Постановление Главы Администрации Смоленской области от 04.10.1994 № 299
Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района)
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Еот 04.10.94г. N 299г. Смоленск Утратилo силу - Постановление Администрации Смоленской области от 20.02.96 г. N 85 Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) В целях совершенствования системы организации делопроизводства,правил и порядка работы с документами и письмами граждан в управленияхи комитетах областной, городских и районных администрацийПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрацииобласти (города, района), согласно приложению. 2. Считать утратившей силу Инструкцию по ведению делопроизводствав канцелярии при главе администрации области (города, района),утвержденную постановлением Главы администрации Смоленской области от23 апреля 1992 года N 93. А.Глушенков Приложение к Постановлению Главы администрации Смоленской области от 04.10.94г. N 299 Инструкция по делопроизводству в администрации области (города, района) 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция определяет систему организации иведения делопроизводства, устанавливает порядок и правила работы сдокументами несекретного характера и письмами граждан в подразделенияхадминистрации области (города, района). 1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренныенастоящей инструкцией, обязательны для всех работников подразделенийобластной администрации, администраций районов и городов области. Работники подразделений администрации несут ответственность засоблюдение требований настоящей инструкции, сохранность служебныхдокументов и содержащейся в них информации. Передача работниками подразделений администрации документов илиих копий работникам сторонних организаций допускается только сразрешения руководителей подразделений администрации. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача имкакой-либо служебной информации осуществляется подразделениямиобластной информации по разрешению первого заместителя Главыадминистрации, в районах и городах - по разрешению должностных лиц,назначенных главами администраций, ответственными за связь сосредствами массовой информации. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезниработник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся унего на исполнении документы работнику, который будет выполнять егообязанности, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы. 1.3. За организацию делопроизводства, соблюдение установленныхнастоящей инструкцией правил и порядка работы с документами и письмамиграждан в подразделениях администрации отвечают их руководители. Ведение делопроизводства в администрации области осуществляется:в аппарате администрации - управлением делами Главы администрацииобласти; в структурных подразделениях - службами делопроизводства(общими отделами, канцеляриями), а при их отсутствии - должностнымилицами, определяемыми руководителями подразделений; в районных игородских администрациях - управлениями делами райгорадминистраций. Задачи, функции и порядок работы служб делопроизводстваподразделений администрации регламентируются положениямисоответствующих подразделений, обязанности и права работниковопределяются должностными инструкциями. На службы делопроизводства возлагаются выполнение следующихосновных обязанностей: - передача корреспонденции на рассмотрение руководству, а послеполучения указаний - непосредственному исполнителю; - размножение служебных документов, оформление исходящихдокументов и их отправка; - ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой,подготовка и передача дел на очередной год; - подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление актаоб уничтожении документов, не подлежащих хранению; - ознакомление вновь принятых работников с инструкцией по работес документами и ведению делопроизводства. 1.4. Методическое руководство постановкой делопроизводства вподразделениях областной администрации, районных и городскихадминистрациях, контроль за соблюдением требований инструкций и другихнормативных актов по работе с документами осуществляется управлениемделами Главы администрации области. 1.5. Подразделения администрации могут использовать в работе напротиворечащие настоящей инструкции методические документы,конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства вподразделении. 2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции 2.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области,принимается и регистрируется в управлении делами Главы администрации. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также ввыходные и праздничные дни, принимается дежурным секретарем приемнойГлавы администрации с последующей передачей и регистрацией вуправление делами. Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники,книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламныеизвещения, поздравительные письма и телеграммы, пригласительныебилеты, программы совещаний. 2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования,комплектность и целостность документов, приложений к ним. Приотсутствии или недостаче документов и приложений к ним, документывозвращаются отправителю с указанием причин возврата или об этомсообщается по телефону. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когдатолько по ним можно установить дату и адрес отправителя. 2.3. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первоголиста ставится регистрационный штамп. На документ заводятся 2экземпляра учетных карточек (Приложение N 1), одна из которыхприлагается к документу, вторая - помещается в справочную картотеку. Пакеты с пометкой "лично" учитываются и передаются адресатам взакрытом виде. 2.4. Поступившие в управление делами документы в соответствии сраспределением обязанностей между руководителями областнойадминистрации доставляются по назначению в день их регистрации,срочная корреспонденция - немедленно с отметкой в учетной карточке:кому передан документ, дата и время его передачи. 2.5. Управляющий делами, помощники заместителей главыадминистраций в день получения корреспонденции докладывают ееруководству. 3. Учет, прохождение, составление и оформление документов в подразделении администрации 3.1. Поступившие в подразделения администрации документы лицами,ответственными за делопроизводство, регистрируются аналогично порядку,установленному п. 2.3. настоящей инструкции. 3.2. Передача зарегистрированных документов из одногоподразделения администрации в другое производится с согласия лица,поручившего рассмотреть документ, или по договоренности междуруководителями подразделений с соответствующим оформлениемпереадресования. На оборотной стороне последнего листа документауказывается фамилия и инициалы руководителя подразделения, которомупередается документ, а также дата и время переадресования. 3.3. При составлении и оформлении документов работникиподразделений администрации руководствуются следующими требованиями: - документ печатается на бланке установленной формы присоблюдении правил машинописных работ; - содержание документа должно быть кратким, ясным,аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятиесодержащейся в нем информации; - отправляемому из подразделения документу присваиваетсяисходящий номер, который состоит из индекса подразделения ипорядкового регистрационного номера документа (например: 6/134). Наобратной стороне последнего листа в левом нижнем углу исходящегодокумента указываются фамилия исполнителя и номер его служебноготелефона. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Копияисходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело всоответствии с номенклатурой; - в документах - ответах указываются номер и дата документа, накоторый дается ответ; - служебные документы подписываются должностными лицами всоответствии с представленными полномочиями. Подписание документа, накотором обозначена подпись одного должностного лица, другимдолжностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой чертыперед наименованием должности подписывающего) не разрешается; - представляемые на подпись документы должны быть завизированыисполнителями и другими лицами, ответственными за подготовкудокументов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) идату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Визапроставляется ниже подписи на лицевой стороне последнего листадокументов, (проекты планов, отчеты, письма и др.), остающихся вподразделении; проекты приказов, решений, постановлений и распоряженийвизируются на 1-ом экземпляре; - на документе указывается дата его подписания, утверждения илисоставления, проставляемая цифровым способом, т.е. тремя парами цифр,разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год(например: 15.02.94), либо словесно-цифровым (например: 15 февраля1994 года). Цифровой способ датирования используется при визировании,написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметокоб исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяетсяпри датировании нормативных и распорядительных актов, записок,справок, поручений, финансовых документов; - при адресовании документа руководителю подразделенияадминистрации или организации их наименование входит в составнаименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут вдательном падеже), например: председателю комитета по образованиюФилиппову А.С. Адрес печатается в правом верхнем углу документа.Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случаенаправления его разовому корреспонденту. В ответах на обращенияграждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалыадресата. На документе в его адресной части может быть указано неболее 4 адресов, при этом каждый экземпляр документа должен бытьоформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретныйэкземпляр, подчеркивается. В случае направления документов большемучислу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, накаждом из которых указывается один адрес. К документу прилагаетсяуказатель рассылки; - если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметкао них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на ..... л.(листах), в ..... экз. Приложения, не названные в документе,перечисляются с указанием наименования, количества листов иэкземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются.На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углупервого листа делается отметка с указанием распорядительногодокумента, его даты и номера; - копии отправляемых документов заверяются работником,ответственным за ведение делопроизводства, проставлением надписи"ВЕРНО" и личной подписью. Копии (размноженные экземпляры) подписанныхраспорядительных документов удостоверяются проставлением круглойпечати; - на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждениярасполагают в правом верхнем углу первого листа документа. Еслидокумент утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоитиз следующих элементов: слово "Утверждаю", наименование должности,подпись, инициал имени и фамилия лица, утвердившего документ, датаутверждения, например: "Утверждаю" Председатель комитета по культуре подпись В.Иванов 13.08.93 Если документ утверждается распорядительным актом, то грифутверждения включает: слово "Утверждено" ("Утвержден"), названиераспорядительного документа, его дату и номер. 3.4. Служебная корреспонденция подразделений областнойадминистрации, направляемая по всем видам связи в органыисполнительной и представительной власти республик в составеРоссийской Федерации, краев и областей отправляется только черезуправление делами Главы администрации области. 3.5. Состояние работы с документами в подразделении (наподготовке, на докладе, на контроле, закончено, доложено, списано вдело) фиксируется ответственным за ведение делопроизводства в учетныхкарточках. Учетные карточки хранятся отдельно от документов в течениедвух лет, после чего уничтожаются. 3.6. Обеспечение подразделений администрации бумажно-беловыми,канцелярскими товарами, средствами оргтехники, бланками документов,учетно-контрольной документацией осуществляется в соответствии сустановленным порядком. 4. Подготовка, оформление и рассылка документов главы администрации области 4.1. Согласно действующему законодательству Главой администрацииобласти издаются от своего имени постановления и распоряжения (в егоотсутствие они издаются от имени первого заместителя Главыадминистрации). Заместителями Главы администрации издаются распоряжения. 4.2. Право внесения на рассмотрение Главы администрации областипроектов распорядительных документов предоставляется руководителямсамостоятельных структурных подразделений администрации области. Ответственность за качество проектов постановлений ираспоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несутруководители подразделений администрации, которые их вносят. 4.3. Согласование проекта распорядительного документа оформляетсявизой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) идату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первогоэкземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Проект постановления (распоряжения) визируется: руководителямиподразделений, организаций и ведомств, которым в документепредусматриваются задания или поручения, юристконсультом, управляющимделами и заместителем Главы администрации, курирующий данный вопрос. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются вотдельной справке, которая прилагается к проекту документа. Если в процессе доработки в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированиюдолжностными лицами и руководителями заинтересованных сторон иорганизаций. Приложение к проекту документа визируется ответственнымисполнителем на обратной стороне последнего листа. В необходимых случаях к проекту прилагается справка, подписаннаяруководителем подразделения, представившего проект, с обоснованиемцелесообразности принятия постановления (распоряжения). 4.4. Завизированные и согласованные проекты распорядительныхдокументов представляются в протокольную часть общего отделауправления делами. Документы, подготовленные с нарушением установленного порядка ине прошедшие согласования, возвращаются управлением деламируководителям подразделений, внесших проекты постановлений ираспоряжений. 4.5. Подписанным Главой администрации области и его заместителямидокументам присваивается порядковый номер по единой нумерации, котораяведется с начала и до конца года раздельно для постановлений ираспоряжений. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р". Согласно указателю рассылки, составленному исполнителем документаи указанному на обратной стороне последнего листа первого экземплярадокумента, управлением делами производится копирование постановления(распоряжения) и его отправка адресатам. 4.6. Подлинники постановлений и распоряжений Главы администрацииобласти и его заместителей в течение 2-х лет хранятся в управленииделами, затем сдаются в архив. 5. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний 5.1. Организационно-техническое и документационное обеспечениезаседаний и совещаний, проводимых Главой администрации области,осуществляется управлением делами Главы администрации. 