Указ Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 № 11
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области
У К А З ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ от 12.12.2006 N 11 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.04.2010 г. N 9) П о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органахисполнительной власти Смоленской области. 2. Признать утратившими силу: Указ Главы Администрации Смоленской области от 23.12.2002 N 12"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органахисполнительной власти Смоленской области"; Указ Главы Администрации Смоленской области от 30.01.2004 N 1 "Овнесении изменений в Указ Главы Администрации Смоленской области от23.12.2002 N 12". 3. Настоящий Указ вступает в силу с 1 января 2007 года. В.Н. Маслов УТВЕРЖДЕНА Указом Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 N 11 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.04.2010 г. N 9) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствованиясистемы делопроизводства, повышения эффективности работы сдокументами, обеспечения контроля за их исполнением. 1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования коформлению служебных документов и организации работы с ними в органахисполнительной власти Смоленской области (далее также - органыисполнительной власти). 1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя, включаяих подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемыес помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные внастоящей Инструкции, обязательны для всех работников органовисполнительной власти. 1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в органахисполнительной власти возлагается на структурные подразделения илиработников, выполняющих функции по документационному обеспечениюуправления (далее - служба ДОУ). 1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства ворганах исполнительной власти Смоленской области осуществляет АппаратАдминистрации Смоленской области. 1.7. Ответственность за соблюдение установленных настоящейИнструкцией требований к работе с документами несут руководителиорганов исполнительной власти Смоленской области. 1.8. Требования по организации работы с обращениями граждан ворганах исполнительной власти устанавливаются Федеральным законом "Опорядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации". 1.9. Порядок работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного доступа, определяется отдельнымиинструкциями. 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, должнысоответствовать требованиям ГОСТа Р6.30-2003 "Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов". Документы печатаются с использованием, как правило,текстового редактора Word for Windows размером шрифта N 14 Times NewRoman через 1 межстрочный интервал. Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы,полужирный шрифт. Для оформления табличных материалов допускается использованиеразмеров шрифта N 10, 11, 12. Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листахбумаги формата А 4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать налистах бумаги формата А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа должен иметь поля не менее: (В редакцииУказа Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4) 20 мм - левое; (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 10 мм - правое; (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 20 мм - верхнее; (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 20 мм - нижнее. (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) При оформлении текста документа на двух и более страницах втораяи последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номерастраниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 ммот верхнего края листа в центре верхнего поля документа. 2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов 2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называютсяреквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, атакже при изготовлении бланков документов используются следующиереквизиты: "Герб Смоленской области"; "Наименование органа исполнительной власти" или "Наименованиедолжности лица органа исполнительной власти"; "Справочные данные об органе исполнительной власти"; "Наименование вида документа"; "Дата документа"; "Регистрационный номер документа"; "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"; "Место составления или издания документа"; "Гриф ограничения доступа к документу"; "Адресат"; "Гриф утверждения документа"; "Резолюция"; "Заголовок к тексту"; "Отметка о контроле"; "Текст документа"; "Отметка о наличии приложения"; "Подпись"; "Гриф согласования документа"; "Визы согласования документа"; "Печать"; "Отметка об исполнителе"; "Отметка о заверении копии"; "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; "Отметка о поступлении документа"; "Отметка автоматического поиска документа". Состав реквизитов документа определяется в зависимости от еговида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенныйсостав реквизитов и порядок их расположения. 2.1.2. Реквизит "Герб Смоленской области" размещается на бланкахдокументов в соответствии с областным законом "О гербе и флагеСмоленской области". Герб располагается над серединой наименованияоргана исполнительной власти или наименования должности лица органаисполнительной власти. 2.1.3. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" или"Наименование должности лица органа исполнительной власти"располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на авторадокумента. Реквизит располагается и центрируется ниже герба Смоленскойобласти на расстоянии 1,5 межстрочного интервала. 2.1.4. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительнойвласти" содержит почтовый адрес, адрес электронной почты, WEBстраницы(при наличии), номера телефона, факса. Составные части почтового адреса указываются в соответствии сПравилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221. (В редакцииУказа Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4) Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (48122)-38-71-15 или (4812) 66-84-63. 2.1.5. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится навсех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизитаизлагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции. 2.1.6. Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания,утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (вдень) его подписания. Если авторами документа являются два и более органов илиорганизаций, то датой документа является наиболее поздняя дата егоподписания. Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е.арабскими цифрами, разделенными точками) в следующейпоследовательности: число, месяц, год. Например: 15 мая 2006 года (15 мая 2006 г.), или 03.01.2006, или 05.06.56 (если указываются годы до 2000-го) На документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапроставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ,на расстоянии 2 межстрочных интервалов. 2.1.7. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит изиндекса подразделения органа исполнительной власти и порядковогономера по учетно-регистрационной форме. На документах, оформленных на бланках, регистрационный номерпроставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги,регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстовогополя с тем же интервалом, с каким печатался документ. Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумяи более органами исполнительной власти или организациями, состоит изрегистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косуючерту в порядке указания авторов в документе. 2.1.8. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и датудокумента" включает в себя регистрационный номер и дату документа, накоторый должен быть дан ответ. 2.1.9. Реквизит "Место составления или издания документа"указывается в том случае, если затруднено его определение пореквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Местосоставления или издания документа указывается с учетом принятогоадминистративно-территориального деления, включает в себя толькообщепринятые сокращения. 2.1.10. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу"свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально,для служебного пользования) с указанием номера экземплярапроставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листеиздания, а также на первом листе сопроводительного письма кдокументам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа. Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек вправом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению кнаименованию указанного грифа. 2.1.11. Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основаниикоторой документ доставляется адресату. Документы адресуются органам государственной власти,организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам,гражданам. Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 4.3раздела 4 настоящей Инструкции. 2.1.12. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется надокументе, требующем утверждения должностным лицом (должностнымилицами) или правовым актом. При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит изслова "УТВЕРЖДАЮ" (пишется без кавычек), наименования должности лица,утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи(инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях -регистрационного номера. Например: УТВЕРЖДАЮ Начальник Департамента экономического развития и торговли Смоленской области ______________ Инициалы, фамилия (личная подпись) "___"_______ 200__ N______ Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа,центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание полевому краю. Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляютсяв день его утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифыутверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне.Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен вразделе 3 настоящей Инструкции. 2.1.13. Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем органаисполнительной власти или иным должностным лицом и содержит указаниепо исполнению документа. Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя(исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись авторарезолюции и дату. Например: А.В. Зайцевой П.С. Никитину Прошу подготовить проект соглашения к 15.07.2006 Личная подпись 05.07.2006 На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющихтиповые сроки исполнения, резолюция включает в себя инициалы и фамилиюисполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату. Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листадокумента. Допускается оформление резолюции на отдельном листе - "Листерезолюций" - формата А6 с указанием регистрационного номера и датыдокумента, к которому резолюция относится. 2.1.14. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержаниедокумента. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2-3межстрочными интервалами. Заголовок может формулироваться с помощью отглагольныхсуществительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Оборганизации...", "О состоянии..."). Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конценего не ставится. 2.1.15. Реквизит "Отметка о контроле" обозначается буквой "К",словом или штампом "Контроль". 2.1.16. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловоесодержание документа. Текст документа должен быть кратким и обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации. Текст документа может состоять из вводной части, содержащейобоснования, причины и цели составления документа, и основной,излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения. Смысловые части текста документа разделяются абзацами. Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии1,25 см от левой границы текстового поля. Текст документа печатается на расстоянии 2-3 межстрочныхинтервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через1(1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текстадокумента). Тексты документов большого объема могут делиться на части,разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которыенумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются.Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.)или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой(а):; б):;). Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты иликомбинированным способом. 2.1.17. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается подтекстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов. Слово "Приложение" печатается с красной строки без кавычек. Еслиприложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляетсяколичество листов и количество экземпляров. Например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте,приводится его наименование с указанием количества листов иэкземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруютсяарабскими цифрами. Например: Приложения: 1. Письмо Федеральной налоговой службы от 12.09.2006N 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз. 2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы по Смоленскойобласти от 29.09.2006 N 423-4-11 на 3 л. в 1 экз. Порядок оформления данного реквизита в проектах правовых актовАдминистрации Смоленской области (далее также - Администрация),Губернатора Смоленской области (далее также - Губернатор), егозаместителей изложен в подразделе 3.2 раздела 3 настоящей Инструкции. 2.1.18. Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должностилица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи(инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностноголица, то наименование должности не указывается. Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или подотметкой о наличии приложения на расстоянии 2-3 межстрочныхинтервалов. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должнапревышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности у правой границы текстового поля. Междуинициалами и фамилией ставится пробел. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с их распределением. Например:Председатель комиссии Личная подпись Инициалы, фамилияЧлены комиссии: Личная подпись Инициалы, фамилия Личная подпись Инициалы, фамилия Не допускается подписание документа, на котором обозначенаподпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом"за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованиемдолжности подписывающего. 2.1.19. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласиеоргана управления или организации, интересы которых затрагиваетдокумент, с содержанием документа - внешнее согласование. Реквизитсостоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (пишется без кавычек), наименованиядолжности лица, с которым согласовывается документ, его личнойподписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.Располагается гриф согласования документа в нижнем углу документа подреквизитом "Подпись", центрируется по самой длинной строке,допускается выравнивание по левому краю. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник Смоленской таможни ____________ Инициалы, фамилия (личная подпись) "___"_________200__ Если согласование осуществляют письмом, протоколом или инымдокументом, то гриф согласования документа оформляется по следующейформе: СОГЛАСОВАНО Письмо Управления Федеральной налоговой службы по Смоленской области от "____"_______200__ N___ Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаютсягоризонтально на одном уровне, при большем количестве размещаютсядвумя вертикальными столбцами. Гриф согласования документа может располагаться на отдельномлисте согласования, если содержание документа затрагивает интересынескольких организаций. На документе делается отметка: "Листсогласования прилагается". 2.1.20. Реквизит "Визы согласования документа" указывает насогласие или несогласие должностного лица органа исполнительной властис содержанием документа - внутреннее согласование. Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделах 3.2 и3.3 раздела 3 настоящей Инструкции. 2.1.21. Реквизит "Печать" проставляется на документах, требующихособого удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оноставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ. На финансовом документе печать проставляется на специальноотведенном месте (символ "МП"). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 2.1.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себяинициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотнойстороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границытекстового поля размером шрифта N 10. Например: И.