Указ Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 № 4
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области
У К А З ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ от 16.03.2010 N 4 О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области П о с т а н о в л я ю: 1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в органахисполнительной власти Смоленской области, утвержденную УказомГубернатора Смоленской области от 12.12.2006 N 11 (в редакции УказаГубернатора Смоленской области от 26.02.2008 N 5), следующиеизменения: 1) в разделе 2: - абзацы пятый - девятый изложить в следующей редакции: "Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее."; - в абзаце втором пункта 2.1.4 подраздела 2.1 слова "от 26.09.97N 1239" заменить словами "от 15.04.2005 N 221"; - в подразделе 2.2: - абзацы второй - шестой пункта 2.2.2 изложить в следующейредакции: "Бланки документов должны иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее."; - в пункте 2.2.3 слова "заместителя Губернатора - руководителяАппарата Администрации Смоленской области," исключить; 2) в разделе 3: - в подразделе 3.2: - в пункте 3.2.2: - абзацы двадцать третий и двадцать четвертый изложить вследующей редакции: "- первый заместитель Губернатора (в случае, если к сфере егодеятельности в соответствии с распределением обязанностей относятсявопросы, предлагаемые к правовому регулированию); - руководитель Аппарата Администрации."; - в абзаце двадцать пятом слова "Визы проставляются" заменитьсловами "Реквизиты визы печатаются"; - после абзаца двадцать пятого дополнить абзацем следующегосодержания: "В случае если проект правового акта визируется с использованиемэлектронной цифровой подписи (далее также - ЭЦП) в интегрированнойсистеме электронного документооборота и архива АдминистрацииСмоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области(далее - система электронного документооборота), разработчикраспечатывает из системы электронного документооборота листэлектронного согласования проекта правового акта, содержащий реквизитывизы лиц, завизировавших данный проект правового акта с использованиемЭЦП, включающие в себя инициалы, фамилию визирующего, номерсертификата открытого ключа электронной цифровой подписи, дату и времявизирования. Лист электронного согласования проекта правового актазаверяется собственноручной подписью исполнителя и прикладывается кпроекту правового акта на бумажном носителе."; - пункты 3.2.4 и 3.2.5 изложить в следующей редакции: "3.2.4. После распечатки проекта правового акта на типографскомбланке разработчик создает в системе электронного документооборотаэлектронную карточку, к которой присоединяется электронная версияпроекта правового акта с приложениями к нему. В электронной версиипроекта правового акта воспроизводятся все реквизиты соответствующегобланка правового акта. Ответственность за соответствие содержанияэлектронной версии проекта правового акта содержанию проекта правовогоакта на бумажном носителе, прошедшего правовую и лингвистическуюэкспертизы и завизированного руководителем Правового департаментаСмоленской области, несет исполнитель, подписавший ЭЦП электроннуюверсию проекта правового акта в системе электронного документооборота.Содержание поля "Аннотация" электронной карточки проекта правовогоакта должно в точности соответствовать заголовку проекта правовогоакта. 3.2.5. При регистрации правового акта протокольный отделУправления делами Аппарата Администрации вносит его номер и дату вэлектронную копию правового акта. Одновременно соответствующие номер идата проставляются на бланке правового акта. Копии правового актанаправляются органам власти, органам местного самоуправления,организациям, должностным лицам и гражданам согласно адресу рассылки.Перечень адресатов, которым в обязательном порядке рассылаются копииправовых актов, с указанием способа доставки определяетсяруководителем Аппарата Администрации. Заверенная бумажная копияправового акта предоставляется протокольным отделом заинтересованнымлицам по их запросу."; 3) раздел 4 дополнить подразделом 4.5-1 следующего содержания: "4.5-1. Особенности работы с электронными документами в органах исполнительной власти Смоленской области 4.5-1.1. Электронные документы создаются, обрабатываются ихранятся в системе электронного документооборота в соответствии спорядком, утверждаемым нормативным правовым актом АдминистрацииСмоленской области. 4.5-1.2. Неотъемлемой частью электронного документа в системеэлектронного документооборота является его электронная карточка. 4.5-1.3. Электронные документы оформляются в системе электронногодокументооборота на электронных бланках установленной формы,размещенных в системе электронного документооборота и воспроизводящихвсе реквизиты бланков соответствующих видов документов. 4.5-1.4. Требования к оформлению электронных документовсоответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению соответствующихдокументов на бумажном носителе, за исключением оформления реквизитов"Регистрационный номер документа", "Дата документа", "Резолюция","Отметка о контроле", "Подпись", "Визы согласования документа","Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", которыевносятся в электронную карточку документа в системе электронногодокументооборота в порядке, установленном разделом 5 настоящейИнструкции."; 4) в разделе 5: - в подразделе 5.1: - пункт 5.1.1 изложить в следующей редакции: "5.1.1. Документы в органы исполнительной власти доставляютсяпочтовой, курьерской, фельдъегерской связью, передаются по факсу,электронной почте. Обмен документами в электронном виде между органамиисполнительной власти ведется в системе электронногодокументооборота."; - пункт 5.1.7 изложить в следующей редакции: "5.1.7 Документы, поступившие в орган исполнительной власти,передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с егопоручением (резолюцией), проставленной в системе электронногодокументооборота и подписанной ЭЦП, направляются для исполнения илиознакомления. В электронной карточке документа в системе электронногодокументооборота фиксируются дата и время внесения резолюции, дата ивремя первого просмотра документа исполнителем."; - пункт 5.1.9 изложить в следующей редакции: "5.1.9. Руководитель органа исполнительной власти обеспечиваетрассмотрение документов в день поступления, а также контроль за ихисполнением."; - абзац третий пункта 5.1.10 признать утратившим силу; - пункт 5.1.12 изложить в следующей редакции: "5.1.12. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает в соответствующем поле ЭКдокумента отметки о ходе исполнения документа (указывает датыпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), даты и результаты окончательного исполнения)."; - пункт 5.1.14 изложить в следующей редакции: "5.1.14. Контроль за исполнением документов строится на основерегистрационных данных в контрольных карточках системы электронногодокументооборота."; - подраздел 5.2 изложить в следующей редакции: "5.2. Регистрация исходящих документов Регистрация исходящих документов предусматривает указаниерегистрационного номера документа, даты регистрации, краткогосодержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица,подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могутбыть указаны другие данные. Документы регистрируются в системеэлектронного документооборота. На каждый документ заводитсяэлектронная карточка, к которой присоединяется текст документа вэлектронном виде. Исполнитель заводит в системе электронного документооборотаэлектронную карточку проекта документа, присоединяет файл текстадокумента, направляет электронную карточку проекта документа навизирование в соответствии с установленным порядком, на подписьруководителю органа исполнительной власти, на регистрацию. Визированиеи подписание проекта документа производятся должностными лицами органаисполнительной власти в системе электронного документооборота сиспользованием ЭЦП. При направлении на регистрацию подписанного проекта документаисполнитель в поле "Примечание" указывает почтовый адрес или рассылку. Электронный документ готовится на электронном бланке. Эталонныеэлектронные бланки размещаются в системе электронного документооборотаи воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка письма органаисполнительной власти. В случае необходимости направления адресату документа на бумажномносителе исполнитель после регистрации документа службой ДОУ в системеэлектронного документооборота распечатывает данный документ на бланке,проставляет регистрационный номер и дату, направляет копиюэлектронного документа на бумажном носителе на подпись руководителюоргана исполнительной власти. Подписанный экземпляр документа на бланке направляется адресату.В системе электронного документооборота хранится оригинал электронногодокумента с ЭЦП должностных лиц, завизировавших и подписавших данныйдокумент. В зависимости от содержания и срочности документы доставляютсяадресатам почтовой, фельдъегерской связью, передаются по телеграфу,факсу, электронной почте. Пересылка документов в электронном видемежду органами исполнительной власти ведется в системе электронногодокументооборота. В электронной карточке в графе "Направления" делается отметка овремени и способе отправки документа. При подготовке письма-ответа исполнитель обязан установитьсвязность соответствующих карточек входящего документа и документа-ответа. Документы для отправки передаются исполнителем в службу ДОУполностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки), атакже в необходимом количестве экземпляров. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и тогоже содержания допускается передача в службу ДОУ оригинала письма инеобходимого для рассылки числа копий. Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов,принимаются службой ДОУ ежедневно до 15 часов. Корреспонденция,поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующийрабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часовпроизводится по указанию руководителя органа исполнительной власти. Служебные документы, форма которых не предусматривает указаниеадресата (например, таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются наотправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями ив необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовыеакты Администрации, Губернатора и его заместителей, направляемыеобязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов,организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем длярассылки. Неправильно оформленные документы не принимаются к отправкеслужбой ДОУ и возвращаются исполнителям для доработки. Необходимость использования фельдъегерской связи для отправкикорреспонденции определяется руководителем Аппарата Администрации илиего заместителем."; - в пункте 5.4.5 подраздела 5.4 слова "Управление информатики ителекоммуникаций Аппарата Администрации Смоленской области" заменитьсловами "Департамент Смоленской области по информационным технологиям,связи и обеспечению предоставления услуг в электронном виде"; 5) пункт 6.3.1 подраздела 6.3 раздела 6 изложить в следующейредакции: "6.3.1. Аудиовидеозапись мероприятий, проводимых Губернатором,первым заместителем Губернатора, заместителями Губернатора,руководителем Аппарата Администрации, осуществляет областноегосударственное учреждение "Смоленский областной центр информационно-коммуникационных технологий" по заявкам ответственных за ихпроведение."; 6) приложение N 14 признать утратившим силу; 7) в приложениях N 17, 20 и 21 слова "Заместитель Губернатора -руководитель Аппарата" заменить словами "Руководитель Аппарата". 2. Настоящий Указ вступает в силу с 1 апреля 2010 года. С.В. Антуфьев