Постановление Администрации Смоленской области от 29.12.2008 № 742
Об утверждении Административного регламента исполнения Администрацией Смоленской области государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан"
АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 29.12.2008 N 742 Утратилo силу - Постановление Администрации Смоленской области от 20.01.2011 г. N 20 Об утверждении Административного регламента исполнения Администрацией Смоленской области государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан" (В редакции Постановления Администрации Смоленской области от 01.12.2010 г. N 750) В соответствии с Порядком разработки и утвержденияадминистративных регламентов исполнения государственных функций иадминистративных регламентов предоставления государственных услуг,утвержденным постановлением Администрации Смоленской области от22.09.2006 N 343 (в редакции постановления Администрации Смоленскойобласти от 17.10.2006 N 372), Администрация Смоленской области п о с т а н о в л я е т: Утвердить прилагаемый Административный регламент исполненияАдминистрацией Смоленской области государственной функции "Организациярассмотрения обращений граждан". Губернатор Смоленской области С.В. Антуфьев УТВЕРЖДЕН постановлением Администрации Смоленской области от 29.12.2008 N 742 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ исполнения Администрацией Смоленской области государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан" (В редакции Постановления Администрации Смоленской области от 01.12.2010 г. N 750) 1. Общие положения 1.1. Настоящий Административный регламент определяет сроки ипоследовательность действий (административных процедур) при исполненииАдминистрацией Смоленской области государственной функции "Организациярассмотрения обращений граждан (далее - государственная функция).Настоящий Административный регламент разработан в целях улучшенияорганизации приема граждан, обеспечения своевременного и полногорассмотрения устных и письменных обращений граждан (далее - обращенияграждан), принятия решений и направления ответов гражданам вустановленный законодательством Российской Федерации срок. 1.2. Исполнение государственной функции осуществляется всоответствии с: - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российскаягазета, 2006, 5 мая;2010, 2 июля); (В редакции ПостановленияАдминистрации Смоленской области от 01.12.2010 г. N 750) - Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступак информации о деятельности государственных органов и органов местногосамоуправления" (Российская газета, 2008, 26 декабря; 2010, 1 июля);(Дополнен - Постановление Администрации Смоленской области от01.12.2010 г. N 750) -Указом Губернатора Смоленской области от 14.09.2006 N 7 "Обутверждении Регламента Администрации Смоленской области" (ВестникСмоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2006, N9, стр. 269; Смоленская газета, 2007, 4 декабря; 2008, 22 февраля;2009, 20 февраля; Вестник Смоленской областной Думы и АдминистрацииСмоленской области, 2010, N 2 (часть V), стр. 200; N 3 (часть II),стр. 206; Смоленская газета, 2010, 7 октября); (В редакцииПостановления Администрации Смоленской области от 01.12.2010 г. N 750) - Указом Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 N 11 "Обутверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Смоленской области" (Вестник Смоленской областной Думы иАдминистрации Смоленской области, 2006, N 13 (часть II, книга 2), стр.192; Смоленская газета, 2008, 29 февраля; Вестник Смоленской областнойДумы и Администрации Смоленской области, 2010, N 2 (часть V), стр.200; N 3 (часть II), стр. 206); (В редакции ПостановленияАдминистрации Смоленской области от 01.12.2010 г. N 750) - постановлением Администрации Смоленской области от 01.12.2010 г. N 750) 1.3. Государственную функцию исполняет высший исполнительныйорган государственной власти Смоленской области - АдминистрацияСмоленской области. 1.4. Администрация Смоленской области в пределах своейкомпетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие поним решений и направление ответа в установленный законодательствомРоссийской Федерации срок. 1.5. Работу с обращениями граждан, поступившими в АдминистрациюСмоленской области, в том числе по информационным системам общегопользования, организует Аппарат Администрации Смоленской области. 1.6. Организация исполнения решений, принятых по результатамличного приема граждан, возлагается на Аппарат АдминистрацииСмоленской области, органы исполнительной власти Смоленской области, вкомпетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращенияхграждан вопросов. 1.7. В Администрации Смоленской области рассматриваются обращенияграждан по вопросам, отнесенным к компетенции Смоленской области всоответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными иобластными законами. При исполнении государственной функции осуществляетсявзаимодействие с органами государственной власти, органами местногосамоуправления, общественными организациями и объединениями. 2. Требования к порядку исполнения государственной функции 2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции 2.1.1. Информация о правилах исполнения государственной функцииразмещается: - в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования,на интерактивном информационном Интернет-портале АдминистрацииСмоленской области; - в средствах массовой информации, информационных материалах; - на информационных стендах. 2.1.2. Сведения о местонахождении и адресах АдминистрацииСмоленской области: - площадь Ленина, дом 1, город Смоленск; - почтовый адрес: пл. Ленина, дом 1, г. Смоленск, 214008; - Интернет-адрес: http://www.admin. smolensk.ru; - адрес электронной почты в сети "Интранет": pgrajdan@admin.sml; - адрес электронной почты в сети "Интернет":priemn@admin.smolensk.ru. 2.1.3. Информация о местонахождении Администрации Смоленскойобласти, об установленных для личного приема граждан днях и часах, оконтактных телефонах, телефонах для справок сообщается по телефонам:8(4812) 38-61-28, 38-62-94, 29-20-40, 29-20-42, 29-20-43 иразмещается: - на Интернет-сайте Администрации Смоленской областиhttp://www.admin. smolensk.ru; - на информационном стенде в отделе по работе с обращениямиграждан Контрольного управления Аппарата Администрации Смоленскойобласти (далее - отдел по работе с обращениями граждан). 