Распоряжение Администрации Смоленской области от 30.12.1997 № 378-р
Об утверждении должностных инструкций (должностных обязанностей) государственных служащих управления делами администрации области
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от 30.12.97г. N 378-рг. Смоленск Об утверждении должностных инструкций (должностных обязанностей) государственных служащих управления делами администрации области (В редакции Распоряжений Администрации Смоленской области от 13.11.98 г. N 452-р) В соответствии с Федеральным Законом "Об основах государственнойслужбы Российской Федерации от 30.01.96г. N 123, областным Законом "Обобластных государственных должностях и государственной службеСмоленской области", постановлением главы администрации области от09.06.97 N 230 "О квалификационных требованиях по государственнымдолжностям государственной службы Смоленской области", в целяхповышения квалификации государственных служащих, правильному подбору ирасстановке кадров управления делами администрации области: 1. Утвердить прилагаемые должностные инструкции (должностныеобязанности) государственных служащих управления делами администрацииобласти. 2. Контроль за исполнением данного распоряжения оставляю засобой. Н.Рулев УТВЕРЖДЕНО распоряжением заместителя главы администрации Смоленской области от 30.12.97г. N 378-р Должностные инструкции (должностные обязанности) государственных служащих общего отдела управления делами администрации области Общие положения (В редакции Распоряжений Администрации Смоленской области от 13.11.98 г. N 452-р) Общий отдел управления делами администрации области являетсяструктурным подразделением аппарата главы администрации и рабочиморганом управления делами. В его структуру входят: протокольнаячасть, приемная по обращениям граждан, канцелярия, машинописное бюрои приемная главы администрации области. На отдел возложены функцииобеспечения делопроизводства и документооборота; проведениеэкспертизы и редактирование проектов нормативных правовых актов идругих текстовых документов; учет, обеспечения тиражирования,рассылка копий документов; хранение оригиналов в архиве; проведениемашинописных и диктофонно-машинописных работ (стенограммы)обеспечение централизованного учета и работы с обращениями граждан;обеспечение контроля за исполнением (ходом исполнения) вадминистрации области нормативных правовых и распорядительныхдокументов органов федеральной власти и главы областнойадминистрации; функционирование приемной главы администрации. Назначение и освобождение от должности специалистов общего отделапроизводится приказом заместителя главы - управляющим деламиадминистрации. Руководство отделом осуществляет начальник общего отдела, которыйподчиняется заместителю главы - управляющему делами администрацииобласти. Начальник общего отдела В своей служебной деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, Указами Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации,Федеральными и областными законами, постановлениями и распоряжениямиглавы администрации инструкцией по делопроизводству(документообороту), регламентом работы администрации, ГСДОУ, основнымиправилами работы ведомственных архивов и настоящей инструкцией. Должностные обязанности: разрабатывает предложения по совершенствованию государственнойсистемы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) иделопроизводства; разрабатывает проекты нормативных правовых актов по курируемымотделом направлениям; при необходимости принимает участие в законопроектной работе,разработке нормативных правовых, организационно-распорядительных,других служебных документов и принимает участие в их реализации; определяет круг вопросов, относящихся к компетенции специалистовотдела и обеспечивает их исполнение; обеспечивает контроль за исполнением (ходом исполнения)нормативных правовых актов государственной власти в администрацииобласти и информирует об этом заместителя главы - управляющего деламиадминистрации области в установленном порядке; организует и обеспечивает документационное и техническоеобеспечение, диктофонную запись совещаний, Административного совета ииных мероприятий проводимых главой администрации, а также другихмероприятий по указанию заместителя главы - управляющего деламиадминистрации области; готовит необходимые справочные и аналитические материалы понаправлениям работы закрепленным за общим отделом и по поручениюзаместителя главы - управляющего делами администрации области ипредставляет их в установленном порядке; разрабатывает и оформляет основные мероприятия администрацииобласти, представляет в Федеральные органы исполнительной изаконодательной власти план основных мероприятий в установленномпорядке; вносит предложения заместителю главы - управляющему деламиадминистрации по подбору и расстановке специалистов в отделе, и ихматериальному и моральному стимулированию; организует работу архива администрации области; осуществляет контроль за документооборотом и делопроизводством всоответствии с организационно-распорядительными документами; изучает и обобщает информацию о состоянии дел по направлениямработы отдела, докладывает о недостатках заместителю главы -управляющему делами, принимает меры по их устранению; контролирует соблюдение специалистами отдела правил внутреннеготрудового распорядка, дисциплины труда, норм охраны труда ипротивопожарной безопасности; в особый период руководит эвакуацией архива администрации,обеспечивает сохранность документов, печатей, штампов и оргтехники; несет персональную ответственность за качественное исвоевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел; исполняет другие поручения служебного характера. Несет материальную и дисциплинарную ответственность занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на негодолжностных обязанностей; за действие или бездействие ведущее кнарушению прав и законных интересов граждан; за функционированиеобщего отдела; за разглашение государственной тайны и сведений,ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: принимать участие в контроле (проверке) областныхгосударственных органов власти в соответствие с законодательствомРоссийской Федерации по вопросам относящимся к компетенции общегоотдела; принимать решения в соответствии с должностными обязанностями;вести переписку с гос. органами, предприятиями, учреждениями иорганизациями, запрашивать в установленном порядке и получать от нихнеобходимые оперативные, отчетные и справочные материалы по вопросам,относящимся к компетенции отдела; вносить предложения посовершенствованию работы отдела и государственной службы в целом. Должен знать Конституцию Российской Федерации, федеральные законы, УказыПрезидента Российской Федерации, постановления и распоряженияПравительства Российской Федерации, Устав Смоленской области,постановления и распоряжения главы администрации Смоленской области,другие нормативные документы, необходимые для исполнения должностныхобязанностей, порядок подготовки и внесения в администрацию областипроектов областных законов и иных нормативных правовых актов; научныеразработки по направлениям деятельности отдела, деловой этикет, формыи методы работы со средствами массовой информации; КЗОТ, правила инормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. Должен уметь работать с людьми, пользоваться ПЭВМ и другойоргтехникой, производить машинописные работы. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование, считающееся равноценным; стаж государственной службы настарших государственных должностях не менее двух лет или стаж работыпо специальности не менее трех лет. Главный специалист В своей служебной деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, Федеральными и областными законами, Указами ираспоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями ираспоряжениями Правительства РФ, главы администрации области повопросам, касающимся вопросов контроля за исполнением поручений ирезолюций главы администрации, инструкцией по документационномуобеспечению (делопроизводству), регламентом работы администрации,ГСДОУ, настоящий инструкцией и другими нормативными правовыми актами.Он подчиняется начальнику общего отдела. Должностные обязанности Подготавливает (разрабатывает) проекты нормативных правовых идругих актов администрации области по вопросам организации контроля,за исполнением поручений руководителей органов исполнительной властивсех уровней, относящимся к ведению общего отдела и управления делами; готовит решения по вопросам функционирования и совершенствованияработы по контролю за исполнением поручений руководителей органовисполнительной власти, на основе действующего законодательства инормативных правовых актов; анализирует, обобщает и систематизирует исходящие и входящиедокументы, где определены поручения главы администрации области иберет их на контроль исполнения; отдельно осуществляет контроль поручений, данных главойадминистрации области на совещаниях, оформленных протоколами, а такжеустных поручений; готовит аналитическую оперативную и другую информацию дляпредставления заместителю главы - управляющему делами администрацииобласти по вопросам исполнения поручений; представляет необходимые материалы в Федеральные органыгосударственной власти в установленном порядке; взаимодействует с помощниками заместителей главы администрации,юридическим отделом, приемной по обращениям граждан по вопросамконтроля за исполнением (ходом исполнения); ведет текущий и общий учет поручений и их исполнение вэлектронной базе данных и в специальном журнале; еженедельно информирует начальника отдела о состоянии контроля заисполнением поручений в аппарате главы администрации; выполняет другие поручения служебного характера. Несет материальную и дисциплинарную ответственность: занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на негодолжностных обязанностей; за действие или бездействие, ведущие кнарушению установленного порядка исполнения поручений, определенныхнормативными правовыми актами, а также за разглашение сведений,ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: представлять общий отдел по вопросам, относящимся кпредмету его ведения; принимать участи в контроле (проверке) органовисполнительной власти в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации или по вопросам, относящимся к компетенции общего отделауправления делами (документооборота, делопроизводства, организацииконтроля за исполнением); запрашивать и получать в установленномпорядке от государственных органов власти, учреждений, организаций ипредприятий информацию, необходимую для исполнения своих должностныхобязанностей, требовать от исполнителей предоставления необходимойинформации за исполнением (ходом исполнения) в установленные срокиотчетов. Вносить предложения по совершенствованию системы контроля заисполнением поручений руководителей органов исполнительной власти всехуровней и государственной службы в целом. Должен знать Конституцию Российской Федерации, Указы, распоряжения и порученияПрезидента Российской Федерации, устав области, постановления ираспоряжения Правительства Российской Федерации, главы администрацииобласти, необходимые для исполнения служебных обязанностей, системуконтроля в администрации области, инструкцию по документационномуобеспечению (делопроизводству), регламент работы администрации инастоящую инструкцию. Уметь работать на ПЭВМ, производить машинописные работы. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование, считающееся равноценным и стаж работы по специальности неменее двух лет. Протокольная часть общего отдела управления делами администрации области Протокольная часть является структурным подразделением общегоотдела управления делами администрации области. На нее возлагаетсяпроведение консультаций по вопросу составления проектов, порядкупрохождения нормативных распорядительных документов, экспертизы насоответствие требованиям ГОСТа 6.38-90, ГСДОУ и других нормативныхдокументов, редактирование, обеспечение содержания официально-деловогостиля постановлений и распоряжений администрации области и другихтекстовых документов; (инструкция, положение, методика и т.д.) прием,регистрация, подготовка и рассылка копий документов адресату; хранениеоригиналов с последующей сдачей в архив; протоколирование мероприятийпроводимых главой администрации, в т.ч. их звукозаписи; контрольисполнения (хода исполнения) постановлений, распоряжений и порученийглавы администрации; предоставление информационного материаладолжностным лицам в установленном порядке. Руководство протокольной частью общего отдела осуществляетконсультант, который подчиняется начальнику общего отдела. Консультант В своей служебной деятельности руководствуется: КонституциейРоссийской Федерации, Федеральными и областными законами. УказамиПрезидента Российской Федерации постановлениями и распоряжениямиПравительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениямиглавы администрации. Уставом области, требованиями ГСДОУ, ГОСТом 6.38-90, инструкцией по документообороту (делопроизводству), регламентомадминистрации и настоящей инструкцией и другими нормативнымидокументами. В своей работе взаимодействует со всеми структурнымиподразделениями администрации области. Должностные обязанности подготавливает (разрабатывает) проекты нормативных правовых идругих актов администрации области по сложным перспективным задачамотносящимся к ведению общего отдела и управления делами; готовит решения по вопросам функционирования и совершенствованияработы протокольной части, на основе действующего законодательства; консультирует по вопросу составления проектов, нормативныхраспорядительных и других документов в соответствии с требованиямиГОСТа, ГСДОУ, действующей инструкции по документационному обеспечению(делопроизводству); проводит экспертизу текстовой документации (проектовпостановлений, распоряжений, инструкций, положений, методическихуказаний и т.д.) на соответствие требований ГСДОУ, ГОСТа, действующейинструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) и ихредактирование; составляет заключение по итогам проведенной экспертизы иредактирования проектов текстовых документов, осуществляет контроль заустранением обнаруженных недостатков; анализирует, обобщает и систематизирует недостатки в разработкепроектов представляемых текстовых документов и результат и доводит досведения руководителей структурных подразделений администрации; обеспечивает сохранность подлинников нормативных правовых ираспорядительных документов и организует своевременную сдачу в архивадминистрации; подготавливает проекты писем на запросы федеральныхгосударственных органов, органов местного самоуправления, предприятий,учреждений, организаций всех форм собственности и отдельных граждан; принимает участие в контроле за исполнением (ходом исполнения)Указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации,Постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,постановлений, распоряжений и поручений главы администрации области, идокладывает начальнику отдела; организует и контролирует работу специалистов протокольной частис учетом их должностных обязанностей; осуществляет фонографическую запись мероприятий проводимых главойадминистрации области их протоколирование в установленные регламентомсроки. Редактирует стенограммы отдельных совещаний проводимых главойадминистрации; отвечает за сохранность печати протокольной части "Общий отдел N1", следит за техническим состоянием и сохранностью закрепленнойоргтехники и звукозаписывающей аппаратуры. Несет материальную и дисциплинарную ответственность занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на негодолжностных обязанностей; за действие или бездействие, ведущее кнарушению установленных правил работы с проектами и оригиналамидокументов; за разглашение сведений, ставших ему известными в связи сисполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: представлять протокольную часть общего отдела повопросам, относящимся к предмету их ведения; принимать участие вконтроле (проверке) органов исполнительной власти в соответствии сзаконодательством Российской Федерации по вопросам, относящимся ккомпетенции общего отдела управления делами (делопроизводство,документооборот); давать консультации по порядку прохождения,составления проектов нормативных распорядительных и других текстовыхдокументов; возвращать на доработку проекты нормативных правовых ираспорядительных документов исполненных с нарушением требований ГОСТа,инструкций и других нормативных документов по делопроизводству; внеобходимых случаях знакомить с подлинниками нормативных правовых ираспорядительных актов областной администрации должностных лиц, сразрешения руководства; выдавать копии принятых областнойадминистрацией нормативных правовых актов по требованию руководителейструктурных подразделений администрации; получать установленнымпорядком от государственных органов власти, предприятий учреждений,организаций независимо от форм собственности, общественных объединенийстатистическую информацию отчетные и справочные материалы необходимыедля исполнения консультантом своих должностных обязанностей; Вносить предложения по совершенствованию работы протокольнойчасти общего отдела и государственной службы в целом. Должен знать Конституцию Российской Федерации, Указы и распоряжения ПрезидентаРоссийской Федерации, федеральные и областные законы, постановления ираспоряжения Правительства Российской Федерации, Устав области,постановления и распоряжения главы администрации, необходимые дляисполнения служебных обязанностей ГСДОУ, ГОСТы, инструкцию подокументационному обеспечению (делопроизводству), регламент работыадминистрации и настоящую инструкцию и другие нормативные документы. Уметь работать на ПВЭМ, производить машинописные работы. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование, считающееся равноценным; стаж работы по специальности неменее двух лет. Ведущий специалист В своей служебной деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, Указами Президента Российской Федерации,федеральными и областными законами, постановлениями и распоряжениямиПравительства Российской Федерации, уставом Смоленской области,постановлениями и распоряжениями главы администрации, ГСДОУ, ГОСТом6.38-90, инструкцией по документационному обеспечению(делопроизводству), регламентом администрации, настоящей инструкцией идругими нормативными документами. Он подчиняется консультантупротокольной части. Должностные обязанности Участвует в подготовке (разработке) нормативных актов областнойадминистрации по сложным перспективным задачам, относящимся к ведениюобщего отдела; участвует в разработке проектов нормативных правовых ираспорядительных актов в соответствии с требованиями ГСДОУ и другихнормативных документов; участвует в проведении, экспертизы на соответствия требованиямГОСТа 6.38-90и другим нормативным документам, редактировании,обеспечении официально-делового стиля изложения проектов нормативныхправовых и распорядительных документов администрации области и другихтекстовых документов; участвует в подготовке проектов писем на запросы федеральныхгосударственных органов, органов местного самоуправления, предприятий,учреждений, организаций всех форм собственности и отдельных граждан; при необходимости принимает участие в работе комплексных комиссийпо вопросам делопроизводства и документооборота; принимает участие в обобщении и анализе работы протокольной частиобщего отдела и вносит предложения по ее совершенствованию; обеспечивает правильность и своевременность регистрации, учета исистематизации нормативных правовых и распорядительных актовадминистрации области, подсчет и проверку правильности адресарассылки, их тиражирование и подготовку к отправке; редактирует и оформляет протоколы совещаний, проводимых главойадминистрации в установленные регламентом сроки по указаниюруководства структурного подразделения; осуществляет оформление и сдачу в архив областной администрациинормативных правовых и распорядительных актов администрации области; по поручению руководства редактирует стенограммы совещаний,проводимых главой администрации; участвует в проведении экспертизы определения ценностидокументов, сдаваемых в архив областной администрации; выполняет другие