Приложение к Указу от 12.12.2006 г № 11 Инструкция
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти смоленской области
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.
1.2.Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в органах исполнительной власти Смоленской области (далее также - органы исполнительной власти).
1.3.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4.Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников органов исполнительной власти.
1.5.Ответственность за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти возлагается на структурные подразделения или работников, выполняющих функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
1.6.Методическое руководство организацией делопроизводства в органах исполнительной власти Смоленской области осуществляет Аппарат Администрации Смоленской области.
1.7.Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами несут руководители органов исполнительной власти Смоленской области.
1.8.Требования по организации работы с обращениями граждан в органах исполнительной власти устанавливаются Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".
1.9.Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.
2.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта N 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.
Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта N 10, 11, 12.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
нижнее - не менее 20 мм.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.
2.1.Правила оформления и расположения основных реквизитов документов
2.1.1.Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
"Герб Смоленской области";
"Наименование органа исполнительной власти" или "Наименование должности лица органа исполнительной власти";
"Справочные данные об органе исполнительной власти";
"Наименование вида документа";
"Дата документа";
"Регистрационный номер документа";
"Ссылка на регистрационный номер и дату документа";
"Место составления или издания документа";
"Гриф ограничения доступа к документу";
"Адресат";
"Гриф утверждения документа";
"Резолюция";
"Заголовок к тексту";
"Отметка о контроле";
"Текст документа";
"Отметка о наличии приложения";
"Подпись";
"Гриф согласования документа";
"Визы согласования документа";
"Печать";
"Отметка об исполнителе";
"Отметка о заверении копии";
"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";
"Отметка о поступлении документа";
"Отметка автоматического поиска документа".
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
2.1.2.Реквизит "Герб Смоленской области" размещается на бланках документов в соответствии с областным законом "О гербе и флаге Смоленской области". Герб располагается над серединой наименования органа исполнительной власти или наименования должности лица органа исполнительной власти.
2.1.3.Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" или "Наименование должности лица органа исполнительной власти" располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже герба Смоленской области на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.
2.1.4.Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона, факса.
Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:
(48122)-38-71-15
или (4812) 66-84-63.
2.1.5.Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.
2.1.6.Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.
Если авторами документа являются два и более органов или организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.
Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год. Например:
15 мая 2006 года (15 мая 2006 г.),
или 03.01.2006,
или 05.06.56 (если указываются годы до 2000-го).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.
2.1.7.Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из индекса подразделения органа исполнительной власти и порядкового номера по учетно-регистрационной форме.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.
Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более органами исполнительной власти или организациями, состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.1.8.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.1.9.Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает в себя только общепринятые сокращения.
2.1.10.Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.
Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.
2.1.11.Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.
Документы адресуются органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 4.3 раздела 4 настоящей Инструкции.
2.1.12.Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (пишется без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Департамента
экономического развития
и торговли Смоленской области
______________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
"___" __________ 200__ N ___Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.
Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.
2.1.13.Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем органа исполнительной власти или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.
Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату. Например:
А.В. Зайцевой
П.С. Никитину
Прошу подготовить проект
соглашения к 15.07.2006
Личная подпись
05.07.2006На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.
Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе - "Листе резолюций" - формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.1.14.Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2 - 3 межстрочными интервалами.
Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.
2.1.15.Реквизит "Отметка о контроле" обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.1.16.Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.
Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документа печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через 1 (1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа).
Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1; 1.2) или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (а)...; б)...;).
Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.
2.1.17.Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 1 - 2 межстрочных интервалов.
Слово "Приложение" печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров. Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:
Приложения: 1. Письмо Федеральной налоговой службы от 12.09.2006
N 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.
2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы по
Смоленской области от 29.09.2006 N 423-4-11 на 3 л. в 1
экз.Порядок оформления данного реквизита в проектах правовых актов Администрации Смоленской области (далее также - Администрация), Губернатора Смоленской области (далее также - Губернатор), его заместителей изложен в подразделе 3.2 раздела 3 настоящей Инструкции.
2.1.18.Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением. Например:
Председатель комиссии Личная подпись Инициалы, фамилия
Члены комиссии: Личная подпись Инициалы, фамилия
Личная подпись Инициалы, фамилияНе допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.
2.1.19.Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа - внешнее согласование. Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в нижнем углу документа под реквизитом "Подпись", центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Смоленской таможни
________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
"___" ______________ 200__Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Управления Федеральной
налоговой службы по Смоленской
области
от "___" ________ 200__ N ___Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве - размещаются двумя вертикальными столбцами.
Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".
2.1.20.Реквизит "Визы согласования документа" указывает на согласие или несогласие должностного лица органа исполнительной власти с содержанием документа - внутреннее согласование.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделах 3.2 и 3.3 раздела 3 настоящей Инструкции.
2.1.21.Реквизит "Печать" проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ.
На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП").
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.22.Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.
Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 10. Например:
И.И. Иванов
38-33-11
Допускается имя и отчество исполнителя указывать полностью.
2.1.23.Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись: "Верно" (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:
Верно
Главный специалист
протокольного отдела
Управления делами
Аппарата Администрации
Смоленской области Личная подпись Инициалы, фамилия
07.06.2006Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись" и удостоверяется оттиском печати.
Допускается копию документа заверять печатью органа исполнительной власти.
2.1.24.Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя слова "В дело", ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату. Например:
В дело
Исполнено письмом
от "___" ______________ 2006 N ___
________________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
"___" __________ 2006Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте.
При необходимости отметка об исполнении документа может быть оформлена на оборотной стороне первого листа документа.
2.1.25.Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.1.26.Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа" (колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для его поиска: имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы специалиста, печатавшего документ. Колонтитул может дополняться другими поисковыми данными. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.
Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороны каждого листа документа размером шрифта N 8.
Обязательность наличия данного реквизита на документах определяется руководителем органа исполнительной власти.
2.2.Требования к использованию бланков
2.2.1.Документы в органах исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.2.2.Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бланки документов должны иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
2.2.3.В органах исполнительной власти применяются следующие бланки:
- бланки писем Администрации Смоленской области, Губернатора Смоленской области, первого заместителя Губернатора Смоленской области, заместителя Губернатора Смоленской области - руководителя Аппарата Администрации Смоленской области, заместителя Губернатора Смоленской области, иных органов исполнительной власти;
- бланки правовых актов Администрации Смоленской области, Губернатора Смоленской области, первого заместителя Губернатора Смоленской области, заместителя Губернатора Смоленской области - руководителя Аппарата Администрации Смоленской области (далее также - руководитель Аппарата Администрации), заместителей Губернатора Смоленской области, иных органов исполнительной власти.
2.2.4.Бланк письма включает в себя следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование органа исполнительной власти" или "Наименование должности лица органа исполнительной власти", "Справочные данные об органе исполнительной власти" (почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона и факса), "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".
2.2.5.Бланк правового акта включает в себя следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование органа исполнительной власти" или "Наименование должности лица органа исполнительной власти", "Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".
2.2.6.Формы бланков писем и правовых актов Администрации, Губернатора и его заместителей утверждаются правовым актом Губернатора.
Формы бланков писем и правовых актов иных органов исполнительной власти утверждаются правовыми актами руководителей этих органов исполнительной власти.
2.2.7.Бланки писем и правовых актов Администрации, Губернатора и его заместителей, а также иных органов исполнительной власти изготавливаются полиграфическими предприятиями. Реквизиты на оригиналах бланков писем и правовых актов Администрации, Губернатора и его заместителей, а также приказов органов исполнительной власти имеют синий цвет.
Не разрешается самостоятельное изготовление оригиналов бланков писем и правовых актов Администрации, Губернатора и его заместителей, а также иных органов исполнительной власти на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.
2.2.8.Бланки писем и правовых актов Администрации, Губернатора и его заместителей подлежат учету и хранению в канцелярии протокольного отдела Управления делами Аппарата Администрации (далее также - протокольный отдел). Бланки указанных документов должны использоваться строго по назначению и передаваться под роспись только лицам, ответственным за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти.
Учет и хранение бланков писем и правовых актов иных органов исполнительной власти осуществляется службами ДОУ этих органов.
2.3.Использование печатей и штампов
2.3.1.Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам используются гербовые и другие печати.
2.3.2.Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
2.3.3.Администрация и Аппарат Администрации имеют печати, содержащие изображение Государственного герба Российской Федерации, а также полное наименование указанных органов (гербовые печати).
2.3.4.Гербовая печать Администрации проставляется на подписи Губернатора и других должностных лиц, уполномоченных Губернатором или Администрацией на подписание соответствующих документов.
2.3.5.Гербовая печать Администрации хранится у руководителя Аппарата Администрации.
