Указ Главы Администрации Смоленской области от 23.12.2002 № 12
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области
У К А З ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИот 23.12.2002г. N 12г. Смоленск Утратил силу - Указ Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 г. N 11 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указа Главы Администрации Смоленской области от 30.01.2004 г. N 1) Постановляю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органахисполнительной власти Смоленской области. 2. Признать утратившим силу постановление Главы администрацииСмоленской области от 12.01.99 N 8 "Об утверждении Инструкции поделопроизводству в администрации Смоленской области". 3. Настоящий Указ вступает в силу с 01 января 2003 года. В.Н.Маслов УТВЕРЖДЕНА Указом Главы Администрации Смоленской области от 23.12.2002г. N 12 г. Смоленск ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указа Главы Администрации Смоленской области от 30.01.2004 г. N 1) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Смоленской области (далее - Инструкция) разработана в целяхсовершенствования системы делопроизводства, повышения эффективностиработы с документами, обеспечения контроля за их исполнением. 1.2. Инструкция устанавливает общие требования к оформлениюслужебных документов и организации работы с ними в органахисполнительной власти Смоленской области (далее - органыисполнительной власти). 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работыс документами независимо от вида носителя, включая их подготовку,регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощьюавтоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные внастоящей Инструкции, обязательны для всех работников органовисполнительной власти. 1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в органахисполнительной власти возлагается на структурные подразделения илиработников, выполняющих функции документационного обеспеченияуправления (далее - служба ДОУ). 1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства ворганах исполнительной власти Смоленской области осуществляетУправление делами Аппарата Администрации Смоленской области. (Вредакции Указа Главы Администрации Смоленской областиот 30.01.2004 г. N 1) 1.7. Ответственность за соблюдение установленных настоящейИнструкцией требований к работе с документами несут руководителиорганов исполнительной власти Смоленской области. (Пункт дополнен - Указ Главы Администрации Смоленской областиот 30.01.2004 г. N 1) 1.8. Ежегодно, в срок до 1 марта года, следующего за отчетным,руководители органов исполнительной власти Смоленской областипредставляют в письменном виде отчет о состоянии делопроизводства исоблюдении требований, установленных настоящей Инструкцией,заместителю Главы Администрации - руководителю Аппарата АдминистрацииСмоленской области. Примерная форма отчета разрабатывается Управлениемделами Аппарата Администрации Смоленской области. (Пункт дополнен - Указ Главы Администрации Смоленской областиот 30.01.2004 г. N 1) 1.9. В целях проверки соблюдения требований настоящей Инструкциив органах исполнительной власти Смоленской области по предложениюзаместителя Главы Администрации - руководителя Аппарата АдминистрацииСмоленской области может создаваться комиссия. Персональный состав комиссии и порядок ее работы определяютсяраспоряжением Администрации Смоленской области. (Пункт дополнен - Указ Главы Администрации Смоленской областиот 30.01.2004 г. N 1) 1.10. Результаты работы комиссии по проверке организацииделопроизводства в органе исполнительной власти Смоленской областиотражаются в акте, утверждаемом заместителем Главы Администрации -руководителем Аппарата Администрации Смоленской области, копиякоторого в обязательном порядке направляется руководителю этогооргана, а также заместителю Главы Администрации Смоленской области всоответствии с утвержденным распределением обязанностей. (Пункт дополнен - Указ Главы Администрации Смоленской областиот 30.01.2004 г. N 1) 1.11. Требования по организации работы с обращениями граждан ворганах исполнительной власти устанавливаются областным законом "Опорядке рассмотрения обращений граждан в Смоленской области", иныминормативными правовыми актами. 1.12. Порядок работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Документы, создаваемые в органах исполнительной власти,печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Wordfor Windows размером шрифта N 14 Times New Roman через 1 межстрочныйинтервал. Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы,полужирный шрифт. Для оформления табличных материалов допускается использованиеразмеров шрифта N 10, 11, 12. Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листахбумаги формата А 4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать налистах бумаги формата А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа имеет следующие размеры полей: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 15 мм; нижнее - не менее 20 мм. При оформлении текста документа на двух и более страницах втораяи последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номерастраниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 ммот верхнего края листа в центре верхнего поля документа. 2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов 2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называютсяреквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, атакже при изготовлении бланков документов используются следующиереквизиты: "Герб Смоленской области"; "Наименование органа исполнительной власти или должности лицаоргана исполнительной власти"; "Справочные данные об органе исполнительной власти"; "Наименование вида документа"; "Дата документа"; "Регистрационный номер документа"; "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"; "Место составления или издания документа"; "Гриф ограничения доступа к документу"; "Адресат"; "Гриф утверждения документа"; "Резолюция"; "Заголовок к тексту"; "Отметка о контроле"; "Текст документа"; "Отметка о наличии приложения"; "Подпись"; "Гриф согласования документа"; "Визы согласования документа"; "Печать"; "Отметка об исполнителе"; "Отметка о заверении копии"; "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; "Отметка о поступлении документа"; "Отметка автоматического поиска документа". Состав реквизитов документа определяется в зависимости от еговида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенныйсостав реквизитов и порядок их расположения. 2.1.2. Реквизит "Герб Смоленской области" размещается на бланкахдокументов в соответствии с областным законом "О гербе и флагеСмоленской области". Герб располагается над серединой наименованияоргана исполнительной власти или наименования должности лица органаисполнительной власти. 2.1.3. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти илинаименование должности лица органа исполнительной власти"располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на авторадокумента. Реквизит располагается и центрируется ниже герба Смоленскойобласти на расстоянии 1,5 межстрочного интервала. 2.1.4. Реквизит "Справочные данные" содержит почтовый адрес,адрес электронной почты WEB- страницы (при наличии), номера телефона,факса. Составные части почтового адреса указываются в соответствии сПравилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239. Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:(08122)-3-71-15 или (0812) 66-84-63. 2.1.5. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится навсех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизитаизлагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции. 2.1.6. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу"свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально,для служебного пользования) с указанием номера экземплярапроставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листеиздания, а также на первом листе сопроводительного письма кдокументам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа. Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек вправом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению кнаименованию указанного грифа. 2.1.7. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется надокументе, требующем утверждения должностным лицом (должностнымилицами) или правовым актом. При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит изслова "УТВЕРЖДАЮ" без кавычек, наименования должности лица,утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи(инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаяхрегистрационного номера, например: УТВЕРЖДАЮ Начальник Департамента экономического развития Смоленской области __________________ Инициалы, фамилия (личная подпись) "___"___________ 2003 N______ Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа,центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание полевому краю. Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляютсяв день его утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифыутверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне.Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен вразделе 3 настоящей Инструкции. 2.1.8. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласиеоргана управления или организации, интересы которых затрагиваетдокумент, с содержанием документа - внешнее согласование. Реквизитсостоит из слова "СОГЛАСОВАНО" без кавычек, наименования должностилица, с которым согласовывается документ, личной подписи, инициалов,фамилии и даты согласования. Располагается в нижнем углу документа подреквизитом "Подпись", центрируется по самой длинной строке,допускается выравнивание по левому краю, например:СОГЛАСОВАНОНачальник Смоленской таможни________________ Инициалы, фамилия(личная подпись)"___"_________2003 Если согласование осуществляют письмом, протоколом или инымдокументом, то гриф согласования документа оформляется по следующейформе:СОГЛАСОВАНОПисьмо Управления Министерстваюстиции Российской Федерациипо Смоленской областиот "____"_______2003 N___ Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаютсягоризонтально на одном уровне, при большем количестве их размещаютдвумя вертикальными столбцами. Гриф согласования документа может располагаться на отдельномлисте согласования, если содержание документа затрагивает интересынескольких организаций. На документе делается отметка "Листсогласования прилагается". 2.1.9. Реквизит "Визы согласования документа" указывает насогласие или несогласие должностного лица органа исполнительной властис содержанием документа - внутреннее согласование. Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделах 3.2 и3.3 настоящей Инструкции. 2.1.10. Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основаниикоторой документ доставляется адресату. Документы адресуются органам государственной власти,организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам,гражданам. Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 4.4настоящей Инструкции. 2.1.11. Реквизит "Заголовок к тексту" выражает краткое содержаниедокумента. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2-3межстрочными интервалами. Заголовок может формулироваться с помощью отглагольныхсуществительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Оборганизации...", "О состоянии..."). Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конценего не ставится. 2.1.12. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловоесодержание документа. Текст документа должен быть кратким и обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации. Текст документа может состоять из вводной части, содержащейобоснования, причины и цели составления документа, и основной,излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения. Смысловые части текста документа разделяются абзацами. Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документа печатается на расстоянии 2-3 межстрочныхинтервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через1 межстрочный интервал. Тексты документов большого объема могут делиться на части,разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которыенумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются.Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.)или строчными буквами алфавита с закрывающейся круглой скобкой(например: а); б)). Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты иликомбинированным способом. 2.1.13. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается подтекстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов. Слово "Приложение" печатается без кавычек, с красной строки. Еслиприложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляетсяколичество листов и количество экземпляров. Например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается егонаименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличиинескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например: Приложения: 1. Письмо Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 12.09.2002 N 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз. 2. Письмо Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Смоленской области от 29.09.2002 N 423-4-11 на 3 л. в 1 экз. Порядок оформления реквизита в проектах правовых актовАдминистрации, Главы Администрации, его заместителей изложен вподразделе 3.2 настоящей Инструкции. 2.1.14. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица,подписавшего документ, личную подпись, инициалы, фамилию. Еслидокумент оформлен на бланке должностного лица, то наименованиедолжности не указывается. Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой оналичии приложения на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должнапревышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности у правой границы текстового поля. Междуинициалами и фамилией ставится пробел. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с их распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись Инициалы, фамилия Члены комиссии: Личная подпись Инициалы, фамилия Личная подпись Инициалы, фамилия Не допускается подписание документа, на котором обозначенаподпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом"за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованиемдолжности подписывающего. 