2.1.4. Информирование об исполнении государственной функцииосуществляется специалистами отдела по работе с обращениями граждан(далее также - специалисты отдела) в ходе личного приема, а также сиспользованием почтовой, телефонной связи и информационных системобщего пользования ежедневно с 9 часов до 18 часов, в предвыходные ипредпраздничные дни - с 9 часов до 17 часов. 2.1.5. При ответах на устные обращения граждан (по телефону илилично) специалисты отдела подробно и корректно (с использованиемофициально-делового стиля речи) информируют обратившихся о порядке исроках исполнения государственной функции, основаниях для отказа висполнении государственной функции, а также предоставляют инуюинтересующую граждан информацию по вопросу исполнения государственнойфункции. Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации онаименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени,отчества и должности специалиста отдела, принявшего телефонный звонок. 2.1.6. При невозможности ответить на поставленный вопроснеобходимо переадресовать обратившегося гражданина другому специалистуили должностному лицу либо сообщить номер телефона, по которому можнополучить необходимую информацию. Специалист отдела по работе собращениями граждан может предложить гражданину обратиться с вопросомписьменно или назначить другое удобное для него время для устногоинформирования о порядке исполнения государственной функции. 2.1.7. В ответах на письменные обращения граждан должныуказываться фамилия, инициалы и номер служебного телефона должностноголица (исполнителя). 2.1.8. Рабочее место специалиста отдела, осуществляющегоиндивидуальное устное информирование о порядке исполнениягосударственной функции, обеспечивается техническими средствами,позволяющими в автоматизированном режиме вести (с согласия гражданина)аудиозапись переговоров должностного лица и гражданина. 2.2. Срок исполнения государственной функции 2.2.1. Исполнение государственной функции осуществляется втечение 30 дней со дня регистрации письменного обращения гражданина,если не установлен более короткий контрольный срок исполненияуказанной государственной функции. 2.2.2. В исключительных случаях, а также в случае необходимостидополнительной проверки изложенных в обращении граждан доводов, в томчисле с истребованием документов и иных материалов из других органовгосударственной власти, органов местного самоуправления, срокрассмотрения обращения гражданина может быть продлен по решениюзаместителя Губернатора Смоленской области - руководителя АппаратаАдминистрации Смоленской области (далее - руководитель Аппарата), ноне более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращениягражданин уведомляется письменно. (В редакции ПостановленияАдминистрации Смоленской области от 01.12.2010 г. N 750) 2.2.3. Должностные лица Администрации Смоленской области,руководители органов исполнительной власти Смоленской области,уполномоченные на рассмотрение обращений граждан должностные лицавправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан. 2.3. Требования к письменному обращению граждан 2.3.1. Письменное обращение гражданина (далее также - обращение)в обязательном порядке должно содержать: - наименование органа государственной власти Смоленской области,в который гражданин направляет свое обращение, либо фамилию, имя,отчество должностного лица, либо должность соответствующегодолжностного лица органа исполнительной власти Смоленской области; - фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовыйадрес гражданина, по которому должны быть направлены ответ илиуведомление о переадресации обращения; - изложение сути предложения, заявления или жалобы; - личную подпись гражданина и дату написания. В случае необходимости к обращению гражданина прилагаютсядокументы либо их копии. 2.3.2. Обращение, направленное по электронной почте, должносодержать: - наименование органа государственной власти или фамилию, имя,отчество должностного лица, которому оно адресовано; - изложение сути обращения; - фамилию, имя, отчество обращающегося; - почтовый адрес или адрес электронной почты гражданина(местожительство), его контактный телефон. 2.4. Требования к местам, предназначенным для исполнения государственной функции 2.4.1. Личный прием граждан осуществляется в специальноотведенном помещении (далее - приемная Администрации Смоленскойобласти), которое должно соответствовать Санитарно-эпидемиологическимправилам и нормативам "Гигиенические требования к персональнымэлектронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН2.2.2/2.4.1340-03". 2.4.2. У входа в здание, в котором находится приемнаяАдминистрации Смоленской области, на видном месте размещается вывеска,содержащая информацию о режиме работы приемной АдминистрацииСмоленской области. 2.4.3.. Помещение для проведения личного приема гражданоборудуется: - системой кондиционирования воздуха; - противопожарной системой и средствами пожаротушения; - системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации; - системой охраны; - записывающей системой аудиовидеонаблюдения; - укомплектованной аптечкой для оказания доврачебной помощи. 2.4.4. Места ожидания личного приема должны быть оборудованыстульями, столами, обеспечиваться канцелярскими принадлежностями длянаписания письменных обращений граждан, информационными стендами. 2.4.5. Рабочие места специалистов отдела, осуществляющихрассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительнойтехники (как правило, один компьютер с установленнымисправочно-информационными системами на каждого работника) иоргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственнойфункции в полном объеме. 2.4.6. Специалистам отдела, ответственным за рассмотрениеобращений граждан, обеспечивается доступ в сеть "Интернет",присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходныематериалы, канцелярские товары в количестве, достаточном дляисполнения государственной функции. 