Постановление Администрации Муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области от 17.06.1997 № 280
Об утверждении инструкции
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГАГАРИНСКОГО РАЙОНА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 17.06.1997 г. N 280 Об утверждении инструкции ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить инструкцию по документальному обеспечению (делопро-изводству) в администрации Гагаринского района (Приложение N 1) И.О. Главы администрации В. Иванов Приложение к Постановлению Главы администрации Гагаринского района N 280 от 17.06.97г. И Н С Т Р У К Ц И Я по документальному обеспечению (делопроизводству) в администрации Гагаринского района и структурных подразделениях I. Прием,учет,регистрация и исполнение поступающей корреспонден- ции: - Корреспонденция, поступающая в администрацию района принимаетсяи регистрируется в организационном отделе Управления делами. Документыс пометкой "для служебного пользования" регистрируются совместно сдругими. - На каждом полученном документе в правом нижнем углу первоголиста ставится регистрационный штамп, где отражается дата поступленияи входящий номер. - Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, принимается де-журным по администрации с последующей передачей в орготдел Управленияделами для учета и обработки. - Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, газеты,журналы, поздравительные письма и телеграммы, рекламы, билеты, катало-ги. - При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования,оформление, комплектность, целостность документов и приложений, сверя-ются номера. - Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные до-кументы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. - При недостаче документов составляется акт (Приложение N1) в 3экземплярах (один остается в орготделе, 2 приобщается к документу, 3посылается отправителю). На оборотной стороне документа делается по-метка "Документ получен в поврежденном виде". - Конверты не уничтожатся в тех случаях, когда по ним лишь можноопределить адрес отправителя, дату отправки и получения. - Регистрация документов, поступающих по электронной почте, осу-ществляется администратором "ГАС ВЫБОРЫ". - Зарегистрированные документы направляются управляющему деламидля доклада Главе администрации и принятия решения. Документы, адресо-ванные заместителям Главы, начальникам подразделений, направляются не-посредственно по принадлежности для рассмотрения. - Пакеты с пометкой "лично" передаются адресатам в нераспечатан-ном виде. - Рассмотренные документы с резолюциями, передаются для исполне-ния исполнителям под роспись в книге регистрации. - Контроль за сроками исполнения конкретного документа осущест-вляет исполнитель, общий контроль исполнения осуществляется в органи-зационном отделе ответственным специалистом по делопроизводству. - Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях от да-ты подписания. Если срок не определен в поручении руководителя, он ус-танавливается в один месяц. Срочные документы исполняются в 3х дневныйсрок, а требующие дополнительного изучения в 10 дневный срок. Продле-ние исполнения документа производит руководитель, давший поручение. - Документ считается исполненным и может быть снят с контроля,когда по нему решены все вопросы, подготовлен к отправке и подписанответ Главой администрации. - В журнале учета документа делается отметка о дате отправки от-вета, исходящем номере и адресате. - Передача зарегистрированных документов из одного отдела (служ-бы) в другой, осуществляется только через орготдел. - Ответы на исполненные документы готовятся исполнителями в уста-новленные сроки и докладываются руководителям самостоятельно или черезорготдел Управления делами. - В письмах-ответах указывается номер и дата документа на которыйдается ответ. - Подписание документа, на котором обозначена подпись одногодолжностного лица, другим должностным лицом не допускается (с предло-гом "За" или косой чертой перед). - Представляемые на подпись документы должны быть завизированыначальниками структурных подразделений и при необходимости другимидолжностными лицами, заинтересованными в их работе, на втором экземп-ляре обратной стороны, в левом нижнем углу с расшифровкой фамилии, да-ты. - На лицевой стороне листа проставляется в левом нижнем углу 1листа фамилия, инициалы исполнителя. - Общая регистрация и отправка исходящих документов адресатамосуществляется организационным отделом Управления делами. П. Формирование дел, подготовка сдачи в архив, хранение. - Отработанные документы формируются и систематизируются в дела ворганизационном отделе или структурных подразделениях согласно утверж-денной номенклатуре дел (Приложение N2) ответственными работниками заделопроизводство, по согласованию с Архивным отделом. - Дела регистрируются с обозначением инвентарного номера в оргот-деле (всех структурных подразделений). - В зависимости от сроков хранения проводится полное или частич-ное оформление дел. Сроки хранения определяются в соответствии с но-менклатурой. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения по кадрам. - Полное оформление дела предусматривает подшивку, в правом верх-нем углу нумерацию листов, составление заверительной надписи, состав-ление внутренней описи (Приложение N3), внесение необходимых уточненийв реквизиты обложки (название организации, индекса дела по номенклату-ре, заголовка, даты и др.). Дела хранящиеся до 10 лет не нумеруются,не заверяются. - В дело помещаются только исполненные документы и правильнооформленные, причем в одно дело вшиваются документы, относящиеся к од-ному вопросу. - Документы постоянного и временного сроков хранения формируютсяв дела раздельно, одного года, за исключением переходящих. - Дела должны систематизироваться по датам поступления, отправле-ния и не превышать 250 листов. - Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующейэкспертной комиссией, утверждаемой Управляющим делами администрации.Этой же комиссией передаются документы для уничтожения с истекшимисроками хранения и составлением акта (Приложение N4), который утверж-дается Главой администрации. - Заголовок дела, реквизиты обложки оформляются по форме (Прило-жение N5). Запрещается сокращать наименование. - Заголовок содержит: название вида дела, содержание документов,дата (период) к которому относится дело. - Каждое дело заканчивается заверительным листом (Приложение N6). - С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по мереформирования в орготделе администрации и структурных подразделениях. - Руководители подразделений несут полную ответственность за сох-ранность документов и назначают ответственных лиц за делопроизводство. - Дела хранятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах, распо-лагаются в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной Главой адми-нистрации, копии которой должны находиться в подразделении. Хранитьдокументы в рабочих столах и неприспособленных шкафах - запрещается. - К каждому делу прилагается "Справка о выдаче документов" (при-ложение N7), где делается запись, кто когда работал с материалами дела. - Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях, с разрешения управляющего делами, Главы адми-нистрации с обязательно оставленном в деле копией документа и актомизъятия подлинника. - Дела, хранящиеся в подразделениях, выдаются для работы временнотолько под расписку (не более 1 месяца). - Подлинники постановлений и распоряжений Главы администрации невыдаются. - При увольнении работники должны сдать имеющиеся у них документыв делопроизводство. - Работники, ответственные за делопроизводство, при увольненииили переводе на другую работу, передают документы по акту (дела, книгии т.д.). - Справки по постановлениям, распоряжениям, поручениям Главы ад-министрации, заместителей, о проведенных совещаниях, о письмах и дру-гих документах архива выдаются только по разрешению Управляющего дела-ми администрации и начальников структурных подразделений по их службе. Ш. Отправление документов, копирование, оформление, учет. - Отправление документов по факсу, электронной почте "ГАС ВЫБО-РЫ", осуществляется с разрешения Главы администрации, Управляющего де-лами с последующей подшивкой документов в орготделе Управления делами.Передаваемый документ должен быть подписан Главой администрации. Пред-варительно производится регистрация документа в журнале установленнойформы. - Копирование, размножение документов производится в орготделеУправления делами с разрешения Управляющего делами.(В структурных под-разделениях с разрешения руководителя). Копированию подлежат толькослужебные документы. - Постановления, распоряжения Главы администрации печатаются набланках установленной формы. Использование бланков производится строгопо назначению с разрешения Управляющего делами. - Письма, адресованные руководителям федеральных органов власти,субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций по вопросамкомпетенции района подписываются Главой администрации, другие замести-телями и руководителями структурных подразделений. - Исходящие документы направляются адресатам с подлинной подписьюруководителя. Копия Документа с подписью руководителя, или завереннаяисполнителем подшивается в дело. - На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения прос-тавляется в правом верхнем углу первого листа. IV. Порядок использования учета, замены круглых печатей и угло- вых штампов. - Для удостоверения подлинности документов, копий в администра-ции, в подразделениях используются печати и штампы, которые учитывают-ся в специальной книге, ведущейся в орготделе и службах, имеющих печа-ти, штампы. - Ответственность за использование и хранение печатей возлагаетсяна руководителей и лиц за которыми они закреплены. Ответственные лицаназначаются распоряжением Главы администрации или руководителем струк-турных подразделений. - Передача печатей, штампов производится по акту, с отметкой вкниге учета печатей, штампов. - Изготовление, замена гербовых и других печатей, штампов струк-турными подразделениями6 сельскими администрациями производится с раз-решения Главы администрации района. - Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются в подразде-лениях по акту, гербовая печать и угловой штамп сдается в ОбластнойКомитет по информации и полиграфии. - Порядок использования печатей и штампов определяет Глава адми-нистрации и руководители структурных подразделений, имеющих печати иштампы. Зам.Главы - Управляющий делами администрации И.Павлюк