2.1.15. Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания,утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (вдень) его подписания. Если авторами документа являются два и более органов илиорганизаций, то датой документа является наиболее поздняя дата егоподписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым, т.е.арабскими цифрами, разделенными точками, в следующейпоследовательности: число, месяц, год, например: 15 мая 2003 года (15 мая 2003 г.) или 03.01.2000 На документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапроставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ,на расстоянии 2 межстрочных интервалов. 2.1.16. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит изиндекса подразделения органа исполнительной власти и порядковогономера по учетно-регистрационной форме. На документах, оформленных на бланках, регистрационный номерпроставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги,регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстовогополя с тем же интервалом, с каким печатался документ. Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумяи более органами исполнительной власти или организациями, состоит изрегистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косуючерту в порядке указания авторов в документе. 2.1.17. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает инициалы ифамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотнойстороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границытекстового поля размером шрифта N 10, например: И.И.Иванов 3-33-11 Допускается имя, отчество исполнителя указывать полностью. 2.1.18. Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа"(колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включаетданные, необходимые для его поиска: имя файла на машинном носителе,дату, место создания документа, инициалы специалиста, печатавшегодокумент. Колонтитул может дополняться другими поисковыми данными. Длина имени файла (количество знаков) определяетсяхарактеристиками операционной компьютерной системы. Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороныкаждого листа документа размером шрифта N 8. Обязательность наличия данного реквизита на документахопределяется руководителем органа исполнительной власти. 2.1.19. Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем органаисполнительной власти или иным должностным лицом и содержит указаниепо исполнению документа. Резолюция включает инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей),содержание поручения, дату исполнения, подпись и дату, например: А.В.Зайцевой П.С.Никитину Прошу подготовить проект соглашения к 15.07.2003 Личная подпись 05.07.2003 На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющихтиповые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель,содержание поручения, подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листадокумента. Допускается оформление резолюции на отдельном листе - "Листерезолюций" - формата А6 с указанием регистрационного номера и датыдокумента, к которому резолюция относится. 2.1.20. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направленииего в дело" включает слова "В дело", ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа- краткие сведения об исполнении, личную подпись, расшифровку подписи,дату, например: В дело Исполнено письмом от "___" _______2003 N_____ _______________ Инициалы, фамилия (личная подпись) "___"_________2003 Отметка об исполнении документа и направлении его в делорасполагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листадокумента на свободном от текста месте. При необходимости отметка об исполнении может быть оформлена наоборотной стороне первого листа документа. 2.1.21. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется накопии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинногодокумента и все его внешние признаки или часть их. Отметка включает заверительную надпись "Верно" без кавычек,наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись,инициалы, фамилию, дату заверения, например: Верно Главный специалист протокольного отдела Управления делами Аппарата Администрации Смоленской области Личная подпись Инициалы, фамилия 07.06.2003 Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита"Подпись". Копия документа должна быть заверена печатью. 2.1.22. Реквизит "Печать". Печати ставятся на документах,требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оноставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ. На финансовом документе печать проставляется на специальноотведенном месте (символ "МП"). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 2.2. Требования к использованию бланков 2.2.1. Документы в органах исполнительной власти оформляются, какправило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный составреквизитов и стабильный порядок их расположения. 2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4(210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Бланки документов должны иметь поля: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - не менее 20 мм. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках -угловой и продольный. 2.2.3. В органах исполнительной власти применяются следующиебланки: - бланки писем Администрации Смоленской области (далее -Администрация), Главы Администрации, первого заместителя ГлавыАдминистрации, заместителя Главы Администрации - руководителя АппаратаАдминистрации, заместителя Главы Администрации, иных органовисполнительной власти; - бланки правовых актов Администрации, Главы Администрации,первого заместителя Главы Администрации, заместителя ГлавыАдминистрации - руководителя Аппарата Администрации, заместителя ГлавыАдминистрации, иных органов исполнительной власти. 2.2.4. Бланк письма включает следующие реквизиты: "ГербСмоленской области", "Наименование органа исполнительной власти илидолжности лица органа исполнительной власти", "Справочные данные",включающие почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB - страницы(при наличии), номера телефона и факса, "Дата документа","Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер идату документа". 2.2.5. Бланк правового акта включает реквизиты: "Герб Смоленскойобласти", "Наименование органа исполнительной власти или должностилица органа исполнительной власти", "Наименование вида документа","Дата документа" и "Регистрационный номер документа". 2.2.6. Формы бланков писем и правовых актов Администрации, ГлавыАдминистрации и его заместителей утверждаются правовым актом ГлавыАдминистрации. Формы бланков иных органов исполнительной власти утверждаютсяправовыми актами их руководителей. 2.2.7. Бланки писем и правовых актов Администрации, ГлавыАдминистрации и его заместителей, а также иных органов исполнительнойвласти изготавливаются полиграфическими предприятиями. Реквизиты набланках писем и правовых актов Администрации, Главы Администрации иего заместителей имеют синий цвет. Не разрешается самостоятельное изготовление бланков писем иправовых актов Администрации, Главы Администрации и его заместителей,а также иных органов исполнительной власти на компьютерах икопировально-множительных аппаратах. 2.2.8. Бланки писем и правовых актов Администрации, ГлавыАдминистрации и его заместителей подлежат учету и хранению вканцелярии общего отдела Управления делами Аппарата Администрации.Бланки документов должны использоваться строго по назначению ипередаваться под роспись только лицам, ответственным за ведениеделопроизводства в органах исполнительной власти. Учет и хранение бланков писем и правовых актов иных органовисполнительной власти осуществляется службами ДОУ. 3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ОБЛАСТНЫХ ЗАКОНОВ И ПРАВОВЫХ АКТОВ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ И ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ, АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ, ИНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 3.1. Оформление проектов областных законов 3.1.1. Порядок организации законодательной инициативы ГлавыАдминистрации определен в разделе XI Регламента Администрации. 3.1.2. Проект областного закона (далее по тексту - законопроект),подготавливаемый для одобрения на заседании Администрации, печатаетсяна стандартных листах бумаги формата А4. На первой странице законопроекта размещается Герб Смоленскойобласти, в правом верхнем углу печатается слово "Проект" и указываетсясубъект права законодательной инициативы, внесший данный законопроект(приложение N 1). 3.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты: Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатаетсяпрописными буквами полужирным шрифтом размером N 16, выравнивается поцентру. Наименование субъекта Российской Федерации - СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ -отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами,печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14,выравнивается по центру. Вид акта - ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН - отделяется от предыдущего реквизита2-3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами полужирнымшрифтом размером N 14, выравнивается по центру. Наименование законопроекта печатается на расстоянии 3 межстрочныхинтервалов от предыдущего реквизита через 1 межстрочный интервал,выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Первое словонаименования законопроекта пишется с прописной буквы и отвечает навопрос: "О чем издан закон?", например: О наградах и почетных званиях Смоленской области Точка в конце наименования законопроекта не ставится. Дата принятия законопроекта Смоленской областной Думой печатаетсяна расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита исостоит из слов "Принят Смоленской областной Думой" и даты. Слова"Принят Смоленской областной Думой" и дата печатаются в две строкичерез 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Текстовая часть законопроекта отделяется от предыдущего реквизита2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на части,разделы, главы, статьи. Часть законопроекта обозначается словами, может иметьнаименование. Раздел законопроекта имеет порядковый номер,обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Наименование частей иразделов, если они имеются, печатается прописными буквами полужирнымшрифтом размером N 14, выравнивается по центру. Точка в конценаименования не ставится. Обозначение и наименование частей, разделовзаконопроекта печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал ивыравниваются по центру. Главы законопроекта обозначаются арабскими цифрами. Обозначениеглавы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименованиеглавы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку собозначением номера главы, после которого ставится точка. Статья законопроекта имеет порядковый номер, обозначаемыйарабскими цифрами, и наименование, но в исключительных случаях можетего не иметь. Обозначение статьи печатается с прописной буквы иабзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквыполужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, послекоторого ставится точка. Точка в конце наименования статьи неставится. При отсутствии наименования статьи точка после ее номера неставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацногоотступа полужирным шрифтом. Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаютсяарабской цифрой с точкой. Части статей подразделяются на пункты,обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пунктыподразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русскогоалфавита с закрывающей круглой скобкой. В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могутподразделяться на абзацы. Законопроекты о внесении изменений в областные законы, а такжезаконопроекты, содержащие перечни областных законов, признаваемыхутратившими силу, имеют особую структуру. Такие законопроекты не имеютнаименований статей, делятся на пункты, нумеруемые арабскими цифрами сзакрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений. Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единицзаконопроекта должна быть сквозной. Не допускается изменять нумерацию частей, разделов, глав, статейобластного закона при внесении в него изменений и признанииутратившими силу структурных единиц законодательного акта. Не допускается изменять нумерацию частей статей, пунктов ибуквенное обозначение подпунктов частей статей областного закона привнесении в него изменений и признании утратившими силу структурныхединиц статьи законодательного акта. Если дополнения вносятся в конец областного закона илиструктурной единицы статьи, то следует продолжить имеющуюся нумерацию. Если областной закон дополняется новыми структурными единицами,то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительноцифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквеннымиобозначениями. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами исостоит из слов "Глава Администрации Смоленской области", датыподписания и номера. Слова "Глава Администрации" и "Смоленскойобласти" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия Главы Администрации печатаются от правойграницы текстового поля на одном уровне со словами "Смоленскойобласти". Реквизит "Дата подписания и номер" печатается через 2 межстрочныхинтервала от предыдущего реквизита в две строки через 1 межстрочныйинтервал от левой границы текстового поля, выделяется полужирнымшрифтом. 3.1.4. Требования к оформлению пояснительной записки кзаконопроекту. Пояснительная записка к законопроекту (приложение N 2) имеетследующие реквизиты: - "Наименование вида документа"; - "Заголовок"; - "Текстовая часть". Реквизит "Наименование вида документа" печатается прописнымибуквами на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от верхнего краялиста, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Реквизит "Заголовок" отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается поцентру, отвечает на вопрос "К чему?", точка в конце заголовка неставится. В реквизите "Заголовок" указывается полное наименованиезаконопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Текстовая часть отделяется от заголовка 3 межстрочнымиинтервалами и печатается с красной строки от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал. Текст пояснительной записки должен содержать обоснованиенеобходимости принятия данного законопроекта, описание предметаправового регулирования и изложение концепции законопроекта, описаниесостояния законодательства в данной сфере правового регулирования,прогноз социально-экономических и иных последствий принятиязаконопроекта и указание на разработчика законопроекта. Пояснительная записка подписывается разработчиком законопроектана оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу нарасстоянии 2 см от его нижнего края. 3.1.5. К тексту законопроекта должны быть приложены иныедокументы, определенные в разделе XI Регламента Администрации.Требования к оформлению указанных документов аналогичны требованиям коформлению пояснительной записки к законопроекту."; - в подразделе 3.2 "Оформление проектов правовых актов ГлавыАдминистрации Смоленской области, его заместителей, АдминистрацииСмоленской области (Подраздел в редакции Указа Главы Администрации Смоленскойобласти от 30.01.2004 г. N 1) 3.2. Оформление проектов правовых актов Главы Администрации Смоленской области, его заместителей, Администрации Смоленской области 3.2.1. Порядок подготовки, принятия и регистрации проектовправовых актов Главы Администрации, Администрации, заместителей ГлавыАдминистрации определен в разделе IX Регламента Администрации. 3.2.2. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "ГербСмоленской области", "Наименование вида акта", "Дата документа","Регистрационный номер документа", "Заголовок", "Текстовая часть" и"Подпись" (приложения N 3, 4, 5, 6, 7). Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа"проставляются в соответствии с их расположением на бланках прирегистрации правового акта. К порядковому номеру распоряжения Главы Администрации,заместителя Главы Администрации через дефис добавляется строчная буква"р", распоряжения Администрации - "р/адм". Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа отлевой границы текстового поля, отвечает на вопрос "О ком? О чем?",начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Текстовая часть отделяется от заголовка 2-3 межстрочнымиинтервалами и печатается через 1 межстрочный интервал. Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с краснойстроки, равной 1,25 см. Текстовая часть может подразделяться на преамбулу ипостановляющую (распорядительную) часть. Преамбула в указах Главы Администрации завершается словом"п о с т а н о в л я ю:", которое печатается с красной строки,строчными буквами, вразрядку. Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами"Администрация Смоленской области п о с т а н о в л я е т:", которыепечатаются с красной строки. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруютсяарабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаютсяарабскими цифрами с точками или строчными буквами алфавита сзакрывающейся круглой скобкой. Если в правовом акте дается поручение органу исполнительнойвласти или организации, то его (ее) наименование указывается вдательном падеже, а инициалы, фамилия руководителя пишутся вименительном падеже в скобках, например: 1. Департаменту Смоленской области по информационно-аналитическойработе (И.И.Иванов) подготовить информацию... Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовойакт, должны соответствовать структуре основного правового акта. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другойнасыщенности инициалы и фамилии в проектах правовых актов по вопросамнаграждения Почетными грамотами Администрации, благодарственнымиписьмами Администрации (в других случаях не рекомендуется). Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочнымиинтервалами и состоит в проектах правовых актов Главы Администрации,его заместителей из инициалов и фамилии, в проектах правовых актовАдминистрации - из слов "Глава Администрации Смоленской области", егоинициалов и фамилии. Слова "Глава Администрации" и "Смоленской области" печатаются отлевой границы текстового поля в две строки через 1 межстрочныйинтервал. Инициалы и фамилия Главы Администрации печатаются от правойграницы текстового поля на одном уровне со словами "Смоленскойобласти". Проект правового акта подлежит согласованию в порядке,определенном разделом IX Регламента Администрации. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнеголиста подлинника правового акта и включают в себя инициалы, фамилиювизирующего, его подпись и дату (приложение N 8). При наличии у должностного лица замечаний по проекту документавиза оформляется следующим образом: Инициалы, фамилия (личная подпись) с замечаниями"__"_________2003 При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на нихобязательно делается ссылка. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельныхлистах бумаги. Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов припечатании приложений идентичны применяемым при печатании правовыхактов. В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты,перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы,образцы документов, бланков и т.п. Приложения подписываютсяруководителем органа исполнительной власти, внесшего проект правовогоакта, на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см отнижнего края последнего листа приложения, например: Исп.И.И.Иванов ______________ (личная подпись) При наличии в текстовой части правового акта ссылки "согласноприложению" или "прилагается" на первой странице приложения в правомверхнем углу располагается слово "Приложение", ниже, через 1межстрочный интервал, указывается правовой акт, его дата и номер. Всесоставные части указанного реквизита центрируются по самой длиннойстрок, допускается выравнивание по левому краю и печатаются через 1межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см иограничивается правой границей текстового поля документа. При наличиинескольких приложений рекомендуется использовать формулировку"Утвердить Положение об Экономическом совете при АдминистрацииСмоленской области согласно приложению N 1 (N 2, N 3), например: (Вредакции Указа Главы Администрации Смоленской области от 30.01.2004 г.N 1) Приложение N 1 к Указу Главы Администрации Смоленской области от ____________ N _______ При наличии в текстовой части правового акта формулировки"Утвердить прилагаемое (-ый, -ые)..." (положение, перечень мероприятийи т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углурасполагается гриф "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на правовойакт, его дату и номер, например: (В редакции Указа Главы АдминистрацииСмоленской области от 30.01.2004 г. N 1) УТВЕРЖДЕНО Указом (распоряжением) Главы Администрации Смоленской области, постановлением (распоряжением) Администрации Смоленской области от ______________ N ________ (В редакции Указа Главы Администрации Смоленской областиот 30.01.2004 г. N 1) Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. При утверждении состава комиссии (рабочей группы, совета и т.д.)рекомендуется использовать формулировку "Утвердить состав комиссии(рабочей группы, совета и т.д.) согласно приложению. (Дополнен - УказГлавы Администрации Смоленской области от 30.01.2004 г. N 1) Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом.Первое (-ые) слово (-а) заголовка приложения пишется прописнымибуквами, и может быть напечатано вразрядку(ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальныеслова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первойстрокой заголовка приложения и последующими строками может бытьувеличен на 0,5 межстрочного интервала. (В редакции Указа ГлавыАдминистрации Смоленской области от 30.01.2004 г. N 1) Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочнымиинтервалами. При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовкане ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирнымшрифтом. Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицыдолжны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. В многоярусных таблицах заголовки верхнего ярусаграфы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса- со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовкомверхнего яруса, и с прописной буквы, если заголовки грамматически несвязаны с заголовком графы. В боковике таблицы текстовая часть каждойпозиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятсятолько в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие послеслов "итого", "всего" не ставится. Текстовая часть в остальных графахпишется со строчной буквы. Заголовки граф__________________________________________________________________+--------------------------------------------------------------------+¦Головка¦N ¦ Наименование¦Единица ¦Количество¦ В том числе ¦¦ ¦пп¦ станков ¦измерения¦- всего +----------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦первое ¦ второе ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦полугодие ¦ полугодие ¦+-------+----------------+-------------------------------------------¦¦ ¦ Боковик ¦ Прографка ¦+--------------------------------------------------------------------+ Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графытаблицы нумеруются, нумерация граф повторяется на каждой страницеприложения. В положениях, программах и других подобных документах разделынумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределахраздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенныхточкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пунктадолжен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первоечисло обозначает номер раздела, второе - номер подраздела. Пункты принеобходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются впределах каждого пункта аналогичным образом, например: Раздел 3 Подраздел 3.1 Пункт 3.1.1 3.1.2. 3.1.3 Подпункт 3.1.3.1 3.1.3.2 3.1.3.3 Подпункты могут обозначаться также строчными буквами алфавита сзакрывающейся круглой скобкой, например: а). 3.2.3. После распечатки проекта правового акта на типографскомбланке исполнитель готовит электронную копию правового акта вместе сприложениями к нему в одном файле формата Word for Windows (шрифтTimes New Roman). В электронной копии воспроизводятся все реквизитысоответствующего бланка правового акта, за исключением ГербаСмоленской области. Дискета с электронной копией правового актапредставляется в протокольный отдел Управления делами АппаратаАдминистрации. Ответственность за соответствие электронной копииправового акта бумажному носителю несет разработчик правового акта. (Вредакции Указа Главы Администрации Смоленской области от 30.01.2004 г.N 1) 3.2.4. При регистрации правового акта протокольный отделУправления делами Аппарата Администрации вносит его номер и дату вжурнал регистрации правовых актов и в электронную копию правовогоакта, заводит электронную карточку, записывает в базу данных системыэлектронного документооборота Администрации для рассылкизаинтересованным лицам электронной почтой согласно адресу рассылки. 3.3. Оформление проектов приказов органов исполнительной власти 3.3.1. Приказ - правовой акт, издаваемый органом исполнительнойвласти по кадровым и другим вопросам внутренней работы. Проекты приказов готовятся на основании поручений руководителяоргана исполнительной власти, его заместителя либо в инициативномпорядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая службана основании соответствующих представлений. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и ихсогласование с заинтересованными сторонами возлагается на исполнителя. Обеспечение правильности оформления проектов приказов являетсяобязанностью службы ДОУ органа исполнительной власти. 3.3.2. Проекты приказов и приложения к ним визируютсяисполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшимиуказанный проект, руководителями структурных подразделений, которым впроекте предусматриваются задания и поручения, а также службы ДОУ июридической службы. Замечания по проекту приказа, возникающие присогласовании, излагаются на отдельном листе, который прилагается кпроекту. Виза включает наименование должности, личную подпись,инициалы, фамилию визирующего и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на правовыхактах Администрации, Главы Администрации, его заместителей. 3.3.3. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы(приложение N 9). Датой приказа является дата его подписания. Приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарногогода; приказы по основной деятельности и личному составу нумеруютсяотдельно. 3.3.4. Копии приказов заверяются печатью службы ДОУ инаправляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, которыйсоставляется и подписывается исполнителем. Копия обязательнонаправляется также исполнителю и в службу ДОУ. 3.3.5. Приказ имеет следующие реквизиты: - "Герб Смоленской области"; - "Наименование органа исполнительной власти"; - "Наименование вида документа"; - "Дата документа"; - "Регистрационный номер документа". - "Подпись". Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текстаприказа, отвечать на вопрос "О ком? О чем?". Точка в конце заголовкане ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается отлевой границы текстового поля полужирным шрифтом через 1 межстрочныйинтервал, например: О командировании И.И.Иванова Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами,печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой иправой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается нарасстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из преамбулы (вступительной части) ираспорядительной части. В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события,послужившие основанием для издания приказа. Она может начинатьсясловами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Еслиприказ издается на основании другого документа, то в преамбуле(вступительной части) указывается наименование этого документа, егодата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов обязательно завершается словом"п р и к а з ы в а ю:", которое печатается вразрядку от левой границытекстового поля. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородногохарактера могут быть перечислены в одном пункте. В качествеисполнителей указываются структурные подразделения органаисполнительной власти или конкретные лица. Последний пунктраспорядительной части может содержать сведения о структурномподразделении или лице, на которое возлагается контроль за исполнениемприказа. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, егоинициалов и фамилии. Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти, ав его отсутствие - лицо, его замещающее. Структурные подразделения (лица), до сведения которых доводитсяприказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе спроектом приказа. 4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий 4.1.1. Решения, принятые на заседании Администрации Смоленскойобласти, совещаниях и других мероприятиях, проводимых органамиисполнительной власти, оформляются протоколом. 4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты: "Наименование видадокумента", "Заголовок", "Дата документа", "Подпись". Наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатаетсяна расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквамивразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру. В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия.Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочнымиинтервалами, печатается строчными буквами. Дата протокола печатается словесно-цифровым способом от правойграницы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов отпредыдущего реквизита, отделяется от него линией. Датой протоколаявляется дата заседания. 4.1.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной иосновной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя(председательствующего), присутствующих на заседании; повестка дня.Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос "О ком? Очем?". Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля). Решение в текстовой части протокола печатается полностью, принеобходимости приводятся данные об итогах голосования. 4.1.4. Протокол заседания Администрации подписываетсяруководителем Аппарата Администрации, протоколы иных совещанийподписываются председателем (председательствующим) и секретаремзаседания. Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочнымиинтервалами и включает слово "Председатель" ("Председательствующий"),его личную подпись, инициалы и фамилию. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногодоступа, в правом верхнем углу первого листа протокола проставляетсяотметка "Для служебного пользования". Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленногообразца (приложения N 10 и 11). 4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью (негербовой). На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы ифамилии лиц, которым они направляются. После отправки копий протоколов, выписок из них адресатамподлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписокиз них подшиваются в дела. 4.2. Оформление стенограмм совещаний, заседаний и иных мероприятий 4.2.1.Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятийоформляются по указанию руководителей органов исполнительной власти. 4.2.2. Стенограмма оформляется следующим образом (приложениеN 12): - реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (если этонеобходимо) располагается на первом листе документа в правом верхнемуглу; - слово "С Т Е Н О Г Р А М М А" печатается вразрядку, прописнымибуквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру; - наименование мероприятия печатается полужирным шрифтом нижеслова "С Т Е Н О Г Р А М М А" и выравнивается по центру; - реквизит "Дата документа" печатается ниже наименованиямероприятия, полужирным шрифтом и ограничивается правой границейтекстового поля; - место проведения (название города или наименование организации,где проводилось мероприятие) печатается от левой границы текстовогополя на одной строке с реквизитом "Дата документа" полужирным шрифтом; - текстовая часть отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами. 4.2.3. Расшифрованные стенографические записи мероприятийвизируются полистно работником, производившим расшифровкустенографической записи. Виза ставится на оборотной стороне в левомнижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа. 4.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записеймероприятий хранятся в течение года в службе ДОУ органа исполнительнойвласти, после чего формируются в дела и передаются на архивноехранение. Магнитные записи хранятся в течение года, после чегоуничтожаются по акту путем их размагничивания. 4.2.5. Если на обсуждение вынесен материал секретного характераили в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведениизакрытого обсуждения вопросов, то стенографирование осуществляется всоответствии с требованиями секретного делопроизводства. 4.3. Должностная инструкция 4.3.1. Должностная инструкция регламентирует функции, права,обязанности, ответственность работника органа исполнительной власти. Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общиеположения, должностные обязанности, права, ответственность. Должностные инструкции работников органа исполнительной властиутверждаются руководителем этого органа. 4.3.2. Текст должностной инструкции носит характер указаний,содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен","имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагаетсяот третьего лица или в безличной форме. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения(если в тексте не указана другая дата). 4.3.3. Каждый работник должен быть ознакомлен со своейдолжностной инструкцией, при этом на ней ставится отметка"Ознакомлен", его инициалы, фамилия, подпись и дата ознакомления. 4.4. Служебные письма 4.4.1. По содержанию и назначению письма, как вид документов,могут быть инструктивными (директивными), гарантийными,информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами,письмами-извещениями, письмами-ответами и др. 4.4.2. Письма оформляются на бланках установленных форм. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первоголиста документа. Как правило, он состоит из нескольких строк,печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должнапревышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левойгранице текстового поля или центрирование по самой длинной строке. Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом. От следующего реквизита отделяется 2-3 межстрочными интервалами. Письма адресуются органам государственной власти, органамместного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам. Наименование органов государственной власти, организаций, ихструктурных подразделений указывается в именительном падеже.Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ,указываются в дательном падеже, например: Департамент Смоленской области по вопросам местного самоуправления и государственной службы Начальнику отдела Инициалы, фамилия При адресовании документа руководителю органа государственнойвласти, организации, их структурным подразделениям его (ее)наименование входит в состав наименования должности адресата иуказывается в дательном падеже: Начальнику Департамента экономического развития Смоленской области Инициалы, фамилия Если документ отправляется нескольким однородным органам,организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать ихобобщенное название. Например: "Руководителям органов исполнительной власти Смоленскойобласти", но "Органы местного самоуправления муниципальных образованийСмоленской области". При количестве адресатов более четырех составляется списокрассылки и на каждом экземпляре документа указывается только одинадрес. Слово "Копия" перед адресатами не указывается. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых ворганы государственной власти Смоленской области и другим постояннымкорреспондентам. Составные части почтового адреса указываются впоследовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовойсвязи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерацииот 26.09.97 N 1239. В соответствии с указанными Правилами устанавливается порядокнаписания почтового адреса, включая: - наименование организации (юридического лица) или фамилии,имени, отчества (физическое лицо); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка); - название области, края, автономного округа (области),республики; - страну (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. При адресовании письма организации в реквизите "Адресат"указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Смоленский филиал Орловской региональной академии государственной службы ул.Кловская, д.13 г.Смоленск, 214019 Если письмо адресуется гражданину, указываются инициалы, фамилия,почтовый адрес, например: И.И.Калинину ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Смоленск, 214012 4.4.3. При необходимости письма могут иметь заголовок, которыйотделяется от текстовой части 2-3 межстрочными интервалами. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям,зафиксированным в резолюции руководителя органа исполнительной власти. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителямиорганов исполнительной власти. В случае расположения текстовой части письма на двух и болеестраницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнегополя листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами. 4.4.4. Письмо, как правило, должно касаться одного или несколькихвопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одномструктурном подразделении организации - адресате. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являютсяследующие: Уважаемый Сергей Иванович! Уважаемый господин Титов! Иван Иванович! Если письмо оформлено на бланке органа исполнительной власти, тотекст письма излагается от третьего лица единственного числа,например: "Департамент считает...", "Департамент рассмотрел...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текстизлагается от первого лица единственного числа: "прошу...","направляю...". Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. Впервой части излагается причина, обоснование необходимости составленияписьма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием дляподготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаютсявыводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 4.4.5. При наличии приложений к письму в текстовой части на нихобязательно делается ссылка. 4.4.6. Датой письма является дата его подписания. 4.4.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и датудокумента" включает регистрационный номер и дату документа, на которыйдается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизитпроставляется в соответствии с его расположением. Сведения орегистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа. При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизитрасполагается над текстом документа и печатается от левой границытекстового поля, например: На N А18-571 от 20.10.2000 В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ,послуживший основанием для ответа. 4.4.8. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки оналичии приложений 2-3 межстрочными интервалами. 4.5. Акт Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающийфакты и события. Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трехсоставителей). Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название иликраткое содержание документа, например: "Акт сдачи-приема дел", "Актсписания материально-технических средств". Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой частиакта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываютсяих должности, место работы. Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характерпроделанной работы, фиксируются установленные факты, события. При необходимости выделяется заключительная часть акта, котораядолжна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившейакт. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текстаперед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшимиучастие в проверке или установлении фактов, событий. Отдельные видыактов могут утверждаться руководителем органа исполнительной власти. 4.6. План План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных квыполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем,временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Формапланов, как правило, табличная. Элементами таблицы является номер попорядку; наименование (содержание) мероприятий; исполнитель; срокисполнения; примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работили мероприятий требуют составления календарных планов или графиков.Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами,ответственными за их выполнение. 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Движение документов в органах исполнительной власти с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправки образуетдокументооборот. Документы классифицируются на входящие, исходящие,внутренние документы. 5.1. Входящие документы 5.1.1. Доставка документов в орган исполнительной властиосуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской иэлектрической связи. 5.1.2. Вся корреспонденция, адресованная органу исполнительнойвласти, принимается, вскрывается, регистрируется службой ДОУ(производится запись сведений о документе в учетно-регистрационнойформе), классифицируется и в тот же день, в зависимости от содержанияи адресата, направляется на рассмотрение руководителю органаисполнительной власти или его заместителям. Службой ДОУ вскрываются все конверты (бандероли), за исключениемимеющих пометку "Лично". Конверты с пометкой "Лично" регистрируются в отдельнойучетно-регистрационной форме и передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительноерассмотрение. Исключением также являются заявления (о приеме на работу,отпуске, оказании материальной помощи, присвоении квалификационногоразряда, переводе на другую работу, увольнении и другие), которыедолжны передаваться лично работником в кадровую службу органаисполнительной власти. Почта, адресованная или доставленная в орган исполнительнойвласти ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается ворган или учреждение, которому она предназначена. 5.1.3. В процессе первоначальной обработки корреспонденции,поступающей в службу ДОУ, проверяется безопасность вложений,комплектность и целостность документов и приложений к ним, а такженаличие необходимых реквизитов. При обнаружении некомплектности или повреждении документа напоследнем листе или на обороте последнего листа документапроставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3экземплярах, первый экземпляр которого остается в службе ДОУ, второйприобщается к поступившему материалу и третий направляется отправителюдокумента. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когдапо ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса надокументе) или время отправки и получения документов. 5.1.4. Регистрация поступивших документов производится службойДОУ с вводом информации о них в базу данных системы электронногодокументооборота. На зарегистрированных документах справа в нижнейчасти первого листа основного документа проставляется штамп с отметкойдаты и входящего регистрационного номера. 5.1.5. Не подлежат регистрации в службе ДОУ книги, газеты,журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-техническойинформацией, справочно-информационные материалы, присланные длясведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты,статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы,другие подобные поступления. 5.1.6. Документы, поступившие в орган исполнительной власти,передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с егопоручением (резолюцией) направляются для исполнения или ознакомленияпод роспись в учетно-регистрационной форме. Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подписьи дату ознакомления на оборотной стороне последнего листа документалибо на специальном листе ознакомления. 5.1.7. По каналам электрической связи поступают телеграммы,факсограммы, телефонограммы, по электронной почте - сообщения. 5.1.8. Руководитель органа исполнительной власти обеспечиваетрассмотрение документов в день поступления, оперативное их направлениев службу ДОУ для передачи исполнителям, контроль за исполнениемдокументов. 5.1.9. Руководитель при рассмотрении выделяет документы,требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителям немедленно. При необходимости предварительного размножения документаисполнителю передается регистрационная карточка или используется инаяформа его информирования. 5.1.10. Исполнение документа предусматривает сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подписание (утверждение) руководителюоргана исполнительной власти или руководителям его структурныхподразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указательрассылки. 5.1.11. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает следующие отметки надокументе: о дате поступления (если образовался интервал времени междупоступлением документа и его доставкой исполнителю), датахпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах. 5.1.12. Организация контроля за исполнением правовых актов и иныхдокументов осуществляется в соответствии с разделами XXI, XXIIIРегламента Администрации Смоленской области. 5.1.13. Контроль за исполнением документов строится на основерегистрационных данных в контрольных карточках (приложение N 13) илииных учетно-регистрационных формах. 5.1.14. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти ивнутренних документов - с даты их подписания (утверждения), апоступивших из других органов исполнительной власти, организаций иобращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены разделами XIX-XХIIIРегламента Смоленской области. Если последний день срока исполнения документа приходится нанерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочегодня, предшествующего нерабочему дню. В случае необходимости дополнительного времени на решениевопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должнобыть оформлено не менее чем за 2-3 дня до его истечения иосуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию. 5.2. Исходящие документы 5.2.1. Регистрация исходящих документов предусматривает указаниерегистрационного номера документа, даты регистрации, краткогосодержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица,подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могутбыть указаны другие данные. Документы регистрируются вучетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота. Документы для отправки передаются исполнителем в службу ДОУполностью оформленными с указанием почтового адреса или рассылки. Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов,принимаются службой ДОУ ежедневно до 15 часов. Корреспонденция,поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующийрабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часовпроизводится по указанию руководителя органа исполнительной власти. Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью.Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющаявсе необходимые реквизиты и приложения, хранится в службе ДОУ органаисполнительной власти, подготовившего документ. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и тогоже содержания допускается передача в службу ДОУ оригинала письма инеобходимого для рассылки числа копий. Служебные документы, форма которых не предусматривает указаниеадресата (например, таблицы, графики, договоры, т.п.), принимаются наотправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями ив необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Администрации, ГлавыАдминистрации и его заместителей, направляемые обязательным ипостоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций,должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки. Неправильно оформленные документы не принимаются к отправкеслужбой ДОУ и возвращаются исполнителям для доработки. В зависимости от содержания и срочности документы доставляютсяадресатам почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу, по каналамэлектрической связи. Необходимость использования фельдсвязи для отправкикорреспонденции определяется руководителем Аппарата Администрации илиего заместителем. 5.3. Порядок прохождения внутренних документов 5.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовкии оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов,а на этапе исполнения - входящих документов. 5.3.2. Оформленные документы передаются на подпись руководителюоргана исполнительной власти, его заместителю в соответствии с правомподписи документов и распределением обязанностей. 5.3.3. Передача документов между структурными подразделениямиорганов исполнительной власти осуществляется через службу ДОУ.Внутренние документы подлежат регистрации в отдельнойучетно-регистрационной форме. 5.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и электрической связи Электронная почта 5.4.1. Электронная почта (далее - ЭП) в органах исполнительнойвласти предназначена для передачи служебной информации с помощьюпрограммно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационныхсредств, при помощи специализированного программного обеспечения)через локальные и глобальные телекоммуникационные сети. 5.4.2. Электронное письмо - это электронное сообщение,передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя кполучателю. 5.4.3. Администратор ЭП - ответственное лицо из числа сотрудниковорганов исполнительной власти, прошедшее необходимую подготовку иосуществляющее прием-передачу ЭП, распечатку, учет, контроль ипередачу электронных писем адресатам. 5.4.4. Органы исполнительной власти назначают администраторов ЭПи обеспечивают прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9.00 до18.00. 5.4.5. Управление по информационным ресурсам и телекоммуникациямДепартамента Смоленской области по информационно-аналитической работеорганизует и координирует работу центрального сервера ЭП ежедневно врабочие дни с 8.00 до 19.00. 5.4.6. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны бытьоформлены в соответствии с установленными правилами и подписаныруководителем органа исполнительной власти или его заместителем. 5.4.7. Не подлежат пересылке ЭП любые документы, отнесенные ккатегории ограниченного доступа. 5.4.8. Отправитель документа предъявляет администратору ЭПоригинал документа и представляет его электронную копию. Оригиналдокумента хранится у исполнителя. Телефакс 5.4.9. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается вучетно-регистрационной форме без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям сотметкой о времени отправки. 5.4.10. Поступившие факсограммы учитываются в журналеустановленной формы без проставления регистрационного штампа,передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные -немедленно. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату безперевода. 5.4.11. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях органов исполнительной власти,осуществляется их руководителями. 5.4.12. Не подлежат передаче по телефаксу любые документы,отнесенные к категории ограниченного доступа. Телефонограмма 5.4.13. Текст телефонограммы передается устно по каналамтелефонной связи и записывается (печатается) получателем. 5.4.14. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется: - исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,отправившего телефонограмму; - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,принявшего телефонограмму в регистрационной форме; - входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. 5.4.15. Телефонограммы рекомендуется использовать дляоперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемыепо телефону, требуют документального оформления. Телефонограммамипередаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания ит.д.). 5.4.16. Телефонограммы составляются в одном экземпляре иподписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к нейдолжен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. 5.4.17. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые словаи сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. 5.4.18. Телефонограмма регистрируется в учетно-регистрационнойформе следующим образом: должность, инициалы, фамилия, номер телефонасотрудника, передавшего телефонограмму; должность, инициалы, фамилиялица, от имени которого передается телефонограмма. 5.4.19. Принимаемая телефонограмма может быть сначалазастенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, азатем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторнымчтением в конце передачи. 5.4.20. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичнытребованиям к изложению телеграмм. Телеграммы 5.4.21. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправлениедокументов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 5.4.22. Телеграммы, составляемые в органах исполнительной власти,визируются, подписываются и датируются в соответствии с общимитребованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляртелеграммы передается в отделение связи, на телеграф. Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и безпомарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. 5.4.23. В телеграммах должны содержаться: - заголовок; - указание на категорию телеграммы; - отметка о виде телеграммы; - телеграфный адрес получателя, полный или условный; - текст телеграммы; - регистрационный номер, дата; - подпись; - адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем иуказываются перед адресом. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммыможет быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полныйтелеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы ифамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграммаадресована частному лицу. Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов,передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адресаи названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылкипредставляется исполнителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, еслипри этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаковпрепинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и недолжен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. После текста перед подписью ставят регистрационный номертелеграммы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается сабзаца, состоит из фамилии автора. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней частителеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адресотправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилиясоставителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона. 6. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Машинописные работы 6.1.1. Печатание служебных документов и материалов АппаратаАдминистрации производится в машинописном бюро общего отделаУправления делами Аппарата Администрации (далее по тексту - машбюро). Документы и материалы, связанные с подготовкой заседанийАдминистрации, представляемые на рассмотрение и подпись ГлавеАдминистрации, руководителю Аппарата Администрации, как правило,передаются для печатания в машбюро. В подразделениях Администрации печатаются с соблюдениемустановленных правил небольшие по объему (1-2 страницы) служебныеписьма, документы внутреннего характера, а также первоначальныеварианты других документов и материалов. 6.1.2. Для печатания принимаются только служебные документы иматериалы, непосредственно связанные с деятельностью АппаратаАдминистрации. Печатание под диктовку в машбюро не допускается. 6.1.3. Печатание документов и материалов производится в порядкеих поступления. Первоочередному печатанию подлежат документы и материалы,связанные с подготовкой заседаний Администрации. 6.1.4. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре ивместе с рукописью передаются исполнителю. Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию иправке могут быть переписаны на дискету исполнителя. Электронныедокументы хранятся в машбюро в течение двух месяцев. Не подлежат распечатыванию документы и материалы с дискетыисполнителя, выполненные в подразделениях Аппарата Администрации, иныхорганов исполнительной власти. 6.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаныразборчиво на одной стороне листа с использованием контрастныхкрасителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета.Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом,с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие копии для печатания непринимаются. Рукописи должны быть вычитаны исполнителями. При подготовке рукописей для печатания особое внимание следуетобращать на правильное, четкое и разборчивое написание названий, слови словосочетаний - специальных терминов, фамилий, иностранных слов игеографических названий. Применяются только общепринятые сокращенияслов (приложение N 14). На отпечатанном документе (материале) в левомнижнем углу оборотной стороны последнего листа указываются инициалысотрудника, печатавшего документ (материал). 6.2.Копировально-множительные работы 6.2.1. Копировально-множительные работы документов Аппарата ГлавыАдминистрации осуществляются Управлением делами АппаратаАдминистрации, документов иных органов исполнительной власти - вслужбе ДОУ этих органов. 6.2.2. Копирование правовых актов Главы Администрации,Администрации, заместителей Главы Администрации производится согласноадресу рассылки. 6.2.3. На копирование сдаются только служебные документы иматериалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 6.2.4. Учет копируемых документов ведется в журналахустановленной формы. Не допускается необоснованное размножениедокументов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке. 6.2.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованномвиде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первыеэкземпляры (подлинники) документов. 6.3. Ведение звукозаписи мероприятий 6.3.1. Звукозапись мероприятий, проводимых Главой Администрации,первым заместителем Главы Администрации и руководителем АппаратаАдминистрации, осуществляется протокольным отделом Управления деламиАппарата Администрации по заявкам ответственных за их проведение. 6.3.2. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументовобеспечивает протокольный отдел Управления делами АппаратаАдминистрации. 6.3.3. Звукозаписи хранятся в коробках, в закрытых шкафах. 6.3.4. Расшифровка стенограмм заседаний, записанных надиктофонной технике, и распечатка производится после их завершения вустановленные сроки, но не позднее 7 дней после проведениямероприятия. 6.3.5. Звукозапись "круглых столов", семинаров, совещаний, встречи других мероприятий, проводимых иными органами исполнительной власти,а также их расшифровка осуществляется ими самостоятельно. 6.3.6. Заявки на техническую запись заседаний (приложение N 15)направляются в протокольный отдел Управления делами АппаратаАдминистрации не позднее чем за два дня до заседания. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собойсовокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачув ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленнымигосударственными стандартами на документы, и настоящей Инструкцией. Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильнуюорганизацию документов в делопроизводстве, является составлениеноменклатуры дел и формирование дел. 7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированныйперечень заголовков дел, формируемых в органах исполнительной власти,с указанием сроков их хранения. 7.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков иххранения и является основой для составления описей дел постоянногосрока хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы органов исполнительной власти, в томчисле справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учетадокументов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела (приложение N 16). 7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного воргане исполнительной власти цифрового обозначения структурногоподразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре делв пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаютсяарабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурногоподразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений органовисполнительной власти; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организации, с указанием сроков хранения. В графе 5 указываются названия перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных заформирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной властидля продолжения и др. Если в течение года в структурных подразделениях органаисполнительной власти возникают новые документированные участкиработы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся вноменклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделеноменклатуры оставляются резервные номера. 7.1.4. Номенклатура дел органа исполнительной властиразрабатывается ответственным за делопроизводство в конце года наследующий календарный год, согласовывается с ЭПК, утверждаетсяруководителем органа исполнительной власти. 7.1.5. В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденнуюсводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурныхподразделений органа исполнительной власти. В сводной номенклатуре делразделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органаисполнительной власти. Сводная номенклатура дел в конце каждого годауточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующегокалендарного года. После утверждения сводной номенклатуры дел органисполнительной власти получает выписку соответствующих ее разделов дляиспользования в работе. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговаязапись о количестве заведенных дел. 7.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры делявляется документом постоянного срока хранения. 7.2. Оформление документов, законченных делопроизводством 7.2.1. Законченные делопроизводством документы передаютсяисполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства воргане исполнительной власти, который формирует их в дела всоответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощии под контролем специалистов ведомственных архивов. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичноеоформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствиис номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроковхранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и поличному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление заверительного листа (лист-заверитель) дела (приложение N 17); - составление в необходимых случаях внутренней описи документовдела; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела(уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре,заголовок дела, даты дела и др.) (приложение N 18). 7.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основныеправила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с номенклатурой дел; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса,формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; - документы постоянного, временного и долговременного сроковхранения формируются в дела раздельно; - приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деленескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томес добавлением "том 1", "том 2" и т.д. 7.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения,подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможности свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранениядопускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи несоставлять. 7.3. Экспертиза ценности документов 7.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установлениянаучной, исторической и практической значимости документов с цельюотбора их на хранение и установления сроков хранения. Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией(далее - ЭК) органа исполнительной власти. Организация работы ЭКопределяется Положением об ЭК. 7.3.2. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет)сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожениюдокументов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно уточняется действующая номенклатура дел,сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел,проверяется соблюдение правил оформления документов и формированиядел. Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путемполистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежатизъятию дубликаты документов, черновики и документы с временнымисроками хранения. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правиламиработы архивов организаций, Перечнем типовых управленческихдокументов, образующихся в деятельности организации, с указаниемсроков хранения, Положением об ЭК органа исполнительной власти. 7.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляютсяописи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а такжеакты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 19). 7.3.4. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться исжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению. 7.4. Формирование и оформление дел 7.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями,указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делаетсязапись об их местонахождении. 7.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии(входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. 7.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одногокалендарного года и систематизируются в хронологическом порядке;документ - ответ помещается за документом - запросом. Привозобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся впредыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указаниеминдекса дела предыдущего года. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся внем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточныхпредложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенныхслов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 7.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных вследующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностидокументов (протоколы, приказы и т.д.); - краткое содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на запрет снятия копий с документов дела. Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады,письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего исамого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., тодатой дела будут точные календарные даты первой и последней записи вжурнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются датыутверждения или составления первого и последнего протоколов,составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме иувольнении лица, на которое оно заведено. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документынумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. 7.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край инумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы ссобственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются вобщем порядке. 7.4.6.Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этомсначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложениев конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруютсяна обратной стороне в левом верхнем углу. 7.4.7. Каждое дело заканчивается заверительным листомустановленной формы. В заверительном листе цифрами и прописью указывается фактическоеколичество листов в данном деле; количество листов внутренней описи(если она есть), графические особенности отдельных документов(чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность иподпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Остальныереквизиты заверительного листа заполняются работниками архива. 7.4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроковхранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Наобложке дела указывается наименование органа исполнительной власти,наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела,дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела,архивный шифр дела. Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующимобразом: - наименование органа исполнительной власти указываетсяполностью, в именительном падеже; - наименование структурного подразделения записывается всоответствии с утвержденной структурой; - индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела пономенклатуре дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПКДепартамента Смоленской области по делам архивов; - дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела вделопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами,название месяца пишется словом. Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующейноменклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения пишется "Хранитьпостоянно". Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках делпостоянного срока хранения проставляется в ведомственном архивечернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводныхописей, утвержденных ЭПК Департамента Смоленской области по деламархивов (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного срока хранения предусматриваетсяместо для наименования государственного архива, в который будутпередаваться дела органа исполнительной власти. 7.5. Составление и оформление описей дел 7.5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодноработником, ответственным за архив органа исполнительной власти,составляются описи дел (приложение N 20). 7.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срокахранения и дела по личному составу. Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположенияв номенклатуре дел органа исполнительной власти. Каждое дело вноситсяв опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть имеетсамостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов содинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела,тома, а на остальных однородных делах, томах подписывается "то же",другие реквизиты указываются полностью. Графа описи дел "Примечание" используется для проставленияотметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий ит.д. 7.5.