2.5. Результат исполнения государственной функции 2.5.1. Результатом исполнения государственной функции можетявляться: - решение по существу всех вопросов, поставленных в обращениигражданина; - разъяснение вопросов, поставленных в обращении гражданина, всоответствии с федеральным и областным законодательством; - направление обращения гражданина в другие органыгосударственной власти, в компетенцию которых входит решение вопросов,поставленных в данном обращении; - оставление обращения гражданина без ответа или отказ в решениивопросов, поставленных в обращении гражданина, в соответствии сфедеральным и областным законодательством. 2.5.2. Процедура исполнения государственной функции завершаетсяпутем получения гражданами ответов на их обращения в устной либописьменной форме. 2.6. Основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) государственной функции Гражданин вправе получать на свое обращение письменный ответ втечение семи дней со дня его регистрации по существу поставленных внем вопросов, за исключением следующих случаев: (В редакцииПостановления Администрации Смоленской области от 01.12.2010 г. N 750) - если в обращении гражданина не указаны его фамилия и почтовыйадрес, по которому должен быть направлен ответ; - если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом,совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, егоподготавливающем, совершающем или совершившем (данное обращениеподлежит направлению в государственный орган в соответствии с егокомпетенцией); - если текст обращения гражданина не поддается прочтению (о чемсообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия ипочтовый адрес поддаются прочтению); - если ответ по существу поставленного в обращении вопроса неможет быть дан без разглашения сведений, составляющих государственнуюили иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину,направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ посуществу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостьюразглашения указанных сведений); - если обращение, в котором обжалуется судебное решение,возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данногосудебного решения; - если полученное письменное обращение гражданина содержитнецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью иимуществу должностного лица, а также членов его семьи (данноеобращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных внем вопросов с одновременным уведомлением гражданина, направившегообращение, о недопустимости злоупотребления правом); - если в обращении гражданина содержится вопрос, на который емумногократно давались письменные ответы по существу в связи с ранеенаправляемыми обращениями, и при этом не приводятся новые доводы илиобстоятельства (может быть принято решение о безосновательностиочередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данномувопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращениянаправлялись в один и тот же государственный орган, орган местногосамоуправления или одному и тому же должностному лицу, с уведомлениемо данном решении гражданина, направившего обращение); - если по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившеев законную силу судебное решение; - если от гражданина поступило заявление о прекращениирассмотрения его обращения. 3.Административные процедуры 3.1. Последовательность действий при исполнении государственной функции 3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себяследующие административные процедуры: - прием и первичная обработка письменных обращений граждан; - регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений; - направление обращений на рассмотрение; - рассмотрение обращений; - личный прием граждан; - постановка рассмотренных обращений на контроль; - продление срока рассмотрения обращений; - оформление ответов на обращения; - предоставление справочной информации о ходе рассмотренияобращений; - порядок и формы контроля за исполнением государственнойфункции; - порядок обжалования действий (бездействия) и решений,соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе исполнениягосударственной функции. 3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан 3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функцииявляется личное обращение гражданина в Администрацию Смоленскойобласти либо поступление письменного обращения гражданина ссопроводительным письмом из других государственных органов, органовместного самоуправления для рассмотрения в соответствии скомпетенцией. 3.2.2. Обращение может быть доставлено непосредственногражданином либо его представителем, почтовым отправлением,фельдъегерской связью, по телеграфу, факсу, информационным системамобщего пользования. 3.2.3. Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу,доставленные фельдъегерской связью и документы, связанные с ихрассмотрением, поступают в отдел кадров и делопроизводства Управленияделами Аппарата Администрации Смоленской области (далее - отдел кадрови делопроизводства) и после первичной обработки передаются длярегистрации в отдел по работе с обращениями граждан. 3.2.4. Обращения граждан, поступившие непосредственно от них,принимаются специалистами отдела по работе с обращениями граждан. По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторыхэкземплярах принятого обращения специалист отдела, ответственный зарегистрацию обращений (далее - специалист, ответственный зарегистрацию), делает отметку с указанием входящего номера, даты приемаобращения, количества принятых листов и номера телефона для полученияинформации, касающейся обращения. 3.2.5. Обращения, поступившие по факсимильной связи наофициальный номер Смоленской области, по информационным системамобщего пользования на интерактивный информационный Интернет-порталАдминистрации Смоленской области, принимаются и учитываются в отделепо работе с обращениями граждан. 