Постановление Администрации Муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области от 16.04.1997 № 174
Об утверждении инструкций
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГАГАРИНСКОГО РАЙОНА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 16.04.1997 г. N 174 Об утверждении инструкций 1. Утвердить положение об организационном отделе АдминистрацииГагаринского района (Приложение N1). 2. Утвердить обязанности должностных лиц организационного отделаГагаринского района (Приложение N 2). 3. Утвердить обязанности заведующей приемной Главы администрацииГагаринского района (Приложение N 3). Е. Новохатский. - 2 - Приложение N 1 к постановлению Главы администрации N___от________1997г. ПОЛОЖЕНИЕ об организационном отделе администрации Гагаринского района 1.Организационный отдел входит в состав Управления делами адми-нистрации и непосредственно подчиняется заместителю Главы администра-ции - Управляющему делами. 2. На организационный отдел возлагаются задачи: - организация документального, информационного и правового обес-печения деятельности администрации, создание единой системы делопроиз-водства. - Разработка порядка подготовки, оформления и прохождения доку-ментов, правил работы с ними в соответствии с требованиями Главы адми-нистрации Смоленской области от 20.02.1996 г. N 85, другими норматив-ными актами и регламентом администрации Гагаринского района. - Организация приема посетителей, работы с письмами, жалобами иобращениями населения, анализ этой работы. - Организация работы с кадрами, по изучению и подбору, расстанов-ке, аттестованию, повышению квалификации и усовершенствованию, обеспе-чению структурных подразделений специалистами по профессии. - Подготовка материалов к награждению, присвоению почетных званийи поощрению. - Организация машинописных работ, тирожирование и копирование до-кументов. - Организация работы аттестационной комиссии согласно положению. - Организация подготовки мероприятий проводимых Главой админист-рации или с его участием, документальное оформление протокольной частии контроль исполнения решений. - Организация работы с сельскими администрациями, оказание импрактической и методической помощи в проведении мероприятий и решениедругих вопросов. - Организация проведения выборов в государственные и местные ор-ганы управления совместно с территориальной избирательной комиссией. - Организация работы по изучению общественного мнения, социологи-ческих исследований в районе и подготовка аналитического материала. - Взаимодействие со средствами массовой информации по вопросампубликации и доведения до населения постановлений, решений администра-ции и других органов местного самоуправления. - Взаимодействие с общественными конфессиональными организациями, - 3 -политическими партиями, движениями, организациями и районной Думой повопросам компетенции отдела. - Организация работы системы ГАС "Выборы" и информационно-анали-тического центра администрации района. - Организация сдачи в архив документов законченных делопроизводс-твом, экспертиза ценности документов подлежащих хранению, при необхо-димости их уничтожение по срокам хранения комиссионно. - Организация комиссионных проверок сельских администраций,структурных подразделений администрации по соблюдению законодательстваделопроизводству и другим вопросам компетенции отдела. - Контроль за техническим состоянием печатной, множительной,компьютерной техники, организация своевременной профилактики и их ре-монта. - Организация лечебно-профилактической, оздоровительной работы имедосмотров работников администрации в медучреждениях. - Организация порядка хранения, использование и учета печатей,штампов администрации. - Организация оперативной связи с сельскими администрациями, дру-гими организациями и учреждениями. - Организация охраны здания администрации дежурной, сторожевойслужбой и милицией. - Организация единой системы учета и контроля за выполнением Ука-зов Президента РФ, Федерального собрания и правительства, постановле-ний и распоряжений областной Думы и Главы администрации, районной Думыи Главы администрации района, за рассмотрением писем, жалоб, обращенийграждан поступивших в органы РФ, области и органы местного самоуправ-ления района. - Организация проведения мероприятий по укреплению трудовой и ис-полнительской дисциплины в администрации и структурных подразделениях. - Ведение учета по всем направлениям работы организационного от-дела и функциональным обязанностям. - Обобщение и заказ периодической печати для администрации, конт-роль поступления, обеспечения ознакомления руководителей, работниковадминистрации и ее хранение. - Выполнение других указаний Главы администрации, Управляющегоделами при проведении общих районных и городских мероприятий.