5.2. Управление делами обеспечивает: - подготовку порядка проведения и повестки дня совещания; - оповещение участников мероприятия о дате, времени и месте егопроведения; - готовность зала к совещанию; - регистрацию участников заседаний и совещаний и раздачу имсоответствующих документов; - звукозапись и протоколирование совещания; - контроль исполнения поручений, данных Главой администрациидолжностным лицам в ходе совещания; - контроль исполнения поручений, данных Главой администрациидолжностным лицам в ходе совещания; - организацию питания участников совещания и размещение их принеобходимости в гостиницах. 6. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 6.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на бланкахустановленной формы. 6.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов(если при этом не искажается ее содержание), печатается на лицевойстороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не долженпревышать двух машинописных страниц. 6.3. При оформлении писем и телеграмм исполнителем указываетсяполный почтовый адрес организации или учреждения, а при ответе напоступивший документ - также его номер и дата. Копия письма иподлинник телеграммы визируется исполнителем и руководителемподразделения администрации на лицевой стороне последнего листа внижней его части. При направлении письма или телеграммы в четыре и более адресаприлагается указатель рассылки, составленный и подписанныйисполнителем. 6.4. Подписанное письмо и телеграмма вместе с завизированнымикопиями передаются для регистрации и отправки в управление делами -при подготовке их аппаратом администрации - или лицам, ответственнымза делопроизводство - а в подразделениях и райгорадминистрациях - гдеим присваивается исходный номер, состоящий из индекса подразделения ипорядкового номера в пределах календарного года. Законвертованная исходящая корреспонденция вписывается в реестр ив зависимости от срочности доставки отправляется адресатам почтой илифельдсвязью. 6.5. Порядок ведения шифрованной переписки определяется основнымитребованиями к работникам исполнительных органов, допущенным кшифропереписке, и обеспечивается сектором специальной документальнойсвязи администрации области. 7. Контроль за исполнением документов и поручений 7.1. Основные положения системы контроля за исполнениемдокументов администрации области регламентированы постановлением Главыадминистрации области от 24.02.94 N 50 "О совершенствовании работыаппарата администрации области" и распоряжениями Главы администрацииобласти от 09.11.93 N 389-р "По совершенствованию организации контроляза исполнением указов, распоряжений и поручений Президента РоссийскойФедерации" и от 19.11.93 N 406-р "О совершенствовании контроляисполнения нормативных актов администрации области". 7.2. Контролю за сроками исполнения подлежат все документы,содержащие поручения. Ответственными за качественное и своевременное исполнениедокументов являются руководители администрации и структурныхподразделений. Контроль по существу вопросов и срокам их исполненияосуществляется помощниками заместителей Главы администрации, по срокамисполнения - управлением делами: правительственных документов,постановлений и распоряжений администрации области -контрольно-правовом отделом; писем, запросов, поручений Главыадминистрации области - заведующим канцелярией общего отдела; решенийсовещаний, проводимых Главой администрации области - заведующимпротокольной частью общего отдела. 7.3. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях сдаты его подписания (утверждения). Конечная дата исполненияуказывается в тексте документа. Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении,устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "СРОЧНО"исполняются в 3 - дневный срок, а требующие дополнительного изученияпоставленных вопросов - в течение 10 дней. При необходимости изменениясрока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение,не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имядавшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. 7.4. Для осуществления контроля по существу затронутых вдокументе вопросов помощниками заместителями Главы администрацииведутся контрольные дела, которые заводятся на контролируемыйдокумент. В деле находятся копии контролируемого документа, справки,докладные записки, ответы, протоколы совещаний и другие документы,необходимые для полного исполнения документа. Помощниками заносятся вконтрольное дело все отметки о ходе выполнения, об изменении сроковисполнения. Для контроля за сроками исполнения документов ведутся специальныеконтрольные картотеки - в управлении делами и в приемных заместителейГлавы администрации. Контрольная картотека делится на два раздела:картотека на неисполненные документы и исполненные документы. Контрольная картотека составляется из дополнительных экземпляровучетных карточек установленного образца. 7.5. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля,когда решены все поставленные в нем вопросы и задачи и об этомизвещены все заинтересованные организации и лица. Документы снимаются с контроля только по указанию Главыадминистрации или его заместителей. Основанием для снятия с контроляпо указанию руководства администрации является наличие подготовленногок отправке ответного документа или других материалов,свидетельствующих об исполнении (плана, информации, постановления,распоряжения и т.п.). Все снятые с контроля документы должны иметь отметку обисполнении, которая переносится с документа в контрольную карточку, апоследняя переносится в раздел контрольной картотеки на исполненныедокументы. 8. Рассмотрение писем и организация приема граждан 8.1. Рассмотрение писем и организация приема граждан ведутся всоответствии с рекомендациями "Порядка работы с письменными и устнымиобращениями граждан в отделе писем и приема граждан АдминистрацииПрезидента Российской Федерации". 8.2. Поступившие в адрес администрации письма граждан поступают вприемную по устным и письменным обращениям граждан при Главеадминистрации области, где регистрируются в журнале регистрациипредложений, заявлений и жалоб граждан (Приложение N 2) и накарточках. При небольшом потоке писем в приемных при районных игородских администрациях только на карточках (Приложение N 3). При поступлении повторного письма по тому же вопросу, емуприсваивается очередной регистрационный номер, а в сноске под нимуказывается номер первого письма и делается отметка "Повторно".Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан,поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, еслисо времени подачи первого заявления истек установленный срок илизаявитель не удовлетворен данным ему ответом. 8.3. Картотека на письма граждан ведется по административно -территориальным единицам, а внутри них - по алфавиту заявителей. 8.4. Зарегистрированные письма и заявления передаютсяуправляющему делами и после его предварительного рассмотренияпоступают или Главе администрации, или, в зависимости от вопроса,направляются для решения в то или иное структурное подразделение. Срезолюциями Главы администрации области или управляющего деламидокументы возвращаются в приемную администрации. Резолюции переносятсяв соответствующие графы учетных карточек, сроки исполнения документовставятся на контроль и документы направляются в соответствующиеструктурные подразделения и организации. Отметка о постановке жалобыили заявления на контроль ставится в журнале регистрации или карточкеконтроля. 8.5. Если вопрос, поднимаемый в письме, относится к ведениюдругой организации или учреждения, то оно не позднее чем в пятидневныйсрок направляется в соответствующее учреждение, о чем авторусообщается в письменной форме. Сопроводительное письмо в этом случаепечатается в трех экземплярах: первый вместе с письмом направляется вучреждение, второй - автору, третий остается в деле. Предложения, заявления и жалобы граждан поступившие от одного итого же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различнымадресатам и поступившие для решения в один государственный орган,учитываются под регистрационным номером первого документа сдобавлением порядкового номера через дефис (например: 13/185-1;13/182-2 и т.д.). Категорически запрещается направлять жалобы граждан должностнымлицам, на действия которых принесена жалоба. 8.6. Действующим законодательством установлен месячный срокрассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Сроки решенияжалоб могут продлеваться, если они требуют специального изучения ипроверок, но не более, чем на 1 месяц, с обязательным сообщением обэтом заявителю. Письма военнослужащих и их семей рассматриваются в срок до 7дней, в виде исключения этот срок может быть продлен, но не более, чемна 15 дней, о чем сообщается автору письма. 8.7. Для контроля за сроками исполнения писем на календарнойшколе учетной карточки отмечается дата, к которой документ должен бытьисполнен. За 3 дня до контрольной даты работник по учету и регистрацииписем напоминает конкретным исполнителям о приближении сроковисполнения. Исполненный в подразделении документ с резолюцией и проектомответа поступает в приемную, где на каждое заявление (жалобу),поставленные на контроль, формируется дело. Снятие с контроля жалобыили заявления производится управлением делами после рассмотренияполноты решения вопросов по жалобе или заявлению. 8.8. Предложения, заявления и жалобы могут быть поданы гражданамине только в письменном виде, но и устно при личной встрече сруководителями администрации. График приема населения, утвержденныйГлавой администрации, вывешивается для всеобщего сведения. Запись на прием ведется сотрудниками приемной. Поступившие жалобы и заявления регистрируются в журнале(Приложение N 4). 8.9. Поставленные посетителем вопросы, как правило, решаются вовремя приема, о чем делаются записи в журнале и карточке приема. В тех случаях, когда для решения вопроса требуются дополнительныеданные, предложения или жалобы излагаются в письменном виде ирегистрируются на карточках учета приема посетителей (Приложение N 5).Руководителям, производящим прием, на карточку накладывается резолюцияс указанием исполнителя и предписываемых действий для рассмотрениясути заявления или жалобы. Исполнителем готовится проект ответа по существу рассматриваемоговопроса и с резолюцией на первичном документе отправляется тому лицу,которое направляло на рассмотрение. В зависимости от полноты решениявопросов по сути заявления документ снимается с контроля или жезатребуются дополнительные данные. 8.10. К концу каждого месяца начальником общего отдела районной(городской) администрации или ответственным за работу с письмами,жалобами и заявлениями граждан проводится анализ поступивших заотчетный период от граждан писем, жалоб и заявлений и в срок до 3числа, следующего за отчетным, месяца направляется по формам(Приложения NN 6,7) за подписью Главы районной (городской)администрации в управление делами Главы администрации области. 8.11. В управлениях и комитетах администрации области ежемесячнолицами, ответственными за работу с письменными и устными обращениями,заявлениями и жалобами граждан, проводится анализ поступивших заотчетный период писем от граждан и в срок до 3 числа месяца,следующего за отчетным, направляется по форме (Приложение N 8) заподписью руководителя управления (комитета) в управление делами Главыадминистрации. 9. Машинописные и копировально-множительные работы звукозапись мероприятий Машинописные работы 9.1. Печатание документов аппарата Главы администрациипроизводится в машинописном бюро общего отдела управления делами,остальные машинописные работы выполняются в подразделенияхадминистрации с соблюдением установленных правил печатания. Для печатания принимаются только служебные материалы. 9.2. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется управлением деламипо согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. 9.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастныхкрасителей синего, фиолетового и черного цвета. Небрежно инеразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, дляпечатания не принимаются. При подготовке материалов для печатания особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения словприменяются только общепринятые. 9.4. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или на бумаге стандартных размеров на лицевой их сторонекрасками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаютсяустановленный порядок расположения текста, правила орфографии ипунктуации. Тексты документов на бланках формата A4 печатаются, как правило,через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата A5 -через один межстрочный интервал. Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номерпроставляется арабскими цифрами посредине верхнего поля документа. Копировально-множительные работы 9.5. Копировально-множительные работы (размножение документов)нормативных актов и документов аппарата Главы администрации областиосуществляются управлением делами, остальные работы выполняются вподразделениях администрации. На размножение вкопировально-множительное бюро сдаются только служебные документы иматериалы. Размножение производится по заказам, подписаннымначальником хозяйственного отдела управления делами. Заказывыполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется на основании заказов.Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономноерасходование бумаги и расходных материалов. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов,необходимых для работы в подразделениях администрации, имеющихмножительную технику, определяются руководителями подразделений.Изготовление копии подлежат учету в установленном порядке. 9.6. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры -подлинники) передаются на размножение в неброшюрованном виде,качественно и четко напечатанными. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.Изготовление копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Размножение бланков не разрешается. В множительном бюро управления делами ведется учетпроизводственных работ по размножению документов и материалов. Звукозапись мероприятий 9.7. Звукозапись мероприятий, проводимых Главой администрацииобласти (заседания Административного совета, совещания с Главамиадминистраций районов и городов), осуществляется управлением деламиГлавы администрации. Расшифровка и распечатка звукозаписи совещаний и заседанийпроизводится после их завершения в установленные сроки. Учет и хранение фонодокументов обеспечивает управление делами. 10. Формирование дел, передача их в архив порядок составления и утверждения дел 10.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированныйперечень заголовков дел, заводимых в администрации, с указанием срокових хранения. 10.2. В номенклатуру дел включаются все дела и документы повопросам, внесенным на рассмотрение областной администрации,справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срокхранения. Индекс состоит из номера подразделения администрации ицифрового обозначения вопроса. 10.3. Номенклатуры дел в подразделениях администрацииразрабатываются в последнем квартале предшествующего года лицами,ответственными за делопроизводство, согласовываются с архивнымуправлением и подписываются руководителями подразделений (Приложение N9). В аппарате администрации номенклатура дел составляется общимотделом управления делами, согласовывается с архивом и утверждаетсяуправляющим делами. После утверждения номенклатуры дел подразделения аппарата Главыадминистрации получают выписки соответствующих разделов дляиспользования в работе. В течение года по согласованию с архивом в утвержденнуюноменклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Формирование дел в подразделениях администрации оформление документов, законченных делопроизводством 10.4. Законченные делопроизводством документы в 15 дневный сроксдаются исполнителем работникам, ответственным за ведениеделопроизводства в подразделении администрации, которые формируют их вдела в соответствии с утвержденной номенклатурой. 10.5. Оформление дел производится работниками службделопроизводства подразделений, в ведении которых находилось заведениеи формирование дел, при методической помощи и под контролем архива. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полноеоформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями всоответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указаниемсроков хранения. 10.6. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление заверительной подписи дела (Приложение N 10); - составление в необходимых случаях внутренней описи документовдела (Приложение N 11); - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела(уточнение названия организации, делопроизводственного индекса,заголовки дела, даты дела и др.). Подшивка (переплет) дела 10.7. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместес приложениями, указанными в тексте документов. При их отсутствии надокументе делается запись о местонахождении приложений. Документы постоянного срока хранения при подготовке дела к сдачев архив располагаются сверху вниз в хронологическом порядке. Все ходатайства по одному и тому же вопросу, поступившие ирассмотренные в разное время года, подшиваются вместе в один разделпереписки. Если в деле имеются ходатайства нескольких организаций,поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то онигруппируются сначала по корреспондентскому, а затем похронологическому принципу. 10.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола втвердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможностисвободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления(булавки, скрепки) из документов удаляются. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а такженевостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.)- эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается вэто дело. В делах постоянного срока хранения составляется внутренняя описьустановленной формы. В конце каждой внутренней описи делается итоговаязапись о количестве листов в деле, проставляется штамп "в архив",который подписывается руководителем подразделения администрации. Оформление обложки, нумерация листов 10.9. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу помещаются следующие реквизиты: - наименование организации (фондообразователя); - наименование подразделения администрации; - индекс дела; - номер дела (тома, части); - заголовок дела; - дата дела (или крайние даты); - количество листов в деле; - срок хранения дела. Номер дела состоит из индекса подразделения администрации,цифрового обозначения дела по номенклатуре и порядкового номера пореестру. 10.10. Заголовок дела должен отражать основное содержаниенаходящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовкепридаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а такжесокращенных слов. При написании заголовков дел переписки за основу беретсяформулировка, данная в номенклатуре дел. 10.11. Датой дел, содержащих распорядительную документацию(доклады, письма) являются даты регистрации (составления) самогораннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., тодатой дела будут точные календарные даты первой и последней записей вжурнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются датыутверждения или составления первого и последнего протоколов,составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме иувольнении лица, на которое оно заведено. 10.12. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив.Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правомверхнем углу. Нумерация цветными карандашами и чернилами недопускается. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруютсякак один лист в правом верхнем углу развернутого листа. Документы ссобственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются вобщем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этомсначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложениев конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются наобратной стороне в левом верхнем углу. 10.13. После нумерации листов в конце каждого дела на внутреннейстороне обложки делается заверительная подпись, в которой прописьюотмечаются фактическое количество листов в данном деле и особенностиотдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставитсядата и разборчивая подпись работника, формировавшего дело. В каждое дело подшивается не более 150 листов. 10.14. Дела временного хранения оформляются упрощенно:оставляются на скоросшивателях, листы не нумеруются. Передача дел в архив 10.15. Законченные делопроизводством дела в течение одного годахранятся в подразделениях администрации. Затем дела постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив по графику,составленному архивом и утвержденному руководством структурногоподразделения. В случае ликвидации или реорганизации подразделения администрацииработник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение 2месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формируетвсе имеющиеся документы в дела и передает их в архив, независимо отсроков хранения. 10.16. Дела временного (менее 10 лет) хранения в архив несдаются, а по истечении установленного срока хранения уничтожаются вподразделении администрации по акту установленной формы (Приложение N12), который утверждается руководителем подразделения. 10.17. Дела из подразделений администрации сдаются в архив поописи установленной формы и под расписку работника архива в описи,первый экземпляр которой остается в архиве, а второй - хранится вподразделении администрации. В начале описи постоянного срока хранения(Приложение N 13) вносятся дела переписки, а затем отдельные икомплексные дела. Если дела имеют одинаковые наименования, то в описивместо повторения заголовка пишется "то же", при этом все остальныереквизиты указываются полностью. Приложение к делу вносится в описьпод собственным наименованием. Использование документов архива 10.18. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственныхархивах аппарата Главы администрации области и ведомственных архивахподразделений (где они есть), предоставляются сотрудникамадминистрации для работы в помещении архива или под расписку вовременное пользование (не более одного месяца) вне архива. Работники администрации области несут ответственность засохранность, правильное использование полученных архивных документов исодержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных делзапрещается. При увольнении работник администрации обязан сдать в архивнаходящиеся у него во временном пользовании документы. 10.19. Подлинники постановлений и распоряжений руководстваадминистрации области не выдаются. 10.20. Работники, ответственные за ведение делопроизводства вподразделении администрации, при увольнении или переводе на другуюработу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книгирегистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику. 11. Особенности работы с документами с грифом "для служебного пользования" 11.1. Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельныхдокументах (изданиях) нормативного, информационного и справочногохарактера, содержащих несекретные сведения ограниченногораспространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованиюв открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, атакже требующие ограничения знакомящихся с ними лиц. 11.2. Документы (издания) с грифом "Для служебного пользования": - учитываются в специальных журналах или учетных карточках, какправило, отдельно от несекретной документации. При незначительномобъеме документов с грифом "Для служебного пользования" разрешаетсявести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этомслучае к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП"; - передаются работникам подразделений администрации под расписку; - размножаются (тиражируются) только через копировально -множительное бюро управления делами и с письменного разрешенияуправляющего делами Главы администрации. Учет размноженных документовосуществляется поэкземплярно; - хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. 11.3. Необходимость проставления грифа "Для служебногопользования" определяется исполнителем и должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземплярапроставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, наобложке и титульном листе издания и на первой страницесопроводительного письма к этим документам. 11.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" послеисполнения группируются в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельноили вместе с другими несекретными документами по одному и тому жевопросу. 11.5. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебногопользования", которые утратили практическое значение и не имеютисторической ценности, производится в подразделениях администрации поакту. 12. Использование печатей и штампов 12.1. Для удовлетворения подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам в подразделениях администрациииспользуются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характераприменяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 12.2. Гербовые печати проставляются на удостоверениях должностныхлиц, на удостоверениях к наградам, на платежных поручениях, расходныхрасписаниях и других финансовых документах на получение денежныхсредств. 12.3. На рассылаемых копиях распорядительных документов,подписанных Главой администрации области и его заместителями,проставляется круглая (не гербовая) печать с надписью соответственно:"Администрация Смоленской области. Общий отдел N 1". В аппарате Главы администрации области при оформлении документовпо личному составу проставляется печать: "Администрация Смоленскойобласти. Отдел кадров", при оформлении командировочных удостоверений:"Администрация Смоленской области. Общий отдел", при оформлениидоверенностей: "Администрация Смоленской области. Хозяйственныйотдел". На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать:"Администрация Смоленской области. Для пакетов". Аналогичные печати проставляются в вышеуказанных случаях вподразделениях администрации. 12.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленныхместах. При этом оттиск должен захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ. 12.5. Все печати и штампы учитываются в подразделениях вспециальном журнале учета, выдаются работникам под расписку и хранятсяв надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах. Контроль за правильностью хранения и использования печатей иштампов осуществляется руководителями подразделений администрации. 12.6. О случае утери печатей и штампов незамедлительнодокладывается руководителю подразделения администрации. 12.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампыуничтожаются в подразделениях администрации по акту. 12.8. При смене руководителя подразделения печати и штампыпередаются по акту с отметкой в журнале учета. Руководители подразделений администрации возлагаютответственность за хранение и пользование печатями и штампами наодного из подчиненных им работников. 13. Справочная работа 13.1. Справки должностным лицам подразделений администрацииобласти, Главам администраций районов и городов даются в необходимыхслучаях управлением делами Главы администрации области по указаниюуправляющего делами: - о документах, поступивших на имя Главы администрации области; - об изданных постановлениях и распоряжениях администрацииобласти; - о поручениях Главы администрации области должностным лицам; - о проведенных и готовящихся совещаниях и заседаниях подпредседательством Главы администрации области; - о письмах граждан, поступивших в администрацию области; - о документах, сданных в ведомственный архив администрацииобласти. Справки по отдельным вопросам работы с документами вподразделениях администрации даются службами делопроизводства этихподразделений. Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА (лицевая сторона. Формат A5 (148x210 мм)------------------------------------------------------------------ Числа месяца------------------------------------------------------------------ Корреспондент------------------------------------------------------------------ Дата поступления ¦ Дата и индекс и индекс документа ¦ документа------------------------------------------------------------------ краткое содержание------------------------------------------------------------------ Резолюция или кому направлен документ------------------------------------------------------------------ Отметка об исполнении------------------------------------------------------------------ (оборотная сторона) Содержание ответа------------------------------------------------------------------ Снято с контроля------------------------------------------------------------------ Фонд N ____ ¦ Опись N ____ ¦ Дело N ____------------------------------------------------------------------ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) ЖУРНАЛ Регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан---------------------------------------------------------------------------------------------NN¦ Дата¦ Фамилия, имя, ¦ Краткое ¦Из какой орга-¦Кому и когда¦Дата ¦Резуль- ¦Дата и но-пп¦полу-¦ отчество и ¦ содержание ¦низации или от¦ направлено ¦полу-¦ тат ¦мер исхо- ¦чения¦ адрес ¦ письма, ¦кого поступило¦для решения ¦чения¦рассмот-¦дящего до- ¦ ¦ заявителя ¦ заявления и ¦заявление ¦ и срок ¦сооб-¦ рения ¦кумента и ¦ ¦ ¦ жалобы ¦ ¦ исполнения ¦щения¦ ¦кому сооб- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦щено о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦результатах--------------------------------------------------------------------------------------------- Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Карточка регистрации писем, жалоб и заявлений трудящимся (Лицевая сторона)------------------------------------------------------------------ ¦ Фамилия, инициалы--------------------------------+--------------------------------- N ¦ Подробный адрес------------------------------------------------------------------ Дата получения ¦ Дата отправления------------------------------------------------------------------Краткое содержание ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Резолюция ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Расписка в получении (обратная сторона)------------------------------------------------------------------ Дата ¦ Фамилия исполнителя ¦ Срок исполнения------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Отметка об исполнении и снятии с контроля (N дела, NN листов и дата)------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Журнал личного приема граждан------------------------------------------------------------------ NN ¦ Фамилия, имя, ¦ ¦ пп ¦ отчество и адрес ¦ Содержание ¦ Результаты и ¦ местожительства ¦ жалоб ¦ рассмотрениядата¦ ¦ ¦------------------------------------------------------------------ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Карточка учета приема посетителей (лицевая сторона)N _____ "___"___________ 199_ г. (дата приема)Фамилия, имя, отчество заявителя _________________________________Место работы заявителя изанимаемая должность _____________________________________________Инвалид, участник ВОВ ____________________________________________Адрес ____________________________________________________________Краткое содержание заявления _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Фамилия ведущего прием ___________________________________________ (обратная сторона)Кому и что поручено, дата ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Результат рассмотрения заявления _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Когда и кем дан ответ ______________________________________________________________________________________________________________ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Справка о письмах, поступивших в администрацию города (района) за _______ месяц __________ 199_ г.------------------------------------------------------------------NN ¦ Наименование, вопросы ¦ Количествопп ¦ ¦ писем------------------------------------------------------------------ 1. О работе промышленности, транспорта, связи, строительных и с/х организаций 2. О работе коммунального хозяйства (топливо, электроэнергия, отопление, водоснабжение) 3. О работе торговли, общественного питания 4. О работе органов здравоохранения 5. Об образовании 6. О работе правоохранительных органов 7. О земельной реформе 8. О новых экономических отношениях (приватизация, акционирование) 9. О вопросах социальной защиты населения10. О жилищных вопросах11. Другие Всего поступило: в том числе: а) из вышестоящих органов б) повторно Рассмотрено: а) в течение месяца б) свыше месяца Находится на рассмотрении Решено положительно Отказано Разъяснено Глава администрации _____________________ города (района) Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Справка о личном приеме граждан администрацией ___________ города (района) в ______ месяце 199_ г. Всего принято администрацией в т.ч. Главой администрации По вопросам 1. О работе промышленности, транспорта, связи, строительных и с/х организаций 2. О работе коммунального хозяйства (топливо, электроэнергия, отопление, водоснабжение) 3. О работе торговли, общественного питания 4. О работе органов здравоохранения 5. Об образовании 6. О работе правоохранительных органов 7. О земельной реформе 8. О новых экономических отношениях (приватизация, акционирование) 9. О вопросах социальной защиты населения10. О жилищных вопросах11. Другим Из них: решены положительно находятся на рассмотрении отказано разъяснено Глава администрации _____________________ города (района) Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Справка о поступлении и рассмотрении писем, жалоб, заявлений и обращений граждан в комитет (управление) ________________ за ___________ 199_ г. (наименование) месяц------------------------------------------------------------------ ¦ Поступило ¦ Рассмотрено ¦Находится на ¦ ¦ ¦ рассмотрении Районы +----------------+----------------+--------------- ¦с начала¦ за ¦ начала¦ за ¦с начала¦ за ¦ года ¦отчет. ¦ года ¦отчет. ¦ года ¦отчет. ¦ ¦ месяц ¦ ¦ месяц ¦ ¦период------------------------------------------------------------------Председатель комитета __________ _______________Исполнитель Ф.И.О.раб.тел. Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района)Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ_____________N _________ Наименование должности________________________ руководителя организации (место составления) Подпись Расшифровка на __________ год подписи Дата------------------------------------------------------------------Индекс ¦ Наименование ¦Количество¦Срок хранения ¦ дела ¦ структурных под- ¦ дел ¦дела (тома, ¦ Примечание ¦ разделений и дел ¦ (томов, ¦части) и N ст.¦ ¦ ¦ частей) ¦по перечню ¦-------+------------------+----------+--------------+------------- 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5------------------------------------------------------------------Наименование должностируководителя службы Расшифровкаделопроизводства организации Подпись подписи ДатаВиза зав.архивом(лица, ответственного за архив) ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивногоПротокол ЦЭК (ЭК) учрежденияот _________N ______ от _________N ______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________________ году------------------------------------------------------------------ По срокам ¦ Всего ¦ в том числе: хранения ¦ +------------------------------------------ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой ЭПК-------------+---------+-------------------+---------------------- 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4------------------------------------------------------------------ПостоянногоВременного(свыше 10 лет)Временного(до 10 лет вкл.) Итого: Наименование должности руководителя службы Расшифровка делопроизводства организации Подпись подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности руководителя службы Расшифровка делопроизводства организации Подпись подписи Дата Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Лист - заверитель дела N ___ В дело подшито (вложено) и пронумеровано _____________________ _______________________________________________________ листов (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы _______________________________ пропущенные номера ___________________________ листов внутренней описи _____________________________ листов------------------------------------------------------------------ Особенности физического состояния ¦ Номера и формирования дела ¦ листов------------------------------------------------------------------ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Внутренняя опись документов дела N ___------------------------------------------------------------------NN ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Примечаниепп ¦ документа ¦ документа ¦ документа ¦ листов дела ¦---+-----------+-----------+-----------+-------------+------------ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6------------------------------------------------------------------Итого ___________________________________ документов (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи _________________________ (цифрами и прописью) Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) УТВЕРЖДАЮ (Руководитель структурного подразделения) Подпись (расшифровка) Дата АКТ N ___ о выделении к уничтожении документов, не подлежащих дальнейшему хранению Мы, __________________________________________________________ (перечислить фамилии, имена, отчества и__________________________________________________________________ должности лиц, составивших