3.2.6. Специалист отдела, ответственный за регистрацию обращений: - проверяет правильность адресования корреспонденции ицелостность упаковки, невскрытыми возвращает на почту ошибочнопоступившие (не по адресу) письма; - аккуратно вскрывает конверт, не повреждая надписей на еголицевой стороне, и прикрепляет его в конце обращения для установленияадреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле принеобходимости подтверждения времени отправления данного обращения; - прикладывает впереди обращения поступившие документы: паспорта,военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии(разорванные документы подклеиваются); - в случае отсутствия самого текста обращения составляет заличной подписью справку следующего содержания: "Письма в адресАдминистрации Смоленской области нет" с указанием даты и прилагаетуказанную справку к поступившим документам; - составляет в двух экземплярах акт на обращения, поступившие сденежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами(облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма суведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменноговложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживаетсянедостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма.Один экземпляр указанного акта хранится в отделе по работе собращениями граждан, второй приобщается к поступившему обращению. 3.2.7. Приложенные к обращению гражданина подлинные документыотделяются и возвращаются гражданину (при необходимости с нихснимаются копии). Приложенные к обращению гражданина деньгивозвращаются ему почтовым переводом, при этом почтовые расходыотносятся на счет гражданина. В случае если гражданин прислал конвертс наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, конвертможет быть использован для отправления ответа. Чистые конверты снаклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину. 3.2.8. Продолжительность выполнения административной процедуры поприему и первичной обработке обращения гражданина не должна превышать5 минут в расчете на одно обращение. 3.2.9. Результатом выполнения действий административнойпроцедуры, указанной в настоящем подразделе, является прием, первичнаяобработка обращений граждан и передача их на регистрацию. 3.3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений 3.3.1. Обращение гражданина подлежит обязательной регистрации втечение трех дней с момента поступления в Администрацию Смоленскойобласти путем присвоения ему порядкового номера. 3.3.2. Регистрацию обращений граждан (первичный ввод данных) всистеме автоматизированного электронного документооборота (далее -АСЭДО) осуществляет специалист, ответственный за регистрацию.3.3.3. Специалист, ответственный за регистрацию: - в регистрационной карточке АСЭДО указывает фамилию и инициалызаявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если обращениеподписано двумя и более авторами, такое обращение считаетсяколлективным, то регистрируются первые два или три, в том числе автор,в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторовуказывается в аннотации к данному обращению. Коллективными являютсятакже обращения, поступившие от имени коллектива организации, а такжерезолюции собраний и митингов; - отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставленолично и т.п.). Если обращение переслано, то указывает, откуда онопоступило (из Администрации Президента Российской Федерации, АппаратаПравительства Российской Федерации, Смоленской областной Думы и т.д.),проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма; - на лицевой стороне первого листа обращения гражданина в правомверхнем углу, свободном от текста, проставляет штамп с присвоениемрегистрационного номера и указанием даты поступления. В случае еслиместо, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом,штамп может быть проставлен на обращении в ином месте, обеспечивающемего прочтение, кроме левого верхнего угла. 3.3.4. На обращениях граждан, вернувшихся как направленные не всоответствии с компетенцией, регистрационный штамп погашается ипроставляется штамп с новой датой поступления. 3.3.5. Регистрация обращений, поступивших по информационнымсистемам общего пользования на имя Губернатора Смоленской области,производится начальником отдела по работе с обращениями граждан вАСЭДО в день их поступления. 3.3.6. Если гражданин прислал несколько обращений по разнымвопросам, то на каждое обращение заводится отдельная учетная карточкав АСЭДО. 3.3.7. Дубликаты обращений, повторные обращения, а такжеобращения, содержащие дополнительные сведения к первично поданнымобращениям, срок разрешения которых не истек, регистрируются в том жепорядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первойстраницы обращения делается пометка: "Повторно", указываетсярегистрационный номер предыдущего обращения, подбирается всяпредшествующая переписка. 3.3.8. После регистрации обращения в АСЭДО специалист отдела поработе с обращениями граждан, на которого возложена обязанность поподготовке информационных и аналитических материалов, составлениюаннотаций к обращениям (далее - специалист, ответственный засоставление аннотаций): - прочитывает обращение, определяют его тематику, выявляетпоставленные в данном обращении вопросы; - проверяет обращение на повторность, при необходимостисопоставляет с находящейся в архиве перепиской. Повторным считаетсяобращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и томуже вопросу, если со времени подачи первого обращения истекустановленный законодательством срок рассмотрения или гражданин неудовлетворен полученным ответом; - заполняет рубрикатор в АСЭДО с указанием фамилии, инициалов идолжности специалиста, ответственного за составление аннотации,составляющего аннотацию, составляет и вводит аннотацию к обращению.Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всехвопросов, поставленных в обращении; - проставляет шифр темы согласно тематическому классификаторуобращений, который присваивается каждому из поставленных в данномобращении вопросов; - осуществляет ввод в АСЭДО необходимых примечаний, наименованияоргана исполнительной власти Смоленской области, фамилии и инициаловдолжностного лица, в компетенцию которого входит рассмотрениепоставленных в обращении вопросов; - на поручениях о рассмотрении обращений, в которых содержитсяпросьба проинформировать о результатах, проставляет штамп "Контроль",на поручениях, поступивших из федеральных органов государственнойвласти (при принятии соответствующего решения), - штамп "Особыйконтроль". В случае если в поручении указан срок рассмотренияобращения, проставляется штамп "Контроль" с указанием срокаисполнения. 3.3.9. После регистрации обращения и составления к нему аннотацииспециалист, ответственный за составление аннотаций, в конце рабочегодня передает все обращения начальнику отдела по работе с обращениямиграждан для направления их на рассмотрение. 3.3.10. Продолжительность выполнения административной процедурыпо регистрации и аннотированию поступивших обращений граждан не должнапревышать 10 минут. 3.3.11. Результатом выполнения административной процедуры,указанной в настоящем подразделе, является регистрация обращения, вводинформации о нем в АСЭДО и подготовка обращения к направлению его нарассмотрение. 3.4. Направление обращений на рассмотрение 3.4.1. Начальник отдела по работе с обращениями граждан в течениеодного рабочего дня передает поступившие обращения граждан нарассмотрение руководителю Аппарата (в случае его отсутствия -заместителю руководителя Аппарата). 3.4.2. Руководитель Аппарата, исходя из содержания обращениягражданина, принимает решение о направлении его на рассмотрение в тегосударственные органы, организации и учреждения, органы местногосамоуправления, в компетенции которых находится рассмотрениепоставленных авторами вопросов (независимо от того, на чье имя оноадресовано), с обязательным уведомлением об этом автора обращения. 3.4.3. Поручение о рассмотрении обращения гражданина должносодержать в себе наименование государственного органа власти,структурного подразделения органа исполнительной власти Смоленскойобласти, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение,лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок исрок исполнения, подпись (с расшифровкой) должностного лица, давшегопоручение, и дату, а также ссылку на регистрационный номерприлагаемого обращения. 3.4.4. В тексте поручения о рассмотрении обращения можетсодержаться указание "Срочно" или "Оперативно", предусматривающееконкретный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания. 3.4.5. Обращения, в которых отсутствуют просьбы, жалобы,предложения или содержатся общие рассуждения по известным проблемамвнутренней и внешней политики, вновь поднимаются ранее рассмотренныевопросы (по которым давались ответы и которые соответственно нетребуют дополнительного рассмотрения), списываются в архив. На такихобращениях (в правом верхнем углу первого листа) делается пометка: "Вдело" с указанием даты и фамилии исполнителя. Решение о списанииобращения в архив принимает руководитель Аппарата (в случае егоотсутствия - заместитель руководителя Аппарата). 3.4.6. Обращения с просьбами о личном приеме должностными лицамиАдминистрации Смоленской области рассматриваются как письменныеобращения граждан. Специалисты отдела по работе с обращениями гражданнаправляют обратившимся гражданам сообщения о записи на личный приемлибо разъясняют порядок записи на прием в зависимости от содержанияобращения. 3.4.7. Сопроводительные письма с поручениями об исполнении вместес обращениями руководитель Аппарата возвращает в отдел по работе собращениями граждан. 3.4.8. Специалист, ответственный за регистрацию: - вносит в электронную учетную карточку в АСЭДО наименованиегосударственного органа, учреждения или организации, куда направляетсяобращение на исполнение, краткое содержание поручения, изготавливаеткопии данного обращения и приложений к нему; - проверяет подготовленные к отправке документы (сверяет фамилию,имя, отчество и адрес заявителя, наличие копий); - в необходимых случаях вносит поправки и дополнения в данные,ранее введенные в электронную учетную карточку в АСЭДО; - по информационным системам общего пользования передаетсодержание электронной учетной карточки АСЭДО по компетенции; - подписанные руководителем Аппарата сопроводительные письма споручениями и приложенные к ним обращения передает ежедневно в срок до13 часов в отдел кадров и делопроизводства на отправку. 3.4.9. Специалисты отдела кадров и делопроизводства тщательнопроверяют заполнение и оформление поступивших на отправку документов,конвертируют их и в тот же день отправляют почтовой связью адресату. 3.4.10. Максимальный срок выполнения административной процедурыпо направлению обращений на рассмотрение не должен превышать 3 дней содня регистрации обращения. 3.4.11. Результатом выполнения административной процедуры,указанной в настоящем подразделе, является ввод информации обобращениях граждан в АСЭДО и отправление их почтовой связью длярассмотрения в органы государственной власти, органы местногосамоуправления, должностным лицам либо уполномоченным на то лицам. 3.5. Рассмотрение обращений 3.5.1. Основанием для рассмотрения обращения гражданина вАдминистрации Смоленской области, органах исполнительной властиСмоленской области, должностным лицом в соответствии с компетенциейявляется поступившее, зарегистрированное в установленном порядкеобращение, которое подлежит обязательному рассмотрению в течение 30дней со дня регистрации, если не установлен более короткий контрольныйсрок рассмотрения данного обращения. 3.5.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрениеобращения: - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременноерассмотрение обращения; - в случае необходимости запрашивает в установленномзаконодательством порядке дополнительные материалы и получаетобъяснения от гражданина и иных юридических и физических лиц; - при необходимости комиссионного рассмотрения обращенияопределяет состав комиссии и ответственного за подготовку материаловпо итогам рассмотрения данного обращения и подготовки ответагражданину; - в случаях необходимости привлекает к рассмотрению обращенияпереводчиков и экспертов; - принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав,свобод и законных интересов гражданина; - уведомляет гражданина о направлении его обращения нарассмотрение в другой государственный орган, органы местногосамоуправления или иному должностному лицу в соответствии с ихкомпетенцией; - направляет гражданину ответ по существу поставленных вобращении вопросов. 3.5.3. В случае если в резолюции руководителя Аппаратарассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определенответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения иподготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюциипервым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срокарассмотрения обращения обязаны представить ответственному исполнителювсе необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа (заисключением документов и материалов, в которых содержатся сведения,составляющие государственную или иную охраняемую федеральным закономтайну, и для которых установлен особый порядок представления) втечение 15 дней со дня поступления поручения. 