Заместитель Главы -Управляющий делами администрации И.Павлюк. - 4 - Приложение N 2 к постановлению Главы администрации N___от________1997г. ОБЯЗАННОСТИ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ НАЧАЛЬНИК ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОТДЕЛА Подчиняется непосредственно Заместителю Главы - Управляющему де-лами администрации и выполняет должностные обязанности: - Планирует и организует работу отдела в соответствии с норматив-ными актами РФ, области, администрации района. - Организует порядок подготовки, оформление, прохождение докумен-тов, правил работы с ними и контроль их исполнения должностными лицамиадминистрации. - Организует работу с письмами, жалобами, предложениями и обраще-ниями граждан в администрации, учет, документальное оформление. - Организует взаимодействие со средствами массовой информации повопросам доведения до населения решений Администрации, районной Думы идругой информации. - Организует взаимодействие с общественными, конфессиональнымиорганизациями, политическими партиями и движениями, правохранительнымиорганами, районной Думой, обеспечивает документальное оформление. - Организует информационно-аналитическое и правовое обеспечениедеятельности структурных подразделений администрации. - Организует машинописные работы, копирование, тиражирование до-кументов, учет этой работы. - Организует работу с кадрами по изучению, подбору, расстановке,повышению квалификации, укреплению трудовой дисциплины. - Организует работу по оформлению наградных материалов, материа-лов к присвоению почетных званий, обеспечивает работу постоянно дейс-твующей аттестационной комиссии. - Организует работу по изучению общественного мнения, социальныхисследований в районе, подготовке аналитического материала взаимодейс-твуя с отделом статистики. - Организует работу по проведению выборов в государственные иместные органы Управления. - Организует подготовку совещаний, заседаний и других мероприятийпроводимых Главой администрации и с его участием, документальноеоформление решений, контроль их исполнения. - Организует работу с сельскими администрациями, оказание им ме- - 5 -тодической и практической помощи в организации делопроизводства и дру-гих вопросах служебной деятельности. - Организует работу ГАС "ВЫБОРЫ" и ИАНЦентра. - Организует подготовку и сдачу в Архив документов законченныхделопроизводством, экспертизу ценности документов, подлежащих хранениюили уничтожению по срокам. - Организует контроль за техническим состоянием множительной, пе-чатной, автоматизированных систем, их своевременную профилактику и ре-монт. - Планирует и проводит комиссионные проверки сельских администра-ций, структурных подразделений по делопроизводству, законодательству идругим вопросам компетенции Орготдела. - Организует учет по всем направлениям работы отдела, отчетностьв вышестоящие органы. - Организует проведение лечебно-профилактической, оздоровительнойработы и медосмотров работников администрации в медучреждениях, обес-печение путевками в санатории и дома отдыха. - Участвует в разработке нормативных документов администрации. - Рассматривает и готовит на доклад поступающие и разрабатываемыедокументы Управляющему делами. - Проводит разработку нормативных документов и вносит предложенияпо функциям и задачам организационного отдела, принимает решение отно-сящиеся к компетенции отдела по должностным обязанностям работников. - Взаимодействует со структурными подразделениями администрациипо компетенции отдела. - Выполняет другие указания Главы администрации, Управляющего де-лами при проведении общих районных и городских мероприятий. ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ - СИСТЕМНЫЙ АДМИНИСТРАТОР ГАС "ВЫБОРЫ" Подчиняется непосредственно начальнику организационного отдела ивыполняет должностные обязанности: - Обеспечивает эксплуатацию комплекса средств автоматизации ин-формационно-аналитического центра администрации, хранение, обслужива-ние, защиту от доступа к технике посторонних лиц. - Проводит работу по развертыванию новых версий программногообеспечения, формирует базы данных. - 6 - - Принимает и регистрирует поступающую информацию вышестоящих ор-ганов, докладывает начальнику организационного отдела. - Регистрирует и передает по средствам автоматизации информацию ввышестоящие инстанции по установленному администрацией перечню. - Готовит справочный материал, другую информационную документациюдля структурных подразделений администрации, районной Думы с разреше-ния начальника организационного отдела или Управляющего делами. - Обеспечивает, во время проведения выборов и референдумов, рабо-ту территориальной избирательной комиссии средствами автоматизации. - Проводит работу по сбору установленной информации в ИАНЦентр. - Ведет книги учета и документацию согласно функциональных обя-занностей, системный журнал о сбоях, неисправностях КСА. - Проводит работу по учету населения района, организаций, предп-риятий. - Взаимодействует с информационно-аналитическим центром областнойадминистрации. - Выполняет другие указания начальника отдела по проведению общихрайонных и городских мероприятий. ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО РАБОТЕ С ТЕРРИТОРИЯМИ Подчиняется непосредственно начальнику организационного отдела ивыполняет должностные обязанности: - Взаимодействует с общественными организациями, политическимипартиями, движениями и конфессиональными организациями в районе, ведетих учет. - Взаимодействует со средствами массовой информации по доведениюдо населения решений Администрации, районной Думы, другой информациикомпетенции отдела. - Проводит работу с сельскими администрациями, другими предприя-тиями и организациями, оказывает помощь в решении текущих вопросов иплановых задач. - Обеспечивает проведение комиссионных проверок, инструктивныхмероприятий в структурных подразделениях, сельских администрациях спривлечением специалистов. - Проводит работу по организованному обеспечению выборов в госу-дарственные и местные органы управления, взаимодействуя с территори-альной избирательной комиссией. - Проводит работу по подготовке и проведению совещаний, заседа-ний, активов проводимых Главой администрации или с его участием,оформляет и ведет протокольную часть, контролирует исполнение принятыхрешений. - Участвует в планировании и обеспечивает плановую учебу всех ка-тегорий специалистов администрации, подчиненных структур, взаимодейс- - 7 -твует с отделами администрации по проведению мероприятий, связанных сусовершенствованием кадров. - Проводит работу с письмами, жалобами и обращениями граждан, ве-дет учет, документацию и контроль своевременного разрешения исполните-лями поступивших обращений. - Ведет документацию и отчетность согласно функциональных обязан-ностей. - Взаимодействует с районной Думой и ведет установленную докумен-тацию учета работы. - Взаимодействует с областным комитетом по работе с территориями. - Выполняет другие указания начальника отдела при проведении об-щих районных и городских мероприятий. ВЕДУЩИЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО КАДРОВОЙ РАБОТЕ Подчиняется непосредственно начальнику организационного отдела ивыполняет должностные обязанности: - Ведет работу по изучению и подбору кадров, обеспечению адми-нистрации, структурных подразделений специалистами требуемых профессий. - Ведет учетные документы по кадрам, личные дела, трудовые книж-ки,форму Т-2, другие справочные материалы, обеспечивает их хранение,защиту от доступа посторонних лиц. - Своевременно обрабатывает и вносит изменения в учетные докумен-ты по кадрам (автобиографические, должностные), ведет отчетность. - Готовит постановления, распоряжение по приему и увольнению ра-ботников, стажу работы, квалификации, льготам и другим вопросам. - Оформляет материалы к награждению, присвоению почетных званий,поощрению, ведет протокольную часть аттестационной комиссии и учетнагражденных. - Обеспечивает проведение работы по аттестованию работников, по-вышению квалификации, установлению льгот в соответствии с законода-тельством. - Оформляет пенсионные дела, листки нетрудоспособности, команди-ровочные удостоверения, допуска к работе с секретными документами,трудовые договора. - Ведет табель учета рабочего времени аппарата Главы администра-ции, график отпусков сотрудников администрации и структурных подразде-лений. - Обеспечивает проведение мероприятий по укреплению трудовой дис-циплины, ведет учет поощрений, взысканий. - Ведет учет временно отсутствующих работников (отпуск, болезнь,командировка и др.). - Регистрирует постановления, распоряжения Главы администрации,рассылает адресатам через делопроизводство и формирует дела. - 8 - - Организует лечебно-профилактическую, оздоровительную работу,медосмотры работников администрации,и учет выдачи путевок в лечебныеучреждения. - Ведет документацию и отчетность согласно функциональных обязан-ностей. - Выполняет другие указания начальника отдела при проведении об-щих районных и городских мероприятий. ВЕДУЩИЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Подчиняется непосредственно начальнику организационного отдела ивыполняет должностные обязанности: - Принимает почтовую корреспонденцию, регистрирует, доводит доруководителей и исполнителей, контролирует исполнение, возврат доку-ментов в делопроизводство согласно установленной номенклатуре. - Оформляет и отправляет почтовую корреспонденцию адресатам. - Обеспечивает правильность адресования, комплектности, целост-ности входящих и исходящих документов, составляет акты несоответствия. - Оформляет документы законченные делопроизводством, сдает посрокам хранения в Архив. - Обеспечивает подшивку периодической печати, учет и хранениебланков строгой отчетности. - Проводит работу по систематизации, текущих документов и подле-жащих хранению. - Обеспечивает выдачу справок по делопроизводству, регистрациюсправок выдаваемых администрацией гражданам, выдачу под роспись. - Обеспечивает хранение и работу с печатями, штампами Управленияделами. - Проводит работу по комиссионной экспертизе ценности документови уничтожения по актам документации не подлежащей хранению. - Ведет книгу учета входящих, исходящих документов и другой доку-ментации согласно функциональным обязанностям. - Выполнение других указаний начальника отдела при проведении об-щих районных и городских мероприятий. - 9 - СПЕЦИАЛИСТ I КАТЕГОРИИ МАШИНОПИСНОГО БЮРО Подчиняется непосредственно начальнику организационного отдела ивыполняет должностные обязанности: - Выполняет машинописные работы по указанию начальника отдела подокументам администрации в порядке поступления, очередности, с соблю-дением орфографии, пунктуации и стандартами в соответствии с ГОСТ38-90. - Обеспечивает сроки и качество работы, сохранности поступающихдокументов, неразглашения служебной информации. - Ведет учет бланков строгого учета постановлений, распоряжений идругих. - Осуществляет контроль за техническим состоянием и сохранностьюпишущих машин, принимает меры к их своевременной профилактике и ремон-ту, и информирует начальника отдела. - Ведет книги учета печатающихся документов, размножение и тира-жирования по установленной форме. - Выполнение других указаний начальника отдела при проведении об-щих районных и городских мероприятий.Заместитель Главы -Управляющий делами администрации И.Павлюк. - 10 - Приложение N 3 к постановлению Главы администрации N___от________1997г. ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ- ЗАВЕДУЮЩИЙ ПРИЕМНОЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ Подчиняется непосредственно Главе администрации Гагаринского ра-йона и выполняет должностные обязанности: - Организует работу приемной Главы администрации и первого замес-тителя Главы. - Передает указание Главы администрации, I заместителя Главы на-чальникам структурных подразделений администрации, других организацийи организует контроль их исполнения. - Получает документы на подпись и информацию необходимую руково-дителям от работников администрации, других предприятий, организаций. - Организует прием посетителей Главой администрации и первым за-местителем Главы по графику приема посетителей и ежедневно по срочнымобращениям граждан. Содействует оперативному решению вопросов. - Ведет книги учета приема посетителей Главой администрации ипервым заместителем Главы в соответствии с постановлением Главы адми-нистрации Смоленской области N 85-1996 года и инструкцией Главы адми-нистрации Гагаринского района по рассмотрению обращений граждан. - Координирует прием посетителей начальниками структурных подраз-делений администрации: согласно графика приема посетителей. - Организует контроль исполнения решений должностных лиц по обра-щениям граждан. - Анализирует и обобщает работу по приему посетителей, ведет ус-тановленную отчетность по приемной Главы администрации. - Составляет график дежурств специалистов администрации по выход-ным и праздничным дням, согласует его с начальником организационногоотдела Управления делами. Ведет учет дежурств. - Ведет справочную работу по приемной Главы администрации и обра-щениям граждан.Заместитель Главы -Управляющий делами администрации И.Павлюк