И. Иванов 38-33-11 Допускается имя и отчество исполнителя указывать полностью. 2.1.23. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется накопии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинногодокумента и все его внешние признаки или часть их. Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись:"Верно" (пишется без кавычек), наименование должности лица,заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, датузаверения. Например: Верно Главный специалист протокольного отдела Управления делами Аппарата Администрации Смоленской области Личная подпись Инициалы, фамилия 07.06.2006 Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита"Подпись" и удостоверяется оттиском печати. Допускается копию документа заверять печатью органаисполнительной власти. 2.1.24. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направленииего в дело" включает в себя слова "В дело", ссылку на дату и номердокумента, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такогодокумента - краткие сведения об исполнении, личную подписьисполнителя, расшифровку подписи, дату. Например: В дело Исполнено письмом от "___" _______2006 N_____ _________ Инициалы, фамилия (личная подпись) "___"_________2006 Отметка об исполнении документа и направлении его в делорасполагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листадокумента на свободном от текста месте. При необходимости отметка об исполнении документа может бытьоформлена на оборотной стороне первого листа документа. 2.1.25. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержиточередной порядковый номер и дату поступления документа (принеобходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку опоступлении документа в виде штампа. 2.1.26. Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа"(колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включает всебя данные, необходимые для его поиска: имя файла на машинномносителе, дату, место создания документа, инициалы специалиста,печатавшего документ. Колонтитул может дополняться другими поисковымиданными. Длина имени файла (количество знаков) определяетсяхарактеристиками операционной компьютерной системы. Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороныкаждого листа документа размером шрифта N 8. Обязательность наличия данного реквизита на документахопределяется руководителем органа исполнительной власти. 2.2. Требования к использованию бланков 2.2.1. Документы в органах исполнительной власти оформляются, какправило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный составреквизитов и стабильный порядок их расположения. 2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4(210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Бланки документов должны иметь поля не менее: (В редакции УказаГубернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4) 20 мм - левое; (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 10 мм - правое; (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 20 мм - верхнее; (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 20 мм - нижнее. (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках -угловой и продольный. 2.2.3. В органах исполнительной власти применяются следующиебланки: - бланки писем Администрации Смоленской области, ГубернатораСмоленской области, первого заместителя Губернатора Смоленскойобласти, заместителя Губернатора Смоленской области - руководителяАппарата Администрации Смоленской области, заместителя ГубернатораСмоленской области, иных органов исполнительной власти; (В редакцииУказов Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4; от16.04.2010 г. N 9) - бланки правовых актов Администрации Смоленской области,Губернатора Смоленской области, первого заместителя ГубернатораСмоленской области, заместителя Губернатора Смоленской области -руководителя Аппарата Администрации Смоленской области (далее также -руководитель Аппарата Администрации), заместителей ГубернатораСмоленской области, иных органов исполнительной власти. (В редакцииУказа Губернатора Смоленской области от 16.04.2010 г. N 9) 2.2.4. Бланк письма включает в себя следующие реквизиты: "ГербСмоленской области", "Наименование органа исполнительной власти" или"Наименование должности лица органа исполнительной власти","Справочные данные об органе исполнительной власти" (почтовый адрес,адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона ифакса), "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылкана регистрационный номер и дату документа". 2.2.5. Бланк правового акта включает в себя следующие реквизиты:"Герб Смоленской области", "Наименование органа исполнительной власти"или "Наименование должности лица органа исполнительной власти","Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационныйномер документа". 2.2.6. Формы бланков писем и правовых актов Администрации,Губернатора и его заместителей утверждаются правовым актомГубернатора. Формы бланков писем и правовых актов иных органов исполнительнойвласти утверждаются правовыми актами руководителей этих органовисполнительной власти. 2.2.7. Бланки писем и правовых актов Администрации, Губернатора иего заместителей, а также иных органов исполнительной властиизготавливаются полиграфическими предприятиями. Реквизиты наоригиналах бланков писем и правовых актов Администрации, Губернатора иего заместителей, а также приказов органов исполнительной власти имеютсиний цвет. Не разрешается самостоятельное изготовление оригиналов бланковписем и правовых актов Администрации, Губернатора и его заместителей,а также иных органов исполнительной власти на компьютерах икопировально-множительных аппаратах. 2.2.8. Бланки писем и правовых актов Администрации, Губернатора иего заместителей подлежат учету и хранению в канцелярии протокольногоотдела Управления делами Аппарата Администрации (далее также -протокольный отдел). Бланки указанных документов должны использоватьсястрого по назначению и передаваться под роспись только лицам,ответственным за ведение делопроизводства в органах исполнительнойвласти. Учет и хранение бланков писем и правовых актов иных органовисполнительной власти осуществляется службами ДОУ этих органов. 2.3. Использование печатей и штампов 2.3.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствиякопий документов их подлинникам используются гербовые и другие печати. 2.3.2. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 2.3.3. Администрация и Аппарат Администрации имеют печати,содержащие изображение Государственного герба Российской Федерации, атакже полное наименование указанных органов (гербовые печати). 2.3.4. Гербовая печать Администрации проставляется на подписиГубернатора и других должностных лиц, уполномоченных Губернатором илиАдминистрацией на подписание соответствующих документов. 2.3.5. Гербовая печать Администрации хранится у руководителяАппарата Администрации. 2.3.6. Гербовая печать Аппарата Администрации используется дляоформления финансовых документов Аппарата Администрации, доверенностейи хранится в Финансовом управлении Аппарата Администрации. Длякадровых документов работников Аппарата Администрации используетсяпечать Управления государственной службы и кадров АппаратаАдминистрации. 2.3.7. На копиях правовых актов Губернатора, Администрации,заместителей Губернатора, подготовленных к тиражированию,проставляется круглая печать протокольного отдела Управления деламиАппарата Администрации. 2.3.8. Изготовление печатей и штампов для структурныхподразделений Аппарата Администрации производится на основаниипоручения руководителя Аппарата Администрации. 2.3.9. Изготовленные печати и штампы учитываются в протокольномотделе в журнале учета печатей и штампов Аппарата АдминистрацииСмоленской области и выдаются под расписку руководителям структурныхподразделений Аппарата Администрации. 2.3.10. Печати и штампы должны храниться в несгораемыхметаллических шкафах или сейфах. 2.3.11. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампывозвращаются в протокольный отдел и уничтожаются в установленномпорядке, о чем в журнале учета печатей и штампов делаютсясоответствующие отметки. 2.3.12. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в структурныхподразделениях Аппарата Администрации возлагаются на их руководителей.При смене соответствующего руководителя печати и штампы передаются поакту с отметками в журнале учета печатей и штампов. 3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ОБЛАСТНЫХ ЗАКОНОВ И ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ И ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ, АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ, ИНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ 3.1. Оформление проектов областных законов 3.1.1. Порядок организации законодательной инициативы Губернатораопределен в разделе 9 Регламента Администрации Смоленской области. 3.1.2. Проект областного закона (далее - законопроект) печатаетсяна стандартных листах бумаги формата А4. На первой странице законопроекта размещается герб Смоленскойобласти, в правом верхнем углу печатается слово "Проект" (без кавычек)и указывается субъект права законодательной инициативы, внесший данныйзаконопроект (приложение N 1 к настоящей Инструкции). 3.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты: Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатаетсяпрописными буквами полужирным шрифтом размером N 16, выравнивается поцентру. Наименование субъекта Российской Федерации - СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ -отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами,печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14,выравнивается по центру. Вид акта - ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН - отделяется от предыдущего реквизита2-3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами полужирнымшрифтом размером N 14, выравнивается по центру. Наименование законопроекта печатается на расстоянии 3 межстрочныхинтервалов от предыдущего реквизита через 1 межстрочный интервал,выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Первое словонаименования законопроекта пишется с прописной буквы и отвечает навопрос "О чем издан закон?". Например: О наградах и почетных званиях Смоленской области Точка в конце наименования законопроекта не ставится. Дата принятия законопроекта Смоленской областной Думой печатаетсяна расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита исостоит из слов "Принят Смоленской областной Думой" и даты. Слова"Принят Смоленской областной Думой" и дата печатаются в две строкичерез 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Текстовая часть законопроекта отделяется от предыдущего реквизита2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на части,разделы, главы, статьи. Часть законопроекта обозначается словами, может иметьнаименование. Раздел законопроекта имеет порядковый номер,обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Наименование частей иразделов, если они имеются, печатается прописными буквами полужирнымшрифтом размером N 14, выравнивается по центру. Точка в конценаименования не ставится. Обозначение и наименование частей, разделовзаконопроекта печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал ивыравниваются по центру. Главы законопроекта обозначаются арабскими цифрами. Обозначениеглавы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименованиеглавы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку собозначением номера главы, после которого ставится точка. Статья законопроекта имеет порядковый номер, обозначаемыйарабскими цифрами, и наименование (в исключительных случаях может егоне иметь). Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацногоотступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирнымшрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которогоставится точка. Точка в конце наименования статьи не ставится. При отсутствии наименования статьи точка после ее номера неставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацногоотступа полужирным шрифтом. Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаютсяарабской цифрой с точкой. Части статей подразделяются на пункты,обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пунктыподразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русскогоалфавита с закрывающей круглой скобкой. В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могутподразделяться на абзацы. Законопроекты о внесении изменений в областные законы, а такжезаконопроекты, содержащие перечни областных законов, признаваемыхутратившими силу, имеют особую структуру. Такие законопроекты не имеютнаименований статей, делятся на пункты, нумеруемые арабскими цифрами сзакрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений. Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единицзаконопроекта должна быть сквозной. Не допускается изменять нумерацию частей, разделов, глав, статейобластного закона при внесении в него изменений и признанииутратившими силу структурных единиц законодательного акта. Не допускается изменять нумерацию частей статей, пунктов ибуквенное обозначение подпунктов частей статей областного закона привнесении в него изменений и признании утратившими силу структурныхединиц статьи законодательного акта. Если дополнения вносятся в конец областного закона илиструктурной единицы статьи, то следует продолжить имеющуюся нумерацию. Если областной закон дополняется новыми структурными единицами,то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительноцифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквеннымиобозначениями. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами исостоит из слов "Губернатор Смоленской области", даты подписания иномера. Слова "Губернатор" и "Смоленской области" печатаются в 2строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия Губернаторапечатаются от правой границы текстового поля на одном уровне сословами "Смоленской области". Реквизит "Дата подписания и номер" печатается через 2 межстрочныхинтервала от предыдущего реквизита в две строки через 1 межстрочныйинтервал от левой границы текстового поля, выделяется полужирнымшрифтом. 3.1.4. К оформлению пояснительной записки к законопроектупредъявляются следующие требования. Пояснительная записка к законопроекту (приложение N 2 к настоящейИнструкции) имеет следующие реквизиты: - "Наименование вида документа"; - "Заголовок"; - "Текстовая часть". Реквизит "Наименование вида документа" печатается прописнымибуквами на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от верхнего краялиста, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Реквизит "Заголовок" отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается поцентру, отвечает на вопрос "К чему?". Точка в конце заголовка неставится. В реквизите "Заголовок" указывается полное наименованиезаконопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Текстовая часть отделяется от заголовка 3 межстрочнымиинтервалами и печатается с красной строки от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал. Текст пояснительной записки должен содержать изложение концепциизаконопроекта с определением предмета правового регулирования и кругалиц, на которых распространяется действие законопроекта, их прав иобязанностей, а также общую характеристику и оценку состоянияправового регулирования соответствующих правоотношений; обоснованиенеобходимости принятия законопроекта; социально-экономические и иныепоследствия реализации будущего областного закона; наименование органаисполнительной власти - разработчика законопроекта. Пояснительная записка к законопроекту подписывается исполнителем,ответственным за подготовку законопроекта, на оборотной сторонепоследнего листа в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от его нижнегокрая. 3.1.5. К тексту законопроекта должны быть приложены иныедокументы, определенные в разделе 9 Регламента АдминистрацииСмоленской области. Требования к оформлению указанных документованалогичны требованиям к оформлению пояснительной записки кзаконопроекту. 3.2. Оформление проектов правовых актов Губернатора Смоленской области, его заместителей, Администрации Смоленской области 3.2.1. Порядок подготовки, принятия и регистрации проектовправовых актов Губернатора, Администрации, заместителей Губернатораопределен в разделе 7 Регламента Администрации Смоленской области. 3.2.2. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "ГербСмоленской области", "Наименование вида акта", "Дата документа","Регистрационный номер документа", "Заголовок", "Текстовая часть" и"Подпись" (приложения N 3 - 7 к настоящей Инструкции). Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа"проставляются при регистрации правового акта в соответствии с ихрасположением на бланках. К порядковому номеру распоряжений Губернатора, заместителяГубернатора через дефис добавляется строчная буква "р", распоряженияАдминистрации - "р/адм". Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа отлевой границы текстового поля, отвечает на вопрос "О ком?" ("О чем?"),начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Текстовая часть отделяется от заголовка 2-3 межстрочнымиинтервалами и печатается через 1 межстрочный интервал. Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с краснойстроки, равной 1,25 см. Текстовая часть может подразделяться на преамбулу ипостановляющую (распорядительную) часть. Преамбула в указах Губернатора завершается словом"п о с т а н о в л я ю:", которое печатается с красной строкистрочными буквами вразрядку. Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами"Администрация Смоленской области п о с т а н о в л я е т:", которыепечатаются с красной строки, слово "постановляет" - вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруютсяарабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаютсяарабскими цифрами с точками или строчными буквами русского алфавита сзакрывающей круглой скобкой. Если в правовом акте дается поручение органу исполнительнойвласти или организации, то его (ее) наименование указывается вдательном падеже, а инициалы и фамилия руководителя пишутся вименительном падеже в скобках. Например: 1. Департаменту Смоленской области по здравоохранению(И.И.Иванов) подготовить информацию: Все изменения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должнысоответствовать структуре основного правового акта. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другойнасыщенности инициалы и фамилии в проектах правовых актов по вопросамнаграждения Почетными грамотами Администрации Смоленской области,благодарственными письмами Губернатора Смоленской области (в другихслучаях не рекомендуется). Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочнымиинтервалами и состоит в проектах правовых актов Губернатора, егозаместителей из инициалов и фамилии, в проектах правовых актовАдминистрации - из слов "Губернатор Смоленской области", его инициалови фамилии. Слова "Губернатор" и "Смоленской области" печатаются от левойграницы текстового поля в две строки через 1 межстрочный интервал.Инициалы и фамилия Губернатора Смоленской области печатаются от правойграницы текстового поля на одном уровне со словами "Смоленскойобласти". Проект правового акта Администрации подлежит согласованию впоследовательности, определенной разделом 7 от 26.02.2008 г. N 5) Проект правового акта Губернатора в следующей последовательностисогласовывают: руководитель Правового департамента Смоленской области;(Дополнен - Указ Губернатора Смоленской области от 26.02.2008 г. N 5) - первый заместитель Губернатора (в случае, если к сфере егодеятельности в соответствии с распределением обязанностей относятсявопросы, предлагаемые к правовому регулированию); (В редакции УказаГубернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4) - руководитель Аппарата Администрации. (В редакции УказаГубернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4) Реквизиты визы печатаются в нижней части оборотной стороныпоследнего листа подлинника правового акта и включают в себя инициалы,фамилию визирующего, его подпись и дату (приложение N 8 к настоящейИнструкции). (В редакции Указа Губернатора Смоленской области от16.03.2010 г. N 4) В случае если проект правового акта визируется с использованиемэлектронной цифровой подписи (далее также - ЭЦП) в интегрированнойсистеме электронного документооборота и архива АдминистрацииСмоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области(далее - система электронного документооборота), разработчикраспечатывает из системы электронного документооборота листэлектронного согласования проекта правового акта, содержащий реквизитывизы лиц, завизировавших данный проект правового акта с использованиемЭЦП, включающие в себя инициалы, фамилию визирующего, номерсертификата открытого ключа электронной цифровой подписи, дату и времявизирования. Лист электронного согласования проекта правового актазаверяется собственноручной подписью исполнителя и прикладывается кпроекту правового акта на бумажном носителе. (Дополнен - УказГубернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4) При наличии у должностного лица замечаний по проекту документавиза оформляется следующим образом: Инициалы, фамилия (личная подпись) С замечаниями"__"_________2006 При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на нихобязательно делается ссылка. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельныхлистах бумаги. Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов припечатании приложений идентичны применяемым при печатании правовыхактов. В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты,перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы,образцы документов, бланков и т.п. Приложения подписываютсяруководителем органа исполнительной власти, внесшего проект правовогоакта, на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см отнижнего края последнего листа приложения. Например: Исп.И.И. Иванов ______________ (личная подпись) При наличии в текстовой части правового акта формулировки"согласно приложению" или "прилагается" на первой странице приложенияв правом верхнем углу располагается слово "Приложение", ниже, через 1межстрочный интервал, указывается вид правового акта, его дата иномер. Все составные части указанного реквизита центрируются по самойдлинной строке (допускается выравнивание по левому краю) и печатаютсячерез 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см иограничивается правой границей текстового поля документа. Например: Приложение N 1 к Указу Губернатора Смоленской области от _________ N _____ При наличии в текстовой части правового акта формулировки"Утвердить прилагаемое (-ый, -ые):" (положение, перечень мероприятий ит.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углурасполагается гриф "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН") со ссылкой на правовойакт, его дату и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО Указом (распоряжением) Губернатора Смоленской области, постановлением (распоряжением) Администрации Смоленской области от ____________ N____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом,выделяется полужирным шрифтом. Первое (-ые) слово (-а) заголовкаприложения пишется прописными буквами и может быть напечатановразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.),остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал междупервой строкой заголовка приложения и последующими строками может бытьувеличен на 0,5 межстрочного интервала. Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочнымиинтервалами. При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовкане ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирнымшрифтом. Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицыдолжны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже единственного числа. В многоярусных таблицахзаголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовкивторого и третьего яруса - со строчной буквы, если они грамматическисвязаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, еслиграмматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковикетаблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописнойбуквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и неставятся в конце. Двоеточие после слов "итого", "всего" не ставится.Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы.Например: Заголовки граф __________________________________________________________________ |———————|———|—————————————————————————|—————————|——————————————|——————————————————————||Головка| N |Наименование мероприятий | Срок | Исполнитель | Объем финансирования || |п/п| |исполне- | | (тыс. рублей) || | | |ния | | || | | | | |——————————|———————————|| | | | | | первое | второе || | | | | | полугодие| полугодие ||———————|———|—————————————————————————|—————————|——————————————|——————————|———————————|| | |Боковик | Прографки ||———————|———|—————————————————————————|—————————|——————————————|——————————|———————————|| |1. |Создание единого перечня|2007 год |областное | 20 | 10 || | |услуг | |государствен- | | || | | | |ное учреждение| | || | | | |"Центр | | || | | | |социального | | || | | | |обслуживания" | | ||———————|———|—————————————————————————|—————————|——————————————|——————————|———————————| Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы еенумеруются и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения. В положениях, программах и других подобных документах разделынумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределахраздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенныхточкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пунктадолжен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первоечисло обозначает номер раздела, второе - номер подраздела. Пункты принеобходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются впределах каждого пункта аналогичным образом. Например: Раздел 3. Организация работы Комиссии Подраздел 3.1. Проведение заседаний Пункт 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. Подпункт 3.1.3.1. 3.1.3.2. 3.1.3.3. Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русскогоалфавита с закрывающей круглой скобкой. 3.2.3. Пояснительная записка к проекту правового акта оформляетсяв соответствии с требованиями, изложенными в пункте 3.1.4 настоящейИнструкции. 3.2.4. После распечатки проекта правового акта на типографскомбланке разработчик создает в системе электронного документооборотаэлектронную карточку, к которой присоединяется электронная версияпроекта правового акта с приложениями к нему. В электронной версиипроекта правового акта воспроизводятся все реквизиты соответствующегобланка правового акта. Ответственность за соответствие содержанияэлектронной версии проекта правового акта содержанию проекта правовогоакта на бумажном носителе, прошедшего правовую и лингвистическуюэкспертизы и завизированного руководителем Правового департаментаСмоленской области, несет исполнитель, подписавший ЭЦП электроннуюверсию проекта правового акта в системе электронного документооборота.Содержание поля "Аннотация" электронной карточки проекта правовогоакта должно в точности соответствовать заголовку проекта правовогоакта. (В редакции Указа Губернатора Смоленской области от 16.03.2010г. N 4) 3.2.5. При регистрации правового акта протокольный отделУправления делами Аппарата Администрации вносит его номер и дату вэлектронную копию правового акта. Одновременно соответствующие номер идата проставляются на бланке правового акта. Копии правового актанаправляются органам власти, органам местного самоуправления,организациям, должностным лицам и гражданам согласно адресу рассылки.Перечень адресатов, которым в обязательном порядке рассылаются копииправовых актов, с указанием способа доставки определяетсяруководителем Аппарата Администрации. Заверенная бумажная копияправового акта предоставляется протокольным отделом заинтересованнымлицам по их запросу. (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 3.3. Оформление проектов правовых актов органов исполнительной власти 3.3.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органаисполнительной власти по кадровым и другим оперативным и текущимвопросам внутренней работы, не имеющий нормативного характера, а вслучаях, предусмотренных федеральными законами и принятыми всоответствии с ними областными законами, - имеющий нормативныйхарактер. Проекты приказов готовятся на основании поручений руководителяоргана исполнительной власти, его заместителя либо в инициативномпорядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая службана основании соответствующих представлений. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и ихсогласование с заинтересованными сторонами возлагаются на исполнителя. Обеспечение правильности оформления проектов приказов являетсяобязанностью службы ДОУ органа исполнительной власти. 3.3.2. Проекты приказов и приложения к ним визируютсяисполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшимиуказанный проект, руководителями структурных подразделений, которым впроекте предусматриваются задания и поручения, а также службы ДОУ июридической службы. Замечания по проекту приказа, возникающие присогласовании, излагаются на отдельном листе, который прилагается кпроекту. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись,инициалы, фамилию визирующего и дату. Место расположения визаналогично их расположению на правовых актах Администрации,Губернатора, его заместителей. 3.3.3. Приказы печатаются на бланках установленной формы. Датойприказа является дата его подписания. Приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарногогода; приказы по основной деятельности и личному составу нумеруютсяотдельно. 3.3.4. Копии приказов заверяются печатью службы ДОУ инаправляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, которыйсоставляется и подписывается исполнителем. Копия приказа обязательнонаправляется также исполнителю и в службу ДОУ. 3.3.5. Приказ имеет следующие реквизиты (приложение N 9 кнастоящей Инструкции): - "Герб Смоленской области"; - "Наименование органа исполнительной власти"; - "Наименование вида документа"; - "Дата документа"; - "Регистрационный номер документа"; - "Заголовок"; - "Текстовая часть"; - "Подпись". Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текстаприказа, отвечать на вопрос "О ком?" ("О чем?"). Точка в концезаголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк,печатается от левой границы текстового поля полужирным шрифтом через 1межстрочный интервал. Например:О командированииИ.И. Иванова Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами,печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой иправой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается нарасстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из преамбулы (вступительной части) ираспорядительной части. В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события,послужившие основанием для издания приказа. Она может начинатьсясловами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Еслиприказ издается на основании другого документа, то в преамбуле(вступительной части) указывается наименование этого документа, егодата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов обязательно завершается словом"п р и к а з ы в а ю:", которое печатается вразрядку от левой границытекстового поля. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Распорядительная часть может подразделяться напункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действияоднородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Вкачестве исполнителей указываются структурные подразделения органаисполнительной власти или конкретные лица. Последний пунктраспорядительной части может содержать сведения о структурномподразделении или лице, на которое возлагается контроль за исполнениемприказа. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, егоинициалов и фамилии. Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти, ав его отсутствие - лицо, его замещающее. Структурные подразделения (лица), до сведения которых доводитсяприказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе спроектом приказа. 3.4. Оформление правовых актов органа исполнительной власти Смоленской области в сфере государственного регулирования тарифов 3.4.1. Правовые акты органа исполнительной власти Смоленскойобласти в сфере государственного регулирования тарифов (далее - органв сфере регулирования тарифов), подготовленные в рамках полномочий погосударственному регулированию тарифов и имеющие нормативный характер,издаются в форме постановлений органа в сфере регулирования тарифов, апо оперативным и другим текущим вопросам - в форме приказовруководителя органа в сфере регулирования тарифов. Проекты постановлений органа в сфере регулирования тарифовготовятся на основании поручений руководителя органа в сферерегулирования тарифов, его заместителя либо в инициативном порядке всоответствии с регламентом органа в сфере регулирования тарифов.Решение органа в сфере регулирования тарифов принимается по форме,утвержденной федеральным органом исполнительной власти в сферегосударственного регулирования тарифов. Требования к оформлениюпостановлений органа в сфере регулирования тарифов аналогичнытребованиям, предъявляемым к оформлению правовых актов Администрации. 3.4.2. Проект постановления органа в сфере регулирования тарифови приложения к нему визируются исполнителем и руководителемструктурного подразделения, внесшими указанный проект, а также членамиправления органа в сфере регулирования тарифов. Виза включает в себянаименование должности, личную подпись, инициалы, фамилию визирующегои дату. Месторасположение виз аналогично месторасположению виз направовых актах Администрации. 