2.3.6.Гербовая печать Аппарата Администрации используется для оформления финансовых документов Аппарата Администрации, доверенностей и хранится в Финансовом управлении Аппарата Администрации. Для кадровых документов работников Аппарата Администрации используется печать Управления государственной службы и кадров Аппарата Администрации.
2.3.7.На копиях правовых актов Губернатора, Администрации, заместителей Губернатора, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая печать протокольного отдела Управления делами Аппарата Администрации.
2.3.8.Изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Аппарата Администрации производится на основании поручения руководителя Аппарата Администрации.
2.3.9.Изготовленные печати и штампы учитываются в протокольном отделе в журнале учета печатей и штампов Аппарата Администрации Смоленской области и выдаются под расписку руководителям структурных подразделений Аппарата Администрации.
2.3.10.Печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
2.3.11.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в протокольный отдел и уничтожаются в установленном порядке, о чем в журнале учета печатей и штампов делаются соответствующие отметки.
2.3.12.Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Аппарата Администрации возлагаются на их руководителей. При смене соответствующего руководителя печати и штампы передаются по акту с отметками в журнале учета печатей и штампов.
3.ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ОБЛАСТНЫХ ЗАКОНОВ И ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ И ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ, АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ, ИНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
3.1.Оформление проектов областных законов
3.1.1.Порядок организации законодательной инициативы Губернатора определен в разделе 9 Регламента Администрации Смоленской области.
3.1.2.Проект областного закона (далее - законопроект) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта размещается герб Смоленской области, в правом верхнем углу печатается слово "Проект" (без кавычек) и указывается субъект права законодательной инициативы, внесший данный законопроект (приложение N 1 к настоящей Инструкции).
3.1.3.Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 16, выравнивается по центру.
Наименование субъекта Российской Федерации - СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14, выравнивается по центру.
Вид акта - ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН - отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14, выравнивается по центру.
Наименование законопроекта печатается на расстоянии 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Первое слово наименования законопроекта пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем издан закон?". Например:
О наградах и почетных званиях Смоленской области
Точка в конце наименования законопроекта не ставится.
Дата принятия законопроекта Смоленской областной Думой печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита и состоит из слов "Принят Смоленской областной Думой" и даты. Слова "Принят Смоленской областной Думой" и дата печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля.
Текстовая часть законопроекта отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.
Часть законопроекта обозначается словами, может иметь наименование. Раздел законопроекта имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Наименование частей и разделов, если они имеются, печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14, выравнивается по центру. Точка в конце наименования не ставится. Обозначение и наименование частей, разделов законопроекта печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал и выравниваются по центру.
Главы законопроекта обозначаются арабскими цифрами. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка.
Статья законопроекта имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и наименование (в исключительных случаях может его не иметь). Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка. Точка в конце наименования статьи не ставится.
При отсутствии наименования статьи точка после ее номера не ставится, и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом.
Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой. Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы.
Законопроекты о внесении изменений в областные законы, а также законопроекты, содержащие перечни областных законов, признаваемых утратившими силу, имеют особую структуру. Такие законопроекты не имеют наименований статей, делятся на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений.
Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единиц законопроекта должна быть сквозной.
Не допускается изменять нумерацию частей, разделов, глав, статей областного закона при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц законодательного акта.
Не допускается изменять нумерацию частей статей, пунктов и буквенное обозначение подпунктов частей статей областного закона при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц статьи законодательного акта.
Если дополнения вносятся в конец областного закона или структурной единицы статьи, то следует продолжить имеющуюся нумерацию.
Если областной закон дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями.
Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Смоленской области", даты подписания и номера. Слова "Губернатор" и "Смоленской области" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия Губернатора печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне со словами "Смоленской области".
Реквизит "Дата подписания и номер" печатается через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита в две строки через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом.
3.1.4.К оформлению пояснительной записки к законопроекту предъявляются следующие требования.
Пояснительная записка к законопроекту (приложение N 2 к настоящей Инструкции) имеет следующие реквизиты:
- "Наименование вида документа";
- "Заголовок";
- "Текстовая часть".
Реквизит "Наименование вида документа" печатается прописными буквами на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от верхнего края листа, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Реквизит "Заголовок" отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отвечает на вопрос "К чему?". Точка в конце заголовка не ставится.