поручения служебного характера. Несет материальную и дисциплинарную ответственность занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных должностныхобязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению порядкаоформления проектов нормативных правовых и распорядительных документовв соответствии с предоставленными полномочиями; за разглашениесведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностныхобязанностей; за сохранность и сдачу в архив областной администрацииоригиналов нормативных правовых и распорядительных актов администрацииобласти. Должностные полномочия Имеет право: представлять протокольную часть общего отдела повопросам, относящимся к предмету их ведения; принимать участие вконтроле (проверке) органов исполнительной власти в соответствии сзаконодательством Смоленской области по вопросам, относящимся ккомпетенции общего отдела управления делами (делопроизводство,документооборот); возвращать на доработку проекты нормативных правовыхи распорядительных актов и других текстовых документов, исполненных снарушением требований ГОСТа 6.38-90, инструкций и других нормативныхдокументов по делопроизводству; получать в установленном порядке отгосударственных органов власти, учреждений, организаций информацию,необходимую для исполнения своих должностных обязанностей. Должен знать Конституцию Российской Федерации, Указы и распоряжения ПрезидентаРФ, постановления и распоряжениями Правительства Российской Федерации,Устав Смоленской области, федеральные и областные законы, нормативныеправовые и распорядительные акты главы администрации области, ГОСТы,инструкции, положения и другие нормативные документы, необходимые дляисполнения должностных обязанностей; регламент работы администрации. Уметь работать на ПЭВМ, ксерокопировальной технике,звукозаписывающей аппаратуре и производить машинописные работы. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование, считающееся равноценным, стаж работы по специальности неменее двух лет. Специалист В своей служебной деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, Указами и Распоряжениями Президента РоссийскойФедерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РоссийскойФедерации, Уставом Смоленской области, постановлениями ираспоряжениями администрации области, ГСДОУ, ГОСТом 6.38-90,инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству),регламентом администрации и настоящей инструкцией. Он подчиняетсяконсультанту протокольной части. Должностные обязанности Составляет и ведет учет информационного материала по контролю заисполнением Указов, распоряжений, поручений Президента РоссийскойФедерации, постановлений и распоряжений Правительства РоссийскойФедерации, постановлений, распоряжений и поручений главы администрацииобласти; проводит работу по обеспечению тиражирования и отправкенормативных правовых и распорядительных актов согласно адресурассылки; участвует в оформлении аналитических справочных и другихматериалов по запросам должностных лиц; принимает участие в разработкепроектов нормативных документов по делопроизводству и других текстовыхдокументов; осуществляет своевременное оформление и сдачу в архивобластной администрации оригиналов нормативных правовых ираспорядительных актов администрации области; контролирует качество иколичество протиражированных копий нормативных правовых ираспорядительных актов администрации области; выполняет другиепоручения служебного характера. Несет материальную и дисциплинарную ответственность: занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на нееобязанностей; за достоверность составленного информационного материалапо контролю исполнения Указов, распоряжений, поручений Президента РФ,постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,постановлений, распоряжений и поручений главы администрации области; несет ответственность за разглашение сведений, ставшими емуизвестными в связи с исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: предоставлять по поручению руководства протокольнуючасть общего отдела по вопросам, относящимся к предмету их ведения;возвращать на доработку некачественно выполненные копии нормативныхдокументов; принимать участие в контроле (проверке) органовисполнительной власти в соответствии с законодательством по вопросам,относящимся к компетенции протокольной части общего отдела;запрашивать информацию от структурных подразделений администрации,необходимую для осуществления своих обязанностей; вносить предложенияпо совершенствованию работы протокольной части общего отдела игосударственной службы в целом. Должен знать Основные положения Конституции Российской Федерации, Указы ираспоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения ПравительстваРоссийской Федерации, Устав Смоленской области, инструкцию подокументообороту (делопроизводству), регламент работы администрации,другие нормативные документы, необходимые для исполнения должностныхобязанностей. Уметь работать на ПЭВМ, ксерокопировальной технике, и производитьмашинописные работы. Квалификационные требования Среднее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование считающееся равноценным, без предъявления требований кстажу. (В редакции Распоряжения Администрации Смоленской области от08.05.98 г. N 137-р; утратил силу - Распоряжение АдминистрацииСмоленской области от 13.11.98 г. N 452-р; в части, касающейся общегоотдела) ПРИЕМНАЯ ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ Общие положения Приемная является структурным подразделением общего отделауправления делами. На нее возлагается: организация и обеспечениеработы с обращениями граждан РФ, беженцев, вынужденных переселенцев,иностранных граждан; прием посетителей должностными лицамиадминистрации, контроль за исполнением ответов обращений и по запросамфедеральных органов законодательной и исполнительной власти,осуществление централизованного предоставления аналитических,справочных и других материалов должностным лицам администрацииустановленным порядком. В своей работе приемная по обращениямвзаимодействует с другими подразделениями администрации области. Непосредственное руководство работой приемной по обращениямграждан осуществляет главный специалист. Главный специалист Подчиняется начальнику общего отдела. В своей служебнойдеятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными иобластными законами, Указами и распоряжениями Президента РФ,постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Уставом Смоленскойобласти, инструкцией по документационному обеспечению(делопроизводству), действующими нормативными правовыми актамиадминистрации области, регламентом работы администрации и настоящейинструкцией. Должностные обязанности Организует прием граждан руководством администрации области всоответствие с утвержденным графиком приема; обеспечивает своевременное рассмотрение обращений граждан, инаправляет их для рассмотрения в соответствующие федеральные иобластные структуры; обеспечивает контроль за своевременным исполнением органамиисполнительной власти поручений по обращениям граждан; извещает федеральные органы исполнительной и законодательнойвласти о результатах рассмотрения обращений граждан, поступивших вадминистрацию области; осуществляет информационное взаимодействие с органами местногосамоуправления, структурами администрации области при рассмотренииобращений граждан; осуществляет анализ и обобщение обращений, граждан в письмах и наличном приеме; информирует в установленном порядке главу администрации, егозаместителей, руководителей местных органов исполнительной власти околичестве и характере обращений граждан; готовит на основе анализа и обобщения обращений предложения поустранению причин жалоб и обращений; взаимодействует с СМИ по вопросам, относящимся к компетенцииприемной по обращениям граждан; изучает опыт работы приемных по обращениям граждан субъектовфедерации; организует прием посетителей должностными лицами области вспециально отведенной комнате и представляет им необходимые материалыпо существу обращения; в отдельных случаях по поручению руководства руководит группойспециалистов при рассмотрении обращений; несет материальную и дисциплинарную ответственность занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на негодолжностных обязанностей, за действия или бездействие, ведущие кнарушению прав и интересов граждан; за разглашение сведений, ставшихему известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: представлять отдел по вопросам, относящимся к еговедению; принимать участие в контроле (проверке) органовисполнительной власти в соответствие с законодательством РФ повопросам работы с обращениями граждан; запрашивать и получать вустановленном порядке от государственных органов, предприятий,учреждений, организаций, независимо от форм собственности, граждан,общественных объединений данные по вопросам относящимся к ведениюприемной по обращениям граждан, необходимые для исполнения главнымспециалистом своих должностных обязанностей; взаимодействоватьустановленным порядком с аппаратом областной Думы, прокуратурой,областным судом, а так же с другими структурами федеральных органоврасположенных на территории области; докладывать своему руководству овсех выявленных недостатках в пределах своих полномочий. Вноситьпредложения по совершенствованию работы приемной и государственнойслужбы в целом. Должен знать Конституцию РФ, Федеральные и областные законы, Декларацию прав исвобод человека и гражданина, Указы и распоряжения Президента РФ,постановления и распоряжения Правительства РФ, Устав Смоленскойобласти, постановления и распоряжения главы администрации области,другие текстовые документы необходимые для исполнения должностныхобязанностей, инструкцию по документационному обеспечению(делопроизводству) регламент работы администрации, деловой этикет. Уметь работать на ПЭВМ, производить машинописные работы. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование с учетом специализациигосударственной должности государственной службы или образованиесчитающиеся равноценным и стаж работы по специальности не менее двухлет. Ведущий специалист Подчиняется главному специалисту. В своей служебной деятельностируководствуется Конституцией РФ, федеральными и областными законами,Указами и распоряжениями Президента РФ постановлениями ираспоряжениями Правительства РФ, Уставом Смоленской области,постановлениями и распоряжениями главы администрации инструкцией подокументационному обеспечению (делопроизводству), действующиминормативными правовыми актами администрации области, регламентомработы, и настоящей инструкцией. Должностные обязанности Участвует в разработке проектов нормативных правовых актовСмоленской области, других документов касающихся работы с обращениямиграждан; принимает участие в организации и контроле за исполнениемфедеральных законов и законов Смоленской области, иных нормативныхправовых актов по вопросам работы с обращениями граждан; подготавливает проекты ответов на запросы федеральных органов,законодательной и исполнительной власти и граждан; принимает участие в отборе и накоплении тематического материаладля подготовки аналитических записок по мере требования, участвует вразработке предложений по совершенствованию действующих положений,инструкций и правил по вопросам работы с обращениями граждан; осуществляет регистрацию обращений в соответствии с Инструкциейпо документационному обеспечению (делопроизводству) администрацииобласти; исключает возможность направления жалоб граждан должностнымлицам, на действие (бездействие) которых направлена жалоба; исполняет другие поручения служебного характера; Несет материальную и дисциплинарную ответственность занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на негодолжностных обязанностей; за действия или бездействие ведущее кнарушению прав и интересов граждан; за разглашение сведений, ставшихему известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: представлять приемную по обращениям гражданадминистрации области по вопросам, относящимся к ее ведению; приниматьучастие в контроле (проверке) органов государственной власти всоответствие с законодательством РФ по вопросам, относящимся ккомпетенции приемной; получать в установленном порядке отгосударственных органов, предприятий, учреждений независимо от формсобственности, граждан и общественных объединений статистическуюоперативную информацию, отчетные и справочные материалы по вопросамработы с обращениями граждан, необходимые для исполнения своихдолжностных обязанностей; принимать участие в подготовке проектовнормативных правовых актов и других материалов, относящихся ккомпетенции приемной по обращениям; Вносить предложения по совершенствованию работы своегоподразделения и государственной службы в целом. Должен знать Должен знать Конституцию Российской Федерации, Указы ираспоряжения Президента Российской Федерации, постановления ираспоряжения Правительства РФ, федеральные законы и законы Смоленскойобласти, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главыадминистрации, необходимые для исполнения должностных обязанностей,инструкцию по документационному обеспечению (делопроизводству),регламента работы администрации, правила делового этикета, правила инормы охраны труда, техники безопасности, должен уметь работать спосетителями, уметь работать на ПЭВМ, и производить машинописныеработы. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности службы или образованиесчитающееся равноценным и стаж работы по специальности не менее двухлет. Специалист Подчиняется главному специалисту. В своей служебной деятельностируководствуется Конституцией РФ, Федеральными и областными законами,Указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями ираспоряжениями Правительства РФ, постановлениями и распоряжениямиглавы администрации области, инструкцией по документообороту(делопроизводству) регламентом работы администрации и настоящейинструкцией. Должностные обязанности участвует в разработке предложений, проектов нормативов, методик,инструкций по направлениям работы приемной; осуществляет сбор и обработку информации, статистических иотчетных данных; участвует в подготовке решений по обеспечению контроля за работойпо обращениям граждан в управлениях, комитетах, органах местногосамоуправления, на предприятиях, учреждениях, организациях; участвует в контроле исполнения нормативных правовых актов повопросам, относящимся к компетенции приемной; подготавливает предложения по внедрению соответствующегопередового опыта; осуществляет контроль за сроками исполнения проектов ответов инаправляет напоминания в соответствующие органы о нарушенииконтрольных сроков; осуществляет прием, обработку, регистрацию и учет поступающихобращений граждан, участвует в подготовке проектов ответов наобращения граждан. Несет материальную и дисциплинарную ответственность за:неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на негодолжностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущее кнарушению прав и законных интересов (просьб) граждан, разглашениесведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностныхобязанностей. Должностные полномочия Имеет право: представлять приемную по обращениям граждан в другихобластных государственных органах по вопросам, относящимся к ееведению; получать в установленном порядке от государственных органов,предприятий, учреждений, организацией, независимо от формсобственности, граждан и общественных организаций статистическую иоперативную информацию, отчетные и справочные материалы по вопросамотносящимся к сфере деятельности приемной необходимые для исполнениядолжностных обязанностей; принимать участие в контроле (проверке)органов исполнительной власти в соответствие с законодательством повопросам, относящимся к его компетенции, а так же докладыватьруководству подразделения о всех выявленных недостатках в пределахсвоих полномочий; вносить предложения по совершенствованию работысвоего подразделения и государственной службы в целом. Должен знать Должен знать Конституцию Российской Федерации, Указы ираспоряжения Президента Российской Федерации, постановления ираспоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные иобластные законы, Устав Смоленской области, постановления ираспоряжения главы администрации, иные нормативные правовые актынеобходимые для исполнения должностных обязанностей; инструкцию подокументационному обеспечению (делопроизводству), порядок работы списьменными и устными обращениями граждан, регламент работыадминистрации, правила делового этикета, правила и нормы охраны труда,технику безопасности. Уметь работать на ПЭВМ, множительной технике и производитьмашинописные работы. Квалификационные требования Среднее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование, считающиеся равноценным, без предъявления требований кстажу. Канцелярия общего отдела Управления делами администрации области Общие положения Канцелярия является структурным подразделением общего отделауправления делами администрации области. На нее возлагаютсяорганизация и обеспечение функционирования в подразделениях аппаратаглавы администрации единой системы делопроизводства идокументооборота; прием, учет, анализ, направление и доставкапоступающих документов (корреспонденции); обеспечение быстрого ичеткого прохождения документов, ведение архивного дела в аппаратеглавы администрации области. В своей работе канцелярия взаимодействуетс другими подразделениями общего отдела. Непосредственное руководствоработы канцелярии осуществляет ведущий специалист, который подчиняетсяначальнику общего отдела. Ведущий специалист В своей служебной деятельности руководствуется Конституцией РФ,Указами и распоряжениями Президента РФ, федеральными и областнымизаконами, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Уставомобласти, постановлениями и распоряжениями главы администрациинеобходимыми для исполнения своих должностных обязанностей, ГСДОУ,ГОСТом 6.38-90, инструкцией по документационному обеспечению(делопроизводству), регламентом и настоящей инструкцией и другиминормативными документами. Должностные обязанности Участвует в разработке проектов нормативных правовых актовСмоленской области касающихся делопроизводства ( документооборота); принимает участие в организации, регулировании и контроле заисполнением (ходом исполнения) поручений и решений главы администрациина резолюциях исходящих ( отправленных) документов (корреспонденции); подготавливает проекты письменных ответов на запросы федеральныхи областных государственных органов, органов местного самоуправления,а так же отдельных предприятий, учреждений, организаций и граждан, втом числе по запросам по архивным данным в администрации области; планирует, регулирует и контролирует служебную деятельностьспециалистов канцелярии, анализирует состояние и тенденции развитиякурируемой сферы деятельности; организует прием, первоначальную обработку, учет и распределениепоступающих документов (корреспонденции); обеспечивает в необходимых случаях тиражирование документов(корреспонденции) и своевременную рассылку по указанным адресам; лично ведет контрольную картотеку исполнения по срокам иисполнителям решения (резолюции) главы администрации по исходящимдокументам и еженедельно докладывает руководству; осуществляет ввод информации реквизитов поступивших документов,резолюций и решений главы администрации в электронную базу данных дляпередачи и хранения ее в электронной базе данных соответствующихподразделений; представляет документы в приемные заместителей главыадминистрации (службу делопроизводства) структурные подразделения споручениями или резолюциями главы администрации под роспись суказанием даты и времени вручения; отвечает за правильное использование и сохранность оргтехники,печатей, штампов, в т.