3.4.3. Постановления органа в сфере регулирования тарифовпечатаются на типографских бланках установленной формы. Постановленияморгана в сфере регулирования тарифов присваиваются порядковые номера впределах календарного года, приказы руководителя органа в сферерегулирования тарифов по основной деятельности и личному составунумеруются отдельно. 3.4.4. Копия постановления органа в сфере регулирования тарифовзаверяется печатью органа в сфере регулирования тарифов и направляетсяадресатам. 3.4.5. После принятия постановления органа в сфере регулированиятарифов оно размещается на сайте органа в сфере регулирования тарифов,а также в печатных средствах массовой информации. (Подраздел в редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 26.02.2008 г. N 5) 3.5. Внесение изменений в правовые акты Губернатора Смоленской области, его заместителей, Администрации Смоленской области, иных органов исполнительной власти Смоленской области 3.5.1. Внесением изменений считается: - замена слов, цифр; - исключение слов, цифр, предложений, позиций; - признание утратившими силу структурных единиц правового акта; - новая редакция структурной единицы правового акта; - дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрамиили предложениями; - дополнение правового акта структурными единицами. 3.5.2. Изменения, вносимые в правовой акт, оформляются правовымактом того же вида, в каком издан основной документ. 3.5.3. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт.Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений визменяющий его правовой акт недопустимо. 3.5.4. При внесении изменений в правовой акт обязательноуказываются вид правового акта, дата его подписания, регистрационныйномер и наименование правового акта. Если в подлежащий изменению правовой акт ранее вносилисьизменения, то указываются его реквизиты в следующейпоследовательности: вид правового акта, дата подписания правовогоакта, его регистрационный номер, наименование, а в круглых скобках -вид правового акта, вносившего в него изменения, дата его подписания ирегистрационный номер. Например: Внести в распоряжение Администрации Смоленской области от....N.... "О....." (в редакции распоряжений Администрации Смоленскойобласти от ... N..., от ... N ...., от .... N ....) следующиеизменения: 3.5.5. Независимо от того, имеются ли в тексте правового актазамена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новаяредакция структурной единицы правового акта, дополнение структурнойединицы правового акта словами, цифрами или предложениями, признаниеутратившими силу отдельных структурных единиц либо дополнениеструктурных единиц в правовой акт, наименование правового акта всегдасодержит только слово "изменение" в соответствующем числе. Например: О внесении изменения в постановление Администрации Смоленскойобласти от ... N ... "О...." или О внесении изменений в распоряжение Губернатора Смоленскойобласти от ... N ... "О...". 3.5.6. При внесении изменений в правовые акты соответствующийтекст заключается в кавычки. 3.5.7. Вносимые в правовой акт изменения должны излагатьсяпоследовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которуювносятся изменения. 3.5.8. Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (втом числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки"по тексту") допускается. Если заменяемые по тексту слово или словавезде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменениеоформляется следующим образом: ... по тексту указанного постановления слово ... заменить словом"...". Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или словв нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разныхчислах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, тотакое изменение оформляется следующим образом: ... по тексту указанного постановления слова ".. (словауказываются в именительном падеже единственного числа) .." всоответствующих числе и падеже заменить словами "" (слова указываютсяв именительном падеже единственного числа) "" в соответствующих числеи падеже или ... по тексту указанного постановления слова "..(словауказываются в именительном падеже единственного или множественногочисла) .." в соответствующем падеже заменить словами ".. (словауказываются в именительном падеже единственного или множественногочисла).." в соответствующем падеже. 3.5.9. При внесении изменений в правовой акт сначала указывается,какая структурная единица изменяется, потом указывается характеризменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начинаяс наименьшей структурной единицы. При внесении дополнений в пункт,подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должнонаходиться. Например: ... пункт 1 после слов "...." дополнить словами "...". 3.5.10. В случае, если дополняется словами структурная единицаправового акта и это дополнение находится в конце данной структурнойединицы, применяется следующая формулировка: ... пункт 1 дополнить словами "....". При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемойструктурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенногодополнения. 3.5.11. Внесение нескольких изменений в различные структурныеединицы правового акта оформляется следующим образом: Внести в постановление Администрации Смоленской области от...N.... "О...." следующие изменения: 1) в пункте 2: в подпункте 2.1 слова "..." заменить словами "..."; подпункт 2.2 после слов "..." дополнить словами "..."; 2) второе предложение пункта 3 исключить; 3) пункт 4 изложить в следующей редакции: "4. ...."; 4) пункт 5 признать утратившим силу; 5) пункт 6 дополнить словами "....". 3.5.12. При дополнении правового акта подразделами, пунктами,подпунктами или абзацами, которые необходимо расположитьсоответственно в конце раздела, пункта или подпункта, в обязательномпорядке указываются порядковые номера дополняемых разделов, пунктовили подпунктов. При этом необходимо продолжать имеющуюся нумерациюподразделов, пунктов, подпунктов. Например: ... раздел 2 дополнить подразделом 2.6 следующего содержания: "2.6. ........"; ... пункт 4 дополнить подпунктом 4.5 следующего содержания: "4.5. ...... ."; ...подпункт 5.1 дополнить абзацем следующего содержания: "......". Необходимая в таких случаях замена знака препинанияосуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (безоговорки в тексте проекта правового акта). 3.5.13. В целях сохранения структуры правового акта недопустимоизменять нумерацию разделов, подразделов, пунктов и подпунктовправового акта при признании утратившими силу структурных единицправового акта. 3.5.14. При дополнении правового акта новыми структурнымиединицами необходимо обозначать их дополнительно цифрами, помещаемыминад основными цифрами и буквенными обозначениями (например, раздел1.-1, подраздел 3.1.-1, пункт 3.-2, подпункт "б-1)"). 3.5.15. Дополнение абзацами может производиться в концесоответствующей структурной единицы. При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новыйабзац используется следующая формулировка: .... пункт 2 после абзаца третьего дополнить абзацем следующегосодержания: "......;". В этом случае пересчет последующих абзацев не производится. 3.5.16. При включении нового абзаца между уже имеющимисявключенный абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесенииизменений в данную структурную единицу. 3.5.17. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующихабзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчетеабзацев при последующем внесении изменений в данную структурнуюединицу. 3.5.18. Новая редакция правового акта в целом, как правило, недопускается. Новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силуранее действовавшего правового акта издается в случаях, если: - необходимо внести в правовой акт изменения, требующиепереработки правового акта по существу и не позволяющие ограничитьсяновой редакцией его отдельных структурных единиц; - необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почтивсе его структурные единицы; - сохраняют значение только отдельные структурные единицыправового акта, причем частично. 3.5.19. Структурная единица правового акта излагается в новойредакции в случаях, если: - необходимо внести существенные изменения в данную структурнуюединицу; - неоднократно вносились изменения в текст данной структурнойединицы. 3.5.20. Изложение структурной единицы правового акта в новойредакции не является основанием для признания утратившими силу всехпромежуточных редакций данной структурной единицы. 3.5.21. При необходимости изложения одной структурной единицыправового акта в новой редакции применяется следующая формулировка: Внести в пункт 1 распоряжения Администрации Смоленской области от01.01.2007 N 3 "О..." изменение, изложив его в следующей редакции: "1. ......". В данном случае заголовок правового акта должен быть следующим: "О внесении изменения в распоряжение Администрации Смоленскойобласти от 01.01.2007 N 3". 3.5.22. При необходимости внесения изменения в приложение кправовому акту путем изложения его в новой редакции текст новойредакции приложения либо включается в текст изменяющего правовогоакта, либо оформляется приложением к нему. 3.5.23. При необходимости замены цифровых обозначений в текстеправового акта употребляется термин "цифры", а не "числа". Например: цифры "12" заменить цифрой "3", цифры "13,5" заменить цифрами"10". 3.5.24. При необходимости замены слов и цифр употребляется термин"слова". Например: слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз", слова "50 тыс.рублей" заменить словами "100 тыс. рублей". (Подраздел дополнен - Указ Губернатора Смоленской областиот 26.02.2008 г. N 5) 4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий 4.1.1. Решения, принятые на заседании Администрации Смоленскойобласти, совещаниях и других мероприятиях, проводимых органамиисполнительной власти, оформляются протоколом. 4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа"; "Заголовок"; "Дата документа"; "Подпись". Наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" -печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописнымибуквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру. В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия.Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочнымиинтервалами, печатается строчными буквами. Дата протокола обозначается словесно-цифровым способом,располагается от правой границы текстового поля на расстоянии 2межстрочных интервалов от предыдущего реквизита и отделяется от неголинией. Датой протокола является дата заседания. 4.1.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной иосновной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя(председательствующего), присутствующих на заседании, повестка дня.Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос "О ком?"("О чем?"). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по следующейсхеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ: (печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля). Решение в текстовой части протокола печатается полностью, принеобходимости приводятся данные об итогах голосования. 4.1.4. Протокол заседания Администрации подписываетсяпредседательствующим на заседании, протоколы иных совещанийподписываются председателем (председательствующим) и секретарем. (Вредакции Указа Губернатора Смоленской области от 26.02.2008 г. N 5) Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочнымиинтервалами и включает в себя слово "Председатель"("Председательствующий"), его личную подпись, расшифровку подписи(инициалы и фамилия). На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногодоступа, в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка:"Для служебного пользования" (пишется без кавычек). Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленногообразца (приложения N 10 и 11 к настоящей Инструкции). 4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью службыДОУ. На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы ифамилии лиц, которым они направляются. После отправки копий протоколов, выписок из них адресатамподлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписокиз них подшиваются в дела. 4.2. Оформление стенограмм совещаний, заседаний и иных мероприятий 4.2.1. Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятийоформляются по указанию руководителей органов исполнительной власти. 4.2.2. Стенограмма оформляется следующим образом (приложение N 12к настоящей Инструкции): - реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (если этонеобходимо) располагается на первом листе документа в правом верхнемуглу; - слово "С Т Е Н О Г Р А М М А" печатается прописными буквамивразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру; - наименование мероприятия печатается полужирным шрифтом нижеслова "С Т Е Н О Г Р А М М А" и выравнивается по центру; - реквизит "Дата документа" печатается полужирным шрифтом ниженаименования мероприятия и ограничивается правой границей текстовогополя; - обозначение места проведения (название города или наименованиеорганизации, где проводилось мероприятие) печатается от левой границытекстового поля на одной строке с реквизитом "Дата документа"полужирным шрифтом; - текстовая часть отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами. 4.2.3. Расшифрованные стенографические записи мероприятийвизируются полистно работником, производившим расшифровкустенографической записи. Виза ставится на оборотной стороне в левомнижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа. 4.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записеймероприятий хранятся в течение года в службе ДОУ органа исполнительнойвласти, после чего формируются в дела и передаются на архивноехранение. Магнитные записи хранятся в течение года, после чегоуничтожаются по акту путем их размагничивания. 4.2.5. Если на обсуждение вынесен материал секретного характераили в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведениизакрытого обсуждения вопросов, то стенографирование осуществляется всоответствии с требованиями секретного делопроизводства. 4.3. Служебные письма 4.3.1. По своему содержанию и назначению служебные письма(далее - письма) могут быть инструктивными (директивными),гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими,письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др. 4.3.2. Письма оформляются на бланках установленных форм. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первоголиста документа. Как правило, он состоит из нескольких строк,печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должнапревышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левойгранице текстового поля или центрирование по самой длинной строке. Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом. От следующего реквизита отделяется 2-3 межстрочными интервалами. Письма адресуются органам государственной власти, органамместного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам. Наименование органов государственной власти, организаций, ихструктурных подразделений указывается в именительном падеже.Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ,указываются в дательном падеже. Например: Департамент Смоленской области по вопросам административно-территориального устройства и развития местного самоуправления Начальнику отдела Инициалы, фамилия При адресовании документа руководителю органа государственнойвласти, организации, их структурным подразделениям его (ее)наименование входит в состав наименования должности адресата иуказывается в дательном падеже. Например: Начальнику Департамента экономического развития и торговли Смоленской области Инициалы, фамилия Если документ отправляется нескольким однородным органам,организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать ихобобщенное название. Например: "Руководителям органов исполнительнойвласти Смоленской области", но "Органы местного самоуправлениямуниципальных образований Смоленской области". При количестве адресатов более четырех составляется списокрассылки и на каждом экземпляре документа указывается только одинадрес. Слово "Копия" перед адресатами не ставится. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых ворганы государственной власти Смоленской области и другим постояннымкорреспондентам. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от15.04.2005 N 221, реквизиты адреса на почтовых отправленияхуказываются в следующем порядке: - для юридического лица - полное или краткое наименование, длягражданина - фамилия, имя, отчество; - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка и т.п.); - название района; - название республики, края, области, автономного округа(области); - название страны (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. Например: Смоленский филиал Орловской региональной академии государственной службы ул. Кловская, д.13, г.Смоленск, 214019 Калинину И.И. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Смоленск, 214012 4.3.3. При необходимости письма могут иметь заголовок, которыйотделяется от текстовой части 2-3 межстрочными интервалами. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям,зафиксированным в резолюции руководителя органа исполнительной власти. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителямиорганов исполнительной власти. В случае расположения текстовой части письма на двух и болеестраницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнегополя листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами. 4.3.4. Письмо, как правило, должно касаться одного или несколькихвопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одномструктурном подразделении организации - адресате. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являютсяследующие: Уважаемый Сергей Иванович! Уважаемый господин Титов! Иван Иванович! Если письмо оформлено на бланке органа исполнительной власти, тотекст излагается от третьего лица единственного числа. Например:"Департамент считает...", "Департамент рассмотрел...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текстизлагается от первого лица единственного числа. Например: "прошу...","направляю...". Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. Впервой части излагается причина, обоснование необходимости составленияписьма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием дляподготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, содержатсявыводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 4.3.5. При наличии приложений к письму в текстовой части на нихобязательно делается ссылка. 4.3.6. Датой письма является дата его подписания. 4.3.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и датудокумента" включает в себя регистрационный номер и дату документа, накоторый дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизитпроставляется в соответствии с его расположением. Сведения орегистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа. При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизитрасполагается над текстом документа и печатается от левой границытекстового поля. Например: На N А18-571 от 20.10.2006 В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ,послуживший основанием для ответа. 4.3.8. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки оналичии приложений 2-3 межстрочными интервалами. 4.3.9. Письма, оформленные на бланке Администрации Смоленскойобласти, подписываются Губернатором Смоленской области либо лицом,исполняющим его обязанности; письма, подготовленные на бланках органовисполнительной власти, подписываются руководителем соответствующегооргана исполнительной власти либо лицом, исполняющим его обязанности.Письма-отзывы (ответы) на проекты федеральных законов, направляемые вГосударственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации,визируются в порядке, определенном Регламентом АдминистрацииСмоленской области; письма, направляемые в иные государственные органыи оформленные на бланке Администрации Смоленской области илиГубернатора Смоленской области, визируются руководителем органаисполнительной власти, подготовившего письмо, и заместителемГубернатора Смоленской области, к сфере деятельности которогоотносится вопрос, затрагиваемый в письме. В случае если письмазатрагивают вопросы правового регулирования, виза руководителяПравового департамента Смоленской области обязательна. 4.4. Акт Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающийфакты и события. Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трехсоставителей). Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название иликраткое содержание документа. Например: "Акт сдачи-приема дел", "Актсписания материально-технических средств". Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой частиакта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываютсяих должности, место работы. Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характерпроделанной работы, фиксируются установленные факты, события. При необходимости выделяется заключительная часть акта, котораядолжна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившейакт. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текстаперед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшимиучастие в проверке или установлении фактов, событий. Отдельные видыактов могут утверждаться руководителем органа исполнительной власти. 4.5. План План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных квыполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем,временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Формапланов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер попорядку, наименование (содержание) мероприятий, исполнитель, срокисполнения, примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работили мероприятий требуют составления календарных планов или графиков.Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами,ответственными за их выполнение. 4.5-1. Особенности работы с электронными документами в органах исполнительной власти Смоленской области 4.5-1.1. Электронные документы создаются, обрабатываются ихранятся в системе электронного документооборота в соответствии спорядком, утверждаемым нормативным правовым актом АдминистрацииСмоленской области. 4.5-1.2. Неотъемлемой частью электронного документа в системеэлектронного документооборота является его электронная карточка. 4.5-1.3. Электронные документы оформляются в системе электронногодокументооборота на электронных бланках установленной формы,размещенных в системе электронного документооборота и воспроизводящихвсе реквизиты бланков соответствующих видов документов. 4.5-1.4. Требования к оформлению электронных документовсоответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению соответствующихдокументов на бумажном носителе, за исключением оформления реквизитов"Регистрационный номер документа", "Дата документа", "Резолюция","Отметка о контроле", "Подпись", "Визы согласования документа","Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", которыевносятся в электронную карточку документа в системе электронногодокументооборота в порядке, установленном разделом 5 настоящейИнструкции. (Подраздел дополнен - Указ Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Движение документов в органах исполнительной власти с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправки образуетдокументооборот. В органах исполнительной власти документооборотведется с использованием автоматизированной системы электронногодокументооборота. Документы классифицируются на входящие, исходящие,внутренние. 5.1. Входящие документы 5.1.1. Документы в органы исполнительной власти доставляютсяпочтовой, курьерской, фельдъегерской связью, передаются по факсу,электронной почте. Обмен документами в электронном виде между органамиисполнительной власти ведется в системе электронногодокументооборота. (В редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 5.1.2. Вся корреспонденция, адресованная органу исполнительнойвласти, принимается, вскрывается, регистрируется службой ДОУ(производится запись сведений о документе в учетно-регистрационнойформе), классифицируется и в тот же день в зависимости от содержания иадресата направляется на рассмотрение руководителю органаисполнительной власти или его заместителям. Не регистрируются заявления (о приеме на работу, отпуске,оказании материальной помощи, присвоении квалификационного разряда,переводе на другую работу, увольнении и другие), которые должныпередаваться лично работником в кадровую службу органа исполнительнойвласти. Службой ДОУ вскрываются все конверты (бандероли), за исключениемимеющих пометку: "Лично". Конверты с указанной пометкой передаются адресатам в закрытомвиде. Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение ирегистрацию. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по нимможно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса надокументе) или время отправки и получения документов. Почта, адресованная или доставленная в орган исполнительнойвласти ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается ворган или учреждение, которому она предназначена. 5.1.3. В процессе первоначальной обработки корреспонденции,поступающей в службу ДОУ, проверяется безопасность вложений,комплектность и целостность документов и приложений к ним, а такженаличие необходимых реквизитов. При обнаружении некомплектности или повреждении документа напоследнем листе или на обороте последнего листа документапроставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3экземплярах (приложение N 13 к настоящей Инструкции), первый экземпляркоторого остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившемуматериалу, третий направляется отправителю документа. На оборотнойстороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка:"Документ получен в поврежденном виде". 5.1.4. Регистрация поступивших документов производится службойДОУ в автоматизированной системе электронного документооборота. Накаждый документ заводится электронная карточка, к которойприсоединяется текст документа в электронном виде. В случаепоступления документа на бумажном носителе электронная копия создаетсяпутем сканирования документа службой ДОУ. На зарегистрированныхдокументах справа в нижней части первого листа основного документапроставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационногономера. Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имядвух или более должностных лиц, регистрируются под одним номером инаправляются указанным в письмах адресатам. 5.1.5. Вопрос о необходимости регистрации поступившего документарешается на предварительном рассмотрении. Обязательно регистрируютсяте документы, которые будут являться основанием для принятияуправленческих решений. Не подлежат регистрации в службе ДОУ книги,газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты снаучно-технической информацией, справочно-информационные материалы,присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительныебилеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры,накладные, сметы, другие подобные поступления. 5.1.6. Регистрация поступивших документов производится службойДОУ с вводом информации о них в базу данных системы электронногодокументооборота и созданием электронной карточки (далее также - ЭК)входящего документа. На зарегистрированных документах справа в нижнейчасти первого листа основного документа проставляется штамп с отметкойдаты и входящего регистрационного номера. 5.1.7 Документы, поступившие в орган исполнительной власти,передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с егопоручением (резолюцией), проставленной в системе электронногодокументооборота и подписанной ЭЦП, направляются для исполнения илиознакомления. В электронной карточке документа в системе электронногодокументооборота фиксируются дата и время внесения резолюции, дата ивремя первого просмотра документа исполнителем. (Пункт в редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 5.1.8. По каналам электрической связи поступают телеграммы,факсограммы, телефонограммы, по электронной почте - сообщения. 5.1.9. Руководитель органа исполнительной власти обеспечиваетрассмотрение документов в день поступления, а также контроль за ихисполнением. (В редакции Указа Губернатора Смоленской области от16.03.2010 г. N 4) 5.1.10. Руководитель органа исполнительной власти прирассмотрении выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителям немедленно. (Абзац утратил силу - Указ Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 5.1.11. Исполнение документа предусматривает сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подписание (утверждение) руководителюоргана исполнительной власти или руководителям его структурныхподразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указательрассылки. 5.1.12. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает в соответствующем поле ЭКдокумента отметки о ходе исполнения документа (указывает датыпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), даты и результаты окончательного исполнения). (В редакции УказаГубернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4) 5.1.13. Организация контроля за исполнением правовых актов и иныхдокументов осуществляется в соответствии с разделом 14 РегламентаАдминистрации Смоленской области. 5.1.14. Контроль за исполнением документов строится на основерегистрационных данных в контрольных карточках системы электронногодокументооборота. (В редакции Указа Губернатора Смоленской области от16.03.2010 г. N 4) 5.1.15. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях: документов, поступивших из вышестоящих органов государственнойвласти, и внутренних документов - с даты их подписания (утверждения),а документов поступивших из других органов исполнительной власти,организаций, и обращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены разделом 14 РегламентаАдминистрации Смоленской области. Если последний день срока исполнения документа приходится нанерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочегодня, предшествующего нерабочему дню. В случае необходимости дополнительного времени для решениявопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должнобыть оформлено не менее чем за 2-3 дня до его истечения иосуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию. 5.2. Регистрация исходящих документов Регистрация исходящих документов предусматривает указаниерегистрационного номера документа, даты регистрации, краткогосодержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица,подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могутбыть указаны другие данные. Документы регистрируются в системеэлектронного документооборота. На каждый документ заводитсяэлектронная карточка, к которой присоединяется текст документа вэлектронном виде. Исполнитель заводит в системе электронного документооборотаэлектронную карточку проекта документа, присоединяет файл текстадокумента, направляет электронную карточку проекта документа навизирование в соответствии с установленным порядком, на подписьруководителю органа исполнительной власти, на регистрацию. Визированиеи подписание проекта документа производятся должностными лицами органаисполнительной власти в системе электронного документооборота сиспользованием ЭЦП. При направлении на регистрацию подписанного проекта документаисполнитель в поле "Примечание" указывает почтовый адрес или рассылку. Электронный документ готовится на электронном бланке. Эталонныеэлектронные бланки размещаются в системе электронного документооборотаи воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка письма органаисполнительной власти. В случае необходимости направления адресату документа на бумажномносителе исполнитель после регистрации документа службой ДОУ в системеэлектронного документооборота распечатывает данный документ на бланке,проставляет регистрационный номер и дату, направляет копиюэлектронного документа на бумажном носителе на подпись руководителюоргана исполнительной власти. Подписанный экземпляр документа на бланке направляется адресату.В системе электронного документооборота хранится оригинал электронногодокумента с ЭЦП должностных лиц, завизировавших и подписавших данныйдокумент. В зависимости от содержания и срочности документы доставляютсяадресатам почтовой, фельдъегерской связью, передаются по телеграфу,факсу, электронной почте. Пересылка документов в электронном видемежду органами исполнительной власти ведется в системе электронногодокументооборота. В электронной карточке в графе "Направления" делается отметка овремени и способе отправки документа. При подготовке письма-ответа исполнитель обязан установитьсвязность соответствующих карточек входящего документа и документа-ответа. Документы для отправки передаются исполнителем в службу ДОУполностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки), атакже в необходимом количестве экземпляров. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и тогоже содержания допускается передача в службу ДОУ оригинала письма инеобходимого для рассылки числа копий. Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов,принимаются службой ДОУ ежедневно до 15 часов. Корреспонденция,поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующийрабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часовпроизводится по указанию руководителя органа исполнительной власти. Служебные документы, форма которых не предусматривает указаниеадресата (например, таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются наотправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями ив необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовыеакты Администрации, Губернатора и его заместителей, направляемыеобязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов,организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем длярассылки. Неправильно оформленные документы не принимаются к отправкеслужбой ДОУ и возвращаются исполнителям для доработки. Необходимость использования фельдъегерской связи для отправкикорреспонденции определяется руководителем Аппарата Администрации илиего заместителем. (Подраздел в редакции Указа Губернатора Смоленской областиот 16.03.2010 г. N 4) 5.3. Порядок прохождения внутренних документов 5.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовкии оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов,а на этапе исполнения - входящих документов. 5.3.2. Оформленные документы передаются на подпись руководителюоргана исполнительной власти, его заместителю в соответствии с правомподписи документов и распределением обязанностей. 5.3.3. Передача документов между структурными подразделениямиорганов исполнительной власти осуществляется через службу ДОУ.Внутренние документы подлежат регистрации в отдельнойучетно-регистрационной форме. 5.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и электрической связи Электронная почта 5.4.1. Электронная почта (далее - ЭП) в органах исполнительнойвласти предназначена для передачи служебной информации с помощьюпрограммно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационныхсредств, при помощи специализированного программного обеспечения)через локальные и глобальные телекоммуникационные сети. 5.4.2. Электронное письмо - это электронное сообщение,передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя кполучателю. 5.4.3. Документы, поступившие и отправляемые по ЭП,регистрируются в соответствии с правилами регистрации соответствующеговида документа. 5.4.4. Служба ДОУ органа исполнительной власти обеспечивает приеми передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00. 5.4.5. Департамент Смоленской области по информационнымтехнологиям, связи и обеспечению предоставления услуг в электронномвиде организует и координирует работу центрального сервера ЭПежедневно в рабочие дни с 8.00 до 19.00. (В редакции Указа ГубернатораСмоленской области от 16.03.2010 г. N 4) 5.4.6. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны бытьоформлены в соответствии с установленными правилами и подписаныруководителем органа исполнительной власти или его заместителем. 5.4.7. Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные ккатегории ограниченного доступа. 5.4.8. Отправитель документа предъявляет администратору ЭПоригинал документа и представляет его электронную копию. Оригиналдокумента хранится у исполнителя. Факсограмма 5.4.9. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается вучетно-регистрационной форме без проставления регистрационного штампа.Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям сотметкой о времени отправки. 5.4.10. Поступившие факсограммы учитываются в журналеустановленной формы без проставления регистрационного штампа,передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные -немедленно. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату безперевода. 5.4.11. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях органов исполнительной власти,осуществляется их руководителями. 5.4.12. Не подлежат передаче по телефаксу любые документы,отнесенные к категории ограниченного доступа. Телефонограмма 5.4.13. Текст телефонограммы передается устно по каналамтелефонной связи и записывается (печатается) получателем. 5.4.14. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется: - исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,отправившего телефонограмму; - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,принявшего телефонограмму в регистрационной форме; - входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. 5.4.15. Телефонограммы рекомендуется использовать дляоперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемыепо телефону, требуют документального оформления. Телефонограммамипередаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания ит.д.). 5.4.16. Телефонограммы составляются в одном экземпляре иподписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к нейдолжен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. 5.4.17. В тексте телефонограммы не следует употреблятьтруднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. 5.4.18. Телефонограмма регистрируется в учетно-регистрационнойформе следующим образом: - должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника,передавшего телефонограмму; - должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передаетсятелефонограмма. 5.4.19. Принимаемая телефонограмма может быть сначалазастенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, азатем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторнымчтением в конце передачи. 5.4.20. Требования к изложению текста телефонограммы аналогичнытребованиям к изложению телеграммы. Телеграмма 5.4.21. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправлениедокументов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 5.4.22. Телеграммы, составляемые в органах исполнительной власти,визируются, подписываются и датируются в соответствии с общимитребованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляртелеграммы передается в отделение связи, на телеграф. Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и безпомарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. 5.4.23. В телеграммах должны содержаться: - заголовок; - указание на категорию телеграммы; - отметка о виде телеграммы; - телеграфный адрес получателя, полный или условный; - текст телеграммы; - регистрационный номер, дата; - подпись; - адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем иуказываются перед адресом. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммыможет быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полныйтелеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы ифамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграммаадресована частному лицу. Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов,передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адресаи названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылкипредставляется исполнителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, еслипри этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаковпрепинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и недолжен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов).Вставки в тексте делать нельзя. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. После текста перед подписью ставят регистрационный номертелеграммы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается сабзаца, состоит из фамилии автора. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней частителеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адресотправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилиясоставителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона. 6. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Печатание и обработка документов 6.1.1. Печатание служебных документов и материалов АппаратаАдминистрации производится в секторе компьютерной обработки документовобщего отдела Управления делами Аппарата Администрации (далее - секторкомпьютерной обработки документов). Документы и материалы, связанные с подготовкой заседанийАдминистрации, представляемые на рассмотрение и подпись Губернатору,руководителю Аппарата Администрации, как правило, передаются дляпечатания в сектор компьютерной обработки документов. В структурных подразделениях Администрации печатаются ссоблюдением установленных правил небольшие по объему (1-2 страницы)письма, документы внутреннего характера, а также первоначальныеварианты других документов и материалов. 6.1.2. Для печатания принимаются только служебные документы иматериалы, непосредственно связанные с деятельностью АппаратаАдминистрации. Печатание под диктовку не допускается. 6.1.3. Печатание документов и материалов производится в порядкеих поступления. Первоочередному печатанию подлежат документы и материалы,связанные с подготовкой заседаний Администрации. 6.1.4. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре ивместе с рукописью передаются исполнителю. Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию иправке, могут быть переписаны на дискету исполнителя. Электронныедокументы хранятся в секторе компьютерной обработки документов втечение двух месяцев. Подлежат распечатыванию документы и материалы с дискетыисполнителя, выполненные в структурных подразделениях АппаратаАдминистрации, иных органов исполнительной власти. 6.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаныразборчиво на одной стороне листа с использованием контрастныхкрасителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета.Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом,с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие копии для печатания непринимаются. Рукописи должны быть вычитаны исполнителями. При подготовке рукописей для печатания особое внимание следуетобращать на правильное, четкое и разборчивое написание названий, слови словосочетаний - специальных терминов, фамилий, иностранных слов игеографических названий. Применяются только общепринятые сокращенияслов (приложение N 15 к настоящей Инструкции). На отпечатанномдокументе (материале) в левом нижнем углу оборотной стороны последнеголиста указываются инициалы сотрудника, печатавшего документ(материал). 6.2. Копировально-множительные работы 6.2.1. Копирование и размножение документов АппаратаАдминистрации осуществляются Управлением делами АппаратаАдминистрации, документов иных органов исполнительной власти - службойДОУ этих органов. 6.2.2. Копирование правовых актов Губернатора, Администрации,заместителей Губернатора производится согласно адресу рассылки. 6.2.3. На копирование сдаются только служебные документы иматериалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 6.2.4. Учет копируемых документов ведется в журналахустановленной формы. Не допускается необоснованное размножениедокументов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке. 6.2.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованномвиде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первыеэкземпляры (подлинники) документов. 6.3. Ведение звукозаписи мероприятий 6.3.1. Аудиовидеозапись мероприятий, проводимых Губернатором,первым заместителем Губернатора, заместителями Губернатора,руководителем Аппарата Администрации, осуществляет областноегосударственное учреждение "Смоленский областной центр информационно-коммуникационных технологий" по заявкам ответственных за ихпроведение. (В редакции Указа Губернатора Смоленской области от16.03.2010 г. N 4) 6.3.2. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументовобеспечивает протокольный отдел Управления делами АппаратаАдминистрации. 6.3.3. Звукозаписи хранятся в коробках, в закрытых шкафах. 6.3.4. Расшифровка и распечатка стенограмм заседаний, записанныхна диктофонной технике, производятся после их завершения вустановленные сроки, но не позднее 7 дней после проведениямероприятия. 6.3.5. Звукозапись и расшифровка записей заседаний "круглыхстолов", семинаров, совещаний, встреч и других мероприятий, проводимыхиными органами исполнительной власти, осуществляются имисамостоятельно. 6.3.6. Заявки на техническую запись заседаний (приложение N 16 кнастоящей Инструкции) направляются в протокольный отдел Управленияделами Аппарата Администрации не позднее чем за два дня до датызаседания. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собойсовокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачув ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленнымигосударственными стандартами на документы и настоящей Инструкцией. Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильнуюорганизацию документов в делопроизводстве, является составлениеноменклатуры дел и формирование дел. 7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированныйперечень заголовков дел, формируемых в органах исполнительной власти,с указанием сроков их хранения. 7.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков иххранения и является основой для составления описей дел постоянногосрока хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы органов исполнительной власти, в томчисле справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учетадокументов. Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела (приложение N 17 кнастоящей Инструкции). 7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного воргане исполнительной власти цифрового обозначения структурногоподразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре делв пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаютсяарабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурногоподразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы дляоднородных дел в пределах разных структурных подразделений органовисполнительной власти; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельностиорганизации, с указанием сроков хранения. В графе 5 указываются названия перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных заформирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной властидля продолжения и др. Если в течение года в структурных подразделениях органаисполнительной власти возникают новые документированные участкиработы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся вноменклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделеноменклатуры дел оставляются резервные номера. 7.1.4. Номенклатура дел органа исполнительной властиразрабатывается ответственным за делопроизводство в конце года наследующий календарный год, согласовывается с экспертно - проверочнойкомиссией архивного управления Департамента Смоленской области покультуре (далее также - ЭПК), утверждается руководителем органаисполнительной власти. 7.1.5. В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденнуюсводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурныхподразделений органа исполнительной власти. В сводной номенклатуре делразделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органаисполнительной власти. Сводная номенклатура дел в конце каждого годауточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующегокалендарного года. После утверждения сводной номенклатуры дел органисполнительной власти получает выписку соответствующих ее разделов дляиспользования в работе. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговаязапись о количестве заведенных дел. 7.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры делявляется документом постоянного срока хранения. 7.2. Оформление документов, законченных делопроизводством 7.2.1. Законченные делопроизводством документы передаютсяисполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства воргане исполнительной власти, который формирует их в дела всоответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощии под контролем специалистов ведомственных архивов. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичноеоформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствиис номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроковхранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и поличному составу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление заверительного листа (листа-заверителя) дела(приложение N 18 к настоящей Инструкции); - составление в необходимых случаях внутренней описи документовдела; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела(уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре,заголовок дела, даты дела и др.) (приложение N 19 к настоящейИнструкции). 7.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основныеправила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с номенклатурой дел; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса,формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; - документы постоянного, временного и долговременного сроковхранения формируются в дела раздельно; - приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деленескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томес добавлением слов "том 1", "том 2" и т.д. 7.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения,подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможности свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранениядопускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи несоставлять. 