Постановление Главы Администрации Смоленской области от 12.01.1999 № 8
Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Смоленской области
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Еот 12.01.99г. N 8г. Смоленск Утратилo силу - Указ Главы Администрации Смоленской области от 23.12.2002 г. N 12 Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Смоленской области В целях дальнейшего совершенствования системы делопроизводства,порядка и правил оформления документов, работы с обращениями граждан вГлавных управлениях, управлениях и комитетах администрации областиПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрацииобласти согласно приложению. 2. Считать утратившим силу постановление главы администрацииобласти от 02.02.96 г. N 85 "Об утверждении инструкции подокументационному обеспечению (делопроизводству) в администрацииобласти". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы - управляющего делами администрации области(Н.Н.Мишин). А.Д.Прохоров Приложение к постановлению главы администрации Смоленской области от 12.01.99г. N 8 И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству в администрации области В В Е Д Е Н И Е Инструкция по делопроизводству в администрации Смоленской области(далее именуется - Инструкция) подготовлена на основе унифицированнойсистемы организационно-распорядительной документации (УСОРД),введенной государственным стандартом Российской Федерации (ГОСТР.6.30-97) 1 июля 1998 года и Инструкции по делопроизводству вАппарате Правительства Российской Федерации, утвержденной приказомРуководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 17 июля1998 г. N 734. Инструкция устанавливает единый подход к оформлениюсоздаваемых документов в администрации области. В Инструкциисформулированы современные требования к составлению и оформлениюдокументов на основе действующего законодательства, нормативных иметодических документов, а также представлены образцы оформленияосновных видов документов. Применение Инструкции должно способствоватьформированию официально-делового стиля документов в администрацииобласти, унификации и стандартизации применяемых форм документов,структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств впроцессе создания документов. 1. Общие положения 1.1. Инструкция предназначена для структурных подразделенийадминистрации области и является обязательной для соблюденияработниками, осуществляющими подготовку и оформление нормативныхправовых и организационно-распорядительных документов. 1.2. Работники подразделений администрации области ответственныза сохранность служебных документов. Вносить исправления и работать сдокументами вне служебных помещений не разрешается. Передача копийдокументов сторонним организациям допускается с разрешенияруководителей подразделений администрации. 1.3. Бланки документов, применяемые в администрации области,должны использоваться строго по назначению и без соответствующегоразрешения заместителя главы - управляющего делами администрацииобласти не могут передаваться другим организациям или лицам. 1.4. Бланки постановлений, распоряжений и писем главыадминистрации области (его заместителей) являются бланками строгойотчетности и подлежат учету в канцелярии общего отдела управленияделами администрации области. 1.5. Введение в обращение новых бланковорганизационно-распорядительных документов администрации областиосуществляется по согласованию с заместителем главы - управляющимделами администрации области и в соответствии с ГОСТом Р. 6.30-97. Не разрешается самостоятельное изготовление бланковорганизационно-распорядительных документов на компьютерах икопировально-множительных аппаратах, не отвечающих требованиям УСОРД. 1.6. Общий отдел управления делами администрации области ежегоднок 1 октября представляет в хозяйственный отдел заявки на изготовлениепечатно-бланочной продукции на предстоящий год. 1.7. За организацию и ведение делопроизводства, соблюдениенастоящей Инструкции и порядка работы с документами и письмами граждан(делопроизводство) в подразделениях администрации области отвечают: - в аппарате главы администрации области - заместитель главы -управляющий делами администрации области; - в структурных подразделениях администрации области -руководители этих подразделений. 1.8. Ведение делопроизводства в подразделениях администрацииобласти осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией. На работников службы делопроизводства подразделений администрацииобласти возлагаются следующие функции: - прием, учет (регистрация) и распределение (направление)входящих (поступающих) документов (корреспонденции); - лингвистическая экспертиза проектов документов, их соответствиеГОСТу Р.6.30-97 и редактирование; - передача документов (корреспонденции) на рассмотрениеруководителю подразделения или его заместителю и после получениясоответствующих указаний (резолюций), непосредственному работнику -ответственному исполнителю (далее - исполнитель); - учет (регистрация) внутренних нормативных документов; - контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов; - подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, ведение иформирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их вархив на постоянное или временное хранение, оформление акта обуничтожении документов, не подлежащих хранению; - подготовка предложений по совершенствованию работы сдокументами. 1.9. В случае утраты документов или разглашения содержащейся вних конфиденциальной информации руководитель подразделенияадминистрации области обязан проинформировать об этом заместителяглавы - управляющего делами администрации области для принятиясоответствующих мер. 2. Реквизиты документов, их состав и оформление 2.1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защитеинформации", определяет понятие "документ" - "документированнаяинформация", как зафиксированную на материальном носителе информацию среквизитами, позволяющими ее идентифицировать . 2.2. Состав реквизитов организационно-распорядительных документовв Российской Федерации определен ГОСТом Р.6.30-97, введенным вдействие с 1.07.98. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях1,2. 2.3. При конструировании и изготовлении бланков используютсяследующие реквизиты: 01* - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации (по общероссийскому классификатору предприятий и организаций); 05 - код формы документа ( по общероссийской классификации управленческой документации); 06 - наименование организации; 07 - справочные данные организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - адресат; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа. 2.4. Бланки документов с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее -гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащейучету. 2.5. Контроль за изготовлением, использованием и хранениембланков возлагается на соответствующее структурное подразделениеадминистрации области (общий отдел, канцелярия, ответственное заделопроизводство лицо). 2.6. При оформлении текстов документов и их обработкеиспользуются следующие реквизиты: 13 - гриф ограничения доступа к документу; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29* - отметка для автоматического поиска документа. 2.7. Документы, создаваемые в администрации области,разрабатывают на основе состава реквизитов и порядка их расположенияна бланках двух основных форматов А4 (210 х 297мм) и А5 (148 х 210мм), допускается использование бланков форматов А3 (297 х 420 мм) и А6(105 х 148 мм) по ГОСТу 9327. 2.8. Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: левое - 20, правое -10, верхнее - 20, нижнее - 10. 2.9. Бланки документов проектируют в соответствии с приложениями1,2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках -угловой и продольной, зоны расположения реквизитов - центровые ифронтальные. 2.10. Для организации, ее структурного подразделения идолжностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов: - общий бланк для изготовления любого вида документа включаетреквизиты 01; 02; 03; 04; 06; допускается размещение реквизитов 05;09; 10; 17; 18 (приложение 3); - бланк письма включает реквизиты 01; 02; 03; 04; 05; 06; 07 ипри необходимости реквизиты 09; 10; 11; 14; 17 (приложения 4,5); - бланк конкретного вида документа, кроме письма, включаетреквизиты 01; 02; 03; 05; 06; 08; 12 и при необходимости реквизиты 09;10; 11; 12; 17; 18 (приложение 6). 2.11. Бланки структурного подразделения организации илидолжностного лица проектируют в том случае, если руководительподразделения или должностное лицо имеет право подписи. Требования к оформлению реквизитов 2.12. Государственный герб Российской Федерации (01) размещают набланках документов в соответствии с положением о Государственном гербеРоссийской Федерации, а герб субъекта Российской Федерации размещаютна бланках документов органов представительной и исполнительной властисубъектов Российской Федерации, герб города, района в соответствии сиспользованием герба города, района установленными нормативнымиактами. Реквизит герба располагают над серединой наименованияорганизации. 2.13. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)(03) помещается на бланках организаций, учреждений в соответствии суставом (положением об организации). Ее не производят на бланке, еслина нем помещен Государственный герб Российской Федерации или гербсубъекта Российской Федерации.___________________________*Примечание: 01.......29 - коды реквизитов для приложений 1,2. 2.14. Реквизит "Наименование организации" (06), являетсясобирательным обозначением автора документа. Автором могут бытьорганизация, ее структурные подразделения, должностное лицо, например: а) Угловое расположение реквизитов: Герб РФ Герб РФ Герб РФФедеральная служба Администрация Администрациялесного хозяйства России Смоленской области Смоленской областиСмоленское управление лесами Глава администрации области Комитет по культуре214000, г.Смоленск, 214000, г.Смоленскпл.Ленина,1 пл.Ленина, 1тел. ................ тел. ...............факс: ................ факс: ...............________ N _________ __________ N ___________ ___________ N __________на N______ от _________ на N______ от ___________ на N ______ от __________ б) Продольное расположение реквизитов: Герб РФ Администрация Смоленской области Государственно-правовое управление 214008 г.Смоленск ул. Ленина, д.1 Тел.: ..........., Факс: ............. __________ N _________ на N______ от _________ Наименование филиала, территориального отделения,представительства, структурного подразделения указывают в том случае,если оно является автором документа, и располагают ниже наименованияорганизации. 2.15. Реквизит "Заголовок к тексту" (17) выражает краткоесодержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовкасокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок может отвечать на вопросы: О чем? (О ком?); Чего?(Кого?). Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) идействие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовокне ставится. Заголовок документа записывается при его регистрации (в журнал,карточку, базу данных). 2.16. Реквизит "Гриф согласования" (22) состоит из словаСОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личной подписи, расшифровкиподписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОНачальник Главного Письмо Российской Протокол заседанияфинансового управления академии медицинских наук от 26.01.98 N 10личная подпись И.И.Иванов от 30.10.98 N 451-80526.07.98 Гриф согласования может располагаться на отдельном листесогласования, в этом случае в документе перед подписью делаетсяотметка : Лист согласования прилагается.СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОГенеральный директор Генеральный директорАО "РИК" АОЗТ Торговый дом "Амур"личная личнаяподпись К.Р.Романов подпись В.Е.Афанасьев14.06.99 14.06.99СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПрезидент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления банка "Прогресс"личная личнаяподпись А.С.Линев подпись Н.Н.Титов17.06.99 17.06.99 2.17. Реквизит "Визы согласования документа" (23). Документ визируется исполнителем, заинтересованными в документедолжностными лицами, ответственными лицами финансовых и экономическихструктур, заместителем руководителя, курирующего данный вопрос,юристом, при необходимости службой делопроизводства. Виза включает: подпись визирующего, расшифровку подписи(инициалы, фамилия) и дату, при необходимости - должность визирующего,например:Начальник юридического отделаличная подпись В.И.Петров25.08.97 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующимобразом: Замечания прилагаются личная подпись А.С.Орлов 26.07.98 Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительногодокумента, на копии отправляемого документа (письмо). 2.18. Реквизит "Отметка о наличии приложения" (20). Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии имеет вид: Приложение: на 5л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и экземпляров; приналичии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение _________ на 3 л. в 1 экз. 2. Правила __________ на 7 л. в 2 экз. В приложении к распорядительному документу на его первом листе вправом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименованияраспорядительного документа, его даты и его регистрационного номера,например: Приложение 2 к приказу директора института от 16.09.98г. N 340 Приложения должны быть подписаны исполнителями или ихруководителями. 2.19. Реквизит "Текст документа" (19). Текст документа может быть представлен в форме связного текста,анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Текст, как правило, состоитиз двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины,основания, цели составления документа. В этой части при необходимостидолжна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативнымиактами или другими документами по данному вопросу. В текстедокументов, подготовленных на основании или в развитие документовдругих организаций или ранее изданных документов, указываются ихреквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационныйиндекс, заголовок. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении илиобосновании, то текст может содержать только заключительную часть.Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма- просьбу без пояснения. Тексты документов, регулирующих деятельность организации(положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят изразделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел может иметьсоответствующий номер и заголовок. 2.20. Реквизит "Дата документа" (09) - дата подписания, принятия,согласования, регистрации, опубликования или утверждения. Дляпротокола - дата заседания (принятия решения), для акта - датасобытия. Если авторами документа являются несколько организаций, тодатой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ,непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначениемесяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Часто проставление даты документа зависит от бланка и видадокумента. 2.21. Реквизит "Регистрационный номер документа" (10). Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений одокументе в регистрационные формы, присвоении документусоответствующего регистрационного номера и проставлении егонепосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организациюдокументы, кроме документов, не подлежащих регистрации согласноспециальному перечню. В состав регистрационного номера документаобязательно входит номер регистрации, который может дополнятьсяиндексом дела, кодом автора, корреспондента и др. Место проставления регистрационного номера зависит от бланка ивида документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе. 2.22. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"(11) (далее - ссылка на номер) используется только в тех документах,которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладнаязаписка, акт, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся споступившего документа. 2.23. Реквизит "Адресат" (14). В качестве адресата могут быть организации, их структурныеподразделения, должностные или физические лица. При необходимости вадресат может входить почтовый адрес, например:Минюст России ГП ПО "Авангард" АООТ ПО "Искра"Управление систематизации Бухгалтерия Заместителю генеральногозаконодательства директора Иванову В.С. При адресовании документа физическому лицу, указывают почтовыйадрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 214000 , Смоленская обл. Сычевский район, п.Липки ул. Садовая, д.5, кв.12 Калинину И.П. Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия"перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При большемколичестве адресатов составляют список рассылки документа. Если к документу прилагают другой документ, так же имеющийприложение, отметку о его наличии оформляют следующим образом:Приложение: письмо Минюста от 29.06.98 N 2-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные адреса, тоделается следующая отметка: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. Если документ отправляют в несколько однородных адресов. То ихследует указывать обобщенно, например: Администрации районов Смоленской области Если письмо адресуется организации, то указывают ее наименование,затем почтовый адрес: Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела 101000, Москва, центр Мимошинский пер., 7а. Составные части почтового адреса на конверте, карточке илиобложке почтового отправления: - наименование адресата; - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта; - название области, края, республики; - страна (для международных отправлений); - почтовый адрес; Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б.Черкасский пер., д.5, 121-Б Центр, Москва,103102 В таком же порядке производится написание адреса отправителя наконверте. 2.24. Реквизит "Подпись" (21). В состав этого реквизита входят: наименование должности лица,подписавшего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, исокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись,расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:Председатель комитета личная подпись Л.А.Ивановапо образованию при использовании бланка:Председатель личная подпись Л.А.Иванова При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности; при равных должностях - на одномуровне, например:Начальник управления личная подпись А.П.ПетровГлавный бухгалтер личная подпись А.В.Логинова Начальник Главного Начальник Главного финансового управления экономического управления личная подпись В.И.Иванов личная подпись В.С.Петров В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например:Председатель комиссии личная подпись А.С.СидоровЧлены комиссии личная подпись С.П.Матвеев личная подпись В.А.Филатов 2.25. Реквизит "Отметка о контроле" (18). Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в видештампа "Контроль" или пометки "К" ниже реквизита "Индекс (номер)документа". Существует два вида исполнения документа: типовой (срокисполнения устанавливается нормативно-правовым актом) и индивидуальныйсрок (устанавливается распорядительным документом организации илиуказанный в резолюции). 2.26. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (13). Гриф ограничения доступа к документу (секретно,конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листедокумента и его можно дополнить данными, предусмотреннымизаконодательством об информации, отнесенной к государственной тайне иконфиденциальной информации. 2.27. Реквизит "Отметка об исполнителе" (26) проставляется влевом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листадокумента. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя,отчество) исполнителя документа и номер телефона, например: Петров Петров Иван Васильевич 3-63-11 или 3-63-11 При изготовлении документа машинописным способом отметка обисполнителе может дополняться кодом машинистки, количествомотпечатанных экземпляров и датой печатания, например: Кузнецов Иван Иванович 3-63-11 отп. 2 01.04.98г. 2.28. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении егов дело" (27) включает следующие данные: ссылку на дату и номердокумента, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствиитакого документа, краткие сведения об исполнении; слова "в дело",номер дела, в котором будет храниться документ. 2.29. Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа"(29). Он включает в себя: имя файла, код оператора, дату, местоизготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. 2.30. Реквизит "Печать" (24). Печати с изображением Государственного герба РоссийскойФедерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района,а также печати организаций, не имеющих право изображатьгосударственную символику (далее по тексту - печать) ставятся надокументах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует ставить таким образом, чтобы он захватывалчасть наименования должности лица, подписавшего документ. На финансовом документе печать ставится на специально отведенномместе (символ "М.П."). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошочитаемым. 2.31. Реквизит "Отметка о заверении копии" (25). Отметка ставится ниже реквизита "Подпись", например: Подпись Верно Главный специалист личная подпись М.В.Петров общего отдела 07.06.97г. Печати ставятся на копиях документов для удостоверения ихсоответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическуюсилу, копии рассылаемых документов следует заверять печатьюорганизации. Допускается заверять копии печатью, предназначенной длязаверения рассылаемых копий с наименованием службы делопроизводства(общий отдел, канцелярия, протокольная часть). 3. Требования к оформлению проектов областных законов Проект областного закона (далее именуется - законопроект),подготавливаемый для внесения главой администрации области в областнуюДуму в порядке законодательной инициативы, печатается на стандартныхлистах бумаги. На первой странице законопроекта в пределах верхней иправой границ текстового поля проставляется пометка "Вносится главойадминистрации области". Пометка печатается через 1 интервал ивыравнивается по своей левой границе. На расстоянии 2 интервалов от пометки у правой границы текстовогополя печатается слово "Проект". Законопроект имеет следующие реквизиты: Наименование субъекта Федерации - СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ. Отделяется от слова "Проект" 3 интервалами. Печатается прописными буквами и может быть выделено полужирнымшрифтом. Выравнивается по центру. Наименование вида акта - ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН. Отделяется от наименования субъекта Федерации 2 интервалами. Печатается прописными буквами размером шрифта не менее N 16 иможет быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок Отделяется от предыдущего реквизита 3 интервалами. Печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом ивыравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает навопрос: "О чем?". В нем указывается название законопроекта, отражающеесферу правоотношений, которые он затрагивает. Текст Отделяется от заголовка 3-4 интервалами. Печатается через 2 интервала. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу иосновную часть. Преамбула служит для обоснования принятия закона илидекларирования его принципов. Основная часть текста законопроекта в логическойпоследовательности обеспечивает переход от общих положений к частным. Текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы,статьи, пункты, подпункты, части. Заголовки разделов, глав, если они имеются, следует печататьпрописными буквами размером шрифта N 14 и выравнивать по центру.Заголовки могут быть выделены полужирным шрифтом. Точка в концезаголовка не ставится. Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 интервал,выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по своей левой границе.Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается скрасной строки с прописной буквы вразрядку (через пробел). При отсутствии заголовка слово "статья" печатается с прописнойбуквы, далее проставляется номер арабскими цифрами. Слово "статья" иномер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.Например: Статья 7. Права ребенка. Текст статьи законопроекта может подразделяться на части, пункты,подпункты, абзацы. Часть, как структурная единица статьи, не имеет нумерации. Ссылкана нее оформляется следующим образом: часть первая статьи 2. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой (реже - с круглойскобкой), подпункты - строчными буквами (реже - арабскими цифрами) скруглой скобкой. Ссылки на них оформляются следующим образом: пункт 2статьи 6, подпункт "к" пункта 2 статьи 7. После цифровых или строчныхбуквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать сострочной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты иподпункты могут подразделяться на абзацы без буквенно-цифровогообозначения (приложение 7). Структура законопроектов о внесении изменений и дополнений вдействующие акты должна соответствовать структуре основных актов. 4. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений 4.1. Постановления и распоряжения главы администрации области,распоряжения его заместителей (далее - постановления и распоряжения)издаются на основе и во исполнение федеральных и областных законов,Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений ираспоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативеструктурных подразделений органов исполнительной власти и в пределахих компетенции (приложения 8,9). 4.2. Структурные подразделения администрации области не вправеиздавать постановления и распоряжения. Проект постановления, распоряжения подлежит согласованию сзаинтересованными структурными подразделениями, если такоесогласование является обязательным в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, а также, если в постановлении, распоряжениисодержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других структурныхподразделений администрации. Согласование постановления, распоряженияоформляется визами. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнеголиста подлинника постановления, распоряжения и включают в себя фамилиюи инициалы визирующего, его подпись и дату (приложение 10). 4.4. Подготовка проекта постановления, распоряжения возлагаетсяна одно или несколько структурных подразделений администрации областис учетом их функций и компетенции. При этом определяются кругдолжностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срокего подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этойработе. В подготовке проекта постановления, распоряжения участвуетгосударственно-правовое управление администрации области, иныеструктурные подразделения администрации области (приложение 11). Срок подготовки проекта и издания постановления, распоряжения воисполнение федеральных и областных законов, Указов и распоряженийПрезидента Российской Федерации, постановлений и распоряженийПравительства Российской Федерации, как правило, не должен превышатьодного месяца, если не установлен другой срок. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативныхактов, издаваемых совместно несколькими структурными подразделениямиадминистрации области, могут создаваться рабочие группы. 4.5. В процессе работы над проектом постановления, распоряжениядолжны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное и областноезаконодательство, договоры о разграничении предметов ведения иполномочий между органами государственной власти Российской Федерациии государственной власти субъектов Российской Федерации, практикаприменения соответствующих нормативных правовых актов, научнаялитература и материалы периодической печати по рассматриваемомувопросу, а также данные социологических и иных исследований, еслитаковые проводились. 4.6. Структура нормативного правового акта должна обеспечиватьлогическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятияпостановления, распоряжения то в проекте дается вступительная часть -преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включается. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которыенумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пунктымогут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную илицифровую нумерацию. Значительные по объему нормативные правовые акты могут делитьсяна главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. При необходимости для полноты изложения вопроса в постановлениях,распоряжениях могут воспроизводится отдельные положения Федеральных иобластных законов, которые должны иметь ссылки на эти акты и наофициальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики,карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в видеприложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на этиприложения. 4.7. Одновременно с разработкой проекта постановления,распоряжения должны быть подготовлены предложения об изменении идополнении или признании утратившими силу соответствующих ранееизданных актов или их частей. Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силуранее изданных актов или их частей включаются в текст постановления,распоряжения. 4.8. Если при подготовке постановления, распоряжения выявиласьнеобходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранееизданные акты или наличие по одному и тому же вопросу несколькихактов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. Впроект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранееизданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу. 4.9. Подготовленный проект постановления, распоряжения до егоподписания должен быть проверен на соответствие законодательствуРоссийской Федерации, а также правилам русского языка и завизированруководителем юридической службы администрации области. Постановления, распоряжения подписываются главой администрацииобласти или лицом, исполняющим его обязанности. 5. Требования к оформлению служебных писем в подразделениях администрации области 5.1. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могутбыть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными,рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями,письмами-ответами и др. При заключении контрактов с иностраннымипартнерами используются кредитные письма. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимообратиться в организацию одновременно по нескольким разнороднымвопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны ибудут рассматриваться в одном структурном подразделенииорганизации-адресата. В деловой переписке принята форма изложения текста от первоголица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем,высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо,выступает от имени организации. Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа(прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: - письмо оформляется на должностном бланке; - письмо носит конфиденциальный характер или содержитперсональное обращение к адресату. Письмо состоит из следующих основных частей: - обращение, - вступление, - основное содержание, - заключение. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование,изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение,просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения,напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц. При обращении к адресату учитывается его служебное положение,сфера деятельности и т.д. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются,например: Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Сергей Петрович! Уважаемый господин Титов! Уважаемый г-н Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). При обращении к высшим должностным лицам органов власти,депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, атакже к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение суказанием должности без фамилии. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины егонаписания. Вступление может содержать: - ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный,нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический и(или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием илиповодом для письма; - констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события илиситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений,требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинаетсясловами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем,представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационноеписьмо) (приложение 12). Заключительная часть письма может заканчиваться формулойвежливости, например: С уважением ..., Искренне Ваш ... Заключительная форма вежливости отделяется от названия должностизапятой, например: С уважением, Президент компании личная подпись А.Н.Попов 6. Контроль за исполнением документов и поручений 6.1. Основные положения системы контроля за исполнениемдокументов регламентированы постановлением главы администрации областиот 29.09.98 N 531 "Об утверждении регламента администрации Смоленскойобласти". Контролю за сроками исполнения подлежат все документы,содержащие поручения. 6.2. Контроль за исполнением нормативных правовых актов посодержанию, полноте, своевременности и срокам исполненияосуществляется структурными подразделениями аппарата главыадминистрации области: - Главным управлением региональной политики, местногосамоуправления и государственной службы в части, касающейся органовместного самоуправления области; - государственно-правовым управлением в части, касающейсяструктурных подразделений администрации области и территориальныхорганов Федеральных органов исполнительной власти Контроль за исполнением поручений, данных на заседанияхколлегиальных органов при главе администрации области, определенныхРегламентом администрации области, осуществляет управление деламиадминистрации области через помощников заместителей главыадминистрации области. Контроль за исполнением обращений граждан осуществляет отдел поработе с обращениями граждан. 