ч. бланков строгой отчетности; составляет номенклатуру дел для сдачи в архив; организует через архивариуса оформление дел, обеспечиваетсохранность архивных документов и противопожарные мероприятия архива; обеспечивает по мере расходования и заявкам структурныхподразделений управление делами, приемные заместителей главыадминистрации канцелярскими принадлежностями; обеспечивает эвакуацию архивных документов на особый период всоответствии с утвержденным списком; выполняет другие поручения служебного характера. Несет материальную и дисциплинарную ответственность занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на нее служебныхобязанностей, за действие или бездействие ведущие к нарушениюдокументооборота делопроизводства, за разглашение сведений ставших емуизвестными в связи с исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: представлять общий отдел по вопросам, относящимся ккомпетенции канцелярии, принимать участие в контроле (проверке)государственных органов власти в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации по вопросам, относящимся к компетенцииканцелярии; получать в установленном порядке от государственныхорганов, предприятий, учреждений, организаций независимо от формсобственности, граждан и общественных объединений статистическую иоперативную информацию, отчетные и справочные материалы по вопросам,относящимся к сфере деятельности канцелярии общего отдела, необходимыедля исполнения ведущим специалистом своих должностных обязанностей;принимать участие в подготовке проектов нормативных правовых актов идругих материалов, относящихся к компетенции канцелярии;контролировать в установленном порядке для исполнения должностныхобязанностей предприятия, учреждения и организации по вопросам,относящимся к компетенции общего отдела, а также докладывает своемуруководству о всех выявленных недостатках в пределах своейкомпетенции; вносить предложения по совершенствованиюделопроизводства, документооборота, документационного обеспечения игосударственной службы в целом. Должен знать Конституцию Российской Федерации, федеральные и областные законы,Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряженияПравительства РФ, Устав Смоленской области, постановления ираспоряжения главы администрации, инструкцию по документационномуобеспечению (делопроизводству) основные правила работы ведомственныхархивов, ГСДОУ, ГОСТ 6.38-90 другие нормативные акты, необходимые дляисполнения должностных обязанностей, регламент работы администрации. Уметь работать на ПЭВМ, множительной технике, и производитьмашинописные работы. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование, считающиеся равноценным и стаж работы по специальности неменее двух лет. Специалист Подчиняется ведущему специалисту канцелярии. В своей работеруководствуется положениями ГСДОУ, инструкцией по документационномуобеспечению (делопроизводству), ГОСТом 6.38-90г., регламентомнастоящей инструкцией, другими нормативными документами. Должностные обязанности Участвует в разработке предложений, нормативов, методикинструкций по направлениям работы канцелярии; осуществляет сбор и отработку информации, статистических данныхпо роду служебной деятельности; участвует в подготовке решений по обеспечению контроля (проверке)в структурных подразделениях администрации по закрепленным заканцелярией вопросам; осуществляет прием, проверку, регистрацию представление иотправку входящей и исходящей документации, обеспечивая еесохранность; по необходимости ведет учет получаемых (входящих) и отправляемых(исходящих) документов (корреспонденции) в специальном журналерегистрации; непосредственно производит подготовку и отправку исполненныхдокументов по адресам (корреспондентам); выполняет другие поручения служебного характера. Несетматериальную и дисциплинарную ответственность за: неисполнение иненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;за действие или бездействие ведущие к нарушению делопроизводства(документооборота); разглашение сведений, ставших ему известными всвязи исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: по указанию руководителя представлять канцеляриюобщего отдела в областных государственных органах власти по вопросам,относящимся к компетенции канцелярии; получать в установленном порядкеот государственных органов, предприятий, учреждений, организаций,общественных организаций статистическую оперативную информацию,отчетные и справочные материалы по вопросам, относящимся к сфередеятельности канцелярии, принимать участие в контроле (проверке)структурных подразделений администрации в соответствии сзаконодательством по вопросам относящимся к делопроизводству идокументообороту, а также докладывать руководству о всех выявленныхнедостатках в пределах своей компетенции; вносить предложения посовершенствованию работы своего подразделения и государственной службыв целом. Должен знать Должен знать Конституцию РФ, Указы и распоряжения Президента РФ,постановления и распоряжения Правительства РФ, Федеральные и областныезаконы, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главыадминистрации, иные нормативные правовые акты необходимые дляисполнения должностных обязанностей, инструкцию документационномуобеспечению (делопроизводству), основные положения ГСДОУ, ГОСТ 6.38-90правила делового этикета; правила и нормы охраны труда, регламентработы администрации, техники безопасности. Уметь работать ПЭВМ, множительной технике, производитьмашинописные работы. Квалификационные требования Среднее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование, считающееся равноценным, без предъявления требований кстажу. Специалист (архивариус) Подчиняется ведущему специалисту канцелярии. В своей работеруководствуется основными правилами работы ведомственных архивов,ГСДОУ, инструкцией по документационному обеспечению (делопроизводству)ГОСТом 6.38-90 регламентом и настоящей инструкцией и другиминормативными документами. Должностные обязанности Участвует в разработке предложений, нормативов, методик,инструкций по направлениям работы канцелярии; осуществляет сбор и отработку информации, статистических данныхархивного дела; участвует в подготовке решений по обеспечению контроля за ходомисполнения законодательных и иных нормативных правовых актов,положений и инструкций по архивному делу; подготавливает предложения по устранению недостатков, внедрениюсоответствующего передового опыта; совместно с архивным управлением архивного дела администрацииобласти, специалистами отделов управления делами организует иосуществляет экспертизу ценности документов, их отбор для формированиядел; готовит дела по результатам отбора документов, оформляет ихустановленным порядком, подшивает, переплетает, составляет описи дел.Представленные и оформленные с нарушением установленных правил делавозвращает в подразделения на переоформление; участвует в составлении сводной номенклатуры дел, осуществляетсвоевременное представление описей и номенклатуры дел на утверждениеэкспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления; по указанию выдает дела из архива во временное пользование подроспись и следит за их своевременным возвращением; составляет акты на отобранные для уничтожения дела, в том числена особый период; занимается исполнением запросов в архив администрации областифизических и юридических лиц по указанию ведущего специалистаканцелярии; следит за температурным, световым, санитарно-гигиеническимрежимом и противопожарным состоянием архива, принимает меры поустранению недостатков; составляет опись дел, их упаковку и эвакуацию на особый период. Несет материальную и дисциплинарную ответственность: занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него служебныхобязанностей; за действие или бездействие, ведущие и нарушениюделопроизводства и документооборота, за разглашение государственнойтайны, а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи сисполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: представлять архив администрации области в областномархиве; получать в установленном порядке от государственных органов,предприятий, учреждений, организаций, общественных организацийстатистическую и оперативную информацию; отчетные и справочныематериалы по вопросам, относящимся к сфере архивного дела инеобходимые для исполнения своих должностных обязанностей; приниматьучастие в контроле (проверке) архивного дела; возвращать документынеправильно оформленными и переданные в архив, а также докладыватьруководству соответствующей структуры о всех выявленных недостатках впределах своей компетенции; вносить предложения по совершенствованиюработы своего подразделения. Должен знать Основные положения Конституции Российской Федерации, Указы ираспоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения ПравительстваРФ, Устав Смоленской области, постановления и распоряжения главыадминистрации, правила работы ведомственных архивов, необходимые дляисполнения служебных обязанностей, положения ГСДОУ, ГОСТ 6.38-90,инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) ирегламент работы администрации, правила делового этикета, правила инормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. Уметь работать на ПЭВМ, множительной технике и производитьмашинописные работы. Квалификационные требования Среднее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование, считающиеся равноценным, без предъявления требований кстажу. МАШИНОПИСНОЕ БЮРО общего отдела управления делами Общие положения Машбюро является структурным подразделением общего отделауправления делами администрации области и выполняет машинописныеработы проектов нормативных правовых, организационно-распорядительныхи других служебных документов аппарата главы администрации идиктофонно-машинописные работы. В своей работе руководствуется:государственной системой документационного обеспечения управления(ГСДОУ), инструкцией по документационному обеспечению(делопроизводству); ГОСТом 6.38-90, регламентом и настоящейинструкцией. Непосредственное руководство работой машбюро осуществляетспециалист 1 категории, который подчиняется начальнику общего отдела. Должностные обязанности Специалист производит машинописные работы проектов служебныхдокументов, контролирует в пределах своей компетенции оформлениепредставленных на печатание документов, подготавливает предложения поустранению недостатков. Осваивает компьютерные программы длямашинописи; осуществляет прием пронумерованных и отредактированных материалов(черновиков) для печатания и предварительную читку текста; обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнениямашинописных работ, сохранности принимаемых и отпечатанных проектовслужебных документов; должен уметь пользоваться компьютерными программами WORD,WINDOUS, производить диктофонно-машинописные работы (стенограммы); постоянно поддерживает в исправном состоянии оргтехнику, экономнорасходует и принимает меры пополнения расходного материала иканцелярских принадлежностей; при работе с секретными материалами должен иметь допуск ируководствуется соответствующими инструкциями; обеспечивает соблюдение мер безопасности, санитарии, нормыосвещенности и противопожарной защиты на своем рабочем месте; выполняет другие поручения служебного характера. Несет материальную и дисциплинарную ответственность: занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него служебныхобязанностей, за разглашение сведений, ставших ему известными в связис исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право согласовать тексты проектов документов,представляемых для машинописных работ, указывать на смысловые илогические неувязки, требовать грамотного, аккуратного написанияустановленных аббревиатур и сокращений, тщательного редактирования инумерации листов, докладывать руководству о выявленных недостатках впределах своей компетенции, вносить предложения по совершенствованиюработы машбюро. Должен знать основные положения Конституции Российской Федерации, УставСмоленской области, инструкцию по документационному обеспечению(делопроизводству), правила русского языка, регламент работыадминистрации, правила и нормы охраны труда, техники безопасности ипротивопожарной защиты, знать правила машинописных работ. Уметьпользоваться компьютерными программами WORD, WINDOUS. Квалификационные требования Среднее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование, считающееся равноценным, без предъявления требований кстажу. Приемная главы администрации области Приемная является структурным подразделением общего отделауправления делами администрации области. Специалисты приемнойобеспечивают вызов и телефонную связь с абонентами по поручению главыадминистрации, оповещение принятие и отправку факсограмм, постоянноекруглосуточное дежурство, оперативное исполнение поручений и указанийглавы администрации области. Специалисты приемной подчиняютсяначальнику общего отдела и руководствуются следующей инструкцией. ИНСТРУКЦИЯ Специалист обязан: 1. В первоочередном порядке производить соединение средств связиглавы администрации области с абонентами аппарата ПрезидентаРоссийской Федерации, Правительства Российской Федерации, центральныхминистерств и ведомств Российской Федерации, руководством ФСБРоссийской Федерации, МВО, военного гарнизона, управления ГО и ЧСобласти, руководством ФСБ и УВД области, руководителями органовместного самоуправления области, а с руководителями комитетов иуправлений администрации в случаях заранее оговоренных главойадминистрации; 2. Производить записи должностей, фамилий, имен и отчеств,номеров служебных телефонов и суть вопросов, по которым корреспондентыжелают обратиться к главе администрации, доложить главе администрациии в дальнейшем действовать по его указанию. Форма ответа при вызовеприемной: "Приемная главы администрации Вас слушает". 3. При получении от главы администрации области задачи вызоваруководителя структурного подразделения администрации области илидругих служб или передачи им срочной (конфиденциальной) информациипоиск абонента должен осуществляется не более 2 минут, после чегоспециалист обязан доложить главе администрации, что должностное лицооповещено, а если не оповещено принимаются меры к его розыску посхеме: руководитель - приемная - заместитель руководителя - начальникведущего отдела этого подразделения. В вечернее и ночное время дляоповещения использовать домашний телефон вызываемого. При вызове ввечернее или ночное время руководителей органов местногосамоуправления области поиск абонента осуществлять через дежурных поадминистрации или дежурных УВД районов Смоленской области. 4. При прибытии вызванных должностных лиц в приемную кназначенному главой администрации времени, не пропускать их бездополнительного запроса у главы администрации, если от последнего непоступило заранее указание об изменении времени приема или отмены его. 5. Ежедневно в 8.00 сверять точность часов в кабинете и приемнойглавы администрации с московским временем. Проверять наличие икомплектность канцелярских принадлежностей, бланков для резолюций исвоевременно их пополнять. 6. Обращения поступившие по телефону в приемную внимательновыслушивать, проанализировать и сообщить номер служебного телефона тойорганизации, которая должна разрешить данный вопрос. 7. При возникновении чрезвычайных ситуаций (катастрофы, стихийныебедствия, социальные конфликты, беспорядки и т.п.) в ночное времяоповещать первого заместителя главы администрации, управляющего деламиглавы администрации, управление внутренних дел. В не терпящихотлагательства случаях (экстренных), докладывать главе администрациипо телефону. 8. Передачу сообщений по факсимильной связи (факсу) производитьпо заявкам за подписью заместителя главы - управляющего деламиадминистрации области и отметкой в журнале установленного образца. 9. Иметь сведения местонахождения главы администрации, схемусвязи с ним. 10. В случае поступления грифованных документов, а также спометкой "срочно", "оперативно", "лично" принять меры по вручению ихадресату, не вскрывая. Несет материальную и дисциплинарную ответственность: занеисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на негодолжностных обязанностей; за действие или бездействие, ведущее кнарушению установленных правил работы приемной; за разглашениегосударственной тайны и сведений, ставших ему известными в связи сисполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: первоочередной связи с абонентами по поручению главыадминистрации области; получать в оперативном порядке отгосударственных органов власти, предприятий, учреждений, организаций,общественных объединений, должностных лиц интересующие главуадминистрации информацию; напоминать должностным лицам опредоставлении необходимых оперативных и статистических сведенийсогласно регламенту. Должен знать Должен знать основы Конституции Российской Федерации, УставСмоленской области, инструкцию по делопроизводству (документообороту);регламент работы администрации, структурные подразделенияадминистрации области, фамилии, имена и отчества их руководителей,схему телефонной связи с ними, производить машинописные работы. Уметь работать на ПЭВМ и пользоваться факсимильной связью(факсом). Квалификационные требования Среднее профессиональное образование с учетом реестра испециализации государственной должности государственной службы илиобразование считающееся равноценным, без предъявления требований кстажу работы. Начальник общего отдела В.Новиков Начальник юридического отдела Н.Серикова Начальник отдела кадров и спецработы Г.Сеннов УТВЕРЖДЕНО распоряжением заместителя главы администрации Смоленской области от 30.12.97г. N 378-р ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ отдела кадров и спецработы управления делами администрации области Начальник отдела Должностные обязанности Начальник отдела осуществляет руководство отделом в составеуправления делами администрации области. Исходя из возложенных на отдел функций: - участвует в разработке областных законов и иных нормативныхправовых актов и реализации принятых нормативных правовых актов повопросам работы с кадрами; - принимает участие в разработке предложений по государственнойрегиональной политике проектов прогнозов и региональных программсоциально-экономического развития по вопросам работы с кадрами; - организует, планирует и контролирует деятельность отдела, еговзаимодействие с другими отделами управления делами администрацииобласти, управлениями и комитетами областной администрации; - организует режим секретности, разрабатывает и осуществляетмероприятия по его обеспечению при ведении секретного делопроизводстваи осуществляет контроль за его соблюдением в аппарате главыадминистрации области; - оформляет прием, перевод и увольнение сотрудников аппаратаглавы администрации области, готовит проекты постановлений,распоряжений и приказов по этим вопросам главы администрации области иего заместителей; - обеспечивает проведение конкурсов на замещение государственныхдолжностей государственной службы в аппарате главы администрацииобласти, контролирует прохождение работниками испытаний при замещениигосударственных должностей; - готовит предложения о составе конкурсных, квалификационных иаттестационных комиссий, обеспечивает проведение аттестаций иквалификационных экзаменов в управлении делами администрации области; - подготавливает проекты постановлений и распоряжений главыадминистрации области по результатам аттестации и квалификационныхэкзаменов в аппарате главы администрации области; - ведет личные дела и трудовые книжки сотрудников аппарата главыадминистрации области, установленную документацию по кадрам; - организует рассмотрение материалов по определению стажазамещения государственных должностей государственной службы, ведетучет этого стажа работников аппарата главы администрации области; - участвует в разработке и подготовке вопросов, касающихсяструктуры, штатного расписания, положений о структурных подразделенияхи функциональных должностных обязанностях сотрудников аппарата главыадминистрации области; - производит выдачу служебных удостоверений сотрудникам аппаратаглавы администрации области, ведет реестр государственных служащихаппарата главы администрации области; - организует рассмотрение материалов по награждениюгосударственными наградами и присвоению почетных званий РоссийскойФедерации, награждению Почетной грамотой администрации Смоленскойобласти граждан Смоленской области и вручение наград; - составляет график ежегодных отпусков государственных служащихаппарата главы администрации области, оформляет распоряжениями иприказами главы администрации и его заместителей убытие в отпускасотрудников, контролирует выполнение графика отпусков; - обеспечивает своевременную подготовку документов, необходимыхдля