Постановление Администрации г. Смоленска от 23.11.2009 № 1368-адм
Об утверждении Административного Регламента предоставления архивным Отделом Администрации города Смоленска муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СМОЛЕНСКА П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от 23.11.2009 N 1368-адм Утратило силу - Постановление Администрации г. Смоленска от 20.06.2011 г. N 1103-адм Об утверждении Административного Регламента предоставления архивным Отделом Администрации города Смоленска муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" (В редакции Постановления Администрации г. Смоленска от 06.07.2010 г. N 1206-адм) В соответствии с Распоряжением Правительства Российской Федерацииот 25.10.2005 N 1789-р "О концепции административной реформы вРоссийской Федерации в 2006-2010 годах", постановлением Главы городаСмоленска от 14.10.2009 N 441 "Об утверждении Порядка разработки иутверждения административных регламентов исполнения муниципальныхфункций (предоставления муниципальных услуг)", руководствуясь Уставомгорода Смоленска, Администрация города Смоленска п о с т а н о в л я е т: 1. Утвердить прилагаемый Административный регламентпредоставления архивным отделом Администрации города Смоленскамуниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок иархивных копий". 2. Архивному отделу Администрации города Смоленска(З.С.Михайловская) обеспечить соблюдение Административного регламента. 3. Информационно-аналитическому отделу Администрации городаСмоленска (Ю.С.Андреева) опубликовать настоящее постановление всредствах массовой информации. 4. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациямАдминистрации города Смоленска (С.В.Пивоваров) разместить настоящеепостановление на сайте Администрации города Смоленска. 5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации городаСмоленска Аббасова О.Н. Глава города Смоленска Э.А. Качановский Утвержден постановлением Администрации города Смоленска от 23.11.2009 N 1368-адм АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СМОЛЕНСКА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ" (В редакции Постановления Администрации г. Смоленска от 06.07.2010 г. N 1206-адм) 1. Общие положения 1.1. Настоящий Административный регламент определяет сроки ипоследовательность действий при предоставлении архивным отделомАдминистрации города Смоленска (далее - Отдел) муниципальной услуги"Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий". 1.2. Исполнение муниципальной услуги осуществляется всоответствии с: - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280); - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060); - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерствеюстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059,Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти,N 20, 14.05.2007); - Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламентаисполнения Федеральной регистрационной службой государственной функциипо проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозуза границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции РоссийскойФедерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативныхактов федеральных органов исполнительной власти, N 11,12.03.2007); - Регламентом Администрации города Смоленска, утвержденнымпостановлением Главы города Смоленска от 31.10.2006 N 3392; - Положением об архивном отделе Администрации города Смоленска,утвержденным постановлением Главы города Смоленска от 16.06.2009N 241. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге 2.1.1. Место нахождения Отдела: улица Студенческая, дом 4,г.Смоленск, Смоленская область, 214000. Почтовый адрес Отдела для направления обращений: улицаСтуденческая, дом 4, г. Смоленск, Смоленская область, 214000. Электронный адрес: smol@admcity.smolensk.ru. Контактные телефоны: (4812) 38-85-68; факс 35-09-72. (Пункт в редакции Постановления Администрации г. Смоленскаот 06.07.2010 г. N 1206-адм) 2.1.2. Часы работы Отдела: понедельник - четверг с 9.00 до 18.00,пятница с 9.00 до 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 13.48. Выходныедни - суббота, воскресенье. Прием граждан: понедельник - вторник с 14.00 до 17.00; четверг -пятница с 9.00 до 12.00. Среда - неприемный день. (Пункт в редакции Постановления Администрации г. Смоленскаот 06.07.2010 г. N 1206-адм) 2.1.3. Информация об оказании муниципальной услугипредоставляется: - непосредственно специалистом Отдела; - с использованием средств телефонной связи; - посредством публикации в средствах массовой информации. 2.1.4. Консультации по процедуре предоставления муниципальнойуслуги могут предоставляться: - в письменной форме на основании письменного обращения; - при личном контакте; - по телефону. При невозможности в момент обращения гражданина ответить напоставленный вопрос специалист Отдела предлагает обратившемусяперезвонить в конкретный день, в определенное время и к назначенномусроку подготавливает ответ. 2.1.5. Для удобства получения муниципальной услуги пользователимуниципальной услуги (далее - пользователи) обеспечиваются: - местами для оформления документов и местами ожидания (стол,стулья, ручки); - образцами заполнения анкеты-заявления (приложение), сведениямио часах приема, нормативно-правовыми актами, регулирующимиправоотношения при предоставлении услуги. (В редакции ПостановленияАдминистрации г. Смоленска от 06.07.2010 г. N 1206-адм) 2.2. Пользователи муниципальной услуги Пользователями муниципальной услуги являются физические июридические лица. 2.3. Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальной услуги 2.3.1. Информирование граждан об исполнении муниципальной услугиосуществляется специалистом Отдела в ходе личного приема граждан, атакже с использованием почтовой, телефонной связи и информационныхсистем общего пользования. 