В реквизите "Заголовок" указывается полное наименование законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Текстовая часть отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается с красной строки от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Текст пояснительной записки должен содержать изложение концепции законопроекта с определением предмета правового регулирования и круга лиц, на которых распространяется действие законопроекта, их прав и обязанностей, а также общую характеристику и оценку состояния правового регулирования соответствующих правоотношений; обоснование необходимости принятия законопроекта; социально-экономические и иные последствия реализации будущего областного закона; наименование органа исполнительной власти - разработчика законопроекта.
Пояснительная записка к законопроекту подписывается исполнителем, ответственным за подготовку законопроекта, на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от его нижнего края.
3.1.5.К тексту законопроекта должны быть приложены иные документы, определенные в разделе 9 Регламента Администрации Смоленской области. Требования к оформлению указанных документов аналогичны требованиям к оформлению пояснительной записки к законопроекту.
3.2.Оформление проектов правовых актов
Губернатора Смоленской области, его заместителей,
Администрации Смоленской области
3.2.1.Порядок подготовки, принятия и регистрации проектов правовых актов Губернатора, Администрации, заместителей Губернатора определен в разделе 7 Регламента Администрации Смоленской области.
3.2.2.Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование вида акта", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок", "Текстовая часть" и "Подпись" (приложения N 3 - 7 к настоящей Инструкции).
Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" проставляются при регистрации правового акта в соответствии с их расположением на бланках.
К порядковому номеру распоряжений Губернатора, заместителя Губернатора через дефис добавляется строчная буква "р", распоряжений Администрации - "р/адм".
Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля, отвечает на вопрос "О ком?" ("О чем?"), начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см.
Текстовая часть отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.
Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.
Преамбула в указах Губернатора завершается словом "постановляю:", которое печатается с красной строки строчными буквами вразрядку.
Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами "Администрация Смоленской области постановляет:", которые печатаются с красной строки, слово "постановляет" - вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Если в правовом акте дается поручение органу исполнительной власти или организации, то его (ее) наименование указывается в дательном падеже, а инициалы и фамилия руководителя пишутся в именительном падеже в скобках. Например:
1.Департаменту Смоленской области по здравоохранению (И.И. Иванов) подготовить информацию...
Все изменения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности инициалы и фамилии в проектах правовых актов по вопросам награждения Почетными грамотами Администрации Смоленской области, благодарственными письмами Губернатора Смоленской области (в других случаях не рекомендуется).
Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и состоит в проектах правовых актов Губернатора, его заместителей из инициалов и фамилии, в проектах правовых актов Администрации - из слов "Губернатор Смоленской области", его инициалов и фамилии.
Слова "Губернатор" и "Смоленской области" печатаются от левой границы текстового поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия Губернатора Смоленской области печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне со словами "Смоленской области".
Проект правового акта Администрации подлежит согласованию в последовательности, определенной разделом 7 Регламента Администрации Смоленской области.
Проект правового акта Губернатора в следующей последовательности согласовывают:
(абзац введен указом Губернатора Смоленской области от 26.02.2008 N 5)
руководитель Правового департамента Смоленской области;
(абзац введен указом Губернатора Смоленской области от 26.02.2008 N 5)
заместитель Губернатора, осуществляющий в соответствии с распределением обязанностей контроль и координацию деятельности органа исполнительной власти, ответственного за подготовку проекта правового акта Губернатора;
(абзац введен указом Губернатора Смоленской области от 26.02.2008 N 5)
первый заместитель Губернатора (в случае, если к сфере его деятельности в соответствии с распределением обязанностей относятся вопросы, предлагаемые к правовому регулированию);
руководитель Аппарата Администрации.
Реквизиты визы печатаются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта и включают в себя инициалы, фамилию визирующего, его подпись и дату (приложение N 8 к настоящей Инструкции).
В случае если проект правового акта визируется с использованием электронной цифровой подписи (далее также - ЭЦП) в интегрированной системе электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области (далее - система электронного документооборота), разработчик распечатывает из системы электронного документооборота лист электронного согласования проекта правового акта, содержащий реквизиты визы лиц, завизировавших данный проект правового акта с использованием ЭЦП, включающие в себя инициалы, фамилию визирующего, номер сертификата открытого ключа электронной цифровой подписи, дату и время визирования. Лист электронного согласования проекта правового акта заверяется собственноручной подписью исполнителя и прикладывается к проекту правового акта на бумажном носителе.
(абзац введен указом Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 N 4)
При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа виза оформляется следующим образом:
Инициалы, фамилия (личная подпись) С замечаниями "___" __________ 2006
При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка.