Распоряжение Администрации г. Смоленска от 23.05.2011 № 587-р/адм
Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации города Смоленска
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СМОЛЕНСКА Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от 23.05.2011 N 587-р/адм Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации города Смоленска Руководствуясь Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "Опорядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставомгорода Смоленска, в целях совершенствования организации работы порассмотрению обращений граждан в Администрации города Смоленска: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотренияобращений граждан в Администрации города Смоленска. 2. Заместителям Главы Администрации города Смоленска,руководителям структурных подразделений Администрации города Смоленскаобеспечить соблюдение требований вышеуказанной Инструкции. 3. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациямАдминистрации города Смоленска (С.В.Пивоваров) разместить настоящеераспоряжение на официальном сайте Администрации города Смоленска. 4. Информационно-аналитическому отделу Администрации городаСмоленска (Ю.С.Андреева) опубликовать настоящее распоряжение всредствах массовой информации. 5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить назаместителя Главы Администрации города - руководителя аппаратаАдминистрации города Смоленска Погуляева А.Н. Глава Администрации города Смоленска К.Г. Лазарев Утверждена распоряжением Администрации города Смоленска от 23.05.2011 N 587-р/адм ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СМОЛЕНСКА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок, последовательностьи сроки исполнения, регистрации, рассмотрения обращений гражданРоссийской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства(далее-граждане), а также организации приема граждан в Администрациигорода Смоленска. 1.2. Администрация города Смоленска обеспечивает рассмотрениеобращений граждан по вопросам, находящимся в ее ведении, всоответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральнымиконституционными законами, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ"О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации",Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа кинформации о деятельности государственных органов и органов местногосамоуправления", иными федеральными законами, законами и иныминормативными правовым актами Смоленской области, Уставом городаСмоленска, Регламентом Администрации города Смоленска, Инструкцией поделопроизводству в Администрации города Смоленска (далее - Инструкцияпо делопроизводству), настоящей Инструкцией. 1.3. Обращения граждан рассматриваются Главой Администрациигорода Смоленска (далее - Глава Администрации), первым заместителемГлавы Администрации, заместителем Главы Администрации - руководителемаппарата Администрации города Смоленска (далее - руководительаппарата), заместителями Главы Администрации, заместителем ГлавыАдминистрации - начальником Управления жилищно-коммунального хозяйстваАдминистрации города Смоленска, заместителем Главы Администрации -начальником Управления муниципального имущества и земельных отношенийАдминистрации города Смоленска - главным муниципальным земельныминспектором и руководителями структурных подразделений Администрациигорода Смоленска (далее - руководители структурных подразделений), вкомпетенцию которых входит решение вопросов, содержащихся в указанныхобращениях. 1.4. Работу с индивидуальными и коллективными обращениями граждани обращениями граждан в форме электронного документа, поступившими вадрес Администрации города Смоленска (далее - обращения), организуетсектор приемной по обращениям граждан организационного отделаУправления муниципальной службы Администрации города Смоленска(далее-приемная по обращениям граждан), номера телефонов которойразмещаются на информационном стенде в приемной по обращениям граждан,на официальном Интернет-сайте Администрации города Смоленска, а такжепубликуются в средствах массовой информации. 1.5. Сотрудники структурных подразделений, непосредственноосуществляющие рассмотрение обращений, несут персональнуюответственность за их сохранность. 1.6. При уходе в отпуск сотрудник структурного подразделенияобязан передать имеющиеся у него на исполнении письменные обращениявременно замещающему его сотруднику или руководителю данногоструктурного подразделения. При переводе на другую работу илиосвобождении от замещаемой должности сотрудник структурногоподразделения Администрации города Смоленска, у которого нарассмотрении находились указанные обращения, обязан передать ихответственному за делопроизводство сотруднику в данном структурномподразделении Администрации города Смоленска. 2. ПОРЯДОК ИНФОРМИРОВАНИЯ О РАССМОТРЕНИИ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ 2.1. Информация о порядке рассмотрения письменных обращенийразмещается на информационном стенде в приемной по обращениям граждани на официальном сайте Администрации города Смоленска. 2.2. Сведения о приемной по обращениям граждан: - местонахождение: улица Дзержинского, дом 8, город Смоленск; - почтовый адрес: ул. Дзержинского, д. 8, г. Смоленск, 214000; - адрес официального Интернет-сайта Администрации городаСмоленска: www.smoladmin.ru; - адрес электронной почты в сети Интернет: priemn@smoladmin.ru. 2.3. Информация о местонахождении приемной по обращениям граждан,об установленных для личного приема граждан днях и часах, о телефонахдля справок сообщается по телефонам: 8(4812) 38-65-16, 38-69-64 иразмещается: - на официальном Интернет-сайте Администрации города Смоленска:www.smoladmin.ru; - на информационном стенде в приемной по обращениям граждан. 2.4. Информирование о ходе рассмотрения обращений осуществляетсясотрудниками приемной по обращениям граждан (далее - сотрудникиприемной) в ходе личного приема, а также с использованием почтовой,телефонной связи и информационной системы общего пользования -Интернет ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00 (в предвыходные ипредпраздничные дни - с 9.00 до 17.00, перерыв на обед - с 13.00 до13.48). 2.5. При ответах на устные обращения (по телефону или лично)сотрудники приемной подробно и корректно (с использованиемофициально-делового стиля речи) информируют обратившихся граждан опорядке и сроках рассмотрения обращений, основаниях для оставленияобращений без рассмотрения и прекращения переписки, а такжепредоставляют иную интересующую граждан информацию по вопросурассмотрения обращений, за исключением конфиденциальной информации исведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральнымзаконом тайну, для которых установлен особый порядок представления. Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации онаименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени,отчества и должности сотрудника приемной, принявшего телефонныйзвонок. 2.6. При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимопереадресовать обратившегося гражданина другому сотруднику приемнойили должностному лицу либо сообщить номер телефона, по которому можнополучить необходимую информацию. Сотрудник приемной может предложитьгражданину обратиться с вопросом письменно или назначить другоеудобное для него время для устного информирования о порядкерассмотрения обращения. 2.7. В ответах на письменные обращения должны указыватьсяфамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя. 3. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ 3.1. Последовательность действий при рассмотрении письменных обращений Работа с письменными обращениями осуществляется в следующейпоследовательности: - прием и первичная обработка письменных обращений; - регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений; - направление письменных обращений на рассмотрение; - рассмотрение письменных обращений; - постановка письменных обращений на контроль; - продление срока рассмотрения письменных обращений; - оформление ответов на письменные обращения; - предоставление справочной информации о ходе рассмотренияписьменных обращений; - порядок и формы контроля за рассмотрением письменных обращений. 3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений 3.2.1. Основанием для работы с письменным обращением являетсяписьменное обращение, доставленное лично гражданином или егопредставителем, а также почтовым отправлением, фельдъегерской связью,по телеграфу или факсу в приемную по обращениям граждан либосоответствующее обращение, поступившее с письмом органагосударственной власти для рассмотрения в соответствии с компетенциейАдминистрации города Смоленска, а также обращение в форме электронногодокумента, поступившее в виртуальную приемную официального сайтаАдминистрации города Смоленска: www.smoladmin.ru, или по системеэлектронного документооборота. 3.2.2. Письменные обращения, присланные по почте, поступают всектор канцелярии общего отдела Управления муниципальной службыАдминистрации города Смоленска и передаются для регистрации в приемнуюпо обращениям граждан. 3.2.3. Письменные обращения, поступившие непосредственно отграждан или от их представителей, принимаются сотрудниками приемной пообращениям граждан. По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторыхэкземплярах принятого письменного обращения сотрудник приемной,ответственный за регистрацию обращений (далее - сотрудник,ответственный за регистрацию), делает отметку с указанием входящегономера, даты приема обращения и номера телефона для полученияинформации, касающейся обращения. 3.2.4. Письменные обращения, поступившие по различным каналамсвязи в Администрацию города Смоленска, принимаются и учитываются вприемной по обращениям граждан. 3.2.5. Сотрудник, ответственный за регистрацию: - проверяет правильность адресации корреспонденции и целостностьупаковки, невскрытыми возвращает на почту ошибочно поступившие (не поадресу) письма; - аккуратно вскрывает конверт, не повреждая надписей на еголицевой стороне, и прикрепляет его в конце письменного обращения дляустановления адреса отправителя или уточнения даты на почтовомштемпеле при необходимости подтверждения времени отправления данногообращения; - прикладывает впереди письменного обращения поступившиедокументы и фотографии (разорванные документы подклеиваются); - в случае отсутствия самого текста письменного обращения илиобращения, поступившего в форме электронного документа, составляет заличной подписью справку следующего содержания: "Письма в адресАдминистрации города Смоленска нет" с указанием даты и прилагаетуказанную справку к поступившим документам; - составляет в двух экземплярах акт на письменные обращения,поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценнымибумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письмас уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменноговложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживаетсянедостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма.Один экземпляр указанного акта хранится в приемной по обращениямграждан, второй приобщается к поступившему обращению. 3.2.6. Приложенные к письменному обращению подлинные документыотделяются и возвращаются гражданину (при необходимости с нихснимаются копии). Приложенные к письменному обращению денежные знаки,ценные бумаги и иные подарки возвращаются гражданину почтовымпереводом или бандеролью, при этом почтовые расходы относятся на егосчет. В случае если гражданин прислал конверт с наклеенными знакамипочтовой оплаты и надписанным адресом, конверт может быть использовандля отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовойоплаты возвращаются гражданину. 3.3. Регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений 3.3.1. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации втечение трех дней с момента поступления в приемную по обращениямграждан путем присвоения ему порядкового номера. 3.3.2. Регистрацию письменных обращений (первичный ввод данных) всистеме электронного документооборота (далее - СЭД) осуществляетсотрудник, ответственный за регистрацию. 3.3.3. Сотрудник, ответственный за регистрацию: - в регистрационной карточке СЭД указывает фамилию и инициалызаявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письменноеобращение подписано двумя и более авторами, оно считается коллективными при его регистрации указываются первые два или три гражданина, в томчисле автор, в адрес которого подлежит направлению ответ.Коллективными являются также письменные обращения, поступившие отимени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов; - отмечает тип доставки письменного обращения (письмо,телеграмма, электронная почта, доставлено лично и т.п.). Еслиписьменное обращение перенаправлено для рассмотрения в пределахкомпетенции в Администрацию города Смоленска, указывает, откуда онопоступило (из Администрации Президента Российской Федерации, АппаратаПравительства Российской Федерации, Смоленской областной Думы,Администрации Смоленской области и т.д.), проставляет дату и исходящийномер сопроводительного письма; - на лицевой стороне первого листа письменного обращения в правомнижнем углу, свободном от текста, проставляет штамп с присвоениемрегистрационного номера и указанием даты его поступления. В случаеесли место, предназначенное для регистрационного штампа, занятотекстом, штамп может быть проставлен на письменном обращении в иномместе, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла. 3.3.4. Если гражданин направил несколько письменных обращений поразным вопросам, то на каждое обращение заводится отдельная учетнаякарточка в СЭД. 3.3.5. Дубликаты письменных обращений, повторные обращенияуказанной категории, а также письменные обращения, содержащиедополнительные сведения к первично поданным обращениям, срокразрешения которых не истек, регистрируются в том же порядке, что ипервичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы письменногообращения делается пометка "Повторно", указывается регистрационныйномер предыдущего письменного обращения, подбирается всяпредшествующая переписка. 3.3.6. После регистрации письменного обращения в СЭД сотрудникприемной, на которого возложена обязанность по подготовкеинформационных и аналитических материалов, по составлению аннотаций кобращениям граждан (далее - сотрудник, ответственный за составлениеаннотаций), в день регистрации: - прочитывает письменное обращение, определяет его тематику,выявляет поставленные в данном обращении вопросы; - проверяет письменное обращение на повторность, принеобходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской.Повторным считается письменное обращение, направленное одним и тем жегражданином по одному и тому же вопросу, если со времени подачипервого обращения истек установленный законодательством срокрассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом; - составляет аннотацию к письменному обращению. Аннотация должнабыть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленныхв письменном обращении; - на сопроводительных письмах к обращениям, в которых содержитсяпросьба проинформировать о результатах, проставляет штамп "Контроль".В случае если в сопроводительном письме указан срок рассмотренияобращения, проставляет штамп "Контроль" с указанием срока исполнения. 3.3.7. После регистрации письменных обращений и составления к ниманнотаций сотрудник, ответственный за составление аннотаций, передаетвсе обращения на рассмотрение Главе Администрации, первому заместителюГлавы Администрации, руководителю аппарата, заместителям ГлавыАдминистрации, заместителю Главы Администрации - начальнику Управленияжилищно-коммунального хозяйства Администрации города Смоленска,заместителю Главы Администрации - начальнику Управления муниципальногоимущества и земельных отношений Администрации города Смоленска -главному муниципальному земельному инспектору. 3.4. Направление письменных обращений на рассмотрение 3.4.1. Приемная по обращениям граждан в течение одного рабочегодня передает поступившие письменные обращения на рассмотрение ГлавеАдминистрации, первому заместителю Главы Администрации, руководителюаппарата, заместителям Главы Администрации, заместителю ГлавыАдминистрации - начальнику Управления жилищно-коммунального хозяйстваАдминистрации города Смоленска, заместителю Главы Администрации -начальнику Управления муниципального имущества и земельных отношенийАдминистрации города Смоленска - главному муниципальному земельномуинспектору, которые исходя из содержания письменных обращений илиобращений, поступивших в форме электронного документа, принимаютрешение о направлении обращений на рассмотрение в те структурныеподразделения, к компетенции которых относится рассмотрениепоставленных авторами вопросов (независимо от того, на чье имя ониадресованы). 3.4.2. Поручение о рассмотрении письменного обращения должновключать фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение,лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок исрок исполнения, подпись (с расшифровкой) должностного лица, давшегопоручение, и дату. 3.4.3. В тексте поручения о рассмотрении письменного обращенияможет содержаться указание "Срочно", "Незамедлительно" или"Оперативно", предусматривающее конкретный срок исполнения поручения,начиная со дня его подписания. 3.4.4. Письменные обращения с просьбами о личном приемеруководством Администрации города Смоленска рассматриваются какписьменные обращения. Обратившимся гражданам направляются сообщения озаписи на личный прием либо разъясняется порядок записи на прием взависимости от содержания письменного обращения. 3.4.5. Письменные обращения вместе с поручениями по ихрассмотрению возвращаются в приемную по обращениям граждан. 3.4.6. Сотрудник, ответственный за регистрацию: - вносит в электронную учетную карточку в СЭД фамилии и инициалыдолжностных лиц, наименование учреждения, организации, структурногоподразделения, в адрес которых направляется письменное обращение дляисполнения, краткое содержание поручения; - проверяет подготовленные к отправке исполнителю документы(сверяет фамилию, имя, отчество и адрес заявителя, наличие копий); - в необходимых случаях вносит поправки и дополнения в данные,ранее введенные в электронную учетную карточку в СЭД; - в тот же день отправляет исполнителям письменные обращениявместе с поручениями по их рассмотрению. 3.5. Рассмотрение письменных обращений 3.5.1. Основанием для рассмотрения письменного обращения,поступившего в Администрацию города Смоленска, лицом, которому данопоручение о его рассмотрении в соответствии с компетенцией, являетсяпоступившее, зарегистрированное в установленном порядке письменноеобращение. Письменное обращение подлежит обязательному рассмотрению втечение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткийконтрольный срок рассмотрения данного обращения. 3.5.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрениеписьменного обращения: - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременноерассмотрение письменного обращения; - в случае необходимости запрашивает, в том числе в электроннойформе, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы вдругих государственных органах, органах местного самоуправления и уиных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органовпредварительного следствия, получает объяснения от гражданина и иныхюридических и физических лиц; - при необходимости комиссионного рассмотрения письменногообращения определяет состав комиссии и ответственного за подготовкуматериалов по итогам рассмотрения обращения и подготовку ответагражданину; - в случае необходимости привлекает к рассмотрению письменногообращения переводчиков и экспертов; - принимает меры, направленные на восстановление или защитунарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина; - уведомляет гражданина о направлении его письменного обращенияна рассмотрение в другой государственный орган, орган местногосамоуправления или иному должностному лицу в соответствии с ихкомпетенцией; - дает гражданину письменный ответ по существу поставленных вписьменном обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в ст.11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотренияобращений граждан Российской Федерации". 3.5.3. В случае если в поручении по рассмотрению письменногообращения указано несколько исполнителей, то работу по его исполнениюорганизует и координирует лицо, указанное в поручении первым. В случаенеобходимости получения дополнительной информации для подготовкиответа исполнитель, указанный в поручении первым, запрашиваетнеобходимую информацию у соисполнителей, указанных в поручении, и вдальнейшем согласовывает с ними ответ на обращение. Соисполнители в течение пятнадцати дней со дня поступленияпоручения, но не позднее семи дней до истечения срока рассмотренияписьменного обращения обязаны представить ответственному исполнителювсе необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа (заисключением документов и материалов, в которых содержатся сведения,составляющие государственную или иную охраняемую федеральным закономтайну, и для которых установлен особый порядок представления). 3.5.4. В случае если письменное обращение, по мнению должностноголица (исполнителя), направлено не по принадлежности, данное обращениев двухдневный срок должно быть возвращено в приемную по обращениямграждан для его переадресации в соответствии с компетенцией. 3.5.5. Рассмотрение письменных обращений, содержащих вопросызащиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий ииных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно. 3.5.6. Ответ на обращение, поступившее в форме электронногодокумента, направляется в форме электронного документа по адресуэлектронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме попочтовому адресу, указанному в обращении. 3.5.7. Гражданин вправе получить на свое письменное обращениеписьменный ответ, а в случае поступления обращения в формеэлектронного документа - ответ в форме электронного документа посуществу поставленных в нем вопросов, за исключением следующихслучаев: - если в обращении не указаны фамилия и почтовый адресгражданина, по которому должен быть направлен ответ; - если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом,совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, егоподготавливающем, совершающем или совершившем (данное обращениеподлежит направлению в государственный орган в соответствии с егокомпетенцией); - если ответ по существу поставленного в обращении вопроса неможет быть дан без разглашения сведений, составляющих государственнуюили иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину,направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ посуществу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостьюразглашения указанных сведений); - если полученное письменное обращение содержит нецензурные либооскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществудолжностного лица, а также членов его семьи (данное обращение можетбыть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов игражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимостизлоупотребления правом); - если в обращении содержится вопрос, на который ему многократнодавались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемымиобращениями, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства(может быть принято решение о безосновательности очередного обращенияи прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии,что указанное обращение и раннее направляемые обращения поступали вАдминистрацию города Смоленска или одному и тому же должностному лицу,с уведомлением о данном решении гражданина, направившего обращение); - если от гражданина поступило заявление о прекращениирассмотрения его обращения. 3.5.8. Письменное обращение, в котором обжалуется судебноерешение, в течение семи дней со дня регистрации возвращаетсягражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалованияданного судебного решения. 3.5.9. В случае если текст письменного обращения не поддаетсяпрочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлениюна рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправленияили должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем втечение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину,направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаютсяпрочтению. 3.6. Постановка письменных обращений на контроль 3.6.1. На контроль ставятся письменные обращения, в которыхмотивированно сообщается о грубых нарушениях законных прав и интересовграждан, а также письменные обращения по вопросам, имеющим большоеобщественное значение. Постановка письменных обращений на контроль производится с цельювыявления принятых мер в случае повторности (многократности)обращений. 3.6.2. В обязательном порядке осуществляется контроль заисполнением поручений Руководителя Администрации Президента РоссийскойФедерации, его заместителей, полномочного представителя ПрезидентаРоссийской Федерации в Центральном федеральном округе, егозаместителей и помощников, Губернатора Смоленской области, первогозаместителя Губернатора Смоленской области, председателя Смоленскойобластной Думы, начальника Управления Президента Российской Федерациипо работе с обращениями граждан и организаций и его заместителей орассмотрении обращений. 3.6.3. На особый контроль ставятся поручения ПрезидентаРоссийской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации,председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации орассмотрении обращений. На особый контроль могут быть поставлены и иные поручения порассмотрению письменных обращений, направленные для рассмотрения наимя Главы Администрации и в адрес Администрации города Смоленскафедеральными органами государственной власти. 3.6.4. Решение о постановке письменного обращения на контрольвправе принять руководитель аппарата. На письменных обращениях, взятых на контроль или особый контроль,перед направлением их на рассмотрение сотрудник, ответственный зарегистрацию, проставляет штамп "Контроль". 3.6.5. В случае если в ответе на обращение указывается, чтовопрос, поставленный гражданином, будет решен в течение определенногопериода, обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, очем гражданину направляется уведомление с указанием контрольного срокадля ответа об окончательном разрешении вопроса. 3.6.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменныхобращений, взятых на контроль и особый контроль, осуществляет приемнаяпо обращениям граждан, а также должностные лица, ответственные зарассмотрение обращений данной категории. 3.7. Продление срока рассмотрения письменных обращений 3.7.1. В случае необходимости дополнительной проверки изложенныхв письменном обращении сведений, а также при направлении запроса опредоставлении информации, необходимой для рассмотрения письменногообращения, в иной государственный орган органу местного самоуправленияили должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен,но не более чем на 30 дней. 3.7.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотренияписьменного обращения ответственный исполнитель направляет служебнуюзаписку с обоснованием необходимости продления срока рассмотренияданного обращения должностному лицу, по поручению которогорассматривается указанное обращение. 3.7.3. После принятия должностным лицом, указанным в пункте 3.7.2настоящего подраздела, решения о продлении срока рассмотренияписьменного обращения ответственный исполнитель направляет гражданину - автору данного обращения уведомление о продлении срокарассмотрения поданного им обращения. 3.8. Оформление ответов на письменные обращения 3.8.1. Ответы на обращения подписываются Главой Администрации, атакже иными должностными лицами в пределах их компетенции. 3.8.2. Ответы на поручения Президента Российской Федерации,Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палатФедерального Собрания Российской Федерации, парламентские запросы орассмотрении обращений подписывает Глава Администрации. Ответы об исполнении поручений Руководителя АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, его заместителей, заместителейПредседателя Правительства Российской Федерации, Уполномоченного поправам человека в Российской Федерации, Уполномоченного при ПрезидентеРоссийской Федерации по правам ребенка, начальника УправленияПрезидента Российской Федерации по работе с обращениями граждан иорганизаций и его заместителей, руководителей федеральных органовгосударственной власти о рассмотрении обращений подписывают ГлаваАдминистрации или его заместители. 3.8.