назначения государственных пенсий, ежемесячной доплаты кгосударственным пенсиям сотрудникам аппарата главы администрацииобласти и лицам, замещавшим государственные должности; - по поручению главы администрации области и его заместителейпроводит служебные расследования; - анализирует уровень профессиональной подготовки государственныхслужащих аппарата главы администрации области. Разрабатываетпланы-графики обучения, переподготовки и повышения квалификациисотрудников аппарата главы администрации области с целью созданиярезерва на выдвижение. Ведет резерв на выдвижение, осуществляетконтроль за его обновлением и пополнением; - организует проведение профилактической работы с сотрудникамиаппарата главы администрации области по соблюдению требований режимасекретности и повышению бдительности; - разрабатывает с привлечением заинтересованных руководителейструктурных подразделений аппарата главы администрации областиНоменклатуры должностей работников, подлежащих оформлению на допуск кособой важности, совершенно секретным и секретным сведениям и перечнярежимных подразделений и помещений; - организует ведение секретного делопроизводства, контролируетобеспечение установленного порядка размножения секретных документов,их учета, хранения, пересылки и пользования ими; - участвует в оформлении допуска лиц к секретным работам идокументам, их переоформлении, контролирует сроки их действия; - организует работы по обеспечению защиты информации, содержащейсведения. Отнесенные к государственной или служебной тайне; - анализирует угрозу безопасности информации и оценивает реальныевозможности перехвата информации техническими средствами разведки,несанкционированного доступа, разрушения, искажения, блокирования илиподделки информации в процессе ее обработки, передачи и хранения втехнических средствах, выявляет возможные технические каналы утечкиинформации, подлежащей защите; - несет ответственность за неисполнение или ненадлежащееисполнение возложенных на него обязанностей; за действия илибездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан; занесохранение государственной тайны, а также разглашение сведений,ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: - представлять управление делами администрации области, приниматьучастие в контроле (проверке) областных государственных органовисполнительной власти в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации по вопросам, относящимся к компетенции отдела; - принимать решения в соответствии с должностными обязанностями; - вести переписку с государственными органами, предприятиями,учреждениями и организациями, запрашивать в установленном порядке ибесплатно получать от них, граждан и общественных объединенийнеобходимые статистические и оперативные данные, отчетные и справочныематериалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела; - вносить предложения по совершенствованию работы отдела игосударственной службы в целом; - требовать от всех работников аппарата главы администрацииобласти точного и неукоснительного выполнения Инструкции пообеспечению режима секретности; представления письменных объяснений пофактам разглашения ими секретных сведений, утраты секретныхдокументов, других нарушений режима секретности; - давать рекомендации и обязательные для исполнения указанияруководителям структурных подразделений и работникам аппарата главыадминистрации области по вопросам обеспечения режима секретности; - вносить представления главе администрации области, заместителюглавы - управляющему делами администрации области о запрещении работ ссекретными документами при отсутствии необходимых условий илиобнаружении грубых нарушений режима секретности, а также предложенияоб отстранении от исполнения секретных документов или привлечении кответственности лиц, допустивших нарушение режима секретности; - вести в установленном порядке почтово-телеграфную переписку сдругими учреждениями и организациями по вопросам обеспечения режимасекретности; - выдавать, заверять печатью справки, доверенности и другиедокументы, относящиеся к компетенции отдела. Должен знать Конституцию Российской Федерации, Устав Смоленской области,федеральные законы и законы Смоленской области, другие нормативныеправовые акты по вопросам работы с кадрами и обеспечению сохранениягосударственной тайны; порядок подготовки и внесения в администрацииобласти проектов законов и нормативных правовых актов, научныеразработки по направлениям отдела, деловой этикет, формы и методыработы со средствами массовой информации; правила и нормы охранытруда, техники безопасности и противопожарной защиты. Уметь работать с людьми, пользоваться компьютерной и другойорганизационной техникой. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование по специализациигосударственных должностей государственной службы области илиобразование, считающееся равноценным. Стаж государственной службы на старших государственных должностяхне менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет. Главный специалист Должностные обязанности Исходя из задач и функций отдела: - участвует в разработке областных законов и иных нормативныхправовых актов и реализации принятых нормативных актов по вопросамнаграждения и работы с кадрами; - готовит проекты государственных решений по вопросам награждениягосударственными наградами и присвоению почетных званий РоссийскойФедерации; - подготавливает проекты ответов на запросы федеральныхгосударственных органов, областных государственных органов, органовместного самоуправления, а также отдельных предприятий, учреждений,организаций и граждан по вопросам награждения и признания партизанскойпринадлежности; - анализирует состояние и тенденции развития работы понаграждению государственными наградами и присвоению почетных званийРоссийской Федерации и разрабатывает предложения по совершенствованиюдействующего законодательства по данным вопросам; - проверяет и готовит материалы по награждению государственныминаградами, присвоению почетных званий Российской Федерации,награждению Почетными грамотами Правительства Российской Федерации,администрации Смоленской области граждан Смоленской области; - представляет материалы на награждение граждан Смоленскойобласти на заседание комиссии по государственным наградам при главеадминистрации области, готовит заседания этой комиссии, оформляет еерешения; - согласовывает представленные главе администрации областиматериалы на награждение граждан Смоленской области с руководителямиадминистрации области и полномочным представителем ПрезидентаРоссийской Федерации в Смоленской области; - готовит материалы и запросы по дубликатам государственныхнаград взамен утраченных; - готовит сопроводительные письма для рассылки подписанных главойадминистрации области наградных материалов в федеральные органыгосударственного управления и власти в соответствии с требованиямиУказа Президента Российской Федерации от 1 июня 1995 года N 554; - ведет учет, хранение, выдачу государственных наград идокументов к ним, отчетность и делопроизводство по вопросамнаграждения; - сообщает средствам массовой информации сведения о награжденииграждан Смоленской области государственными наградами РоссийскойФедерации, Почетными грамотами Правительства Российской Федерации иадминистрации Смоленской области, присвоении почетных званийРоссийской Федерации; - заполняет бланки орденских книжек, удостоверений кгосударственным наградам Российской Федерации, оформляет Почетныеграмоты администрации области на награжденных; - оказывает необходимую методическую помощь работникам кадровыхорганов учреждений, организаций и предприятий области по вопросамнаграждения государственными наградами Российской Федерации,присвоению почетных званий Российской Федерации, награждению Почетнымиграмотами Правительства Российской Федерации и администрацииСмоленской области; - оставаясь за начальника отдела или ведущего специалиста поспецработе, исполняет их обязанности; - несет ответственность за неисполнение или ненадлежащееисполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действияили бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересовграждан; за несохранение государственной тайны, а также разглашениесведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностныхобязанностей. Должностные полномочия Имеет право: - представлять отдел, принимать участие в контроле (проверке)областных государственных органов исполнительной власти в соответствиис законодательством Российской Федерации по вопросам, относящимся ккомпетенции отдела; - получать в установленном порядке от государственных органов,предприятий, учреждений, организаций, независимо от формсобственности, граждан и общественных объединений статистические иоперативные данные, отчетные и справочные материалы по вопросамнаграждения, необходимых для исполнения своих должностныхобязанностей; - принимать участие в подготовке проектов нормативных правовыхактов и других материалов по вопросам награждения государственныминаградами Российской Федерации; - посещать и контролировать в установленном порядке областныегосударственные органы исполнительной власти по вопросам награждения,докладывать своему руководству о всех выявленных недостатках впределах своей компетенции; - возвращать в областные государственные органы исполнительнойвласти, в органы местного самоуправления, в кадровые органыпредприятий, учреждений и организаций представленные с грубыминарушениями, неправильно и необъективно оформленные материалы кнаграждению государственными наградами и Почетными грамотами дляпереоформления. Должен знать Конституцию Российской Федерации, федеральные законы, УставСмоленской области, федеральные законы и законы Смоленской области,другие нормативно-правовые акты по вопросам награждения и работы скадрами, обеспечению сохранения государственной тайны, порядокподготовки и внесения проектов в администрации области областныхзаконов и иных нормативных правовых актов; инструкцию по обеспечениюрежима секретности, инструкцию по делопроизводству, основы работы наПЭВМ. Квалификационные требований Высшее профессиональное образование по