6.3. Сроки исполнения документов определены Регламентом (п.8.4,8.5, 8.6). 6.4. Для осуществления контроля по существу затронутых вдокументе вопросов помощниками заместителей главы администрацииоформляются контрольные дела. В делах находятся копии контролируемыхдокументов, справки, докладные записки, ответы, протоколы совещаний идругие материалы, необходимые для полного исполнения документа. Помощниками заместителей главы администрации области вконтрольные дела заносятся все отметки о ходе исполнения, об изменениисроков. Для контроля за сроками исполнения документов ведутся специальныеконтрольные карточки (приложения 13,14). 6.5. Документ считается исполненным и может быть снят с контроля,когда решены все поставленные вопросы и об этом извещенызаинтересованные организации и лица. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку обисполнении, которая переносится с документа в учетную карточку, апоследняя переносится в раздел контрольной картотеки на исполненныедокументы. 7. Порядок приема, учета, регистрации и распределения поступающей корреспонденции 7.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области,принимается, учитывается и регистрируется в канцелярии общего отделауправления делами главы администрации области. Телеграммы в адрес главы администрации и его заместителей,принимаемые информационно-аналитическим центром, передаются длярегистрации в канцелярию общего отдела, с последующей передачей главеадминистрации области или заместителям через секретарей приемных. Прием и регистрация писем, обращений граждан осуществляютсяотделом по работе с обращениями граждан. 7.2. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первоголиста ставится регистрационный штамп. На документ заводится учетнаякарточка (приложение 13), которая помещается в контрольную картотеку. 7.3. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также ввыходные и праздничные дни, принимается дежурным секретарем приемнойглавы администрации с последующей передачей и регистрацией вуправление делами (канцелярия). Не подлежат регистрации статистические сборники, книги,периодические издания, журналы, поздравительные письма и телеграммы,рекламные извещения, пригласительные билеты, прейскуранты, каталоги ит.п. 7.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования,оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним,сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенныедокументы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 7.5. Недостаче документов (отдельных их листов) или ихповреждений, составляется акт (приложение 15) в трех экземплярах, одиниз которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившемудокументу, третий посылается отправителю. На оборотной сторонепоследнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документполучен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в техслучаях, когда по ним можно установить адрес отправителя, датуотправления и получения. 7.6. Управление делами администрации области направляетпоступившие документы адресатам по назначению. Документы, адресованныезаместителям главы администрации области, направляются в их приемные. Документы по вопросам, относящимся к компетенции коллегиальныхорганов при главе администрации, направляются их секретарям. 7.7. Документы передаются в структурные подразделенияадминистрации области в день их регистрации (учета), а имеющие пометки"Срочно" или "Вручить" (далее именуются - срочные документы) -немедленно. Пакеты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытомвиде. В приемную главы администрации области, его заместителейзарегистрированные документы передаются под роспись (с указанием даты,фамилии работника, принявшего документ). Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одногоподразделения администрации в другое производится с согласия лица,поручившего рассмотреть документ, или по договоренности междуруководителями. 7.8. Поступившие документы докладываются заместителю главы -управляющему делами администрации области работником канцелярии исогласно резолюции передаются на исполнение (приложение 14). 7.9. Состояние работы с документами в подразделенияхадминистрации (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено,доложено, списано в дело) фиксируется работниками канцелярии. 8. Подготовка и оформление документов заседаний, совещаний и других мероприятий 8.1. Заседания, совещания, деловые встречи и другие мероприятия вадминистрации области проводятся в соответствии с распоряжениями илиустными указаниями главы администрации области, текущими иперспективными планами работы, утвержденными главой администрацииобласти, положениями о коллегиальных органах, Регламентомадминистрации области. 8.2. Организационно-техническое обеспечение, подготовку ипроведение этих мероприятий осуществляют: а) проводимых главой администрации: - управление делами администрации области; - структурные подразделения администрации области, в случаеопределения их ответственными за проведение; б) проводимых первым заместителем, заместителями главыадминистрации - аппарат заместителей главы администрации; в) проводимых структурными подразделениями администрации областис участием главы администрации и его заместителей - соответствующиеподразделения. 8.3. Структурные подразделения, указанные в п.8.2 обеспечивают: - подготовку повестки дня и порядка проведения совещания; - оповещение участников мероприятий о дате, времени и месте егопроведения; - готовность зала к совещанию; - регистрацию участников заседаний и совещаний и раздачу имсоответствующих документов; - звукозапись и ведение протокола совещания; - выполнение машинописных и копировально-множительных работ,рассылку документов и материалов совещания; - контроль выполнения поручений, данных главой администрации; - организацию питания участников совещания и размещение их принеобходимости в гостиницах. 8.4. Оформление протокола и рассылка материалов рабочих совещанийи заседаний, проводимых главой администрации области, осуществляютсяпротокольной частью общего отдела управления делами администрацииобласти согласно пп.4.8; 4.9 Регламента администрации области. Протоколы и другие документы, связанные с подготовкой ипроведением мероприятий, формируются в подразделениях администрации всоответствии с номенклатурой дел. 9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" 9.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, ограничения на распространениекоторой диктуется служебной необходимостью. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебногопользования" определяется исполнителем и должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решения об отнесениидокументированной информации ограниченного распространения, несутперсональную ответственность за обоснованность принятого решения и засоблюдение ограничений. 9.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляраставится на отдельных документах в правом верхнем углу первой страницыдокумента, на обложке и титульном листе издания, а также на первойстранице сопроводительного письма. Копирование документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, осуществляется только управлениемделами администрации области (копировально-множительное бюро) списьменного разрешения управляющего делами главы администрации. 9.3. К служебной информации ограниченного распространения немогут быть отнесены: - нормативно-правовые акты, устанавливающие правовой статусорганов государственной власти и органов местного самоуправления,организаций, общественных объединений, а также права, свободы иобязанности граждан, порядок их реализации; - сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях ипроцессах, экологических, метеорологических, демографических,санитарно-эпидемиологических и других явлениях, необходимые дляобеспечения безопасного функционирования населенных пунктов,производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом; - документы, содержащие информацию о деятельности органовгосударственной власти и органов местного самоуправления, обиспользовании бюджетных средств, других государственных и местныхресурсов, о состоянии экономики региона и потребностях населения, заисключением сведений, отнесенных к государственной тайне; - описание структур исполнительной власти, их функций,направлений и форм деятельности, а также адреса; - решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц,рассмотренным в установленном порядке; - документы, накапливаемые в отдельных фондах архивов,информационных системах органов государственной власти, органовместного самоуправления, общественных объединений, организаций,представляющие общественный интерес или необходимые для реализацииправ, свобод и обязанностей граждан. 9.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Дляслужебного пользования" осуществляется работниками общих отделов(канцелярий) структурных подразделений администрации, которым порученприем и учет несекретных документов. При смене работника,осуществлявшего учет этих документов, составляется акт приема-сдачиэтих документов, утвержденный руководителем структурного подразделенияадминистрации. 9.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования": - учитываются отдельно от несекретной документации. Принезначительном объеме этих документов разрешается вести их учетсовместно с другими несекретными документами; - печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левомнижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количестваотпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебноготелефона; - передаются исполнителем после подписания вместе с черновикамидля регистрации работнику общего отдела (канцелярии) структурногоподразделения администрации области. Черновики и варианты документауничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах; - передаются работникам структурных подразделений администрациипод расписку; - пересылаются другими организациями федеральной службой илиспецсвязью; - не могут передаваться по незащищенным каналам связи; - рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, вкотором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемыхдокументов. Документы с пометкой "Для служебного пользования" послеисполнения группируются в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельноили вместе с другими несекретными документами по одному и тому жевопросу. 9.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебногопользования", утратившие свое практическое значение и не имеющиенаучной и исторической ценности, производятся в структурныхподразделениях администрации области по акту (приложение 16). 9.7. За утрату документов с пометкой "Для служебногопользования", разглашение информации ограниченного распространения илинарушений правил работы с документами, работники администрации областипривлекаются к дисциплинарной ответственности. 10. Порядок использования круглых печатей и угловых штампов 10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопии документов подлинникам в подразделениях администрации областииспользуются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении иисполнении документов, других отметок справочного характера,применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 10.2. Гербовая печать проставляется на удостоверениях должностныхлиц, командировочных удостоверениях, документах к награждению,удостоверениях о награждении государственными наградами РоссийскойФедерации, на платежных поручениях и финансовых документах наполучение денежных средств и в иных установленных случаях. 10.3. На копиях постановлений, распоряжений проставляется круглаяпечать протокольной части общего отдела управления делами. На копияхдокументов по личному составу, доверенностях и справках проставляетсякруглая печать отдела кадров, на копиях приказов, командировочныхпредписаниях (прибыл-убыл), копиях писем проставляется круглая печатьканцелярии общего отдела управления делами. При отправке документов через фельдъегерскую связь на пакетахпроставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах -печать администрации области. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенныхместах. При этом оттиск должен захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ. 10.4. Изготовление гербовых и других печатей (штампов) дляподразделений администрации области производится на основаниипоручения заместителя главы - управляющего делами администрацииобласти. К представляемому письму (заявлению) руководителяструктурного подразделения администрации области прилагается образец(эскиз) печати, согласованный с комитетом по средствам массовойинформации и полиграфии администрации области, который выдаетразрешения на их изготовление. В структурных подразделениях администрации области печати иштампы учитываются в специальном журнале, структурные подразделенияобеспечивают их сохранность. 10.5. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в структурныхподразделениях администрации области возлагается на их руководителей. При смене руководителя структурного подразделения администрацииобласти печати и штампы передаются по акту с отметками в журналахучета подразделения администрации. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампыуничтожаются в подразделениях по акту. 11. Основные правила текстового оформления проектов служебных документов 11.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителямиструктурных подразделений администрации области. Текст приказа, как правило, должен состоять из двух частей:констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачипредписываемых действий, факты или события, послужившие причинойиздания приказа, они могут отсутствовать, если предписываемые действияне нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть приказа должна начинаться словом -ПРИКАЗЫВАЮ. При подготовке проекта приказа не допускается дублирование ранееизданных приказов и других документов. До представления на подпись проект приказа визируется всемизаинтересованными структурными подразделениями и юридической службой. В случае разногласий между структурными подразделениями по темили иным пунктам проекта приказа составляется соответствующая справка. Визирование проекта приказа производится на лицевой сторонепоследней страницы первого экземпляра. Приказы подписываются руководителем, имеющим право подписи, а вего отсутствие - заместителем (приложение 17). Если в проекте приказа имеются приложения, то они оформляются вустановленном порядке. Проекты приказов (кроме приказов по личному составу) должны, какправило, завершаться пунктом о возложении контроля за их исполнением. 11.3. Инструкция - документ, издаваемый в целях установленияправил, регулирующих организационные, финансовые, технологические ииные вопросы деятельности учреждений, организаций, предприятий,должностных лиц. В тексте инструкции включаются правила, регулирующие различныестороны деятельности организаций и должностных лиц. Текст инструкции должен состоять из разделов, но начинаться сраздела "Общие положения", где указываются цели и причины изданияинструкции, область распространения, основание для разработки, другиесведения. Инструкция должна быть утверждена руководителем организации илисоответствующим организационно-распорядительным документом,постановлением или распоряжением. При утверждении инструкции руководителем гриф утверждения долженсостоять: из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности и наименованияучреждения, личной подписи, ее расшифровки и даты; еслиорганизационно-распорядительным документом - то ставится грифУТВЕРЖДЕНО, наименование документа, утверждавшего инструкцию (включаянаименование учреждения), дату и номер, например:УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНОПредседатель комитета Протокол общего собранияличная подпись Н.В.Петров акционеров12.09.98 от 15.08.97 N 14 11.4. Положение - акт, определяющий порядок образования, права,обязанности и организацию работы государственного органа, учреждения,организации или их структурного подразделения. Текст состоит из разделов: общие положения, основные задачи,функции, права, организация работы, ответственность. В разделе "Общие положения" указываются цели и основанияобразования учреждения или структурного подразделения, чем оноруководствуется в своей деятельности и кому подчиняется. В разделе "Основные задачи" перечисляются основные задачи,которые должны выполнять учреждение или структурное подразделение вовсех областях своей деятельности. В разделе "Функции" указывается, что и как делать для выполненияосновных задач, какие связи в этих целях оно обязано устанавливать сдругими учреждениями и структурными подразделениями. В разделе "Права" должны перечисляться права, которыми наделеноучреждение и его руководитель, в том числе и право на изданиеопределенных правовых актов и подготовку определенных документов. В разделе "Организация работы" указывается, кто образуетучреждение или структурное подразделение, назначает его руководящийсостав, утверждает его структуру и штатную численность; каков порядокразрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения иструктурного подразделения; формы и методы работы. Положение оструктурном подразделении должно утверждаться распорядительнымдокументом, а об учреждении - вышестоящей организацией. 11.5. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов ипринятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальныхорганов (приложение 18). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вовводной части указываются номер протокола, дата проведениямероприятия, фамилии и инициалы председателя, секретаря иприсутствующих, повестка дня или перечисление вопросов с указаниемдокладчиков. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержатьинформацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения вопросов. Текст основной части протокола состоит из разделов,соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит изтрех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Если текст доклада имеется, то после заголовка печатается сноска"Текст доклада прилагается". Протокол может фиксировать решение (постановление), в этом случаедокумент прилагается к протоколу. В сокращенном варианте протокола, после заголовка доклада (пунктаповестки дня) с указанием фамилий докладчика и выступающих, печатаетсякраткое изложение сути или состояния рассматриваемого вопроса,заканчивающегося протокольным решением (постановлением). 11.6. Доклад - документ, содержащий изложение отдельных вопросов,выводов, положений. В докладе сообщается о проделанной работе или о состоянии и путяхрешения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Доклад можетбыть отчетным, когда предлагается решить какие-либо назревшие сложныеи важные вопросы, требующие глубокого изучения фактического материала,научной и технической аргументации, экономического анализа ивсестороннего рассмотрения и обсуждения. Текст доклада может состоять из разделов, подразделов, пунктов иподпунктов. Доклад должен иметь подписи или визы составителей или докладчикас указанием даты визирования. 11.7. Акт - документ, составленный несколькими лицами иподтверждающий факты и события. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) илиспециально уполномоченным должностным лицом. Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название иликраткое содержание актируемого факта или события, например: "Проверкафинансово-хозяйственной деятельности комитета, сдачи-приема дел". Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной иконстатирующей. В вводной части акта перечисляются лица, участвующие вактировании, указываются их должности, название организации, где ониработают, инициалы и фамилии. В констатирующей части излагаются цели изадачи, существо и характер проделанной работы, фиксируютсяустановленные факты, события. При необходимости допускается заключительная часть акта, котораядолжна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившейданный акт. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текстаперед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие впроверке или установлении фактов, событий или состояний. Отдельные виды актов могут утверждаться руководителямиорганизации или руководителем вышестоящего органа. 11.8. Извещение о заседании, совещании, конференции - документ,информирующий о предстоящем мероприятии с предложением принять в немучастие. Текст извещения должен содержать сведения о времени, месте ихарактере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения. Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуетсяконкретному лицу. В текст извещения может включаться просьба о направлениипредставителя для участия в каком-либо мероприятии, если извещениеадресуется учреждению. Извещение подписывается руководителем учреждения илипредседателем коллегиального органа. 11.9. Докладная записка - документ, адресованный руководителюданного или вышестоящего учреждения, содержащая обстоятельноеизложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первойчасти, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводомк написанию, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях,которые необходимо предпринять руководителю и вышестоящему органу всвязи с изложенными фактами. Докладные записки, направленные ввышестоящий орган, должны быть подписаны руководителем учреждения ииметь индекс (номер). 11.10. План - документ, устанавливающий точный переченьнамеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность,объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются:номер по порядку; наименование (содержание) мероприятия; исполнитель;срок исполнения; примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ требуют составления календарных планов илиграфиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностнымилицами, ответственными за их выполнение. Если планы работ должныподписывать руководители нескольких учреждений или структурныхподразделений, то подписи располагаются на одном уровне(горизонтально). 12. Машинописные работы 12.1. Печатание документов аппарата главы администрациипроизводится в машинописном бюро общего отдела управления делами, атакже непосредственно в структурных подразделениях администрацииобласти с использованием программно-технических средств, компьютернойи машинописной техники при соблюдении требований настоящей инструкции. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочныедокументы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется управлением деламипо согласованию с исполнителями, передавшими материалы для печатания. 12.2. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки,сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правилорфографии и пунктуации. Особое внимание следует обращать на четкое иразборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов,наименование ведомств и организаций, географических названий.Сокращения слов применяются только общепринятые. Печатаниепроизводится на одной стороне листа с использованием контрастныхкрасителей синего, фиолетового и черного цветов. Не принимаются дляпечатания небрежно и неразборчиво написанные черновики сиспользованием других красителей или исправленные карандашом. 12.3. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, какправило, в одном экземпляре. Корректорские работы машинистками непроизводятся. Вторые и последующие страницы документа должны бытьпронумерованы, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, безслов "страница" (стр.) и знаков препинания. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило,через полтора или два межстрочных интервала, на бланках А5 - черезодин межстрочный интервал. 13. Копирование (тиражирование) документов 13.1. Копировально-множительные работы документов аппарата главыадминистрации области осуществляются управлением делами, остальныеработы выполняются в структурных подразделениях администрации области.Копирование (тиражирование) небольших объемов документов можетпроизводиться непосредственно в подразделениях администрации, имеющихмножительную технику. 13.2. Копирование постановлений, распоряжений, подписанных главойадминистрации области или его заместителями и имеющие визууправляющего делами, производится согласно адресу рассылки. 13.3. На копирование сдаются только служебные документы иматериалы с визой заместителя главы администрации. Заказы выполняютсяв порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется на основании заказов вжурналах установленной формы. Не допускается необоснованноеразмножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходныхматериалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленномпорядке. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде,четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первыеэкземпляры (подлинники) документов. 14. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрации области 14.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрацииобласти, осуществляется общим отделом управления делами администрацииобласти в диктофонном варианте. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументовобеспечивает общий отдел. 14.2. Звукозаписи хранятся в коробках, в специальных хранилищах. 14.3. Расшифровка и распечатка звукозаписи совещаний и заседанийпроизводится после их завершения в установленные сроки, но не позднее7 дней после проведения мероприятия. 15. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи 15.1. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту - телеграмма)составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой необеспечивает своевременного решения вопросов. 15.2. Телексная связь представляет собой более оперативный способдоставки информации по сравнению с телеграфом. 15.3. Телеграммы, составляемые в организациях, визируются,подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями,которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммыпередается в отделение связи, телеграф. Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и безпомарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. 15.4. В телеграммах содержатся следующие реквизиты: - служебный заголовок; - указание на категорию телеграммы; - отметка о виде телеграммы; - телеграфный адрес получателя, полный или условный; - текст - содержание телеграммы; - регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; - подпись; - адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем иуказываются перед адресом. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммыможет быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полныйтелеграфный адрес. Далее могут указываться: должность, инициалы ифамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграммаадресована частному лицу. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагаетсясписок рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, еслипри этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаковпрепинания. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекстелеграммы. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и недолжен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делатьнельзя. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается сабзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней частителеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адресотправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалысоставителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона. 15.5. Телексная связь является абонентской, поэтому в нейотсутствуют категории и виды телексов как в телеграммах. Требования ктексту к оформлению и написанию реквизитов телекса (адресата, текста,подписи, номера, наименования и адреса отправителя) аналогичнытребованиям, предъявляемым к телеграммам. Телекс заканчивается знаком "+"; если конец сообщения неясен.Знаком "++" заканчиваются последние сообщения. Знак "+?" в концетелекса обозначает ожидание ответа или нового сообщения. 15.6. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается вжурнале установленной формы (приложение 19) без проставлениярегистрационного штампа. Подлинники документов после передачивозвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. 15.7. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленнойформы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатампод расписку в день их приема, срочные - немедленно (приложение 20). Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату безперевода. 15.8. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях администрации, осуществляется ихруководителями. 15.9. Рассылка по электронной почте копий нормативных правовыхактов и других документов, подготовленных в администрации области вадрес органов местного самоуправления, структурных подразделенийадминистрации области, территориальных органов Федеральных органовисполнительной власти производится в соответствии с Инструкцией поделопроизводству администрации области с районами и городами областипо электронной почте ГАС "Выборы", утвержденной распоряжениемзаместителя главы - управляющим делами администрации области от26.02.97г. N 52-р. 16. Порядок передачи служебной информации по электронной почте в администрации области. 16.1. Электронная почта (далее - ЭП) администрации областипредназначена для передачи служебной информации с помощьюпрограммно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационныесредства, специализированное программное обеспечение) через локальныеи глобальные телекоммуникационные сети. 16.2. Электронное письмо - электронное сообщение, передаваемоечерез телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.Электронное письмо состоит из сопроводительного файла и файла,содержащего передаваемую информацию. Сопроводительный файл долженсодержать следующую служебную почтовую информацию: - из какого структурного подразделения администрации области(органа местного самоуправления) отправляется электронное письмо; - в какие структурные подразделения администрации области (органыместного самоуправления) должно быть отправлено электронное письмо; - имя и размер файла, содержащего передаваемую информацию; - фамилия, имя, отчество исполнителя служебного документа, еготелефон для справок. 16.3. Администратор ЭП - ответственное лицо из числа сотрудниковструктурных подразделений администрации области, органов местногосамоуправления (по согласованию), прошедшее необходимую подготовку иосуществляющее прием/передачу ЭП, распечатку и передачу электронныхписем адресатам, организацию делопроизводства при использовании ЭПадминистрации области. 16.4. Структурные подразделения администрации области, органыместного самоуправления (по согласованию) назначают администраторов ЭПи обеспечивают прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9.00 до18.00. 16.5. Комитет по информационным ресурсам и телекоммуникациямадминистрации области организовывает и обеспечивает работуцентрального сервера ЭП администрации области ежедневно в рабочие днис 9.00 до 18.00. 16.6. Документы, направляемые по ЭП руководителю органа местногосамоуправления или его заместителям, должны быть подписаны главойадминистрации области или его заместителями. 16.7. Документы, направляемые по ЭП в органы местногосамоуправления за подписью начальников Главных управлений, управлений,председателей комитетов администрации области должны адресоватьсяруководителям соответствующих структур в органах местногосамоуправления. 16.8. Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные ккатегории ограниченного доступа 16.9. Передаваемые с помощью ЭП служебные документы обязательноимеют оригинал (прообраз) исходного документа, на которыйраспространяются все существующие правила по подготовке, оформлению ирегистрации документов на бумажном носителе. 16.10. Подразделение-автор (отправитель) документа предоставляетадминистратору ЭП оригинал документа и его выверенную электроннуюкопию. 16.11. Администратор ЭП производит регистрацию документа вжурнале учета входящей и исходящей корреспонденции установленногообразца и проставляет на бумажном и электронном варианте документаисходящий номер и дату. Документ отправляется по ЭП в течение не болеедвух часов с момента его получения от отправителя (приложения 32,33) 16.12. Электронные письма должны быть подготовлены только вследующих допустимых форматах: - DOC, RTF _ Word версии 6.0, 7.0 (шрифты Times New Roman Cyr,Arial Cyr, Courier New Cyr) ; - XLS _ Excel версии 5.0, 7.0 (шрифты Times New Roman Cyr, ArialCyr, Courier New Cyr) ; - TXT _ текстовые редакторы DOS, ЛЕКСИКОН версии 1.2, 1.3 (шрифтномер "0", нормальный, без подчеркивания, без выделения курсивом илижирными символами, текст должен быть без управляющих символов). 17. Рассмотрение писем и организация приема граждан по личным вопросам 17.1. В администрации области организация централизованного учетаи обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устныхобращений граждан осуществляется отделом по работе с обращениямиграждан в соответствии с рекомендациями "Порядка работы с письмами иустными обращениями граждан в отделе писем и приема гражданадминистрации Президента Российской Федерации" и настоящейинструкцией. 17.2. Поступившие в канцелярию администрации письма гражданпередаются в отдел по работе с обращениями граждан, где записываются вжурнал регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан и накарточке регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан(приложения 21, 22) 17.3. При регистрации документа на лицевой стороне первого листав правом верхнем углу проставляется дата его поступления, в правомнижнем углу - регистрационный номер (приложение 23). В подразделениях главы администрации, приемных заместителей главыписьма (телеграммы) граждан учитываются в делопроизводствеподразделений или в учетно-контрольных карточках (карточка учетаприема посетителей) (приложение 23). 17.4. Картотека на письма граждан ведется поадминистративно-территориальным единицам и фамилиям заявителей валфавитном порядке.. 