2.3.2. При ответах на устные обращения граждан (по телефону илилично) специалист Отдела подробно и корректно (с использованиемофициально-делового стиля речи) информирует обратившихся о порядке исроках исполнения муниципальной услуги, а также предоставляет инуюинтересующую граждан информацию по вопросу исполнения муниципальнойуслуги. Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации онаименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени,отчества и должности лица, принявшего телефонный звонок. 2.4. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги 2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется на основанииписьменных запросов юридических и физических лиц и запросов,поступивших по электронной почте. (В редакции ПостановленияАдминистрации г. Смоленска от 06.07.2010 г. N 1206-адм) 2.4.2. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней смомента регистрации запроса. 2.4.3. В случае необходимости эти сроки могут быть продлены сразрешения Главы города, но не более чем на 30 дней с обязательнымуведомлением пользователя. 2.5. Требования к письменному запросу пользователей Письменный запрос пользователя (далее - запрос) в обязательномпорядке должен содержать: - наименование юридического лица (для граждан - фамилию, имя,отчество); - почтовый и/или электронный адрес пользователя; - указание темы (вопроса); - хронологию запрашиваемой информации; - личную подпись пользователя и дату. 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги 3.1.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующиеадминистративные процедуры: - прием запросов пользователей; - регистрация и учет обращений по установленной форме; - рассмотрение запросов; - продление или сокращение сроков исполнения запросов; - подготовка ответов по существу поставленных вопросов. 3.1.2. Прием письменных запросов пользователей. 3.1.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услугиявляется поступление запроса юридического или физического лица. 3.1.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно гражданиномлибо его представителем, почтовым отправлением, по телеграфу, факсу,информационным системам общего пользования. 3.1.2.3. Запросы рассматриваются специалистом Отдела,регистрируются в течение трех дней с момента поступления в специальномжурнале или в электронном виде. 3.1.2.4. В правом нижнем углу первой страницы запросапроставляется регистрационный штамп с указанием присвоенного запросурегистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место,предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может бытьпроставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. 3.1.2.5. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что ипервичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запросаделается пометка "Повторно", указывается регистрационный номерпредыдущего запроса. При исполнении повторного запроса Отдел проверяетсоответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которыеимеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительныхсведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку. 3.1.2.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Отделеархивных документов, в течение пяти дней с момента его регистрациинаправляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимыеархивные документы, с уведомлением об этом пользователя или заявителюдается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемыхсведений. 3.1.3. Тематические запросы государственных органов или органовместного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций,Отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленныезаконодательством либо в согласованные с ними сроки. 3.1.4. При необходимости проведения объемной работы по поиску икопированию архивных документов Отдел письменно извещает пользователяо промежуточных результатах работы. Вид информационного документа,подготавливаемого Отделом по запросу пользователя, согласовывается сним, если об этом не указано в запросе. 3.1.5. Исполнение запроса предусматривает поиск информации вархивных документах, составление архивной справки и архивной выписки,снятие архивных копий с архивных документов, оформление, представлениена подпись начальнику Отдела, заверение печатью Отдела, подготовка кпересылке адресату. 3.1.6. Ответ на запрос пользователя дается на государственномязыке Российской Федерации. 3.1.7. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия вслучае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Отделвыдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иногоудостоверяющего личность документа; доверенному лицу - припредъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на ихкопиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату ихполучения. 3.1.8. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия иответы на запросы граждан Российской Федерации высылаются по почтепростым письмом. 3.1.9. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, атакже предназначенные для направления в государства-участники СНГ,ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивомнепосредственно в адреса заявителей. 3.1.10. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия,направляемая в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., всоответствии с которой не требуется консульская легализацияофициальных документов, заверяются проставлением и заполнениемспециального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется надокументах, предназначенных для направления в государства, с которымиРоссийская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовыхотношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также вгосударства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формахвзаимодействия в области использования архивной информации, или скоторыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве. 3.1.11. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивныхкопий заявителям, проживающим за рубежом, за исключениемгосударств-участников СНГ, осуществляется централизованно черезКонсульский департамент МИД России (1-й Неопалимовский переулок, дом12, город Москва, 119200). 3.1.12. Проставление апостиля осуществляется в соответствии сАдминистративным регламентом исполнения Федеральной регистрационнойслужбой государственной функции по проставлению апостиля наофициальных документах, подлежащих вывозу за границу. 3.1.13. Копии зарегистрированных и отправленных документов,имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в Отделе 5лет. 3.2. Основание для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной услуги Гражданин вправе получать на свой запрос письменный ответ посуществу поставленных в нем вопросов, за исключением следующихслучаев: - если в запросе не указаны его фамилия и почтовый адрес, покоторому должен быть направлен ответ; - если текст запроса не поддается прочтению (о чем сообщаетсягражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адресподдаются прочтению); - если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не можетбыть дан без разглашения сведений, составляющих государственную илииную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившемузапрос, сообщается о невозможности дать ответ по существупоставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашенияуказанных сведений); - если в запросе гражданина содержится вопрос, на который емумногократно давались письменные ответы по существу и в запросе неприводятся новые доводы и обстоятельства; - если полученное письменное обращение гражданина содержитнецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью иимуществу должностного лица, а также членов его семьи. 3.3. Обязанности специалистов Отдела при работе с потребителями муниципальной услуги При работе с потребителями, обратившимися за получениеммуниципальной услуги или консультации о получении муниципальнойуслуги, специалист Отдела обязан: - исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав исвобод человека и гражданина составляет основной смысл и содержаниедеятельности и органов муниципальной власти, и муниципальных служащих; - проявлять корректность и внимательность при общении спотребителями муниципальной услуги и их представителями; - воздерживаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнениев объективном исполнении муниципальными служащими должностных(служебных) обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций,способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальнойвласти. Ответственным за исполнение муниципальной услуги являетсяначальник архивного отдела Администрации города Смоленска. 3.4. Результатом предоставления муниципальной услуги могут являться: - выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий; - ответы об отсутствии документов. 3.5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги: Муниципальная услуга предоставляется бесплатно. 3.6. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги 3.6.1. Действия (бездействие) и решения специалистов Отдела,соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе предоставлениямуниципальной услуги, могут быть обжалованы пользователеммуниципальной услуги во внесудебном порядке и/или в суде. 3.6.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешенияжалоб на действия (бездействие) и решения специалистов Отделаопределяется действующим законодательством Российской Федерации. 3.6.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) ирешений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходепредоставления муниципальной услуги, определяется законодательствомРоссийской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводствев арбитражных судах. Приложение к Административному регламенту АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ АРХИВНОЙ СПРАВКИ, АРХИВНОЙ КОПИИ, АРХИВНОЙ ВЫПИСКИ--------------------------------------------------------------------------||Фамилия, имя, отчество| || лица, запрашивающего +--------------------------------------------------+| архивную справку, | || архивную копию, +--------------------------------------------------+| архивную выписку | || +--------------------------------------------------+| | || +--------------------------------------------------+| | |+----------------------+--------------------------------------------------+| Домашний адрес | || +--------------------------------------------------+| | || +--------------------------------------------------+| | |+----------------------+--------------------------------------------------+| Контактные телефоны | || +--------------------------------------------------+| | |+----------------------+--------------------------------------------------+| О чем запрашивается архивная справка, архивная копия, | Годы || архивная выписка (о стаже, о заработной плате; о | || предоставлении земельного участка под строительство | || жилого дома, гаража и др.) | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |+---------------------------------------------------------+---------------+| | |----------------------------------------------------------+---------------- Подпись _______________ "___" __________ 20__ г. (Приложение дополнено - Постановление Администрации г. Смоленскаот 06.07.2010 г. N 1206-адм)