данный акт)__________________________________________________________________руководствуясь Перечнем документов, подлежащих хранению до одногогода, отобрали к уничтожению как не имеющие научно-историческойценности и утратившие практическое значение следующие документы:__________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения)------------------------------------------------------------------NN ¦ Год ¦ Заголовок и ¦ Количество ¦ Номер ¦ Примечаниепп ¦ ¦ номер дела ¦ дел ¦ статьи по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Итого: за _________ год в акт N _________ внесено _______________________________________________ дел (прописью) ______________________________ ______________________________ ______________________________ (подписи лиц, составивших акт)Документы сданы на переработку ___________________________________ (подпись лица, уничтожившего документ) Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата Фонд N ___ ОПИСЬ N ___ дел постоянного хранения за _________ год------------------------------------------------------------------NN ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Количество ¦ Примечаниепп ¦ дела ¦ дела (тома, ¦ дела ¦ листов в деле ¦ ¦ ¦ части) ¦ (тома, ¦ (томе, части) ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦------------------------------------------------------------------В данный раздел описи внесено _____________________________ дел (цифрами и прописью)с N ___ по N ___, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:Наименование должности Расшифровкасоставителя описи Подпись подписиЗаведующий ведомственнымархивом (лицо, ответств. Расшифровказа архив) Подпись подписи Дата УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНОПротокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК) учреждения Наименование организацииот _____________ N ___ от _______________ N ___ Управляющий делами Главы администрации области Н.Рулев Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в администрации области (города, района) Cправочный раздел написание названий учреждений, организаций и предприятий. 1. В названиях высших государственных организаций и учрежденийвсе слова, входящие в состав названий, пишутся с прописной (большой)буквы. Например: Верховный Суд Российской Федерации. 2. В названиях республиканских государственных комитетов,министерств и других центральных учреждений первое слово и входящие вих состав имена собственные пишутся с прописной буквы. Например: Министерство культуры Российской Федерации. 3. Названия главных управлений и самостоятельных отделов всоставе министерств и ведомств пишутся с прописной буквы: Например: Главное управление животноводства; Отдел капитального строительства. Названия отделов, входящих в состав главных управлений пишутся сострочной буквы. Например: отдел эксплуатации Главного производственногоуправления. В названиях областных, городских и районных организаций спрописной буквы пишется только географическое наименование местности,в которой находится учреждение. Например: прокурор Тульской области; Сафоновская центральная городская больница. 4. В официальных названиях учреждений, дворцов, выставок, музееви пр. первое слово пишется с прописной буквы. Например: Дворец спорта; Дом культуры (но: дом отдыха, дом инвалидов). 5. Сокращенные названия трестов, комбинатов, объединений пишутсяв кавычках и не склоняются, если им предшествует родовое слово: трест,комбинат и др. Например: договор с трестом "Тулпромстрой". При отсутствии слов трест, институт их названия пишутся безкавычек и склоняются, например: договор с Тулпромстроем. 6. Сложносокращенные наименования организаций, образованныечастично из начальных букв, частично из усеченных слов, пишутся впервой части прописными буквами, во второй - строчными. Например: НИИШП, ЦНИИЭПсельстрой. Написание фамилий Фамилии с окончанием на гласные О и Е. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на букву О и Е, несклоняются. Например: Олег Савченко - Олегу Савченко. Фамилии с окончанием на гласные А и Я. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на букву А и Я,склоняются, например: Лобода - Лободе, Кривченя - Кривчене. Фамилии с окончанием на согласную букву. Мужские фамилии склоняются (кроме окончания ЫХ). Например: Озолинг - Озолингу, Ковальчук - Ковальчуку, но: Седых - Седых. Женские фамилии не склоняются. Например: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Вера Ковальчук - Вере Ковальчук. Фамилии, оканчивающиеся на мягкий знак и буквы ЕЦ и ОК. Мужские фамилии склоняются. Например: Добродень - Доброденю, Горобец - Горобцу, Зубок - Зубоку. Женские фамилии не склоняются. Например: Ольга Хмель - Ольге Хмель, Любовь Зубок - Любови Зубок. Написание знаков, чисел и сумм Во многих документах встречаются различного рода знаки и числадля обозначения дат, сроков, сумм. Их следует писать: учебный, бюджетный, хозяйственный год пишут через косую черту. Пример: Правильно: Неправильно:В 1990/91 учебном году В учебном 1990-1991 г.Отопительный сезон Отопительный сезон1991/92 г. 1991-1992 г. В остальных случаях между годами ставится тире и второй годпишут полностью. Пример: Правильно: Неправильно:План на 1991-1992 годы План на 1991-92 гг. Слова год, сокращаются (г. гг.) если они приведены в датах собозначением месяца, квартала и полугодия. При этом кварталобозначают римской цифрой, а полугодие пишется полностью. Пример: Правильно: Неправильно:План на II квартал 1990 г. План на второй кварталВо втором полугодии 1992 г. 1990 года. Во втором полугодии 1992 года Если дата состоит только из года, то слово год пишетсяполностью. Пример: Правильно: Неправильно:План на 1985 год. План на 1985 г.В 1984 году. В 1984 г. При римских цифрах падежные окончания не ставится. Пример: Правильно: Неправильно:В I квартале В 1-м квартале Количественные числительные не имеют падежных окончаний: 18вагонов, 23 станка. Порядковые числительные в именительном и винительном падежахимеют наращивание из одной буквы: 5-ый участок, 7-я платформа, 13-еполе. В других падежах они приобретают окончания -го, -ми, -му;например: 2-го курса, 8-ми класса, 2-му дому. Сложные слова, у которых первой частью является числительное,пишутся через дефис: 50-летия, 80-квартирный, 100-процентный. Знаки N, % при неоконченных числах не удваиваются и ставятсятолько раз. Пример: Правильно: Неправильно:N 5, 6 и 7 NN 5,6 и 7# 8 и 9 ## 8 и 950 и 60% 50 и 60%% Сумму более одной тысячи в тексте рекомендуется писать цифрами исловами, например: 5 тыс.рублей, а не 5000 рублей; 1 млн.рублей, а не 1000000рублей; 1 млн. 700 тыс.рублей, а не 1700 тыс.рублей. При написании мер с дробными числами в тексте следует писать:12,7 грамма (а не грамм), 13,5 тонны (а не тонн), 2,25 куб.метра (а неметров), 7 т (а не 7,0т), 30 тыс.рублей (а не 30,0 тыс.рублей). В тексте следует писать: 10 автомобилей, а не 10 штукавтомобилей, 10 рабочих, а не 10 человек рабочих. Наиболее употребительное сокращение слов бывший - б гектар - га город - г. (а не гор) гражданин - гр., гр-н грамм - г (а не гр.) копейка - коп миллиард - млрд общество - о-во озеро - оз. переулок - пер. погонный метр - пог.м поселок - пос. пункт, пункты - п. пп рабочий поселок - р.п. район - р-н деревня - дер. (а не д.) дециметр - дм (а не дцм) железная дорога - ж.д. завод - з-д километр - км (а не клм) рубль, рублей - руб то есть - т.е. тонна - т (а не тн) тысяча - тыс. (а не т) участок - уч фабрика - ф-ка центнер - ц час - ч человек - чел Примечание: В сокращенных обозначениях единиц измерения точка неставится, например: см, кг, л, га, г, но: кв.км, куб.дм.