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно,кратко, давать исчерпывающие пояснения на все поставленные в обращениивопросы, а также соответствовать поручению по данному обращению. Вслучае подтверждения фактов, изложенных в жалобе, в ответе следуетуказывать, какие меры приняты при ее рассмотрении, в том числе квиновным должностным лицам. 3.8.4. В ответе, направляемом в федеральные органыгосударственной власти, должно быть указано на то, что гражданинпроинформирован о результатах рассмотрения его письменного обращения,в отношении коллективных обращений - кому именно из обратившихсяграждан направлен ответ. 3.8.5. Подлинники письменных обращений в федеральные органыгосударственной власти возвращаются только при наличии на них штампа"Подлежит возврату". 3.8.6. Если на письменное обращение дается промежуточный ответ,то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса. 3.8.7. После рассмотрения письменного обращения и направленияответа гражданину исполнитель передает в приемную по обращениямграждан подлинник соответствующего обращения и материалы, относящиесяк его рассмотрению, на хранение. 3.8.8. При необходимости исполнитель может составить справку орезультатах рассмотрения письменного обращения (если при рассмотренииобращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, носущественные для рассмотрения дела). Справка о результатахрассмотрения письменного обращения передается в приемную по обращениямграждан и вносится в электронную карточку обращения в СЭД, а ее копияприкладывается исполнителем к материалам по рассмотрению обращения. 3.8.9. Сотрудник, ответственный за регистрацию, вносит ответ вСЭД, в графу "Исполнение" вписывает краткое содержание. 3.8.10. Оформление дел по результатам рассмотрения письменныхобращений для архивного хранения осуществляется в соответствии стребованиями Инструкции по делопроизводству. 3.9. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменных обращений 3.9.1. Справочную работу по рассмотрению письменных обращенийведет приемная по обращениям граждан. 3.9.2. Справки по вопросам рассмотрения письменных обращений(далее - справки) предоставляются сотрудниками приемной при личномобращении граждан, их представителей или с использованием телефоннойсвязи. 3.9.3. Телефонные звонки от граждан по вопросу получения справокпринимаются ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00 (в предвыходные ипредпраздничные дни с 9.00 до 17.00, перерыв на обед с 13.00 до13.48). 3.9.4. При получении запроса о ходе рассмотрения письменногообращения по телефону сотрудник приемной: - называет наименование органа, в который обратился гражданин,свою фамилию, имя, отчество; - предлагает гражданину представиться; - выслушивает и уточняет при необходимости суть поставленноговопроса; - вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса. При невозможности в момент обращения гражданина ответить напоставленный им вопрос сотрудник приемной предлагает обратившемусяперезвонить в конкретный день, в определенное время и к назначенномусроку подготавливает справочную информацию. 3.9.5. Во время разговора сотрудник приемной, предоставляющийсправки, должен произносить слова четко, избегать параллельныхразговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причинепоступления звонка на другой телефонный аппарат. 3.9.6. Приемная по обращениям граждан регулярно подготавливаетинформационно-аналитические и статистические материалы о рассмотренииобращений и представляет их руководителю аппарата. 3.10. Порядок и формы контроля за рассмотрением письменных обращений 3.10.1. Контроль за полнотой и качеством рассмотрения письменныхобращений включает в себя проведение проверок (в том числе с выездомна место), выявление и устранение нарушений прав граждан,рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовку ответов наобращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие)должностных лиц. 3.10.2. Контроль за соблюдением последовательности действий прирассмотрении обращений и принятием соответствующих решенийосуществляется руководством Администрации города Смоленска,должностными лицами. 3.10.3. Контроль за рассмотрением письменных обращенийосуществляется путем проведения должностными лицами, ответственными заорганизацию работы по рассмотрению обращений граждан в структурныхподразделениях, проверок соблюдения и исполнения сотрудникамиположений настоящей Инструкции, иных нормативных правовых актов. Периодичность осуществления такого контроля устанавливаетсяруководством Администрации города Смоленска, руководителямиструктурных подразделений в соответствии с их полномочиями. 3.10.4. Организация и обеспечение централизованного учета исвоевременного рассмотрения письменных обращений в органахисполнительной власти осуществляется приемной по обращениям граждан. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрениемписьменных обращений, поступивших в Администрацию города Смоленска,осуществляет руководство Администрации города Смоленска. 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СМОЛЕНСКА 4.1. Личный прием граждан осуществляется в специально отведенномпомещении - приемной по обращениям граждан. 4.2. У входа в здание, в котором находится приемная по обращениямграждан, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию орежиме работы приемной по обращениям граждан. 4.3. Помещение для проведения личного приема граждан оборудуется: - противопожарной системой и средствами пожаротушения; - системой охраны; - укомплектованной аптечкой для оказания доврачебной помощи. 4.4. Места ожидания личного приема должны быть оборудованыстульями, столами, обеспечены канцелярскими принадлежностями длянаписания письменных обращений, информационными стендами. 4.5. Личный прием граждан проводят Глава Администрации, егозаместители, руководители структурных подразделений и уполномоченныена то лица (далее - лицо, ведущее личный прием). 4.6. Организацию личного приема граждан в Администрации городаСмоленска осуществляет приемная по обращениям граждан. 4.7. Личный прием граждан осуществляется в соответствии сраспорядком личного приема граждан по предварительной записи непозднее чем за два дня до приема (далее - распорядок приема). 4.8. Замена должностных лиц, ведущих личный прием, заявленных враспорядке приема, а также изменение сроков проведения личного приемапроизводятся по согласованию с руководителем аппарата. 4.9. Распорядок приема размещается на официальном Интернет-сайтеАдминистрации города Смоленска, на информационных стендах в вестибюлеглавного входа в Администрацию города Смоленска и в месте ожиданияприемной по обращениям граждан. 4.10. Запись на личный прием к лицам, ведущим личный прием,производится сотрудниками приемной с предпоследнего рабочего днямесяца, предшествующего месяцу проведения личного приема, ежедневно врабочие дни с 9.00 до 18.00 (в предвыходные и предпраздничные дни - с9.00 до 17.00, перерыв на обед с 13.00 до. 13.48). 4.11. Не менее чем за один рабочий день до даты проведенияличного приема граждан лицами, ведущими личный прием, сотрудникприемной, ответственный за организацию личного приема граждан,составляет обобщенные списки граждан, записавшихся на личный прием. Список граждан, записавшихся на личный прием, передается лицу,ведущему личный прием, не позднее 13.00 дня, предшествующего днюличного приема. 4.12. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности,установленном должностным лицом, ведущим личный прием, с учетом праваграждан на первоочередность, установленную законодательствомРоссийской Федерации. 4.13. В ходе личного приема граждан сотрудник приемной,ответственный за организацию личного приема граждан, вносит содержаниеустного обращения в журнал приема граждан. 4.14. Во время личного приема граждан лицом, ведущим личныйприем, каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение вустной либо письменной форме по существу поднимаемых им вопросов. В случае если изложенные в устном обращении факты иобстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительнойпроверки, ответ на такое обращение с согласия гражданина может бытьдан устно в ходе личного приема, о чем делается соответствующая записьв журнале личного приема. В остальных случаях гражданину даетсяписьменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. 4.15. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, атакже устные обращения, по которым лицом, ведущим личный прием, даныпоручения, подлежат регистрации и рассмотрению в соответствии снастоящей Инструкцией. В электронную учетную карточку СЭД личногоприема вносится запись о принятии письменного обращения и о поручениипо устному обращению. 4.16. Личный прием иностранных граждан, не владеющих русскимязыком, производится с участием сотрудников отдела международных,межрегиональных связей и туризма Администрации города Смоленска. 4.17. В случае если в обращении поставлены вопросы, решениекоторых не входит в компетенцию Администрации города Смоленска,гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он можетобратиться для рассмотрения данного обращения по существу. 4.18. По окончании личного приема граждан лицо, ведущее личныйприем, доводит до сведения гражданина решение, принятое по егообращению. 4.19. Контроль за рассмотрением обращений, поступивших на личномприеме граждан, и исполнением поручений, данных во время личногоприема граждан, возлагается на лицо, ведущее личный прием. 4.20. После завершения личного приема граждан сотрудник приемнойнаправляет письменные обращения, поступившие на личном приеме, ипоручения по устным обращениям, данные лицом, ведущим прием,исполнителям для рассмотрения.