17.5. Переадресовка писем (телеграмм) граждан из одногоподразделения администрации в другое осуществляется через канцеляриюадминистрации. 17.6. Письма (телеграммы) граждан, подлежащие рассмотрению,передаются управляющему делами администрации области, который послепредварительного рассмотрения передает их главе администрации, егозаместителям или в структурные подразделения. С резолюциями главыадминистрации или управляющего делами документы возвращаются в отделпо работе с обращениями граждан администрации области. Резолюциипереносятся в соответствующие графы учетных карточек, сроки исполнениядокумента ставятся на контроль и направляются с краткой аннотацией всоответствующий адресат для принятия решения. Отметка о постановкежалобы или заявления на контроль ставится в журнале регистрации. 17.7. Для контроля за сроками исполнения писем в карточкеотмечается дата, к которой документ должен быть исполнен. За три днядо контрольной даты работник по учету и регистрации писем напоминаетконкретным исполнителям приближение сроков исполнения. 17.8. При поступлении повторного письма по тому же вопросу, емуприсваивается очередной регистрационный номер, а в сноске под нимуказывается номер первого письма и делается отметка "Повторно".Повторным считаются предложения, заявления и жалобы граждан,поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, еслисо времени подачи первого заявления истек установленный срок илизаявитель не удовлетворен данным ему ответом. 17.9. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются вподразделениях администрации в срок до одного месяца со дня ихрегистрации в приемной по обращениям граждан главы администрации, а нетребующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней. Вотдельных случаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может бытьпродлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на одинмесяц, о чем исполнитель уведомляет автора. Письма военнослужащих и ихсемей рассматриваются в срок до 7 дней, в исключительных случаях срокможет быть продлен до 15 дней. Если вопрос, затронутый в письме, относится к ведению другойорганизации или учреждения, то оно не позднее, чем в пятидневный срок,направляется в соответствующее учреждение, о чем автору сообщается вписьменной форме. Сопроводительное письмо оформляют в трехэкземплярах: первый вместе с письмом направляется в учреждение, второй- автору, третий - остается в деле. Если письмо рассмотрено непосредственно в подразделенииадминистрации, то автор извещается об этом, как правило, в письменнойформе, а в отдельных случаях - в устной форме, о чем делается отметкав правом нижнем углу первого листа письма с указанием даты разговора сзаявителями. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного итого же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различнымадресатам и поступившие для решения в один государственный орган,учитываются под регистрационным номером первого документа сдобавлением порядкового номера через дефис (например: 13/165-1;13/182-3 и т.д.). 17.10. Запрещается направлять жалобы граждан должностным лицам,на действия которых принесена жалоба. Письма граждан считаются исполненными, если решены всепоставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрениемписем граждан, направленных в подразделения администрации,осуществляют руководители этих подразделений. 17.11. Запись, прием и учет посетителей в приемной по обращениямграждан администрации области организуют специалисты приемной. Приемведется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней согласно графикуприема. 17.12. Предложения, заявления и жалобы могут быть поданы согласнографику приема гражданами в письменном виде и устно, при личнойвстрече с руководителями администрации области. График приеманаселения должностными лицами, утвержденный главой администрации,вывешивается для всеобщего сведения. 17.13. Поставленные посетителем вопросы, как правило, решаются вовремя приема, о чем делаются записи в журнале и карточке учетаобращений граждан (приложение 24). Переданные на приеме посетителямиписьменные заявления учитываются и рассматриваются как письма граждан. В тех случаях, когда для решения вопроса требуются дополнительныеданные, предложения или жалобы излагаются в письменном виде ирегистрируются на карточках учета приема посетителей. Руководитель,производящий прием, пишет на карточке резолюцию непосредственномуисполнителю данного заявления. Исполнителем готовится проект ответа по существу рассматриваемоговопроса и с резолюцией на первичном документе отправляетсяруководителю, направившему документ на исполнение. Письмо снимается сконтроля, если полностью решены поставленные вопросы. 17.14. Приемная по обращениям граждан администрации области ведетанализ и обобщение поступающих писем, систематически представляет(один раз в месяц) главе администрации, управляющему делами справки околичестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устныхобращений граждан, причем к концу каждого месяца начальниками общихотделов структурных подразделений администрации или ответственнымилицами за делопроизводство в срок до 3 числа следующего за отчетныммесяцем, направляется отчет в управление делами главы администрации,за подписями руководителей структурных подразделений (приложения 25,26). 18. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатурных дел 18.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированныйперечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указаниемсроков их хранения. 18.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков иххранения, и является основой для составления описей дел постоянного ивременного (5 лет и более) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы структурных подразделений администрацииобласти, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела,журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщеннойформе отражать основное содержание и состав документов дела. 18.3. Каждое дело имеет индекс, заголовок и срок хранения. Индекссостоит из индекса подразделения администрации и порядкового номеразаголовка дела в пределах структурного подразделения: 6/36; 7/5. 18.4. Номенклатура дел администрации области разрабатывается до 1ноября текущего года службой делопроизводства на следующий календарныйгод, согласовывается с ЭК (экспертной комиссией) областного архивногоуправления, утверждается заместителем главы - управляющим деламиадминистрации области (приложение 27). 18.5. Вновь созданное подразделение администрации в месячный срокразрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает собластным Государственным архивом и утверждается заместителем главы -управляющим делами администрации области. После утверждения своднойноменклатуры дел структурные подразделения администрации получаютвыписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 18.6. В течение года по согласованию с областным Госархивом вутвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения идополнения. Сводная номенклатура дел администрации в конце каждогогода уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 январяследующего календарного года. Оформление документов, законченных делопроизводством 18.7. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный сроксдаются исполнителем работникам, ответственным за ведениеделопроизводства в структурных подразделениях администрации области,которые формируют их в дела, в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел, при методической помощи и под контролем архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичноеоформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями всоответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указаниемсроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (5 лет иболее) и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет в дела (приложение 28); - нумерацию листов в деле; - составление заверительного листа дела (приложение 29); - составление в необходимых случаях внутренней описи документовдела; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела(уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре,заголовка дела, даты дела и др.). 18.8. При формировании дел соблюдаются следующие основныеправила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с номенклатурой дел; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса,формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; - документы постоянного, временного и долговременного сроковхранения формируются в дело раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деленескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томес добавлением "том 1", "том 2" и т.д. Экспертиза ценности документов 18.9. Экспертиза ценности документов проводится для установлениянаучной, исторической и практической значимости документов с цельюотбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизапроводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), составкоторой утверждается заместителем главы - управляющим делами. 18.10. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного (5 лет иболее) и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи вархив; отбор документов с временными сроками хранения и "до минованиянадобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделении;выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, срокихранения которых истекли. При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел,сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел,проверяется соблюдение правил оформления документов и формированиядел. Отбор документов для постоянного хранения проводится путемполистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежатизъятию дубликаты документов, черновики и документы с временнымисроками хранения. В своей деятельности постоянно действующая экспертная комиссияруководствуется основными правилами работы ведомственных архивов,введенных в действие приказом Главархива СССР N 263 от 05.09.85 г. иположением об ЭК администрации. 18.11. По результатам экспертизы ценности документов составляютсяописи дел постоянного, временного и долговременного сроков хранения, атакже акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 30). Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего игодичного сроков хранения уничтожаются в подразделении администрациипо акту (приложение 16), который утверждается руководителемструктурных подразделения и хранится постоянно. 18.12. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться исжигаться после утверждения описей дел постоянного хранения. Подшивка дел постоянного, временного и долговременного сроковхранения производится только после проведения экспертизы ценностидокументов. Систематизация документов внутри дела 8.13. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросувместе с приложениями, указанными в тексте документа. При ихотсутствии на документе делается запись об их местонахождении. 18.14. Документы внутри дела располагаются по хронологии(входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления). Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам.Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. 18.15. Дела переписки группируются по тематике за период одногокалендарного года и систематизируются по хронологии; документ - ответпомещается за документом-запросом. При возобновлении переписки поопределенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущегогода. Дела временного срока хранения не подшиваются, листы дела ненумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях, заверительнаяподпись не составляется. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Полноеоформление дела предусматривает: подшивку или переплет, нумерациюлистов, составление заверительной подписи по образцу заверительноголиста дела (приложение 29), составление внутренней описи документовдела, оформление реквизитов обложки. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся внем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточныхпредложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенныхслов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 18.16. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных вследующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностидокументов (протоколы, приказы и т.д.); - краткое содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на запрет снятия копий документов дела. Датой дел, содержащих распорядительную документацию (доклады,письма) являются даты регистрации (составления) самого раннего исамого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., тодатой дела будут точные календарные даты первой и последней записи вжурнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются датыутверждения или составления первого и последнего протоколов,составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме иувольнении лица, на которое оно заведено. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документынумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. 18.17. Документы большого формата подшиваются за один край инумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы ссобственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются вобщем порядке. 18.18. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этомсначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложениев конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруютсяна обратной стороне в левом верхнем углу. 18.19. Каждое дело заканчивается заверительным листомустановленной формы (приложение 29). В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами ипрописью указываются фактическое количество листов в данном деле;количество листов внутренней описи и графические особенности отдельныхдокументов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата,должность и подпись работника (с расшифровкой) сформировавшего дело.Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работникамиархива. Составление описей 18.20. На завершенные дела постоянного, временного идолговременного сроков хранения в службе делопроизводстваподразделения администрации ежегодно составляются описи. Методическуюпомощь в проведении этой работы оказывает архив. 18.21. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного,временного и долговременного сроков хранения. Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположенияв номенклатуре дел подразделения администрации. Каждое дело вносится вопись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть имеетсамостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковымизаголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первогодела, а на остальных однородных делах подписываются "то же", другиереквизиты указываются полностью. Графа описи дел "Примечание" используется для проставленияотметок об особенностях физического состояния, о наличии копий и т.д. 18.22. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первыйэкземпляр остается в архиве, а второй хранится в подразделенииадминистрации в течение трех лет после передачи документов. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи противкаждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. Вконце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописьюколичество фактически переданных (принятых) в архив дел, номераотсутствующих дел, проставляются подписи работников подразделенияадминистрации и архива, осуществляющих прием-передачу дел, указываетсядата. 18.23. Вместе с делами подразделений администрации в архивпередаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационныежурналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. Хранение документов и дел в структурных подразделениях администрации 18.24. С момента заведения и до передачи в архив администрациидела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделенияхадминистрации. 18.25. Руководители структурных подразделений администрации иработники службы делопроизводства ответственны за сохранностьдокументов и дел. 18.26. Дела находятся в рабочих комнатах или специальноотведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах,предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которойимеется в структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре,годы и сроки хранения. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столахзапрещается. 18.27. К каждому делу оформляется "Справка о выдаче документов"(приложение 31), в которой при ознакомлении с делом, должна делатьсясоответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилиюознакомившегося, а также перечень документов, с какими он былознакомлен. 18.28. Изъятие документов из дел постоянного срока хранениядопускается в исключительных случаях и производится только сразрешения заместителя главы - управляющего делами администрации собязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом обизъятии подлинника. Использование документов архива 18.29. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственныхархивах аппарата главы администрации области и ведомственных архивахподразделений (где они есть), предоставляются сотрудникамадминистрации для работы в помещении архива или под расписку вовременное пользование (не более одного месяца) вне архива. Работники администрации области несут ответственность засохранность, правильное использование полученных архивных документов исодержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных делзапрещается. При увольнении работник администрации области обязан сдать вархив находящиеся у него во временном пользовании документы. 18.30. Подлинники постановлений и распоряжений руководстваадминистрации области не выдаются. 18.31. Работники, ответственные за ведение делопроизводства вструктурном подразделении администрации, при увольнении или переводена другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы,книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику. 19. Справочная работа 19.1. Справки должностным лицам структурных подразделенийадминистрации области, органов местного самоуправления даются внеобходимых случаях управлением делами администрации области поуказанию заместителя главы - управляющего делами администрацииобласти: - о документах, поступивших на имя главы администрации области; - об изданных постановлениях и распоряжениях главы администрацииобласти; - об изданных распоряжениях и приказах заместителей главыадминистрации области; - о поручениях главы администрации области должностным лицам; - о проведенных и готовящихся совещаниях и заседаниях подпредседательством главы администрации области; - о письмах граждан, поступивших в администрацию области; - о документах, сданных в архив администрации области. 19.2. Справки по отдельным вопросам работы с документами вструктурных подразделениях администрации области даются службамиделопроизводства этих подразделений. Приложение 1 10 ¦ ¦ 3 -----+-+-- +---+------------------------------------------------------+----+-------¦ --------------------------------------------------- +----+- ¦¦ ¦ : 01 02 03 13 : ¦ 17 ¦ ¦¦ ¦ -----:----------------------------------------: +----+- ¦¦ ¦ 20 ¦ : 06 07 04 05 08 : ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ : : ¦ 30 ¦ ¦¦ ¦ ¦ : : ¦ ¦ ¦¦ 77 ¦ -----:----------------------------------------: +------- ¦¦ ¦ : 09 10 11 12 : ¦ ¦¦ ¦ :----------------------------------------: ¦ ¦¦ ¦ : 73 : 14 15 : ¦ ¦¦ ¦ :---------------¦ : 78 : ¦ ¦¦ ---¦----: :---------------¦ :-------------------: ¦ ¦¦ :18¦ 18 : : 17 : : 16 : ¦ ¦¦ ¦--+----¦ :----------------------------------------: ¦ ¦¦ ¦ 30 ¦ : : ¦ ¦¦ +-------¦ : : ¦ ¦¦ ----------------------------------------------: ¦ 297 ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : 19 : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ 120 ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ---+-------------------------------------------: ¦ ¦¦ ¦ : 20 21 24 : ¦ ¦¦ 20 ¦ : : ¦ ¦¦ ---+-------------------------------------------: ¦ ¦¦ ¦ : 22 23 25 : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ 40 ¦ : 26 : ¦ ¦¦ -----------------------------------------------: +----+- ¦¦ : 27 : 28 : 29 : ¦ 16 ¦ ¦¦ -------------------------:--------:------: +----+- ¦+------------------------------------------------------+----+-----¦ 35 ¦ 94 ¦ 30 ¦ ¦ 10¦+-----------+------------------------+--------+ ¦¦ 210 ¦+------------------------------------------------------¦ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольногобланка. Приложение 2 ¦ 73 ¦ ¦ 78 ¦ ¦10 3 +---------------¦ +-------------------+-+-- +---+------------------------------------------------------+----+-------¦ --------------------------------------------------- +----+- ¦¦ ¦ 17 ¦ : 01 02 03 : : 13 : ¦ ¦ ¦¦ ¦ -----:---------------:----:-------------------: ¦ ¦¦ 51 ¦ : 06 07 : : 14 15 : ¦ ¦¦ ¦ : 04 05 : : : ¦ ¦¦ ¦ : 08 : : : ¦ ¦¦ ---+------:---------------:----:-------------------: ¦ ¦¦ 22 ¦ : 09 10 : : : ¦ ¦¦ ¦ 11 12 : : : ¦ ¦¦ ---¦----: :---------------: : : ¦ ¦¦ :18¦ 18 : : 17 : : 16 : ¦ ¦¦ ¦--+----¦ :----------------------------------------: ¦ ¦¦ ¦ 30 ¦ : : ¦ ¦¦ +-------¦ : : ¦ ¦¦ ----------------------------------------------: ¦ 297 ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : 19 : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ 120 ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ ---+-------------------------------------------: ¦ ¦¦ ¦ : 20 21 24 : ¦ ¦¦ 20 ¦ : : ¦ ¦¦ ---+-------------------------------------------: ¦ ¦¦ ¦ : 22 23 25 : ¦ ¦¦ ¦ : : ¦ ¦¦ 40 ¦ : 26 : ¦ ¦¦ -----------------------------------------------: +----+- ¦¦ : 27 : 28 : 29 : ¦ 16 ¦ ¦¦ -------------------------:--------:------: +----+- ¦+------------------------------------------------------+----+-----¦ 35 ¦ 94 ¦ 30 ¦ ¦ 10¦+-----------+------------------------+--------+ ¦¦ 210 ¦+------------------------------------------------------¦ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 угловогобланка. Приложение 3 Герб АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ Образец общего бланка организации Приложение 4 Герб АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ 214008, Смоленск, пл.Ленина, д.1 от __________ 1998 г. N ________ Образец углового бланка письма организации Приложение 5 Герб АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ РЕГИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ 214008, Смоленск, пл. Ленина, д.1. Тел. 00-00-00. Факс: 00-00-00 Образец продольного бланка письма организации Приложение 6 Герб АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Н А Ч А Л Ь Н И К Главного управления региональной политики, местного самоуправления и государственной службы 214008, Смоленск, пл. Ленина, д.1 Тел. 00-00-00. Факс: 00-00-00 Образец бланка должностного лица Приложение 7 Образец ------- : : ¦1 инт : Вносится главой -------+-- : администрации области--+-- : : ¦ : Проект : : :2,5 : РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ :см : СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ :----: ¦ : : ¦ 2 инт : : ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН : : ¦ :2,5 см : ¦ 3 инт :----- : ¦ : : О защите прав ребенка : : (О внесении изменений и дополнений : : в областной закон .................) : : ¦ : : ¦ 3-4 инт : : ¦ : : Настоящий закон имеет цель ............................: : - : : - : : - : : : : ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ : : : : : : Статья 1. Права ребенка : : : : : ¦1 инт : Ребенок от рождения обладает всей полнотой права свобод--+-- :человека и гражданина.----------------------------------------+-- : : ¦ : ..................................................... : : ¦ : : ¦ 3 инт : : Глава администрации ¦ : : области И.О.Фамилия : : : : : ...:............................................................:.... : ¦ не менее : : ¦ 2 см : Приложение 8 Образец ------- ¦ : Герб : ¦ : :не ¦ : ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ :менее ¦ : :9 см ¦ : П О С Т А Н О В Л Е Н И Е : ¦ : : ¦ : от ______________N _____ : ¦ : г. Смоленск : -------- : : О 10-летней годовщине вывода : ¦ : Советских войск из Республики : -+------ Афганистан : ¦ 2-3 ¦ : : ¦1,5 ин -+------ : ¦ин ¦ : В целях подготовки и проведения мероприятий, посвященных--+--- :10-й годовщине вывода Советских войск из Республики:-+--- :Афганистан и окончания боевых действий-------- : ¦ : ¦2 ин : ¦ : ---------------- : 1,25:см ПОСТАНОВЛЯЮ: ---------------- : -------------+------- ¦ :2,5 см : ¦ ¦2 ин :--------: 1. Утвердить состав оргкомитета по подготовке и: :проведению мероприятий, посвященных 10-й годовщине вывода:2,5 см :Советских войск из Республики Афганистан и окончания боевых:------ :действий (приложение 1). : : : : 2. Утвердить положение об оргкомитете по подготовке и: :проведению мероприятий, посвященных 10-й годовщине вывода: :Советских войск из Республики Афганистан и окончания боевых: :действий (приложение 2). : : : : 3. Оргкомитету в срок до 30.09.98 года утвердить план: :мероприятий, посвященных 10-летию вывода Советских войск из: :Республики Афганистан, определить источники и механизм их: :финансирования. : : : : 4. Контроль за выполнением настоящего постановления: :возложить на заместителя главы администрации области: :Атрощенкова В.И. ----------------- : : ¦ 3-4 ин : : ¦ : : ----------------- : : И.О.Фамилия : : (И.о. главы администрации : : области И.О.Фамилия):............................................................................ : не ¦ : : менее¦ : 2 см Приложение 9 Образец ------- ¦ : Герб : ¦ : :не ¦ : ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ :менее ¦ : :9 см ¦ : Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е : ¦ : : ¦ : от ______________N _____ : ¦ : г. Смоленск : -------- ¦ : : О неисполнительности ---+-- 1 ин : ¦ : в выполнении поручений---+-- : -+----- администрации области ¦ : ¦1-1,5 2-3ин¦ : : ¦ин -+----- :-+--- ¦ : Комитету по строительству и архитектуре администрации:-+--- :области 23.06.98 года направлено письмо управления: ¦ :Федерального казначейства по Смоленской области от 15.06.98: :года "О целевом использовании средств выделенных по программе: 1,25см :"Жилье для военнослужащих" с резолюциями об исполнении.: -----------+---- :2,5 ин : ¦Согласительных мер и предложений по данному письму из:------- 2,5 см :комитета не поступало. В результате чего, казначейство:--------:приняло решение о наложении соответствующих санкций, ведущих: :к закрытию финансирования социальных программ в ряде районов: :области. : : : : На основании вышеизложенного: : : : : Главному управлению региональной политики, местного: :самоуправления и государственной службы совместно с: :государственно-правовым управлением в недельный срок провести: :служебное расследование данного факта. По результатам внести: :предложения. ¦ : : ¦3-4 ин : : ¦ : : ¦ : : И.О.Фамилия : : (И.о. главы администрации : : области И.О.Фамилия): .......................................................................... : ¦не : ¦менее 2 см Приложение 10 Образец ------- Визирование проекта распорядительного документа (обратная сторона бланка распоряжения, постановления) Отп. 1 экз. - в дело * Разослать: обл. Думе, облпрокурору, Исп. Николаев В.В. Представителю Президента РФ по тел. 3-62-01 Смоленской области, комитетам и 04.08.98 управлениям администрации области, главным управлениям, руководителям органов местного самоуправления районов, гг. Смоленска, Десногорска ОИР, пресс-центр, ВИЗЫ: ** Антуфьев С.В. - подпись - дата Ященко А.Е. - подпись - дата Задворянский Е.Э. - подпись - дата Мишин Н.Н. - подпись - дата * Адрес расчета рассылки составляется исполнителем и зависит отсодержания нормативного документа. ** Перечень ответственных лиц визирующих проект зависит отсодержания нормативного документа. Приложение 11 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ постановлений и распоряжений администрации области +---------------------------------+ ¦ Р А З Р А Б О Т Ч И К +... +---------|------------+----------+ : | : : +---------+------------:----------+ : ¦ ОБЩИЙ ОТДЕЛ ¦ : ¦ (протокольная часть) ¦..: .....+ редактирование и экспертиза ¦ : : ¦ по ГОСТу 6.30-97 ¦ : : +----------------|----------------+ : : | : : +----------------+----------------+ : : ¦ Государственное правовое ¦ : : ¦ управление ¦..: : ¦ юридическая экспертиза ¦ : : +----------------|----------------+ : : | : : +----------------+----------------+ : : ¦ ВИЗЫ ¦ : : ¦ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ ЛИЦ ¦ : : +---------------------------------¦... : ¦ ВИЗЫ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ¦ : ¦ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ¦ : +----------------|----------------+ : | : +----------------+----------------+ : ¦ ВИЗА +------+ : ¦ ЗАМЕCTИТЕЛЯ ГЛАВЫ - ¦ ¦ :....¦ УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ +... ¦ ¦ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ ¦ : ¦ +----|-----------------------+----+ : ¦ | ¦ : ¦ +----+----------------------------+ : ¦ ¦ ПОДПИСЬ ГЛАВЫ ¦ : ¦ ¦ АДМИНИСТРАЦИИ ¦..: ¦ ¦ ОБЛАСТИ ¦ ¦ +---------------------------------+ ¦ ¦ +---------------------------------+ ¦ ¦ ОБРАБОТКА И ¦ ¦ ¦ ПОДГОТОВКА К +------+ ¦ РАССЫЛКЕ ¦ ¦(общий отдел, протокольная часть)¦ +---------------------------------+ ¦ +----------------+----------------+ ¦ РАССЫЛКА ¦ ¦ (канцелярия общего отдела) ¦ +---------------------------------+ ¦ +----------------+----------------+ ¦ А Д Р Е С А Т ¦ +---------------------------------+ -----------+ порядок прохождения проекта документа ...........+ порядок прохождения документа для доработки -----------+ порядок прохождения нормативно- распорядительного документа Приложение 12 ¦ 20-30 ¦ : ¦ ¦ :......:.....................................¦.......................¦.:.. : ¦ ¦ : : Наименование предприятия ¦ ¦ : : Адрес предприятия ¦ ¦ : : Тел. Директору предприятия ¦ : : Факс. Соколову А.М. ¦ : : 00.00.98 N 21/1-3 ¦ : : на N_______ от 00.00.98 121105, Москва 90¦ : : Остоженка, 9 ¦ : : ¦ : : О задержке поставки мебели ¦ : : 15 ¦ : ---+----+-- -------------------- :¦ ¦ Уважаемый Алексей Николаевич ! : :¦ ¦ : :¦ Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 00.00.98: :N______ о поставке трех комплектов офисной мебели, к: :сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами: :срок отгрузки истек две недели назад. : 30 : Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению:------:совместной деятельности. : : Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и: :сообщите нам о результатах. : : : : : : 10 : : Генеральный директор /подпись/ И.О.Фамилия ------------ : : : : ....................................................................... : ¦ 10-20 : ¦ Приложение 13 Образец -------+------------------------------------------------------------------------------------+¦1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31¦+------------------------------------------------------------------------------------¦¦ ¦¦ Корреспондент ¦+------------------------------------------------------------------------------------¦¦ ¦ ¦¦Дата поступления и индекс документа ¦ Дата и индекс поступающего документа ¦+------------------------------------------------------------------------------------¦¦ ¦¦ Краткое содержание ¦+------------------------------------------------------------------------------------¦¦ ¦¦ Резолюция или кому направлен документ ¦+------------------------------------------------------------------------------------¦¦ ¦¦ Отметка об исполнении ¦+------------------------------------------------------------------------------------+ Приложение 14 __________________________________________________ | | | ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ | | | | | | | | | | | | | | | | И.О.Фамилия | |________________________________________________| Приложение 15 А К Т Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии общего отделауправления делами главы администрации ________________________________составили акт о том, что "___"_____________19__ г. при вскрытии пакета____________________________________________________________________________________________________________________________________________в нем не оказалось _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Личные подписи: А.И.Петров В.С.Сидоров А.В.Иванова Примечание: 1 экз. акта - остается в канцелярии. 2 экз. акта - приобщается к поступившему документу. 3 экз. акта - пересылается отправителю. Приложение 16 УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ ____________________________________ (наименование должности руководителя структурного подразделения) __________ ________________ (подпись) (инициал имени, фамилия) "___" _______________ 19__ г. А К Т о выделении и уничтожении документов (дел), не подлежащих дальнейшему хранению Мы, ___________________________________________________________________________________________________________________________________ (фамилии, имена, отчества и должности лиц, составлявших данный акт)отобрали и уничтожили как не имеющие научно-практической ценности иутратившие значение следующие документы (дела) _____________________________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения)+--------------------------------------------------------------------+¦N ¦ Год ¦ Заголовок, номер документа (дела)¦ Кол-во ¦ Примечани妦пп¦ ¦ ¦ ¦ ¦+--------------------------------------------------------------------+ Итого: за _____ год в акт N____ внесено ________ документов (дел) (прописью) ______________________________ ______________________________ (подпись лиц, составивших акт) Документы сданы на переработку __________________________________ (подпись лица, уничтожившего документ) Приложение 17 ¦ : : ¦ : Администрация Смоленской области : ¦ : : ¦ : ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ - УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ : не ¦ : АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ :менее¦ : : 9 см¦ : П Р И К А З : ¦ : : ¦ : _____________ N___________ : ¦ : : ¦ : г. Смоленск : ¦ : : ------- ¦ : :О присвоении квалификационных----+- 1 инт : -----разрядов-------------------------+- :2-3 ¦ : ¦ :инт---------- : : В соответствии с постановлением главы администрации: :Смоленской области от 17.11.97 г. N 438 "О порядке присвоения: :государственным служащим Смоленской области квалификационных: :разрядов и сохранении их при переводе на иные государственные: :должности государственной службы"------ : : ¦ 2 инт : : --------------------- : 1,25 :см ¦ПРИКАЗЫВАЮ: --------------------- : ¦ ---------+---- ¦ 2 инт : ¦ : ¦ :-+---- : 1. В период с 26 по 28 ноября 1997 года провести для: ¦1-1,5 2,5см:работников управления делами государственный квалификационный:-+---- ------:экзамен. : ¦инт : : ¦ : 2. Начальникам отделов управления делами администрации: :области довести до подчиненных работников сроки проведения: :государственного квалификационного экзамена и до 27 ноября: :представить секретарю аттестационной комиссии личные заявления: :работников о присвоении первичного квалификационного разряда. :2,5 см : :------ : 3. Секретарю постоянно действующей аттестационной: :комиссии Мандрик Г.