общий анализ и отчетность в вышестоящие органы по письмам, жа-лобам, обращениям граждан составляет и представляет в установленныесроки организационный отдел Управления делами администрации.Заместитель Главы -Управляющий делами администрации И.Павлюк. - 5 - Приложение N 1 к постановлению Главы администрации Гагаринского района N ____ от ____________ ЖУРНАЛ регистрации предложений,заявлений,обращений и жалоб граждан+-------------------------------------------------------------------------------------------+¦NN ¦Дата ¦ Ф.И.О. и¦Содержание¦ От какой ¦ Кому ¦ Результат ¦ Дата и N ¦Примечание ¦¦п/п¦полу-¦ адрес ¦ письма, ¦организации¦адресовано¦рассмотрения¦исх.док-та,¦ ¦¦ ¦чения¦заявителя ¦заявления,¦или от кого¦для реше- ¦ ¦кому сооб- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ жалобы ¦ поступило ¦ния, срок ¦ ¦щено о ре- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦исполнения¦ ¦зультате, ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дан ответ ¦ ¦+---+-----+----------+----------+-----------+----------+------------+-----------+-----------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-------------------------------------------------------------------------------------------+ С П Р А В К А о рассмотрении письменных и устных заявлений и обращений граждан в (отделе, комитете, управлении и т.д.) за _____________ 199 ___ год. (месяц)_L+ +--------------------------------------------------------------+ ¦ Поступило ¦ Рассмотрено ¦ Находится на ¦ ¦ ¦ ¦ рассмотрении ¦ +--------------------+--------------------+--------------------¦ ¦с начала¦за отчетный¦с начала¦за отчетный¦с начала¦за отчетный¦ ¦ года ¦ месяц ¦ года ¦ месяц ¦ года ¦ месяц ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--------+-----------+--------+-----------+--------+-----------¦ +--------+-----------+--------+-----------+--------+-----------¦ +--------+-----------+--------+-----------+--------+-----------¦ +--------------------------------------------------------------+ Председатель комитета _________________________________________ Начальник отдела ______________________________________________ Исполнитель __Ф.И.О_.. - 6 - раб. телефон