3.5.4. В случае если обращение, по мнению должностного лица(исполнителя), направлено не по принадлежности, данное обращение вдвухдневный срок должно быть возвращено в отдел по работе собращениями граждан для его переадресации. 3.5.5. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защитыправ ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иныхчрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно. 3.5.6. Ответ на обращение, поступившее по информационным системамобщего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному вобращении. 3.5.7. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, несодержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартныепоздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, ит.д.), должностное лицо вправе не направлять ответ. 3.5.8. Результатом выполнения административной процедуры,указанной в настоящем подразделе, является разрешение поставленных вобращениях вопросов, подготовка ответов гражданам либо направление вуполномоченные государственные органы или должностному лицу порученийдля рассмотрения обращений и принятия мер по решению содержащихся вних вопросов. 3.6. Личный прием граждан 3.6.1. Организацию личного приема граждан в приемнойАдминистрации Смоленской области осуществляет отдел по работе собращениями граждан. 3.6.2. Личный прием граждан осуществляется в соответствии сграфиком личного приема граждан на текущий месяц (далее - графикприема) членами Администрации Смоленской области, руководителямиорганов исполнительной власти Смоленской области и уполномоченными нато лицами (далее - должностные лица, ведущие личный прием). (Вредакции Постановления Администрации Смоленской области от 01.12.2010г. N 750) 3.6.3. График приема ежемесячно составляется руководителемАппарата, подписывается первым заместителем Губернатора Смоленскойобласти и утверждается Губернатором Смоленской области. Замена должностных лиц, ведущих личный прием, заявленных вграфике приема, производится по согласованию с руководителем Аппарата. 3.6.4. График приема размещается на интерактивном информационномИнтернет-портале Администрации Смоленской области и на информационномстенде в приемной Администрации Смоленской области. 3.6.5. Запись на личный прием к должностным лицам, ведущим личныйприем, производится специалистами отдела по работе с обращениямиграждан с первого рабочего дня текущего месяца ежедневно с 9 часов до18 часов, в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 часов до 17часов. 3.6.6. Список записавшихся на личный прием и подготовленныематериалы (в случае повторного обращения) передаются специалистамиотдела по работе с обращениями граждан должностному лицу, ведущемуличный прием, не позднее 10 часов в день, предшествующий дню личногоприема. 3.6.7. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности,установленном должностным лицом, ведущим личный прием, с учетом праваграждан на первоочередность. Время ожидания личного приема граждан не должно превышать 30минут. 3.6.8. В ходе личного приема граждан начальник отдела по работе собращениями граждан вносит содержание устного обращения гражданина вэлектронную учетную карточку АСОДЭ (далее - карточка личного приема). 3.6.9. Во время личного приема граждан должностным лицом, ведущимличный прием, каждый гражданин имеет возможность изложить своеобращение в устной либо письменной форме по существу поднимаемых имвопросов. В случае если изложенные в устном обращении гражданина факты иобстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительнойпроверки, ответ на такое обращение с согласия гражданина может бытьдан устно в ходе личного приема, о чем делается соответствующая записьв карточке личного приема. В остальных случаях гражданину даетсяписьменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. 3.6.10. Обращения граждан, принятые в ходе личного приема,подлежат регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящимАдминистративным регламентом. О принятии обращения гражданинапроизводится запись в карточку личного приема. 3.6.11. Личный прием иностранных граждан, не владеющих русскимязыком, производится с участием специалистов Главного управлениямеждународных связей, регионального сотрудничества и туризмаСмоленской области. 3.6.12. В случае если в обращении поставлены вопросы, решениекоторых не входит в компетенцию Администрации Смоленской области,органов исполнительной власти Смоленской области, гражданину даетсяразъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться длярассмотрения данного обращения по существу. 3.6.13. По окончании личного приема граждан должностное лицо,ведущее личный прием, доводит до сведения гражданина решение онаправлении обращения на рассмотрение и принятии по нему мер. 3.6.14. Контроль за рассмотрением обращений, поступивших приличном приеме граждан, и поручений, данных во время личного приемаграждан, возлагается на должностное лицо, ведущее личный прием. 3.6.15. После завершения личного приема граждан должностнымилицами, ведущими личный прием, начальник отдела по работе собращениями граждан направляет по информационным сетям общегопользования в органы государственной власти, органы местногосамоуправления, должностным лицам карточки личного приема длярассмотрения. 3.6.16. Результатом выполнения административной процедуры,указанной в настоящем подразделе, является разъяснение по существувопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие должностнымлицом, ведущим личный прием, мер по решению поставленного вопроса,либо направление поручения о рассмотрении обращения гражданина вуполномоченный орган. 3.7. Постановка обращений на контроль 3.7.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается оконкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а такжеобращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль производится с целью устранениянедостатков в работе государственных органов и органов местногосамоуправления, выявления принятых мер в случае повторных(многократных) обращений. 