7.3. Экспертиза ценности документов 7.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установлениянаучной, исторической и практической значимости документов в целяхотбора их на хранение и установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующейэкспертной комиссией (далее также - ЭК) органа исполнительной власти.Организация работы ЭК определяется положением об ЭК. 7.3.2. При проведении экспертизы ценности документовосуществляются отбор документов постоянного и временного (до 10 летвключительно) сроков хранения для передачи в архив; выделение куничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которыхистекли. При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел,сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел,проверяется соблюдение правил оформления документов и формированиядел. Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путемполистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежатизъятию дубликаты документов, черновики и документы с временнымисроками хранения. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правиламиработы архивов организаций, перечнем типовых управленческихдокументов, образующихся в деятельности организации, с указаниемсроков хранения, положением об ЭК органа исполнительной власти. 7.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляютсяописи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а такжеакты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 20 кнастоящей Инструкции). 7.3.4. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться исжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению. 7.4. Формирование и оформление дел 7.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями,указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делаетсязапись об их местонахождении. 7.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии(входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. 7.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одногокалендарного года и систематизируются в хронологическом порядке;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся внем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточныхпредложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенныхслов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 7.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных вследующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидностидокументов (протоколы, приказы и т.д.); - краткое содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на запрет снятия копий с документов дела. Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады,письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего исамого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., тодатой дела будут точные календарные даты первой и последней записей вжурнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются датыутверждения или составления первого и последнего протоколов,составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме иувольнении лица, на которое дело заведено. Документы в деле нумеруются при передаче его в архив. Документынумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. 7.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край инумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы ссобственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются вобщем порядке. 7.4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этомсначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложениев конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруютсяна обратной стороне в левом верхнем углу. 7.4.7. Каждое дело заканчивается заверительным листомустановленной формы. В заверительном листе цифрами и прописью указываются фактическоеколичество листов в данном деле; количество листов внутренней описи(если она есть); графические особенности отдельных документов(чертежи, фотографии, рисунки и т.п.); дата, должность работника,сформировавшего дело, ставится его подпись (с расшифровкой). Остальныереквизиты заверительного листа заполняются работниками архива. 7.4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроковхранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Наобложке дела указываются наименование органа исполнительной власти,наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела,дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела,архивный шифр дела. Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующимобразом: - наименование органа исполнительной власти указывается полностьюв именительном падеже; - наименование структурного подразделения записывается всоответствии с утвержденной структурой; - индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела пономенклатуре дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК; - дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела вделопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами,название месяца - словом. Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующейноменклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным вперечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельностиорганизации, с указанием сроков хранения. Например, на делахпостоянного срока хранения делается надпись: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках делпостоянного срока хранения проставляется в ведомственном архивечернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводныхописей, утвержденных ЭПК архивного управления Департамента Смоленскойобласти по культуре (до этого проставляется карандашом). На обложках дел постоянного срока хранения предусматриваетсяместо для размещения наименования государственного архива, в которыйбудут передаваться дела органа исполнительной власти. 7.5. Составление и оформление описей дел 7.5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодноработником, ответственным за архив органа исполнительной власти,составляются описи дел (приложение N 21 к настоящей Инструкции). 7.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срокахранения и дела по личному составу. Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположенияв номенклатуре дел органа исполнительной власти. Каждое дело вноситсяв опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть имеютсамостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов содинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела,тома, а на остальных однородных делах, томах делается надпись: "Тоже",другие реквизиты указываются полностью. Графа описи дел "Примечание" используется для проставленияотметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий ит.д. 7.5.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составусоставляются в 4 экземплярах. В архиве органа исполнительной властиостается 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 3экземпляра описи дел по личному составу. Остальные экземплярыпередаются в отдел ведомственных архивов областного государственногоучреждения "Государственный архив Смоленской области". 7.6. Организация оперативного хранения документов 7.6.1. С момента заведения и до передачи в архивы органовисполнительной власти дела хранятся по месту их формирования. 7.6.2. Руководители органов исполнительной власти и работникислужбы ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел. 7.6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специальноотведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах,предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которойнаходится в органе исполнительной власти. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре,годы и сроки хранения. Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столахзапрещается. 7.6.4. К каждому делу оформляется справка о выдаче документов(приложение N 22 к настоящей Инструкции), в которой при ознакомлении сделом должна делаться соответствующая отметка, включающая в себя дату,должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, скоторыми он был ознакомлен. 7.6.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранениядопускается в исключительных случаях и производится только сразрешения руководителя органа исполнительной власти. При этом в делеобязательно оставляется заверенная копия документа и акт об изъятииподлинника. 7.7. Подготовка и передача документов в архив органа исполнительной власти 7.7.1. В архивы органов исполнительной власти (далее также -архивы) передаются дела с исполненными документами постоянного,временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Ихпередача производится только по описям дел. 7.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечениидвухлетнего срока их хранения и использования в органе исполнительнойвласти. 7.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока храненияпередаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в органахисполнительной власти и по истечении срока хранения подлежатуничтожению в установленном порядке. 7.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику,составленному работником архива и утвержденному руководителем органаисполнительной власти. 7.7.5. В период подготовки дел к передаче в архив работникомархива предварительно проверяется правильность их формирования,оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органаисполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки вформировании и оформлении дел должны быть устранены. 7.7.6. Прием каждого дела производится работником архива вприсутствии работника органа исполнительной власти. При этом на обоихэкземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываютсяколичество фактически принятых дел (цифрами и прописью), датаприема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архива иработника органа исполнительной власти, передавшего дела. 7.7.7. В случае ликвидации или реорганизации органаисполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства,в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет их и передает в ведомственный архив илиправопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуредел. 7.8. Использование документов архива 7.8.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архивах органовисполнительной власти, предоставляются работникам органовисполнительной власти для работы в помещении архива или под роспись вовременное пользование (не более одного месяца) вне архива. Работники органов исполнительной власти несут ответственность засохранность и правильное использование полученных архивных документов. При увольнении работник органа исполнительной власти обязан сдатьв архив находящиеся у него во временном пользовании документы. 7.8.2. Работники, ответственные за ведение делопроизводства вструктурных подразделениях органов исполнительной власти, приувольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся уних дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновьназначенному работнику. Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Проект внесен_______ _______ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН (заголовок (о чем?) ______________________________________ Принят Смоленской областной Думой "___"_____________ ____года (преамбула) _________________________________________________________________________________________________________________________________ (основная часть) Статья 1. Сертификация____________________________________________________________________ (статья может подразделяться на части, пункты, подпункты и абзацы) ____________________________________________________________________ Статья 2____________________________________________________________________ Губернатор Смоленской области Инициалы, фамилия "___"_________________года N________ Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к проекту областного закона "О внесении изменений в статью 3 областного закона "О подоходном налоге с физических лиц" _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Реквизит "Подпись" располагается на оборотной стороне в левомнижнем углу. Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области У К А З ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ от _______________ N _______ (заголовок (о чем?) _____________________________________ _____________________________________ (преамбула) _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ п о с т а н о в л я ю: (постановляющая часть) 1._____________________________________________________________________________________________________________________________________ 1.1. (или а)...)_______________________________________________________________________________________________________________________ 2.___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Инициалы, фамилия Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ГУБЕРНАТОР СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от ____________ N ______ -р (заголовок (о чем?) _________________________ _________________________ (преамбула) ______________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) ______________________________________________________________________________________________________________________________________ Инициалы, фамилия Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от ____________ N _________ (заголовок (о чем?) __________________________ __________________________ (преамбула) _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Администрация Смоленской области п о с т а н о в л я е т: (постановляющая часть) 1.___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2.___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3.___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от ____________ N _________р/адм (заголовок (о чем?) _______________________________ __________________________ (преамбула) ______________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1._______________________________________________________________ 2._____________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е от ____________ N ______ -р (заголовок (о чем?) _________________________ _________________________ (преамбула) ______________________________________________________________________________________________________________________________________: (распорядительная часть) _____________________________________________________________________________________________________________________________________ Инициалы, фамилия Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Визирование проекта правового акта Отп. 1 экз. - в дело Разослать: заместителям ГубернатораИсп. Инициалы, фамилия Смоленской области, ...тел. 38-60-00"___"______ ____Разработчик:Инициалы, фамилиятел.38-66-88"___"______ ____Визы:Инициалы, фамилия Подпись "___"__________ _____Инициалы, фамилия Подпись "___"__________ _____ Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ П Р И К А З _____________ N _______ (заголовок (о чем?) ___________________________ ___________________________ (преамбула) _______________________________________________________________________________________________________________________________________ п р и к а з ы в а ю: (распорядительная часть) _______________________________________________________________________________________________________________________________________ Начальник Департамента Инициалы, фамилия Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области П Р О Т О К О Л з а с е д а н и я АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ______________________________________________________________________ от ______________ N ______ Председатель (председательствующий) - Секретарь - Присутствовали: ____ человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О .... Доклад (должность, фамилия, инициалы) ...1. СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:ПОСТАНОВИЛИ: Председатель (Председательствующий) Подпись Инициалы, фамилия Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА с о в е щ а н и я от _______________ N ______ ________________________ ________________________ (наименование должности) (инициалы, фамилия) Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области С Т Е Н О Г Р А М М А ______________________________________________________________________ (совещания, заседания или иного мероприятия) ___________________________________________________________________________________________ ______________ (место проведения) (дата) (текст стенограммы) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Реквизит "Подпись" располагается на оборотной стороне в левомнижнем углу. Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АКТ сдачи-приема дел Мы, нижеподписавшиеся работники службы ДОУ органа исполнительнойвласти _______________________________________________________________ , составили акт о том, что "___" ______ 200_г. при вскрытии пакета _______________________________________________________________________________________________________________________________________ в нем не оказалось _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Подписи: ___________________ ___________________ ___________________ 1 экз. - служба ДОУ; 2 экз. - приобщается к поступившему документу; 3 экз. - пересылается отправителю. Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Утратилo силу - Указ Губернатора Смоленской области от 16.03.2010 г. N 4 Приложение N 15 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области Написание некоторых сокращений слов, дат и чисел Написание наиболее употребляемых сокращений слов и наименований В проектах областных законов, правовых актов ГубернатораСмоленской области и его заместителей, Администрации Смоленскойобласти, органов исполнительной власти Смоленской областирекомендуется употреблять полные наименования органов исполнительнойвласти. В документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместослов "Российская Федерация". При необходимости многократного употребления наименования органа,его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документапри первом упоминании приводится его полное, а в скобках - сокращенноенаименование. Например: Департамент экономического развития и торговлиСмоленской области (далее - Департамент). Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутсяпрописными буквами. Например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, ООН. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописнымибуквами, если образованы от имени собственного (МИД - МИДа, ГОСТ -ГОСТом), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного(вуз - вуза). Используемые в документах сокращения слов должны бытьобщепринятыми, а их написание - унифицировано. Например: век, века - в., вв. (при цифрах) область - обл. год, годы - г., гг. (при цифрах) переулок - пер. текущего года - т.г. площадь - пл. гектар - га подъезд - под. глава, главы - гл. (в книгах) поселок - пос. город - г. проезд - пр. господин, госпожа, господа - г-н, проспект - просп. г-жа, гг.пункт, пункты - п., пп. гражданин - гр-н район - р-н (при названии) дом - д. рисунок - рис. железная дорога - ж.д. рубль - руб. железнодорожный - ж.-д. село - с. (при названии) исполняющий обязанности - и.о. смотри - см. и другие - и др. статья - ст. (при цифрах) и прочие - и пр. страница - с. (при цифрах) и так далее - и т.д. таблица - табл. и тому подобное - и т.п. экземпляр - экз. кабинет - каб. то есть - т.е. килограмм - кг (при цифрах) том, тома - т., тт. комната - к. (при цифрах) корпус - корп.тысяча, тонна - т лист, листы - л. тысячи - тыс. (при цифрах) метр - м (при цифрах) миллиард, миллиарды - млрд. улица - ул. (при цифрах) центнер - ц миллион, миллионы - млн. (при секунда - с цифрах) В написании имен, географических названий, терминов, должностей,учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и формсокращения. Например, при сокращении после цифр слов "год", "годы"необходимо сокращать и слова "век", "века" после цифр, обозначающихстолетия. Не рекомендуется отрывать инициалы от фамилии и переносить ее надругую строку или страницу. Написание дат Для написания даты, в которую входят день месяца (число), месяц игод, используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.Указанные элементы могут иметь следующее написание: 2 июля 1999 г.,02.07.99, 02.07.2000. При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово"год" пишется полностью: план работы на 1999 год. Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года,полугодия и года, то она имеет следующее написание: в июле 1999 г., виюле - августе 1999 г.; в I квартале 1999 г., в III - IV кварталах1999 г.; в первом полугодии 1999 г. Квартал обозначается римскойцифрой, а полугодие пишется словом. Календарные сроки в тексте обозначаются следующим образом: в июле1999 г., но: за 8 месяцев 1999 года, в 1999 году, с 1995 по 1999 год,в 1996 - 1999 годах. Период, ограниченный пределами года и десятилетия, указываетсяследующим образом: годах в период 1970-1980-е годы (год идесятилетие). В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквыпишется первое слово и имена собственные: День Конституции РоссийскойФедерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, РождествоХристово, но: День Победы, День защитников Отечества. Если начальное порядковое числительное в таком названии написаноцифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово.Порядковое числительное при этом не имеет наращения. Например: 8Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы всловосочетаниях типа: прибыли на восемьдесят пятое заседаниеГенеральной Ассамблеи ООН. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутсяс наращением. Например: 8-й ряд, 80-е годы. Если подряд идут два порядковых числительных, разделенных запятойили соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого.Например: 5-й, 6-й ряд; 9-е и 10-е разряды. Если несколько (более двух) порядковых числительных идут подряд,то падежное окончание наращивается только у последнего. Например: 50,70, 80-е годы. Если два порядковых числительных написаны через тире,то падежное окончание наращивается только у второго. Например: 50 -60-е годы, в 20 - 30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковыечислительные, как номера томов, разделов, глав, страниц, иллюстраций,приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным.Например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, втаблице 8, из приложения N 6. Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но неставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав,страниц. Например: приложение N 2, таблица 1, глава 4, страница 5. Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традицииобозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций,конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивныхсостязаний. Например: XX век, XIX-XX века, XX столетие; I квартал, IVквартал; Х Международный астрономический съезд, XII Олимпийские игры. При оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников изнаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения отцифровых, переносить их на другую строку или страницу. Написание чисел Для написания чисел используются следующие формы: буквенная(четыре компьютера, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов)и буквенно-цифровая (130-тысячный). Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется дляобозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениямитыс., млн., млрд. Например: 5 тыс.рублей, 12 млн.рублей, 20млрд.рублей. Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются имногозначные количественные числительные, в целях унификации следует иоднозначные количественные числительные писать цифрами, за исключениемчислительных в косвенных падежах. Например: в библиотеку поступило 15ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, вархиве - двух. Названия единиц измерения в тексте документов рекомендуетсяписать следующим образом: 5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров, 20млн.тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 20млн.т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной егочастью и ставится в родительном падеже единственного числа. Например:28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей неупотребляются слова "штук", "человек". Например: 10 автомобилей, а не10 штук автомобилей; пять программистов, а не пять человекпрограммистов; 10 листов бумаги. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составечислительные, пишутся следующим образом: 1150-летие, 3-месячный срок,25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы. Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычнорекомендуется писать словами, также пишутся цифрами. Например: ...приувеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в1,5 раза... (но не "в полтора раза"). В номерах телефонов принято отделять дефисом справа налево по двецифры. Например: 45-12, 3-45-12, 123-45-12. Между частями двойного номера дома ставится косая черта Например:ул.Ильинка, д.9/2. Литера пишется слитно с номером дома. Например:пер. Пушкинский, д. 7а. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только прицифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п.также пишутся словами. Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда ониобозначают соответствующие понятия во множественном числе) неудваиваются и ставятся только один раз. Например: N 1-5; § 1 и 2;25-30%. Знаки номера, параграфа, процента, градуса и соответствующиецифры не допускается располагать на разных строках. В этих целях приработе на ПЭВМ между цифровыми и словесными выражениями проставляетсяжесткий пробел. Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускаетсяприменять только в формулах; в тексте документов их необходимопередавать словами "равно", "меньше", "больше", "плюс", "минус". Приложение N 16 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ З А Я В К А на техническую запись заседания Наименование мероприятия_______________________________________________________________________________________________________________ Кто проводит_____________________________________________________ Тематика мероприятия___________________________________________________________________________________________________________________ На основании какого решения______________________________________ Дата и время проведения__________________________________________ Место проведения_________________________________________________ Ответственный____________________________________________________ (инициалы, фамилия, должность, телефон) Необходимость в расшифровке ______________________ ("да", "нет") Должность Подпись Инициалы, фамилия Примечание. В соответствии с пунктом 6.3.6 настоящей Инструкциизаявка должна быть передана в протокольный отдел Управления деламиАппарата Администрации не позднее чем за два дня до даты мероприятия. Приложение N 17 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.04.2010 г. N 9) Аппарат Администрации УТВЕРЖДАЮ Смоленской области Заместитель Губернатора НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Смоленской области - _____________ N______ руководитель Аппарата (место составления) Администрации на _______год Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия "___" ___________ 2002 (В редакции Указов Губернатора Смоленской областиот 16.04.2010 г. N 9) |——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————||Индекс|Заголовок дела | Количество дел |Срок хранения дела|Примечание|| дела |(тома, частей) | (томов, частей) | (тома, части) и | || | | | номер статей по | || | | | перечню | ||——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————|| Наименование структурного подразделения ||——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————||——————|————————————————|—————————————————|——————————————————|——————————| Наименование должности составителя номенклатуры дел Дата Подпись Инициалы, фамилия Подпись заведующего ведомственным архивом ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНОПротокол экспертной комиссии Протокол экспертной проверочнойАппарата Администрации Смоленской комиссии архивного управленияобласти (органа исполнительной Департамента Смоленской областивласти Смоленской области) по культуреот _______________ N _____ от_____________ N_____________________ Инициалы, фамилия ___________ Инициалы, фамилия Итоговая запись о категориях |————————————————————————————————————————————————————————————————————————||По срокам хранения Всего В том числе переходящих С отметкой ЭПК ||————————————————————————————————————————————————————————————————————————| Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого Приложение N 18 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____ В деле подшито и пронумеровано _______________________ листа(ов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы __________________________, пропущенные номера ______________________________, плюс листы внутренней описи ____________________________ ____________________________________.|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————||Особенности физического состояния| Номера листов || и формирования дела | ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|| 1 | 2 ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| (должность лица, составившего заверительную надпись, подпись, расшифровка подписи, дата) Приложение N 19 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области ______________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти Смоленской области) ---------------------------------------------------------------------- Д Е Л О N ______ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Начато_______________200__ Окончено_____________200__ На ________________ листах ____________________ (срок хранения)Фонд N ________Опись N________Дело N ________ Приложение N 20 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.04.2010 г. N 9) __________________________ УТВЕРЖДАЮ__________________________ Заместитель Губернатора (наименование органа Смоленской области - исполнительной власти руководитель Аппарата Смоленской области) Администрации Смоленской области Инициалы, фамилия "___" _____________ 200 __ (В редакции Указов Губернатора Смоленской областиот 16.04.2010 г. N 9) А К Т о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению На основании ___________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов______________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) Экспертная комиссия в составе:_______________________________________________________________________________________________________, отобрала к уничтожению как не имеющие научно-историческойценности и утратившие значение следующие документы (дела):|——————|————————————————————|————————————————|——————————|———————————|————————|| N | Заголовок дела или | Дата дела или |Количество|Сроки хра- |Примеча-|| п/п | групповой заголовок|крайние даты дел| дел | нения дел | ние || | дел | | | и номера | || | | | | статей по | || | | | | перечню | ||——————|————————————————————|————————————————|——————————|———————————|————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||——————|————————————————————|————————————————|——————————|———————————|————————| Итого за ________год в акт N ____ внесено ______ документов и дел (прописью) _________________________ _________________________ (подписи лиц, составивших акт) Документы сданы на переработку __________________________________ (подпись лица, уничтожившего документ) Приложение N 21 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (В редакции Указов Губернатора Смоленской области от 16.04.2010 г. N 9) УТВЕРЖДАЮАппарат Администрации Заместитель ГубернатораСмоленской области Смоленской области - руководитель Аппарата Администрации Смоленской области Инициалы, фамилия "___" _____________ 200 __ (В редакции Указов Губернатора Смоленской областиот 16.04.2010 г. N 9) Фонд N_____ Опись N____ дел постоянного хранения за________ год |———|———————————|—————————————|————————|——————————|————————————|| N |Индексы дел|Заголовки дел|Даты дел|Количество| Примечание ||пп | | | | листов | ||———|———————————|—————————————|————————|——————————|————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||———|———————————|—————————————|————————|——————————|————————————| В данный раздел описи внесено ____________ дел с N___ по N______, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Инициалы, фамилия Ответственный за архив Инициалы, фамилия ________________200__ УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНОПротокол экспертной Протокол экспертной комиссиипроверочной комиссии Аппарата Администрацииархивного управления Смоленской области (органаДепартамента Смоленской исполнительной власти Смоленскойобласти по культуре области)от_____________ N_____ от ________________ N_____Председатель ЭПК Председатель ЭКИнициалы, фамилия Инициалы, фамилия Приложение N 22 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области С П Р А В К А из дела "_________________________________________"|———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————||Дата выдачи| Кому | Расписка |Дата, номер| Отметка || |(имя, отчество,|работника, | и кратное |о возврате|| | фамилия, |получившего|содержание | || | должность) | документ | документа | ||———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————||———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————||———————————|———————————————|———————————|———————————|——————————|