В. до 1 декабря представить на утверждение: :протокол заседания аттестационной комиссии. : : ¦ 3-4 инт : : ----------- : : И.О.Фамилия : : : .....................................................................:..... : ¦не менее : ¦2 см Приложение 18 Наименование предприятия ПРОТОКОЛ00.00.98 N _______ заседания (наименование совета, комиссии или иного коллегиального органа)Председатель - _________________ Ф.И.О.Секретарь - _________________ Ф.И.О.Присутствовали: ______________________________________________________ (должности, фамилии, инициалы)Приглашенные: ________________________________________________________ (должности, фамилии, инициалы)ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. ______________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________1. СЛУШАЛИ: _________________ - _____________________________________________ (Ф.И.О., должность) (содержание выступления основного докладчика) _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ВЫСТУПИЛИ: ______________ - ________________________________________________ (Ф.И.О.) (содержание выступления в прениях)____________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________ - _________________________________________________ (Ф.И.О.) (содержание выступления в прениях)ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. __________________________________________________________________________________________________________________________________ 1.2. __________________________________________________________________________________________________________________________________2. СЛУШАЛИ: ... (п.2 оформляется так же, как п.1).Председатель Подпись И.О.ФамилияСекретарь Подпись И.О.ФамилияВ дело N ____Подпись исполнителя 00.00.98 Приложение 19 Ж У Р Н А Л учета служебных документов, отправляемых по каналам факсимельной связи+----------------------------------------------------------------------+¦N ¦Наименование ¦Адрес ¦Кол-во¦Дата и время¦Отправил¦Отметка пп¦подразделения,¦получателя, ¦листов¦поступления,¦Ф.И.О., ¦возврате ¦¦ ¦Ф.И.О. и ¦код, телефон,¦ ¦характер ¦дата, ¦материалদ ¦телефон ¦страна, город¦ ¦материала ¦время ¦ ¦¦ ¦исполнителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------------------------------------------------+ Приложение 20 Ж У Р Н А Л учета принятых факсограмм+--------------------------------------------------------------------+¦N ¦Адрес ¦ Принято ¦ Направлено ¦¦пп¦корреспондента +-------------------------+-----------------------¦¦ ¦фамилия, ¦дата и ¦количество¦Ф.И.О.¦наименование ¦дата и ¦¦ ¦телефон ¦время ¦листов ¦ ¦структурного ¦время ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделения¦отправки ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ф.И.О. ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦получателя ¦ ¦+--------------------------------------------------------------------+ Приложение 21 Ж У Р Н А Л регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан+--------------------------------------------------------------------------------+¦N ¦Дата ¦Фамилия, ¦Краткое ¦Из какой ¦Кому и ¦Дата ¦Резуль- ¦Дата и ¦¦пп¦получе-¦имя, ¦содержание¦организации¦когда ¦получе-¦тат ¦N исх. ¦¦ ¦ния ¦отчество ¦письма, ¦или от кого¦направлено ¦ния ¦рассмот-¦Доку- ¦¦ ¦ ¦и адрес ¦заявления ¦поступило ¦для решения¦сообще-¦рения ¦мента ¦¦ ¦ ¦заявителя¦и жалобы ¦заявление ¦и срок ¦ния ¦ ¦и кому ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦исполнения ¦ ¦ ¦сообще-¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦но о ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦резуль-¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тате ¦+--------------------------------------------------------------------------------+ Приложение 22 К А Р Т О Ч К А регистрации писем, жалоб и обращений граждан Лицевая сторона ------------------------------------------------------------------------------------- ¦ Фамилия, инициалы-------------------------------------------+-------------------------- N ¦ Подробный адрес-------------------------------------------+-------------------------- Дата получения ¦ Дата отправления----------------------------------------------------------------------Краткое содержание _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Резолюция ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Расписка в получении Обратная сторона ----------------+--------------------------------------------------------------------+¦ Дата ¦ Фамилия исполнителя ¦ Срок исполнения ¦+------------+-----------------------------+-------------------------¦+------------+-----------------------------+-------------------------¦+------------+-----------------------------+-------------------------¦+--------------------------------------------------------------------+Отметка об исполнении и снятии с контроля (N дела, NN листов и дата)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение 23 К А Р Т О Ч К А учета приема посетителей Лицевая сторона ---------------N ________ "___" __________ 19__ г. (дата приема)Фамилия, имя, отчество заявителя _____________________________________Место работы заявителя и зани-маемая должность _____________________________________________________Инвалид, участник ВОВ ________________________________________________Адрес ________________________________________________________________Краткое содержание заявления _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Фамилия ведущего прием _______________________________________________ Обратная сторона ----------------Кому и что поручено, дата ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Результат рассмотрения заявления _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Когда и кем дан ответ ______________________________________________________________________________________________________________________ Приложение 24 К А Р Т О Ч К А учета обращений граждан (для картотеки) Лицевая сторона Обратная сторона+------------------------------+ +------------------------------+¦NN¦Фамилия и инициалы ¦N дела ¦ ¦NN¦Фамилия и инициалы ¦N дела ¦¦пп¦ ¦ ¦ ¦пп¦ ¦ ¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+--+-------------------+-------¦ +--+-------------------+-------¦+------------------------------+ +------------------------------+ Приложение 25 С П Р А В К А о поступлении и рассмотрении обращений граждан в комитет (управление) _______________________________ (наименование) за _______________ 19__ г. (месяц)+-----------------------------------------------------------------+¦Районы ¦ Поступило ¦ Рассмотрено ¦ Находится на ¦¦ ¦ ¦ ¦ рассмотрении ¦¦ +-----------------+-----------------+-----------------¦¦ ¦с начала¦за ¦с начала¦за ¦с начала¦за ¦¦ ¦года ¦отчетный¦года ¦отчетный¦года ¦отчетны馦 ¦ ¦месяц ¦ ¦месяц ¦ ¦месяц ¦+-----------------------------------------------------------------+ Председатель комитета личная подпись инициалы, фамилия (Начальник управления) Дата Иванов 00-00-00 Приложение 26 С П Р А В К А о письмах, поступивших в администрацию города (района) за ______________ 19__ г. (месяц)+-------------------------------------------------------------------+¦N ¦ Наименование, вопросы ¦ Количество писем ¦¦пп ¦ ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦ 1.¦О работе промышленности, транспорта, связи, ¦ ¦¦ ¦строительных и с/х организаций ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦ 2.¦О работе коммунального хозяйства (топливо, ¦ ¦¦ ¦электроэнергия, отопление, водоснабжение) ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦ 3.¦О работе торговли, общественного питания ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦ 4.¦О работе органов здравоохранения ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦ 5.¦Об образовании ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦ 6.¦О работе правоохранительных органов ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦ 7.¦О земельной реформе ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦ 8.¦О новых экономических отношениях ¦ ¦¦ ¦(приватизация, акционирование) ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦ 9.¦О вопросах социальной защиты населения ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦10.¦О жилищных вопросах ¦ ¦+---+--------------------------------------------+------------------¦¦11.¦Другие ¦ ¦+-------------------------------------------------------------------+ Всего поступило: в том числе: а) из вышестоящих органов б) повторно Рассмотрено: а) в течение месяца б) свыше месяца Находится на рассмотрении Решено положительно Отказано Разъяснено Глава администрации личная подпись инициалы, фамилия (муниципального образования) города (района) Примечание: Представляется ежемесячно до 3 числа следующего за отчетным месяцем. Приложение 27 Администрация УТВЕРЖДАЮ Смоленской области Заместитель главы - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ управляющий делами __________№________ администрации г.Смоленск Смоленской области на _______год И.О.Фамилия+------------------------------------------------------------------------------+¦Индекс¦Наименование структурных ¦Количество дел ¦Срок хранения дела¦Примечани妦дела ¦подразделений и заголовок¦(томов, частей)¦(тома, части) и NN¦ ¦¦ ¦дела (тома, части) ¦ ¦статей по перечню ¦ ¦+------+-------------------------+---------------+------------------+----------¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+------------------------------------------------------------------------------+ СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПК Протокол ЦЭК Архивного управления Администрации Администрации Смоленской области Смоленской области от __________N_____ от __________N_____ Председатель ЭПК Председатель ЦЭК И.О.Фамилия И.О.Фамилия Приложение 28 АДМИНИСТРАЦИЯ ОБЛАСТИ ______________________________________________________ (наименование структурного подразделения)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Д Е Л О N ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Фонд № ______________ Начато ____________ 19__ г. Опись № _____________ Окончено __________ 19__ г. Дело № ______________ На __________ листах ___________________________ (инициалы, фамилия) Приложение 29 ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА В настоящем деле N _____________ опись N ___________ Фонд N _____________________________________________ листов + ___________________ листов внутренней описи ________________________ ____________ ___________________ (наименование должности (подпись) (инициалы, фамилия) работника подразделения) "__" ________________ 19__ г. Приложение 30 Администрация УТВЕРЖДАЮ Смоленской области Заместитель главы - управляющий делами администрации Смоленской области И.О.Фамилия "___"_________ года Фонд N___ Опись N___ дел постоянного хранения за _____ год+----------------------------------------------------------------------+¦NN п/п¦Индексы дел¦Заголовки дел¦Даты дел¦Количество листов¦Примечание¦+------+-----------+-------------+--------+-----------------+----------¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+----------------------------------------------------------------------+ В данный раздел описи внесено ______ дел с N____ по N____, в томчисле: литерные номера: пропущенные номера: Главный архивист И.О.Фамилия Ответственный за архив И.О.Фамилия "____"__________ года УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного Протокол ЭК администрации управления администрации Смоленской области Смоленской области от ____________N____ от ___________N____ Председатель ЭПК Председатель ЭК И.О.Фамилия И.О.Фамилия Приложение 31 С П Р А В К А о выдаче документов из дела "___________________________________________"+---------------------------------------------------------------------------+¦Дата ¦Кому ¦Расписка работника,¦Дата, номер и ¦Отметка выдачи¦(Ф.И.О., должность)¦получившего ¦краткое содержание¦возврате ¦¦ ¦ ¦документ ¦документа ¦ ¦+------+-------------------+-------------------+------------------+---------¦+------+-------------------+-------------------+------------------+---------¦+---------------------------------------------------------------------------+ Приложение 32 ЖУРНАЛ учета корреспонденции, отправленной по электронной почте+----------------------------------------------------------------+¦ ¦ Отправлено ¦+-----+----------------------------------------------------------¦¦N п/п¦ Дата и ¦ Куда ¦ Имя, размер ¦ Ф.И.О., ¦¦ ¦ время ¦ ¦ файла ¦ подпись ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ передавшего ¦+----------------------------------------------------------------+ Приложение 33 ЖУРНАЛ учета корреспонденции, принятой по электронной почте+-------------------------------------------------------------------+¦ ¦ Принято ¦ Передано ¦+-----+---------------------------------------+---------------------¦¦N п/п¦Дата и ¦Откуда ¦ Имя, ¦ Ф.И.О., ¦Дата и ¦ Ф.И.О., ¦¦ ¦время ¦ ¦ размер ¦ подпись ¦время ¦ подпись ¦¦ ¦ ¦ ¦ файла ¦ принявшего ¦ ¦ получателя ¦+-------------------------------------------------------------------+ 21. СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ Написание названий учреждений, организаций и предприятий В названиях организаций (предприятий, учреждений, фирм и т.п.)единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящиев состав собственные имена: Российский детский фонд, Лига обществаКрасного Креста. Названия организаций неединичного характера пишутся со строчнойбуквы: бюро обмена жилплощади, отдел кадров. Названия организаций во множественном числе пишутся со строчнойбуквы: биржи и банки Московской области. Названия главных управлений и самостоятельных отделов в составеведомства пишутся с прописной буквы: Главное экономическое управление,Отдел труда и заработной платы. Название частей и отделов организаций, а также слова типапрезидиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутсясо строчной буквы: отдел кадров Главного управления. В названиях заводов, фабрик, комбинатов и т.п. с условнымнаименованием в кавычках, с прописной буквы пишется первое изпоставленных в кавычки слов, родовое же название и название,указывающее специальность, пишутся со строчной буквы: завод "Калибр". Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на букву О и Е, несклоняются. Например: Олег Савченко - Олегу Савченко. Фамилии с окончанием на гласные А и Я. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на гласные А и Я,склоняются, например: Лобода - Лободе, Кривченя - Кривчене. Фамилии с окончанием на согласную букву. Мужские фамилии склоняются (кроме окончания ЫХ). Например: Озолинг - Озолингу, Ковальчук - Ковальчуку, но: Седых -Седых. Женские фамилии не склоняются. Например: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Вера Ковальчук - ВереКовальчук. Фамилии, оканчивающиеся на мягкий знак и буквы ЕЦ и ОК. Мужские фамилии склоняются. Например: Добродень - Доброденю, Горобец - Горобцу, Зубок -Зубку. Женские фамилии не склоняются. Например: Ольга Хмель - Ольге Хмель, Любовь Зубок - Любови Зубок. 8. Написание знаков, чисел и сумм. Во многих документах встречаются различного рода знаки и числадля обозначения дат, сроков, сумм. Их следует писать: учебный, бюджетный, хозяйственный год пишут через косую черту. Например: Правильно: Неправильно: В 1990/91 учебном году В учебном 1990-1991 г. Отопительный сезон 1991/92 г. Отопительный сезон 1991-1992 г. В остальных случаях между годами ставится тире и второй год пишутполностью. Например: Правильно: Неправильно: План на 1991-1992 годы План на 1991-92 г.