3.7.2. В обязательном порядке осуществляется контроль заисполнением поручений Руководителя Администрации Президента РоссийскойФедерации, полномочного представителя Президента Российской Федерациив Центральном федеральном округе, Губернатора Смоленской области,первого заместителя Губернатора Смоленской области, председателяСмоленской областной Думы о рассмотрении обращений. 3.7.3. На особый контроль ставятся поручения ПрезидентаРоссийской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации,председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация орассмотрении обращений. Срок рассмотрения таких обращений составляет 15 дней. Продлениеуказанного срока производится Губернатором Смоленской области, первымзаместителем Губернатора Смоленской области или руководителемАппарата. 3.7.4. Решение о постановке обращения на контроль вправе принятьруководитель Аппарата. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением нарассмотрение, специалист, ответственный за регистрацию, проставляетштамп "Контроль" или "Особый контроль". 3.7.5. В случае если в ответе указывается, что вопрос,поставленный гражданином, будет решен в течение определенного периода,тогда обращение гражданина может быть поставлено на дополнительныйконтроль, о чем гражданину направляется уведомление с указаниемконтрольного срока для ответа об окончательном разрешении вопроса. 3.7.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений,взятых на контроль, осуществляет отдел по работе с обращениямиграждан. 3.7.7. Результатом выполнения административной процедуры,указанной в настоящем подразделе, является постановка на контрольособо значимых обращений и поручений государственных органов и органовместного самоуправления. 3.8. Продление срока рассмотрения обращений 3.8.1. В случае необходимости дополнительной проверки изложенныхв обращении сведений, а также в случае направления запроса опредоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, виной орган государственной власти, орган местного самоуправления илидолжностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, ноне более чем на 30 дней. 3.8.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотренияобращения должностное лицо (исполнитель) направляет служебную запискус обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращениядолжностному лицу, по поручению которого рассматривается обращение. 3.8.3. На основании служебной записки, указанной в пункте 3.8.2настоящего Административного регламента, соответствующим должностнымлицом принимается решение о продлении срока рассмотрения обращения инаправлении гражданину уведомления о продлении срока рассмотренияобращения. 3.8.4. Результатом выполнения административной процедуры,указанной в настоящем подразделе, является принятие решения опродлении срока рассмотрения обращения в случае необходимостидополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также вслучае направления запроса о предоставлении информации в иной органгосударственной власти, орган местного самоуправления или должностномулицу и направление гражданину уведомления о принятом решении. 3.9. Оформление ответов на обращения 3.9.1. Ответы на обращения подписывают члены АдминистрацииСмоленской области в соответствии с их обязанностями, установленнымиправовыми актами Смоленской области, руководители органовисполнительной власти Смоленской области и должностные лица органовместного самоуправления в пределах своей компетенции в соответствии споручениями. 3.9.2. Ответы на поручения Президента Российской Федерации,Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палатФедерального Собрания Российской Федерации, парламентские идепутатские запросы о рассмотрении обращений подписывает ГубернаторСмоленской области. Ответы об исполнении поручений Руководителя АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, его заместителей, заместителейПредседателя Правительства Российской Федерации, Уполномоченного поправам человека Российской Федерации, в федеральные органыгосударственной власти о рассмотрении обращений подписывают первыйзаместитель и заместители Губернатора Смоленской области. (В редакцииПостановления Администрации Смоленской области от 01.12.2010 г. N 750) В случае если поручение было адресовано конкретному должностномулицу, ответ подписывается этим должностным лицом. 3.9.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно,кратко, давать исчерпывающе пояснения на все поставленные в обращениивопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответеследует указывать, какие меры приняты по обращению. 3.9.4. В ответе в федеральные органы государственной властидолжно быть указано на то, что гражданин проинформирован о результатахрассмотрения его обращения, в отношении коллективных обращений - комуименно из обратившихся граждан направлен ответ. 3.9.5. Ответ на обращение не требуется, если по результатамрассмотрения обращения принят правовой акт (например, о выделенииземельного участка, об оказании материальной помощи), копия экземпляракоторого направляется гражданину. 3.9.6. Ответы гражданам и в федеральные органы государственнойвласти печатаются на бланках установленной формы в соответствии сИнструкцией по делопроизводству в органах исполнительной властиСмоленской области (далее - Инструкция по делопроизводству),утвержденной Указом Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 N 11.В левом нижнем углу на копии ответа исполнитель обязательно указываетсвою фамилию, инициалы и номер служебного телефона, заверяет их личнойподписью. 3.9.7. Подлинники обращений в федеральные органы государственнойвласти возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежитвозврату" или специальной отметки в сопроводительном письме. 3.9.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в текстеуказывается срок окончательного разрешения вопроса. 3.9.9. После завершения рассмотрения обращения и направленияответа гражданину исполнитель передает в отдел по работе с обращениямиграждан копию ответа, а подлинник обращения и материалы, относящиеся кего рассмотрению, оставляет на хранение. 