специализациигосударственных должностей государственной службы или образование,считающееся равноценным; стаж работы по специальности не менее двухлет. Ведущий специалист (сектора спецработы) Должностные обязанности Ведущий специалист, исходя из возложенных на отдел функций пообеспечению режима секретности в аппарате главы администрации области: - обеспечивает режим секретности при обращении с секретнымидокументами; - обеспечивает предотвращение необоснованного допуска и доступалиц к секретным сведениям; - в процессе работы принимает меры к закрытию возможных каналовутечки секретных сведений; - участвует в проведении служебных расследований по фактамразглашения секретных сведений, утраты документов, содержащих такиесведения, и других нарушений режима секретности; - осуществляет контроль за своевременным засекречиванием,правильным определением и изменением степени (грифа) секретностидокументов; - проводит профилактическую работу с сотрудниками по соблюдениютребований режима секретности и повышению бдительности; - ведет учет сейфов, металлических шкафов, помещений (а такжеключей к ним), в которых разрешено постоянно или временно хранитьсекретные документы; - обеспечивает допуск к секретным документам только тех лиц,которым это необходимо для выполнения своих служебных обязанностей; - готовит материалы на допуск лиц к секретным документам,своевременно представляет их для оформления и переоформления допусков,контролирует сроки их действия; - принимает меры к предотвращению разглашения и утечки секретныхсведений при проведении совещаний по секретной тематике; - проводит инструктаж лиц, допущенных к секретным документам,участвует в приеме зачетов по знанию ими соответствующих требованийрежима секретности; - осуществляет контроль за изготовлением, учетом, хранением,выдачей и использованием печатей, штампов в аппарате главыадминистрации области, а также металлических или мастичных печатей синдивидуальными учетными номерами; - ведет секретное делопроизводство, контролирует обеспечениеустановленного порядка размножения секретных документов, их учет ихранение, пользование ими; - принимает меры к предотвращению разглашения и утечки секретныхсведений при ведении секретного делопроизводства; - обеспечивает соблюдение правил рассылки секретных документов,не допуская необоснованного включения адресатов в списки рассылки; - контролирует соблюдение правил обращения с секретнымидокументами и своевременное их возвращение в спецчасть; - докладывает главе администрации области или лицу, егозамещающему, поступающую секретную корреспонденцию, доводит ее ирезолюции главы до исполнителей; - строго выполняет инструкцию по ведению секретногоделопроизводства; - несет ответственность за неисполнение или ненадлежащееисполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действияили бездействие, ведущее к нарушению режима секретности, занесохранение государственной тайны, а также за разглашение сведений,ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: - требовать от всех работников аппарата главы администрацииобласти точного и неукоснительного выполнения "Инструкции пообеспечению режима секретности" и других нормативных документов пообеспечению режима секретности; - требовать от работников аппарата главы администрации областипредставления письменных объяснений по фактам разглашения имисекретных сведений, утраты секретных документов, других нарушенийрежима секретности; - давать рекомендации и обязательные для исполнения указанияруководителям подразделений и работникам аппарата главы администрацииобласти по вопросам обеспечения режима секретности; - осуществлять методическое руководство режимно-секретнымиорганами управлений и комитетов администрации области, уполномоченнымипо режиму в органах местного самоуправления области; - вносить предложения по совершенствованию работы по обеспечениюрежима секретности; - представлять отдел и принимать участие в контроле (проверке)областных государственных органов исполнительной власти в соответствиис законодательством Российской Федерации по вопросам обеспечениярежима секретности; - получать от государственных органов, учреждений и организаций,предприятий, органов местного самоуправления в установленном порядкеданные по вопросам режима секретности, необходимые для исполнениясвоих должностных обязанностей. Должен знать Конституцию Российской Федерации, Устав Смоленской области,федеральные законы и законы Смоленской области; Указы ПрезидентаРоссийской Федерации и постановления Правительства РоссийскойФедерации, главы администрации области, иные нормативные правовые актыпо вопросам обеспечения режима секретности, необходимые для исполнениядолжностных обязанностей; инструкцию по секретному делопроизводству;деловой этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности ипротивопожарной защиты. Должен уметь работать с людьми, пользоваться компьютерной идругой организационной техникой. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование по специализациигосударственных должностей государственной службы или образование,считающееся равноценным, и стаж работы по специальности не менее двухлет. Назначение на должность, освобождение от должности производитсяпо письменному согласованию с органами государственной безопасности,Зачислять лиц на временную работу на должность ведущего специалистазапрещается. Ведущий специалист (по защите информации) Должностные обязанности Ведущий специалист, исходя из возложенных на отдел функций пообеспечению защиты информации, содержащей сведения, составляющиегосударственную или служебную тайну в аппарате главы администрацииобласти: - проводит единую техническую политику, осуществляет организациюи координацию работ по защите информации; - разрабатывает предложения по организации и совершенствованиюсистемы защиты информации; - организует аттестацию объектов администрации области повыполнению требований обеспечения защиты информации при проведенииработ со сведениями соответствующей степени секретности; - организует сертификацию средств защиты информации и контроля заее эффективностью, систем и средств информатизации и связи в частизащищенности информации от утечки по техническим каналам, проведениеспециальных проверок и специальных исследований технических средств; - готовит рекомендации и указания по лицензированию деятельностив области защиты информации организаций и предприятий,подведомственных администрации области; - осуществляет планирование работ по защите информации,подготовку отчетов о состоянии работ по защите информации; - организует и осуществляет контроль эффективности проводимыхмероприятий и принимаемых мер по защите информации; - проводит аттестацию рабочих мест, вычислительных средств,выдает заключение о возможности проведения работ с информацией,содержащей сведения, отнесенные к государственной или служебной тайне; - разрабатывает руководства по защите информации в администрацииобласти, организует разработку других нормативно-технических актов позащите информации; - проводит повседневный контроль за состоянием защиты информациив аппарате главы администрации области; - анализирует угрозу безопасности информации и оценивает реальныевозможности перехвата информации техническими средствами разведки,несанкционированного доступа, разрушения, искажения, блокирования илиподделки информации в процессе ее обработки, передачи и хранения втехнических средствах, выявляет возможные технические каналы утечкиинформации, подлежащей защите; - несет ответственность за неисполнение или ненадлежащееисполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действияили бездействие, ведущее к нарушению безопасности информации, режимасекретности, за несохранение государственной тайны, а также заразглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнениемдолжностных обязанностей. Должностные полномочия Имеет право: - контролировать выполнение актов законодательства РоссийскойФедерации по вопросам защиты информации, решений ГостехкомиссииРоссии, постановлений и распоряжений главы администрации области повопросам защиты информации; - оценивать обоснованность и эффективность принятых мер защитыдля обеспечения выполнения утвержденных требований и норм по защитеинформации; - немедленно прекращать работы на рабочем месте, где обнаруженынарушения норм и правил защиты информации; - организовывать в установленном порядке расследование причин иусловий появления нарушений с целью недопущения их в дальнейшем ипривлечения к ответственности виновных лиц; - сообщать начальнику отдела, управляющему делами администрацииобласти, с их разрешения в Гостехкомиссию России, областномууправлению Федеральной службы безопасности о вскрытых нарушениях ипринятых мерах; - получать от государственных органов, учреждений и организаций,предприятий, органов местного самоуправления в установленном порядкеданные по вопросам защиты информации, содержащей сведения, отнесенныек государственной или служебной тайне. Должен знать Конституцию Российской Федерации, Устав Смоленской области,федеральные законы и законы Смоленской области, Указы ПрезидентаРоссийской Федерации, постановления и распоряжения ПравительстваРоссийской Федерации, решения Гостехкомиссии России, постановления ираспоряжения главы администрации Смоленской области, иные нормативныеправовые и технические акты по вопросам защиты информации, содержащейсведения, отнесенные к государственной или служебной тайне, деловойэтикет, правила и нормы охраны труда, техники безопасности ипротивопожарной защиты. Должен уметь работать с людьми, пользоваться компьютерной идругой организационной техникой. Квалификационные требования Высшее профессиональное образование по специализациигосударственных должностей государственной службы или образования,считающееся равноценным и стаж работы по специальности не менее двухлет. Назначение на должность, освобождение от должности производитсяпо письменному согласованию с органами государственной безопасности.Зачислять лиц на временную работу на должность ведущего специалистазапрещается. Начальник юридического отдела Н.Серикова Начальника отдела кадров и спецработы Г.Сеннов