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составусоставляются в 4 экземплярах. В архиве органа исполнительной властиостается 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 3экземпляра описи дел по личному составу. Остальные экземплярыпередаются в отдел ведомственных архивов Государственного архиваСмоленской области. 7.6. Организация оперативного хранения документов 7.6.1. С момента заведения и до передачи в архивы органовисполнительной власти дела хранятся по месту их формирования. 7.6.2. Руководители органов исполнительной власти и работникислужбы ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел. 7.6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специальноотведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах,предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которойимеется в органе исполнительной власти. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре,годы и сроки хранения. Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столахзапрещается. 7.6.4. К каждому делу оформляется справка о выдаче документов(приложение N 21), в которой при ознакомлении с делом должна делатьсясоответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилиюознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он былознакомлен. 7.6.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранениядопускается в исключительных случаях и производится только сразрешения руководителя органа исполнительной власти с обязательнооставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятииподлинника. 7.7. Подготовка и передача документов в архив органа исполнительной власти 7.7.1. В архивы органов исполнительной власти (далее - архивы)передаются дела с исполненными документами постоянного, временного(свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передачапроизводится только по описям дел. 7.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечениидвухлетнего срока их хранения и использования в органе исполнительнойвласти. 7.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока храненияпередаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в органахисполнительной власти и по истечении срока хранения подлежатуничтожению в установленном порядке. 7.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику,составленному работником архива и утвержденному руководителем органаисполнительной власти. 7.7.5. В период подготовки дел к передаче в архив работникомархива предварительно проверяется правильность их формирования,оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органаисполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки вформировании и оформлении дел должны быть устранены. 7.7.6. Прием каждого дела производится работником архива вприсутствии работника органа исполнительной власти. При этом на обоихэкземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываетсяцифрами и прописью количество фактически принятых дел, датаприема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архива иработника органа исполнительной власти, передавшего дела. 7.7.7. В случае ликвидации или реорганизации органаисполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства,в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет их и передает в ведомственный архив илиправопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуредел. 7.8. Использование документов архива 7.8.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архивах органовисполнительной власти, предоставляются работникам органовисполнительной власти для работы в помещении архива или под роспись вовременное пользование (не более одного месяца) вне архива. Работники органов исполнительной власти несут ответственность засохранность, правильное использование полученных архивных документов исодержащейся в них информации. При увольнении работник органа исполнительной власти обязан сдатьв архив находящиеся у него во временном пользовании документы. 7.8.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства вструктурных подразделениях органов исполнительной власти, приувольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся уних дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновьназначенному работнику. Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (в редакции Указа Главы Администрации Смоленской области от 30.01.2004г. N 1) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ (шрифт N 16) 2 межстрочных интервала СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ (шрифт N 14) 2 межстрочных интервала ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН (шрифт N 14) (заголовок (о чем?) 3 межстрочных интервала _______________________________________ 2 межстрочных интервалаПринят Смоленской областной Думой"___"_____________ ____года 1 межстрочный интервал2 межстрочных интервала (преамбула)______________________________________________________________________ 1 межстрочный интервал______________________________________________________________________ (основная часть) ГЛАВА I (II, III) ___________________________ Статья 1. Сертификация______________________________________________________________________(пункт статьи может разделяться на части, пункты, подпункты и абзацы) Статья 2.______________________________________________________________________ 2-3 межстрочных интервала Глава Администрации Смоленской области 1 межстрочный интервал Инициалы, фамилия 2 межстрочных интервала "___"_____________ 200__ г. 1 межстрочный интервал N________ Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к законопроекту "О внесении изменений в статью 3 областного закона "О подоходном налоге с физических лиц"__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Реквизит "Подпись" располагается на оборотной стороне в левомнижнем углу. Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (в редакции Указа Главы Администрации Смоленской области от 30.01.2004г. N 1) У К А З ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИот _______________ N _______(заголовок (о чем?)_____________________________________ 1 межстрочный интервал_____________________________________2-3 межстрочных интервала (преамбула)____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 1 межстрочный интервал______________________________________________________________________2 межстрочных интервала постановляю:2 межстрочных интервала (постановляющая часть)1. _________________________________________________________________________________________________________________________________________1 межстрочный интервал1.1. (или а)) _____________________________________________________________________________________________________________________________2. _________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2-3 межстрочных интервала Инициалы, фамилия Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Еот ____________ N ______ -р(заголовок (о чем?))__________________________________________________ (преамбула)___________________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть)___________________________________________________________________________________________________________________________________________ Инициалы, фамилия Приложение N 5 Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (в редакции Указа Главы Администрации Смоленской области от 30.01.2004г. N 1) АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Еот ____________ N _________(заголовок (о чем?)__________________________ 1 межстрочный интервал__________________________2-3 межстрочных интервала (преамбула)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________2 межстрочных интервала Администрация Смоленской области постановляет:2 межстрочных интервала (постановляющая часть)1. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________1 межстрочный интервал2. _________________________________________________________________________________________________________________________________________2-3 межстрочных интервала Глава Администрации Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Еот ____________ N _________р/адм(заголовок (о чем?))____________________________________________________ (преамбула)___________________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. ______________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________ Глава Администрации Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Еот ____________ N ______ -р(заголовок (о чем?))__________________________________________________ (преамбула)___________________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть)___________________________________________________________________________________________________________________________________________ Инициалы, фамилия Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Визирование проекта правового акта Отп. 1 экз. - в дело Разослать: заместителям Главы Исп. Инициалы, фамилия Администрации Смоленской области, ... тел. 3-60-00 "___"______ ____ Разработчик: Инициалы, фамилия тел.3-66-88 "___"______ ____ Визы: Инициалы, фамилия Подпись "___"__________ _____ Инициалы, фамилия Подпись "___"__________ _____ Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА АДМИНИСТАРЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П Р И К А З __________________ N _______(заголовок (о чем?))__________________________________________________ (преамбула)___________________________________________________________________________________________________________________________________________ приказываю: (распорядительная часть)___________________________________________________________________________________________________________________________________________ Инициалы, фамилия Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области П Р О Т О К О Л з а с е д а н и я АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ от _________________ N ______ Председатель (председательствующий) - Секретарь - Присутствовали: ____ человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О .... Доклад (должность, фамилия, инициалы) ... 1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель (Председательствующий) Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА с о в е щ а н и я от _________________ N ______________________________ ________________________(наименование должности) (инициалы, фамилия) Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области С Т Е Н О Г Р А М М А (совещания, заседания или иного мероприятия)___________________________________________________________________________________________ ______________(место проведения) (дата) (текст стенограммы)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Реквизит "Подпись" располагается на оборотной стороне в левомнижнем углу. Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА N ___________Вид документа ___________________________________N ______дата ________ (постановление, указ, распоряжение)Наименование документа _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________На кого возложено выполнение постановления, указа, распоряжения: _____________________________________________________________________________________Срок исполнения: ________________________________________________________________+--------------------------------------------------------------+¦Дата постановки на ¦ Дата снятия с ¦¦контроль _________________ ¦ контроля __________________ ¦¦По чьему распоряжению взято ¦ По чьему распоряжения снято ¦¦на контроль: ______________ ¦ с контроля:________________ ¦¦___________________________ ¦ ___________________________ ¦¦ ¦ ¦¦Содержание контролируемых ¦ Отметка об исполнении ¦¦пунктов ¦ (что сделано) ¦+--------------------------------------------------------------+ Оборотная сторона+--------------------------------------------------------------+¦Содержание контролируемых ¦ Результаты исполнения ¦¦пунктов ¦ ¦+------------------------------+-------------------------------¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦+--------------------------------------------------------------+ Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Написание некоторых сокращений слов, дат и чисел Написание наиболее употребляемых сокращений слов и наименований В проектах областных законов, правовых актов Главы АдминистрацииСмоленской области и его заместителей, Администрации Смоленскойобласти, органов исполнительной власти рекомендуется употреблятьполные наименования органов исполнительной власти. В документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместослов "Российская Федерация". При необходимости многократного употребления наименования органа,его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документапри первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенноенаименование, например: Департамент экономического развития Смоленскойобласти (далее - Департамент). Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутсяпрописными буквами. Например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, ООН. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописнымибуквами, если образованы от имени собственного (МИД - МИДа, ГОСТ -ГОСТом), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного(вуз - вуза). Используемые в документах сокращения слов должны бытьобщепринятыми, а их написание - унифицировано. Например: век, века - в., вв. (при цифрах) область - обл. год, годы - г., гг. (при цифрах) переулок - пер. текущего года - т.г. площадь - пл. гектар - га подъезд - под. глава, главы - гл. (в книгах) поселок - пос. город - г. проезд - пр. господин, госпожа, господа - г-н, проспект - просп. г-жа, гг. пункт, пункты - п., пп. гражданин - гр-н район - р-н (при названии) дом - д. рисунок - рис. железная дорога - ж.д. рубль - руб. железнодорожный - ж.-д. село - с. (при названии) исполняющий обязанности - и.о. смотри - см. и другие - и др. статья - ст. (при цифрах) и прочие - и пр. страница - с. (при цифрах) и так далее - и т.д. таблица - табл. и тому подобное - и т.п. экземпляр - экз. кабинет - каб. то есть - т.