3.9.10. При необходимости исполнитель может составить справку орезультатах рассмотрения обращения (например, если ответ гражданинудан по телефону или в личной беседе, если при рассмотрении обращениявозникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные длярассмотрения дела). Справка о результатах рассмотрения обращенияпередается в отдел по работе с обращениями граждан и подшивается вдело, а ее копия прикладывается к материалам по рассмотрениюобращения. 3.9.11. Копии ответов на поручения о рассмотрении обращения,поступившие из государственных органов, органов местногосамоуправления и других организаций, передаются из отдела кадров иделопроизводства в отдел по работе с обращениями граждан. Специалист, ответственный за регистрацию, проверяет ответ насоответствие требованиям настоящего Административного регламента,регистрирует его в АСЭДО, в графу "Результат исполнения" вписываеткраткое содержание, номер и дату ответа. 3.9.12. Оформление дел по результатам рассмотрения обращений дляархивного хранения осуществляется в соответствии с требованиямиИнструкции по делопроизводству. 3.9.13. Результатом выполнения административной процедуры,указанной в настоящем подразделе, является оформление и направлениегражданину ответа, в котором излагаются разъяснения по всемпоставленным в обращении вопросам, а в случае направленияпромежуточного ответа указываются сроки окончательного решениявопросов. 3.10. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений 3.10.1. С момента регистрации обращения гражданин имеет право наполучение информации о ходе рассмотрения обращения, на ознакомление сдокументами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, еслиэто не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц иесли в указанных документах и материалах не содержатся сведения,составляющие государственную или иную охраняемую федеральным закономтайну. 3.10.2. Справочную работу по рассмотрению обращений, поступившихна имя Губернатора Смоленской области, в адрес АдминистрацииСмоленской области, ведет отдел по работе с обращениями граждан. 3.10.3. Справки по вопросам исполнения государственной функции(далее - справки) предоставляются специалистами отдела по работе собращениями граждан. 3.10.4. Справки предоставляются при личном обращении граждан илис использованием телефонной связи по следующим вопросам: - о получении обращения и направлении его на рассмотрение; - об отказе в рассмотрении обращения; - о продлении срока рассмотрения обращения; - о результатах рассмотрения обращения. 3.10.5. Телефонные звонки от граждан по вопросу получения справкипринимаются ежедневно с 9 часов до 17 часов, кроме выходных ипраздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9 часов до16 часов. 3.10.6. При получении запроса о ходе рассмотрения обращения потелефону специалист отдела по работе с обращениями граждан: - называет наименование органа, в который обратился гражданин,свою фамилию, имя, отчество; - предлагает гражданину представиться; - выслушивает и уточняет при необходимости суть поставленноговопроса; - вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса. При невозможности в момент обращения гражданина ответить напоставленный им вопрос специалист отдела по работе с обращениямиграждан предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день, вопределенное время и к назначенному сроку подготавливает ответ. 3.10.7. Во время разговора специалист отдела, предоставляющийсправки, должен произносить слова четко, избегать параллельныхразговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причинепоступления звонка на другой телефонный аппарат. 3.10.8. Начальник отдела по работе с обращениями гражданрегулярно подготавливает информационно-аналитические и статистическиематериалы об исполнении государственной функции и представляет ихГубернатору Смоленской области и руководителю Аппарата. 3.10.9. Результатом выполнения административной процедуры,указанной в настоящем подразделе, является информирование гражданинапо существу его обращения в устной форме. 3.11. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции 3.11.1. Контроль за полнотой и качеством исполнениягосударственной функции включает в себя проведение проверок (в томчисле с выездом на место), выявление и устранение нарушений правграждан, рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовкуответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия(бездействие) должностных лиц. 3.11.2. Текущий контроль за соблюдением последовательностидействий, определенных административными процедурами по исполнениюгосударственной функции, и принятием соответствующих решенийосуществляется членами Администрации Смоленской области,руководителями органов исполнительной власти Смоленской области,должностными лицами. 3.11.3. Текущий контроль за исполнением государственной функцииосуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным заорганизацию работы по рассмотрению обращений граждан, провероксоблюдения и исполнения специалистами положений настоящегоАдминистративного регламента, иных нормативных правовых актовРоссийской Федерации и Смоленской области. Периодичность осуществления такого контроля устанавливаетсячленами Администрации Смоленской области, руководителями органовисполнительной власти Смоленской области. 3.11.4. Организация и обеспечение централизованного учета исвоевременного рассмотрения письменных обращений граждан в органахисполнительной власти Смоленской области осуществляется отделом поработе с обращениями граждан. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрениемобращений, направленных в органы исполнительной власти Смоленскойобласти, осуществляют их руководители. 3.12. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции 3.12.1. Действия (бездействие) и решения должностных лицАдминистрации Смоленской области, соответственно осуществляемые ипринимаемые в ходе исполнения государственной функции, могут бытьобжалованы во внесудебном порядке и (или) в суд. 3.12.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешенияжалоб на действия (бездействие) и решения должностных лицАдминистрации Смоленской области определяется федеральным и областнымзаконодательством. 3.12.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) ирешений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе исполнениягосударственной функции, определяется законодательством РоссийскойФедерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве варбитражных судах.