г. Слова год, годы сокращаются (г. гг.), если они приведены в датахс обозначением месяца, квартала и полугодия. При этом кварталобозначают римской цифрой, а полугодие пишется полностью. Например: Правильно: Неправильно: План на П квартал 1990 г. План на второй квартал 1990 года. Во втором полугодии 1992 г. Во втором полугодии 1992 года. Если дата состоит только из года, то слово год пишется полностью. Например: Правильно: Неправильно: План на 1985 год. План на 1985 г. В 1984 году. В 1984 г. При римских цифрах падежные окончания не ставятся. Например: Правильно: Неправильно: В 1 квартале. В 1-м квартале. Количественные числительные не имеют падежных окончаний: 18вагонов, 23 станка. Порядковые числительные в именительном и винительном падежахимеют наращивание из одной буквы: 5-й участок, 7-я платформа, 13-еполе. В других падежах они приобретают окончания - го, - ми, -му;например: 2-го курса, 8-ми классов, 2-му дому. Сложные слова, у которых первой частью является числительное,пишутся через дефис: 50-летия, 80-квартирный, 100-процентный. Знаки №, % при неоконченных числах не удваиваются и ставятсятолько раз. Например: Правильно: Неправильно: N 5, 6 и 7 NN 5, 6 и 7 50 и 60% 50 и 60%% Сумму более одной тысячи в тексте рекомендуется писать цифрами исловами, например: 5 тыс.рублей, а не 5000 рублей; 1 млн.рублей, а не 1000000рублей, 1 млн. 700 тыс.рублей, а не 1700 тыс.рублей, 1 млрд.рублей, ане 1000000000 рублей. При написании мер с дробными числами в тексте следует писать:12,7 грамма (а не грамм), 13,5 тонны (а не тонн), 2,25 куб.метра (а неметров), 7 т (а не 7,0 т), 30 тыс.рублей (а не 30,0 тыс.рублей). В тексте следует писать: 10 автомобилей, а не 10 штукавтомобилей, 10 рабочих, а не 10 человек рабочих. Наиболее употребляемое сокращение слов: гектар - га город - г. (а не гор.) гражданин - гр., гр-н грамм - г (а не гр.) копейка - коп миллион - млн миллиард - млрд озеро - оз. переулок - пер. погонный метр - пог.м область - обл. поселок - пос. пункт, пункты - п. пп. рабочий поселок - р.п. район - р.н деревня - дер. (а не д.) дециметр - дм (а не дцм) железная дорога - ж.д. завод - з-д другой - др. километр - км (а не клм) рубль, рублей - руб. смотри - см. прочее - пр. и так далее - и т.д. то есть - т.е. и тому подобное - и т.п. тонна - т (а не тн) тысяча - тыс. (а не т) участок - уч. фабрика - ф-ка центнер - ц час - ч Человек - чел год, годы - г., гг. Примечание: в сокращенных обозначениях единиц измерения точка неставится, например: см, кг, л, га, г, но: кв.км, куб.дм. Некоторые случаи орфографии и пунктуации Слитное написаниевблизи вправе (поступить так) насмерть (стоять), новбок впрок осудить на смертьвверх вразбивку настольковвиду (нехватки), вразрез насчетно иметь в виду вразрядку невзирая навглубь, но в глубь вслед несмотря на страны вследствие ниоткудавглухую доныне ничутьвдали задолго отчастивдвое заново отчеговдобавок зачастую подчасвдогонку извне помногувзаем издали понемногувзамен кверху поодиночкевконец (измучиться), книзу пополам но заглядывать в навечно попусту конец книги навстречу посемувнаем накануне посрединевнаймы наконец (посередине)вниз намного сбокувновь наполовину сверхвовремя напрокат сверхувовсю наряду сразувплоть насколько тотчасвпоследствии чересчур Раздельное написаниев виде в противовес на совестьв добавление в розницу на часах (стоять)в заключение в связи не в мерув корне в течение не за чтов наклон в тупик не к чемув ногу в упор ни за чтов обмен за глаза ни к чемув обрез на виду ни на йотув одиночку на нет один на одинв открытую на память по несколькув придачу на поруки с налета (с налету)в продолжение на славу со временем Написание через дефисво-первых на-гора статус-кводавным-давно по-видимому точь-в-точьде-факто по-иномуде-юре по-моемуеле-еле по-прежнемукарт-бланш по-пустомукрест-накрест по-русски Определения терминов, применяемых в инструкции по делопроизводству+--------------------------------------------------------------------------+¦ Термины ¦ Определения ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦ 1 ¦ 2 ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Акт ¦ обобщающее наименование документов, имеющих ¦¦ ¦правовое значение и оформленных в установленном ¦¦ ¦порядке, к которым относятся акты органов ¦¦ ¦государственной власти и управления: ¦¦ ¦- федеральные конституционные и федеральные ¦¦ ¦законы - законодательные акты; ¦¦ ¦- указы и распоряжения Президента Российской ¦¦ ¦Федерации - акты Президента Российской Федерации;¦¦ ¦- постановления и распоряжения Правительства ¦¦ ¦Российской Федерации - акты Правительства ¦¦ ¦Российской Федерации; ¦¦ ¦- постановления и распоряжения главы ¦¦ ¦администрации области, распоряжения заместителей ¦¦ ¦главы администрации - акты администрации области;¦¦ ¦- документ, составленный несколькими лицами и ¦¦ ¦подтверждающий установленные факты или события ¦¦ ¦(например: акты уничтожения документов (дел), ¦¦ ¦приема-передачи документов (дел), материальных ¦¦ ¦ценностей и т.п.). ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Бланк документа ¦стандартный лист бумаги, на часть которого ¦¦ ¦нанесена постоянная информация (реквизиты, а для ¦¦ ¦помещения переменной информации предназначены ¦¦ ¦свободная часть листа или специально отведенное ¦¦ ¦(указанное) на нем место ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Документ ¦информация на материальном носителе, имеющем ¦¦ ¦юридическую силу ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Дело ¦совокупность документов (или документ), ¦¦ ¦относящихся к одному вопросу или участку ¦¦ ¦деятельности, помещенных в отдельную обложку ¦¦ ¦(папку), оформленную в установленном порядке ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Документационное ¦деятельность администрации области, района, ¦¦обеспечение ¦города по документированию и организации работы с¦¦(делопроизводство) ¦документами в процессе осуществления своих ¦¦ ¦функций ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Документирование ¦создание документов ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Документооборот ¦движение документов с момента их создания или ¦¦ ¦получения до завершения исполнения или отправки; ¦¦ ¦характеризуется объемом, исчисляемым количеством ¦¦ ¦входящих, исходящих и внутренних документов за ¦¦ ¦определенный отрезок времени ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Адресат ¦получатель ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Адресат ¦отправитель ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Внутренний документ ¦документ, подготовленный в администрации области ¦¦ ¦(подразделении администрации), не выходящий за ¦¦ ¦пределы администрации (подразделения ¦¦ ¦администрации) ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Входящий (поступивший) ¦зарегистрированный (учтенный) документ, ¦¦документ ¦поступивший в администрацию области, города, ¦¦ ¦района (в подразделение администрации) ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Исходящий (отправляемый)¦документ, отправляемый из администрации области ¦¦документ ¦(подразделения администрации) за подписью ¦¦ ¦должностного лица и имеющий реквизиты ¦¦ ¦администрации (ее подразделения) ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Копия документа ¦экземпляр документа, в точности воспроизводящий ¦¦ ¦подлинник документа, при необходимости заверенны馦 ¦в установленном порядке ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Нормативные документы ¦правовые акты, решения и другие документы, в ¦¦ ¦которых устанавливаются (содержатся) какие-либо ¦¦ ¦нормы, правила, предписания, рассчитанные на ¦¦ ¦постоянное или многократное действие ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Организационно- ¦документы, в которых фиксируются решения ¦¦распорядительные ¦административных и организационных вопросов, а ¦¦документы ¦также вопросов управления, взаимодействия, ¦¦ ¦обеспечения и регулирования деятельности органов ¦¦ ¦власти, учреждений, предприятий, организаций, их ¦¦ ¦подразделений и должностных лиц (постановления и ¦¦ ¦распоряжения главы администрации, поручения, ¦¦ ¦письма, протоколы и др) ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Служебный документ ¦документ с необходимыми реквизитами, созданный ¦¦ ¦или полученный администрацией области, района, ¦¦ ¦города (ее подразделением, работником) в связи с ¦¦ ¦осуществлением служебных функций и полномочий ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Официальный документ ¦документ, составленный учреждением или ¦¦ ¦должностным лицом и оформленный в ¦¦ ¦установленном порядке ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Подлинник документа ¦первый или единственный экземпляр документа ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Инструкция ¦правовой акт, утверждаемый (издаваемый) в целях ¦¦ ¦установления правил, регулирующих специальные ¦¦ ¦стороны деятельности администрации области ¦¦ ¦(подразделений, работников администрации) ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Проект документа ¦предварительный вариант документа, ¦¦ ¦предназначенный для рассмотрения ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Номенклатура дел ¦систематизированный перечень наименований дел с ¦¦ ¦указанием сроков их хранения ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Регистрация документов ¦фиксация факта создания, принятия либо получения ¦¦ ¦документов с присвоением им порядковых номеров и ¦¦ ¦записью сведений о них; ¦¦ ¦на входящих (поступивших) документах при их ¦¦ ¦регистрации проставляются регистрационные ¦¦ ¦штампы и номера ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Резолюция ¦указание руководителя или иного должностного лицদ ¦по организации исполнения документа или поручения¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Индекс ¦условное обозначение, присвоенное документу в ¦¦ ¦процессе учета (регистрации) и исполнения ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Служба делопроизводства ¦подразделение, часть подразделения, отдельные ¦¦ ¦работники, на которых возложены обязанности по ¦¦ ¦организации документационного обеспечения и ¦¦ ¦ведению делопроизводства ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Реквизит ¦обязательный элемент служебного документа ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Служебная информация ¦сведения служебного характера, содержащиеся в ¦¦ ¦различных видах документов, а также получаемых в ¦¦ ¦связи с выполнением служебных функций ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Справка ¦документ, содержащий текстовую и/или табличную ¦¦ ¦обобщенную информацию по какому-либо ¦¦ ¦определенному вопросу, истории вопроса, о ¦¦ ¦состоянии дел, характерные показатели, описание 覦 ¦подтверждение тех или иных фактов и событий ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Учет документов ¦фиксация факта получения документов без ¦¦ ¦проставления на них регистрационных штампов ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Федеральные законы ¦правовые акты, принимаемые в соответствии с ¦¦ ¦Конституцией Российской Федерации, ¦¦ ¦Государственной Думой, одобренные Советом ¦¦ ¦Федерации, подписанные и обнародованные ¦¦ ¦Президентом Российской Федерации, имеющие ¦¦ ¦действие на всей территории Российской ¦¦ ¦Федерации ¦+------------------------+-------------------------------------------------¦¦Федеральные ¦Федеральные законы, принимаемые по вопросам, ¦¦конституционные законы ¦предусмотренным Конституцией Российской Федерации¦+--------------------------------------------------------------------------+ Краткий словарь-справочник управления в русском языке При подготовке документа часто приходится сталкиваться с вопросомсинтаксического управления - выбором надлежащей падежной формы инужного предлога. Помещенный ниже краткий словарь-справочник поможетпреодолеть трудности в выборе вариантных конструкций. А адрес: в адрес, по адресу. Все варианты в значении "кому-либо, наимя кого-либо"; аккредитовать где (с предл.пад.) и (реже) куда (с вин.пад.); альтернатива чему; амнистия кому (реже) для кого; аналогичный чему и с чем; аналогия с чем и между чем; аннотация на что и чего; апеллировать к кому-чему; аргументировать что, чем; ассигновать что, на что (реже) для чего; аудиенция кому; Б баллотировать кого-что; баллотироваться куда (в кого); бойкот кого-чего; бойкотировать кого-что; В в - за (при указании времени): 1) предлоги взаимозаменяемы приобозначении срока, в течение которого совершается какое-либо действие;2) предлоги различаются оттенками значения: в указывает на периодсовершения действия, за - на протяженность во времени, длительностьпроцесса; ввиду - вследствие (выражение, причинных отношений). Предлогисинонимичны, но чаще первый из них указывает на причину предстоящегособытия, а второй - на причину совершившегося события; вкладывать (вложить) куда (во что) и где; возразить против чего и на что; вопреки чему (не чего); восстановить что, в чем и против кого - чего; вотировать что, за кого - что, против кого - чего; выборы куда и где; Г голосовать кого - что и за кого - что; Д датировать что и чем; дело (судебное разбирательство, судебный процесс) о чем и почему; денонсировать что; дискутировать (дискуссировать) что и о чем; дислоцировать кого - что; диспонировать чем; доверие к кому - чему и кому - чему; доверять что и в чем; договор о чем и на что; доказательство чего и чему; доказать что; документировать что, чем; долг кому и перед кем; З заведующий чем (не чего); заверить что и в чем; закон чего и о чем; запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего и очем; заслуживать чего (не что); заслужить что (не чего); заявить что и о чем; И идентичный чему; избрать кем и в кого; инкриминировать кому, что; инспирировать кого - что; интервью кому и с кем; интервьюировать кого; интересный (возбуждающий интерес) кому и для кого; К командование чего и чем; командовать чем, кем - чем, над кем - чем; командующий чем (не чего); комментарий (комментарии) кого - чего и к чему; компенсация чего и за что; контроль за чем, над кем - чем и чего: 1) за чем и над чем (приотглагольных существительных); 2) за чем (при существительных,обозначающих действие или признак); 3) над кем - чем (присуществительных отвлеченных и при одушевленных существительных); 4)чего (в официальной и профессионально-технической речи); курировать кого - что (не кем - чем); Л ...лет чему (не чего); локаутировать (объявлять локаут) кого; М меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего ипо чему; монополия чего и на что; мораторий на что; Н невыгодный для кого - чего и кому - чему; необходимость чего и в ком - чем; необходимый кому и для кого - чего, для чего и на что; несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем и с кем -чем; несоответствие чего, чему, с чем, между чем; неспособный к чему и на что О обеспечить кого чем и кому что; обосновать (обосновывать) что чем; оплата чего и за что; оплатить что (не за что); отказ в чем и от чего; отношение: в отношении кого - чего (устар.к кому-чему) и поотношению к кому - чему (устар.кого-чего); отчет о чем и в чем; отчитаться в чем и (реже) о чем; П патентовать что; попросить что, чего и о чем; поручить (в разных значениях) кому, кого - что; предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться,пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либообразом) что, кому; представить (сделать представление о награде, повышении по службеи т.п.) к чему; преобразовать что во что; преодолеть что; претендовать (в разных значениях) на что (устар.на кого); претензия к кому, на что и за что; присудить кого к чему и кому что; Р равноправны друг с другом (не друг другу); равносильный для кого, чему; решение чего и о чем; руководитель кем - чем (устар.кого-что); руководство чем и чего; С сверить что с чем; свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие,удостоверяющие что-либо) чего и чему: 1) чего (при выражениизависимого слова именем существительным); 2) чему (при выражениизависимого слова указательным местоимением); свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) что и очем; свойственный кому (не для кого); совещание о чем и по чему; согласно чему (устар.чего) и с чем: 1) чему (на основаниичего-либо); 2) с чем (в соответствии с чем-либо); согласный, согласен (выражающий согласие) с чем и на что; сообразно чему и с чем: 1) чему (согласно чему-либо, на основаниичего-либо); 2) с чем (в соответствии с чем-либо); сообщение чего и о чем: 1) чего (донесение сведений,уведомление); 2) о чем (то, что сообщается); сообщить что и о чем: 1) что (донести сведения в полном объеме);2) о чем (донести частичные сведения, уведомить в общем виде); соответственно чему и (реже) с чем; соответствие чему, между чем и с чем; соответствовать чему (устар.с чем); список кого - чего (устар.кому-чему); способствовать кому - чему (устар.к чему); Т тенденция чего и к чему; требовать (в разных значениях): 1) чего и (реже) что; 2) что (приконкретизации объекта); У указание на что и о чем: 1) на что (совет, замечание,предписание); 2) о чем (сведения, сообщение о чем-либо); указать что и на что: 1) что (показать, привести, перечислить,установить, назвать для сведения); 2) на что (обратить внимание,движением, жестом показать на кого-либо, что-либо); управляющий чем (не чего); уравнять кого - что и с кем - чем.