е. килограмм - кг (при цифрах) том, тома - т., тт. (при цифрах) комната - к. тонна - т корпус - корп. тысяча, тысячи - тыс. (при цифрах) лист, листы - л. метр - м (при цифрах) улица - ул. миллиард, миллиарды - млрд. центнер - ц (при цифрах) секунда - с миллион, миллионы - млн. (при цифрах) В написании имен, географических названий, терминов, должностей,учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и формсокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы,необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающихстолетия. Не рекомендуется отрывать инициалы от фамилии и переноситьее на другую строку или страницу. Написание дат Для написания даты, в которую входят день месяца (число), месяц игод, используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.Указанные элементы могут иметь следующее написание: 2 июля 1999 г.,02.07.99, 02.07.2000. При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, словогод пишется полностью: план работы на 1999 год. Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года,полугодия и года, то она имеет следующее написание: в июле 1999 г., виюле - августе 1999 г.; в I квартале 1999 г., в III - IV кварталах1999 г.; в первом полугодии 1999 г. Квартал обозначается римскойцифрой, а полугодие пишется словом. Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в июле 1999г., но: за 8 месяцев 1999 года, в 1999 году, с 1995 по 1999 год, в1996 - 1999 годах. Период, ограниченный пределами года и десятилетия, указываетсяследующим образом: годах в период 1970-1980-е годы (год идесятилетие). В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквыпишется первое слово и имена собственные: День Конституции РоссийскойФедерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, РождествоХристово, но: День Победы, День защитников Отечества. Если начальное порядковое числительное в таком названии написаноцифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово.Порядковое числительное при этом не имеет наращения, например: 8Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы всловосочетаниях типа: прибыли на восемьдесят пятое заседаниеГенеральной Ассамблеи ООН. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутсяс наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Если подряд идут два порядковых числительных, разделенных запятойили соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого,например: 5-й, 6-й ряд; 9-е и 10-е разряды. Если несколько (более двух) порядковых числительных идут подряд,то падежное окончание наращивается только у последнего, например: 50,70, 80-е годы. Если два порядковых числительных написаны через тире,то падежное окончание наращивается только у второго, например: 50 -60-е годы, в 20 - 30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковыечислительные, как номера томов, разделов, глав, страниц, иллюстраций,приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным,например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, втаблице 8, из приложения N 6. Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но неставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав,страниц, например: приложение N 2, таблица 1, глава 4, страница 5. Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традицииобозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций,конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивныхсостязаний, например: XX век, XIX-XX века, XX столетие; I квартал, IVквартал; Х Международный астрономический съезд; XII Олимпийские игры. При оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников изнаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения отцифровых, переносить их на другую строку или страницу. Написание чисел Для написания чисел используются следующие формы: буквенная(четыре компьютера, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ. 20 печатных листов)и буквенно-цифровая (130-тысячный). Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется дляобозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениямитыс., млн., млрд.: 5 тыс.рублей, 12 млн.рублей, 20 млрд.рублей. Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются имногозначные количественные числительные, в целях унификации следует иоднозначные количественные числительные писать цифрами, за исключениемчислительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 15ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве- двух. Названия единиц измерения в тексте документов рекомендуетсяписать: 5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров, 20 млн.тонн; вприложениях - сокращенно: 5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 20 млн.т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной егочастью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей неупотребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штукавтомобилей; пять программистов, а не пять человек программистов. Нопишется: 10 листов бумаги. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составечислительные, пишутся следующим образом: 1150-летие, 3-месячный срок,25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы. Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычнорекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...приувеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в1,5 раза... (но не "в полтора раза"). В номерах телефонов принято отделять дефисом справа налево по двецифры, например: 45-12, 3-45-12, 123-45-12. Между частями двойного номера дома ставится косая черта,например: ул.Ильинка, д.9/2. Литера пишется слитно с номером дома,например: Пушкинский пер., д.7а. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только прицифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п.также пишутся словами. Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда ониобозначают соответствующие понятия во множественном числе) неудваиваются и ставятся только один раз, например: N 1-5; § 1 и 2;25-30%. Знаки номера, параграфа, процента, градуса и соответствующиецифры не допускается располагать на разных строках. В этих целях приработе на ПЭВМ между цифровыми и словесными выражениями проставляетсяжесткий пробел. Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускаетсяприменять только в формулах; в тексте документов их необходимопередавать словами "равно", "меньше", "больше", "плюс", "минус". Приложение N 15 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ З А Я В К А на техническую запись заседания Наименование мероприятия ________________________________________________________________________________________________________________________ Кто проводит ____________________________________________________________ Тематика мероприятия ____________________________________________________________________________________________________________________________ На основании какого решения ______________________________________________ Дата и время проведения __________________________________________________ Место проведения ________________________________________________________ Ответственный ___________________________________________________________ (инициалы, фамилия, должность, телефон) Необходимость в расшифровке ______________________ ("да", "нет") Должность Подпись Инициалы, фамилия Примечание __________________________________________________________________ В соответствии с п.6.3.6 настоящей Инструкции заявка должна бытьпередана в Управление делами Аппарата Администрации Смоленской областине позднее чем за три дня до мероприятия. Приложение N 16 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Аппарат Администрация УТВЕРЖДАЮ Смоленской области Заместитель Главы Администрации - руководитель Аппарата Администрации Смоленской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Подпись Инициалы, фамилия ______________N____ "____"____________________2002 (место составления) на__________год+--------------------------------------------------------------------+¦Индекс ¦ Заголовок ¦ Количество ¦ Срок хранения ¦ Примечание ¦¦дела ¦ дела (тома, ¦ дел (томов, ¦ дела (тома, ¦ ¦¦ ¦ частей) ¦ частей) ¦ части) и N ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ статей по перечню ¦ ¦+-------+-------------+-------------+-------------------+------------¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+--------------------------------------------------------------------¦¦ Наименование структурного подразделения ¦+--------------------------------------------------------------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+--------------------------------------------------------------------+ Наименование должности составителя номенклатуры дел Дата Подпись Инициалы, фамилия Подпись зав. ведомственного архива ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Протокол экспертной проверочной Аппарата Администрации комиссии Департамента Смоленской области Смоленской области по делам (органа исполнительной власти архивов Смоленской области) от____________N________ от______________N_______ _____Инициалы, фамилия ______Инициалы, фамилия Итоговая запись о категориях+--------------------------------------------------------------------+¦ По срокам хранения Всего В том числе переходящих С отметкой¦+--------------------------------------------------------------------+ ЭПК Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого Приложение N 17 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____В деле подшито и пронумеровано ____________________________ листа(ов), (цифрами и прописью)в том числе: литерные листы __________________________,пропущенные номера ______________________________,+ листы внутренней описи ________________________________________________________________.+------------------------------------------------------+¦Особенности физического состояния ¦ Номера листов ¦¦и формирования дела ¦ ¦+----------------------------------+-------------------¦¦ 1 ¦ 2 ¦+----------------------------------+-------------------¦¦ ¦ ¦+------------------------------------------------------+ (должность лица, составившего заверительную надпись, подпись,расшифровка подписи, дата) Приложение N 18 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ______________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти Смоленской области)------------------------------------------------------------------------------------------------------- Д Е Л О N ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Начато_______________200__ Окончено_____________200__ На ________________ листах __________________________ (срок хранения) Фонд N ________ Опись N________ Дело N ________ Приложение N 19 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Департамент Смоленской области УТВЕРЖДАЮ по здравоохранению Заместитель Главы Администрации - (наименование органа руководитель Аппарата Администрации исполнительной власти) Смоленской области Инициалы, фамилия "___" ________________ 2002 А К Т о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению На основании ____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов)______________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) Экспертная комиссия в составе: ________________________________________________________________________________________________________________,отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие значение следующие документы (дела):+--------------------------------------------------------------------+¦N ¦Заголовок дела¦ Дата дела или ¦ Количество¦ Сроки ¦Примеча-¦¦п/п¦или групповой ¦ крайние даты дел¦ дел ¦ хранения ¦ние ¦¦ ¦заголовок дел ¦ ¦ ¦ дел и ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ номера ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статей по¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦+---+--------------+-----------------+-----------+----------+--------¦¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+--------------------------------------------------------------------+ Итого за ________год в акт N ______ внесено ________документов идел (прописью) __________________________ __________________________ (подписи лиц, составивших акт) Документы сданы на переработку __________________________________ (подпись лица, уничтожившего документ) Приложение N 20 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Аппарат Администрации УТВЕРЖДАЮ Смоленской области Заместитель Главы Администрации - руководитель Аппарата Администрации Смоленской области Инициалы, фамилия "____"_______________2002 Фонд N_____ Опись N____ дел постоянного хранения за________ год+-------------------------------------------------------------+¦N ¦ Индексы¦ Заголовки ¦ Даты дел ¦ Количество ¦ Примечание ¦¦пп ¦ дел ¦ дел ¦ ¦ листов ¦ ¦+---+--------+-----------+----------+------------+------------¦¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+-------------------------------------------------------------+ В данный раздел описи внесено ________________ дел с N_____ поN_________, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Инициалы, фамилия Ответственный за архив Инициалы, фамилия ________________200__ УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО Протокол экспертной Протокол экспертной комиссии проверочной комиссии Аппарата Администрации Департамента Смоленской Смоленской области (органа области по делам архивов исполнительной власти Смоленской области от_____________ N_____ от ________________ N____ Председатель ЭПК Председатель ЭК Инициалы, фамилия Инициалы, фамилия Приложение N 21 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области С П Р А В К А из дела "_________________________________________"+-------------------------------------------------------------------+¦Дата ¦ Кому ¦ Расписка ¦ Дата, номер ¦ Отметка ¦¦выдачи ¦ (И.О.Фамилия, ¦ работника, ¦ и кратное ¦ о возврате ¦¦ ¦ должность) ¦ получившего ¦ содержание ¦ ¦¦ ¦ ¦ документ ¦ документа ¦ ¦+-------+---------------+--------------+--------------+-------------¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+-------+---------------+--------------+--------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-------+---------------+--------------+--------------+-------------¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-------------------------------------------------------------------+